Gyorskalauz a kétszakaszos közbeszerzési eljárásokhoz – 1. szakasz szakasz

(meghívásos eljárások, tárgyalásos eljárások, versenypárbeszédek, innovációs partnerségekés tervpályázatok)

Az első lépések

Üdvözöljük az eSubmission alkalmazásban!

Az eSubmission alkalmazás lehetővé teszi a gazdasági szereplők számára, hogy elektronikus úton, strukturált felületen és biztonságosan biztonságos módon készítsék el, illetve nyújtsák be beadványaikat (pl. részvételi jelentkezéseiket) az uniós közbeszerzési eljárásokra.

Ez a gyorskalauz csak a kétszakaszos eljárások első szakaszára vonatkozik. Ebben a szakaszban a gazdasági szereplők részvételi jelentkezést nyújthatnak be. A kétszakaszos eljárás második szakaszára vonatkozó gyorskalauz és az egyéb közbeszerzési  közbeszerzési eljárásokra vonatkozó gyorskalauzok a Funding & Tenders portál eProcurement wiki oldalán érhetők el .

Az alkalmazásban a gazdasági szereplők:

• elkészíthetik az uniós intézmények,szervek vagy szervek hivatalok által meghirdetett eljárásokkal kapcsolatos beadványaikat,

• biztonságos módon benyújthatják őket,

• megtekinthetik a korábban elmentett beadványtervezeteiket vagy tovább dolgozhatnak rajtuk,

• törölhetik beadványtervezeteiket,

• igazolást kaphatnak a benyújtásról („Submission Receipt”, benyújtási igazolás),

• a benyújtási határidőn belül visszavonhatják már benyújtott beadványukat,

• igazolást kaphatnak a visszavonásról („Withdrawal Receipt”, visszavonási igazolás).

Kérjük, olvassa el a rendszerkövetelményeket.

Image Modified

Ezek az eSubmission alkalmazás kezdőlapján, illetve a „Gazdasági szereplők” oldalon a „Csatolmányok” szereplők” oldalon, az „Attachments” (Csatolmányok) részben találhatók.

Technikai segítség

Ha segítségre van szüksége, forduljon bizalommal ügyfélszolgálatunkhoz (középügyfélszolgálatunkhozközép-európai idő (brüsszeli idő) szerint 8:00 és 20:00 óra között).

 Image Modifiedec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 Image Modified+32  32 (0) 229 71063229 71063

 Az ügyfélszolgálat kizárólag angol nyelven működik.

Belépés az eSubmission alkalmazásba

Az eSubmission alkalmazás közbeszerzési eljárások (ajánlati felhívások) kapcsán használatos. A közzétett közbeszerzési eljárások Az európai intézmények, szervek és ügynökségek által közzétett ajánlati felhívások a következő címen érhetők el:

• Funding & Tenders portál

• TED eTendering alkalmazás (a 2023. október 25. előtt közzétett ajánlati felhívások esetében)

Mire van szükség az eSubmission alkalmazás használatához?

Az eSubmission használatához Önnek alkalmazás használatához, valamint a Funding & Tenders Portálon megjelenő ajánlati felhívásokra való jelentkezéshez regisztrálnia kell az Európai Bizottság felhasználóazonosítási rendszerében (EU Login). 

Emellett ahhoz, hogy részt vehessen a TED eTendering uniós e-közbeszerzési platformon közzétett közbeszerzési eljárásokban, a TED eTendering portálon is rendelkeznie kell felhasználói fiókkalA 2023. október 25. előtt közzétett ajánlati felhívásokra való jelentkezéshez egy TED eTendering -fiókra is szükség van.

Annak érdekében, hogy az Ön szervezete azonosítható legyen az elektronikusan benyújtandó beadványban, szervezetét regisztrálnia elektronikus benyújtási rendszerben, azt regisztrálni kell a szervezetek Bizottság által kezelt nyilvántartásában (résztvevői Résztvevői nyilvántartás), és rendelkeznie kell egy PIC-számmal kóddal (résztvevői azonosító kód). A PIC-számmal kapcsolatban itt találhat további információkatkóddal kapcsolatostovábbi információk itt olvashatók. A regisztráció ingyenes, és minden szervezet számára nyitva áll.

