Avointen menettelyjen pikaopas

Pikaoppaita on päivitetty, jotta voidaan ottaa huomioon hankintailmoituksen sisältävien menettelyjen uusi julkaisuprosessi, jota sovelletaan kaikkiin 25. lokakuuta 2023 alkaen julkaistuihin uusiin menettelyihin. Päivitetty versio on tällä hetkellä saatavilla vain englanniksi. Käännökset ovat pian saatavilla kaikilla EU:n kielillä.

Alkusanat

Tervetuloa eSubmission-palveluun

eSubmission-palvelussa on palvelu, jossa EU:n hankintamenettelyihin osallistuvat talouden toimijat voivat laatia ja lähettää asiakirjoja (esim. tarjouksia) sähköisessä muodossa jäsennellysti ja turvallisesti.

Tämä pikaopas koskee vain avoimia menettelyjä. Myös muunlaisista hankintamenettelyistä on laadittu lyhyitä oppaita, jotka löytyvät EU:n rahoitus- ja tarjouskilpailuportaalin eli Funding & Tenders -portaalin eProcurement wiki -osiosta .

Jos olet talouden toimija, voit eSubmission-palvelussa

• laatia osallistumishakemuksen tai tarjouksen EU:n toimielimen tai muun elimen järjestämässä menettelyssä

• lähettää tarjouksen/hakemuksen turvallisesti

• tallentaa luonnoksen ja palata muokkaamaan sitä

• poistaa tarjouksen/hakemuksen luonnoksen

• saada vahvistuksen tarjouksen/hakemuksen toimittamisesta (Submission Receipttoimitusvahvistus)

• peruuttaa lähetetyn tarjouksen/hakemuksen ennen menettelyn määräajan päättymistä

• saada vahvistuksen peruuttamisesta (Withdrawal Receiptperuutusvahvistus).

Tutustu järjestelmävaatimuksiin ennen aloittamista.

Ne löytyvät sekä eSubmission-palvelun etusivulta että Osapuolet- ja Tarjouksen tiedot -välilehdillä olevista liitteistä.

Jos haluat kokeilla eSubmissionia ennen tarjouksen/hakemuksen laatimista, voit testata avointen tarjouspyyntömenettelyjen testiversiota.

Tekninen tuki

Jos tarvitset apua, ota yhteyttä käyttötukeen (klo 8.00–20.00 Keski-Euroopan aikaa).

Image Modified ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

Image Modified+32 (0)2 297 1063

  Käyttötuen kanssa voi asioida vain englanniksi.

Pääsy eSubmissioniin

eSubmission-palveluun pääsee hankintamenettelyjen yhteydessä. Julkaistut hankintamenettelyt löytyväteSubmissioniin pääsee aina hankintamenettelyn (tarjouspyynnön) yhteydessä. EU:n toimielinten, virastojen ja muiden elinten julkaisemat tarjouspyynnöt löytyvät:

• Funding & Tenders -portaalista

• TED eTendering -sovelluksesta (ennen 25.10.2023 julkaistut tarjouspyynnöt)
  
  

Mitä eSubmissionin käyttö edellyttää?

Jotta Ennen kuin voit käyttää eSubmissionia ja vastata Funding & Tenders -portaalissa julkaistuun tarjouspyyntöön, sinun on rekisteröidyttävä Euroopan komission tietojärjestelmien todennuspalveluun (EU Login). 

Jos haluat osallistua EU:n sähköisessä TED eTendering ‑hankintajärjestelmässä julkaistuun hankintamenettelyynvastata ennen 25.10.2023 julkaistuun tarjouspyyntöön, sinulla on oltava lisäksi TED eTendering ‑palvelun käyttäjätili‑tili.

Jotta organisaatiosi voidaan tunnistaa, kun se toimittaa tarjouksen/hakemuksen sähköisesti, se on rekisteröitävä EU:n hankintamenettelyihin osallistuvien organisaatioiden rekisteriin (osallistujarekisteri) ja sillä on oltava PIC-tunniste (Participant Identification Code). Lue lisää PIC-tunnisteista . Kaikki organisaatiot voivat rekisteröityä tähän rekisteriin maksutta.