EU Login

Az EU Login szolgáltatás alkalmazás biztosítja a belépést az Európai Bizottság számos egyéb szolgáltatásába és/vagy rendszerébe. Ha még nem rendelkezik EU Login-regisztrációval, erre a linkre kattintva létrehozhatja felhasználói fiókját.

További információkért látogasson el az EU Login súgójának oldalára.

TED eTendering

A TED eTendering portál egy elektronikus közbeszerzési platform, amelyen uniós intézmények és szervek teszik közzé ajánlati felhívásaikat.

Az eTendering-fiókját EU Login felhasználói adataival hozhatja létre.

Funding & Tenders portál

A Funding & Tenders portál egyablakos ügyintézési pontként (egységes elektronikus adatcsereközpontként) szolgál az Európai Bizottság és más uniós intézmények, szervek és hivatalok irányítása alá tartozó finanszírozási programok és közbeszerzési eljárások résztvevői és szakértői számára.

A Funding & Tenders portál felhasználói:

• keresést végezhetnek az uniós finanszírozási programok vagy közbeszerzési eljárások között,

• feliratkozhatnak az ajánlati felhívásokra,
• megtekinthetik a közbeszerzési dokumentumokat,
• kérdéseket fogalmazhatnak meg és küldhetnek be, 

• regisztrálhatnak a résztvevői nyilvántartásba, 

• hozzáférhetnek az eSubmission alkalmazáshoz,

• hozzáférhetnek a benyújtási igazolásokhoz (Submission Receipt, a beadvány Beadvány benyújtását bizonyító dokumentum),

• megtekinthetik, szerkeszthetik vagy törölhetik beadványaik tervezetét,

• visszavonhatják beadványaikat és hozzáférhetnek a visszavonási igazoláshoz (Withdrawal Receipt, a visszavonást bizonyító dokumentumhoz),

• kezelhetik a szerepköröket.

Résztvevői nyilvántartás

Az egyszeri adatszolgáltatás elvének érvényre juttatása érdekében a Bizottság online nyilvántartást hozott létre az uniós ajánlati vagy pályázati felhívásokon részt vevő szervezetek számára, így a résztvevőknek csak egyszer kell benyújtaniuk a szervezetükre vonatkozó adatokat. A regisztrációt követően minden szervezet egyedi résztvevői azonosító kódot (PIC-számotkódot) kap. Ha szeretné megtudni, hogyan szerezhet PIC-számot kódot a résztvevői nyilvántartásban, látogasson el erre az oldalra.

Hogyan készítse el részvételi jelentkezését az eSubmission alkalmazásban?

Bármely gazdasági szereplő benyújthatja részvételi jelentkezését az eljárást megindító hirdetményben/tervpályázati hirdetményben feltüntetett TED eTendering linken , Funding & Tenders portálhoz tartozó linken keresztül.

Másik lehetőségként a Funding & Tenders portálon (a képernyő bal felső sarkában található keresési funkció segítségével) először kikeresheti a megfelelő eljárást, majd arra kattintva eljuthat a TED eTendering portálra.

Image Removed

A portálon első lépésként jelentkezzen be a TED eTendering-fiókjával; ezt követően kattintson a „Submit a request to participate” (részvételi jelentkezés benyújtása) gombra. A portál ekkor átirányítja az eSubmission alkalmazásba.

Image Removed

     Image Added 

A Funding and Tenders portálon kattintson az „Access submission” (Beadvány megtekintése) gombra,amely átirányítja Önt az eSubmission portálra, feltéve, hogy bejelentkezett EU Login fiókjával.

 Image Added 

Első lépésként is el kell olvasnia és el kell fogadnia a weboldal használatára feltételeket, majd meg kell erősítenie, hogy elolvasta és megértette az adatvédelmi nyilatkozatot.

Az alkalmazásban kattintson az „New submission” (Új beadvány) Az alkalmazásban kattintson az „Új beadvány” gombra, ha új beadványt kíván létrehozni, vagy pedig a „Tervezet folytatása” „Resume draft” (Tervezet folytatása) gombra, ha egy korábban megkezdett beadványtervezeten szeretne tovább dolgozni. A tervezetet a Funding & Tenders portálról is elérheti (további információkért lásd  „A a gyorskalauzA beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon” című szakaszt ebben a gyorskalauzbanportálon szakaszát).

Navigálás az eSubmission alkalmazáson belül 

Beadványa létrehozásakor a képernyő felső részén folyamatjelző sáv jelenik meg. Ez a sáv megjeleníti mindazokat a lépéseket, amelyeket a részvételi jelentkezés benyújtása előtt végre kell hajtania. Azt is láthatja, hogy jelenleg melyik lépésnél tart.

A benyújtás folyamata során a képernyő bal oldalán található „Beadványok” „Submission documents” (Beadványok) gombra kattintva bármikor ellenőrizheti, hogy mely dokumentumokat töltötte fel.

Az alkalmazás semmilyen adatot nem küld el az ajánlatkérő szervnek, amíg Ön a benyújtás folyamata végén nem kattint a „Benyújtás” „Submit” (Benyújtás)gombra.

A

benyújtás különböző

beadványokbenyújtásának módjai

Új beadvány ajánlat létrehozásakora következő információkat kell megadniainformációkatkellmegadnia:

• milyen módon formában kívánja beadni részvételi jelentkezésétajánlatát: önálló beadványt vagy közös beadványt kíván beadni;beadványként,
• a beadványban szerepelneksor kerül-e alvállalkozók bevonására;is,
• milyen nyelven készül nyelvű a beadvány.

A fenti információk megadása után kattintson az oldal alján található „Tovább” „Next” (Tovább) gombra.

Gazdasági szereplők

Felek

Ebben a lépésben meg kell neveznie a beadványában részt vevő szervezeteket (résztvevők).  Kattintson az „Új gazdasági szereplő”  „New Party” (Új gazdasági szereplő) gombra, és válassza ki a résztvevő típusát: fő résztvevő (önálló beadvány esetében), csoportvezető csoport vezetője vagy csoporttag csoport tagja (közös beadvány esetében), és alvállalkozó (ha van).

Az alvállalkozók kivételével minden résztvevőt PIC-résztvevő-azonosító kóddal kell azonosítani. A „Keresés”  A „Search” (Keresés) gombra kattintva ellenőrizheti, hogy az egyes gazdasági szereplők rendelkeznek-e már PIC-számmal kóddal (azaz szerepelnek-e a résztvevői nyilvántartásban). Rákereshet a gazdasági szereplők PIC-számárakódjára, héaazonosító számára (uniós adószámára), nemzeti regisztrációs számára és országára is. A héaazonosító szám (uniós adószám) és a nemzeti regisztrációs szám alapján folytatott való kereséshez az országot is ki kell választani.

Ha a keresés nem ad találatot, a szervezetnek regisztrálnia kell ahhoz, hogy PIC-kódot kapjon.  Miután   Miután megkapta PIC-kódját, lépjen vissza az eSubmission, alkalmazásba, keressen rá a PIC-kódra, és válassza ki a megjelenített szervezetet.

Ekkor megjelennek a a résztvevői nyilvántartásban szereplő szereplő, a PIC-számhoz kódhoz tartozó adatok, és meg kell adnia a következő kötelező adatokat/dokumentumokat:

• a fő résztvevő vagy csoportvezető csoport vezetője esetében:
• Kapcsolattartó kapcsolattartó (név és e-mail-cím),
• IBAN-szám/bankszámlaszám.
• valamennyi résztvevő esetében: (megfelelően kitöltött és aláírt) nyilatkozat a „Csatolmányok” „Attachments” (Mellékletek) részben.
  

A „Kapcsolattartó” „Contact Person” (Kapcsolattartó) szakaszban a felhasználó megjelölheti saját magát (ezt a nevet írja be előre az alkalmazás) vagy más személyt a részvételi jelentkezés kapcsolattartójaként. A kapcsolattartóhoz a Funding & Tenders portál az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary az „Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepet (PCoCo)” (Elsődleges koordinátor kapcsolattartó) szerepet, a részvételi jelentkezést benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a kapcsolattartótól) pedig a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCoa „Coordinator Contact (CoCo)” (Koordinátor kapcsolattartó) szerepet társítja. 

Ha a PCoCo nem rendelkezik EU Login-fiókkal, a kapcsolattartó e-mail-címe alapján a rendszer automatikusan létrehoz egy ideiglenes EU Login-fiókot, és az érintett személyt e-mailben felkérik, hogy adja meg az EU Login-regisztráció befejezéséhez szükséges adatokat. A felkérés meghívó egy automatikusan generált rendszerüzenet, amely nem tartalmaz hivatkozást az eljárásra. 

Az egyes résztvevők „Csatolmányok” részében résztvevőkhöz tartozó „Attachments” (Mellékletek)szakaszban feltöltheti a résztvevő kizárási és kiválasztási kritériumokkal kapcsolatos dokumentumait. Ellenőrizze a kiírási feltételeketfeltételekben, hogy megállapítsa, mely résztvevőhöz mely dokumentumokat kell csatolni a beadványhozrésztvevők esetében mely dokumentumokra van szükség az ajánlat benyújtásához.

A fenti lépések befejezése után kattintson a „Kész”  „Done” (Kész) gombra. 

A „Benyújtás módjai” „Ways to submit” (Benyújtás módjai) lépés lezárása után már nincs lehetőség a beadvány formájának megváltoztatására (közös beadvány helyett önálló beadvány kiválasztására, vagy fordítva). Amennyiben módosítani kívánja a beadvány struktúrájátformáját, vagy meg kívánja változtatni a csoportvezető személyét, új beadványt kell létrehoznia, amellyel felülírja az addigi beadványtervezetet (a rendszer így törli az összes korábban bevitt adatot és feltöltött dokumentumot).

A következő lépéshez kattintson a „Tovább” gombra „Next” (Tovább) gombra.

Tételek

Részek

 Image Modified 

Amennyiben több tételből részből álló eljárásban kíván részt venni, válassza ki az(oka)t a tételrész(eke)t, amely(ek)re részvételi jelentkezést kíván benyújtani, majd kattintson a „Tovább” „Next” (Tovább) gombra.

tételenként tételhez

A résztvevők azonosítása a beadvány egészét érinti. Ezért ha a konzorcium összetétele

részenként eltérő, akkor minden

részhez külön beadványt kell készíteni.

Benyújtási jelentés

 Image Modified 

A benyújtási jelentést a rendszer hozza létre, és az a beadvány részét képezi. A jelentés a beadványban szereplő összes dokumentumot felsorolja.

A benyújtási jelentést az eSubmission automatikusan hozza létre és adja hozzá a beadványhozbeadványához. A jelentést (a részvételi jelentkezés benyújtása előtt) megtekintheti a képernyőjén, vagy letöltheti, hogy felvehesse saját nyilvántartásába. A jelentést nem kell aláírva visszatöltenie az eSubmission alkalmazásba.

A benyújtási jelentés megtekintése után, ha úgy ítéli meg, hogy a beadvány hiánytalan és készen áll a benyújtásra, a folytatáshoz kattintson a „Tovább” „Next” (Tovább) gombra.

A benyújtási jelentés nem a részvételi jelentkezés benyújtását bizonyító dokumentumbizonyíték az ajánlat benyújtására. A benyújtásra benyújtásra  még nem került sor. Kérjük Kérjük, a következő lépésben következő lépésben  kattintson a „Benyújtás”„Submit” (Benyújtás) gombra a beadvány véglegesítéséhez.

A részvételi jelentkezés benyújtása   

 Image Modified 

Amikor készen áll részvételi jelentkezésének benyújtására, kattintson a „Benyújtás” „Submit” (Benyújtás) gombra. A rendszer ekkor visszaigazoló üzenetet jelenít meg.

Ha meg akarja erősíteni a benyújtást, kattintson az „Igen” „Yes” (Igen) gombra: ezután már nem lesz lehetősége a beadvány módosítására.

A rendszer nem teszi lehetővé a beadvány benyújtását, ha a részvételi jelentkezések benyújtási határideje letelt.

Ez követően a rendszer e-mailben értesítést küld a PCoCo/CoCo e-mail-címére. Az értesítés egy linket tartalmaz, amely átirányítja a Funding & Tenders portálra, ahol a PCoCo/CoCo megtalálja a benyújtási igazolást (Submission Receipt). Felhívjuk figyelmét, hogy a beadványban szereplő PIC-számok kódok tulajdonosai értesítést kapnak a benyújtásról.

(Submission Receipt)

A benyújtási igazolás

bizonyítja, hogy a beadvány a benyújtási határidőn belül beérkezett.

A szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon

Az eSubmission alkalmazásban megadott kapcsolattartóhoz a rendszer a rendszer a benyújtott részvételi jelentkezés tekintetében jelentkezés tekintetében hozzárendeli az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary „Primary Coordinator Contact – PCoCoPCoCo” (Elsődleges koordinátor-kapcsolattartó) szerepkörtés a 2. szakaszra vonatkozó felkérést a Funding & Tenders portálon. Egy beadványhoz csak egyetlen elsődleges koordinátor-kapcsolattartó tartozhat.

A PCoCo nem módosítható a portálon keresztül. Amennyiben új PCoCo kijelölésére van szükség, vegye fel a kapcsolatot az ajánlatkérő szervvel.

A részvételi jelentkezést benyújtó felhasználó (ha nem egyezik meg kapcsolattartóval) a „koordinátor-kapcsolattartó”(Coordinator Contact – CoCo) szerepkört kapja.

A jelentkezést benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a jelentkezésben szereplő kapcsolattartótól) a rendszer a benyújtott jelentkezés tekintetében hozzárendeli a „Coordinator Contact – CoCo” (koordinátor-kapcsolattartó) szerepkört és a 2. szakaszra vonatkozó felkérést,kivéveha a jelentkezések ajánlatkérő szerv általi megnyitása és a 2. szakaszra vonatkozó felkérés kézhezvétele közötti időszakban a benyújtott jelentkezéshez hozzárendelt PCoCo vagy másik CoCo megszüntette a szerepkört.

A benyújtott jelentkezéshez további koordinátorTovábbi „koordinátor(ok)-kapcsolattartó(k) ” (CoCo) akkor adható(k) hozzá vagy törölhető(k) a Funding & Tenders portálon, miután az ajánlatkérő megnyitotta a részvételi jelentkezéseket, és mielőtt a kiválasztott jelentkezőket ajánlat benyújtására kéri fel:-k) is hozzárendelhetők – illetve hozzárendelt koordinátor-kapcsolattartók eltávolíthatók – a „Manage Roles” (Szerepkörök kezelése) gombbal (lásd alább).

Kérjük, vegye figyelembe, hogy egy felkéréséhez vagy beadványhoz csak egy PCoCo tartozhat. A benyújtott jelentkezéshez hozzárendelt PCoCo (1. szakasz) nem cserélhető le és nem távolítható el az F&T portálon keresztül (ha a beadványhoz hozzárendelt PCoCo-t le kell cserélni, kérjük, forduljon az F&T portál ügyfélszolgálatához).

A 2. szakaszra vonatkozó felkéréshez hozzárendelt PCoCo-t lecserélését most már a JKK és a fiókkezelő is elvégezheti az F&T portálon közvetlenül (a továbbiakban ehhez nem kell az F&T portál ügyfélszolgálatához fordulni), mihelyt a 2. szakaszra vonatkozó felkéréseket kiküldték.

A beadványokhoz tartozó szerepkörök hozzáadása/törlése az alábbi módon végezhető el:

„Edit Roles”

„Edit Roles (Szerepkörök módosítása)” gombra.

Image Removed

Új CoCo hozzáadásához kattintson az „Add roles”

Image Added
3.	Ha a beadványhoz egy további  CoCo-t  szeretne hozzárendelni, kattintson az „Add Roles” (Szerepkörök hozzáadása)  gombra .    Image Modified

CoCo törléséhez kattintson a CoCo neve melletti „törlés” ikonra

4.	Adja meg

az új

a további CoCo adatait,

majd

majd kattintson a

„OK”

„Save” (Mentés) gombra. Image Modified
5.	Ha törölni szeretne egy CoCo-t, kattintson a CoCo neve melletti „törlés” ikonra.   Image Added

    Nem nyújthat be ajánlatot az a CoCo, akit azután jelöltek ki (a fentiek szerint), hogy az ajánlatkérő szerv elküldte a 2. szakaszra  szakaszra vonatkozó felkéréseit. Csak azok a PCoCo/CoC-k nyújthatnak be ajánlatot, akik megkapták a 2. szakaszra  szakaszra vonatkozó felkérést, vagy azok a CoCoCoCos-kok, akiket a felkérésben a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) gombbal adtak hozzá a kapcsolattartókhoz (lásd Lásd: Gyorskalauz a kétszakaszos eljárások közbeszerzési eljárásokhoz – 2. szakaszára vonatkozó gyorskalauztszakasz).

Az értesítések kezelése a Funding & Tenders portálonportálon