EU Login

EU Login ‑palvelun kautta kirjaudutaan Euroopan komission eri palveluihin ja/tai järjestelmiin. Jos sinulla ei vielä ole EU Login -tunnusta, luo EU Login -käyttäjätili.

Lisätietoja on EU Login -ohjeissa.

TED eTendering

TED eTendering on sähköinen hankintajärjestelmä, jossa EU:n toimielimet, virastot ja muut elimet julkaisevat julkaisivat tarjouspyyntöjään ennen 25.10.2023.

Voit luoda eTendering-tilin EU Login -tunnuksesi avulla.

Funding & Tenders -portaali

Funding & Tenders -portaali on yhden luukun asiointipiste kaikille, jotka osallistuvat Euroopan komission ja EU:n muiden elinten hallinnoimiin rahoitusohjelmiin ja tarjouskilpailuihin.

Funding & Tenders -portaalin kautta osallistujat voivat

• hakea EU:n rahoitusohjelmia ja hankintamenettelyjä

• tilata tarjouspyyntöjä koskevia ilmoituksia
• tarkastella hankinta-asiakirjoja
• luoda ja lähettää kysymyksiä 

• rekisteröityä osallistujarekisteriin

• päästä eSubmissioniin

• tarkastella tarjousten/hakemusten toimitusvahvistuksia

• tarkastella, muokata ja poistaa tarjous-/hakemusluonnoksia

• peruuttaa tarjouksia/hakemuksia ja tarkastella niiden peruutusvahvistuksia.

Osallistujarekisteri

Euroopan komissio on perustanut verkkorekisterin organisaatioille, jotka vastaavat EU:n tarjous- tai ehdotuspyyntöihin. Rekisterin ideana on, että osallistujien tarvitsee toimittaa organisaationsa tiedot vain kerran, minkä jälkeen ne ovat valmiina myöhempää käyttöä varten.  Jokainen rekisteröitynyt organisaatio saa oman tunnistuskoodin (PIC-tunniste). Lue lisää osallistujarekisteristä ja PIC-tunnisteesta.

Tarjouksen/hakemuksen laadinta eSubmissionissa

Kaikki talouden toimijat voivat lähettää tarjouksensa/hakemuksensa käyttämällä hankintailmoituksessa annettua TED eTendering ‑portaaliin johtavaa linkkiä.linkkiä Funding & Tenders ‑portaaliin.

 Image Added 

Napsauta Toinen vaihtoehto on mennä Funding & Tenders -portaaliin ja etsiä kyseinen menettely näytön vasemmassa yläkulmassa olevalla hakutoiminnolla. Kun napsautat menettelyn nimeä, sinut ohjataan TED eTendering -portaaliin.

Image Removed

portaalissa linkkiä Access submission;linkki johtaa eSubmission-portaaliin, edellyttäen että olet kirjautunut sisään EU Login -tilisi kautta.

 Image Added 

Ennen 25.10.2023 julkaistut tarjouspyynnöt: Talouden toimijat voivat lähettää tarjouksensa/hakemuksensa käyttämällä hankintailmoituksessa annettua linkkiä TED eTendering ‑portaaliin. Kun olet TED eTenderingin Kun olet TED eTendering ‑järjestelmän etusivulla, kirjaudu sisään Ted eTendering ‑käyttäjätilisi tunnuksilla ja napsauta sitten Lähetä tarjous. Sinut ohjataan eSubmission-palveluun.

Kun olet eSubmissionissa, napsauta kohdasta Uusi tarjous, jos haluat aloittaa uuden tarjouksen/hakemuksen laatimisen. Jos taas haluat jatkaa aiemmin aloittamaasi tarjousta/hakemusta, napsauta kohdasta Palaa luonnokseen. Voit palata luonnokseesi myös Funding & Tenders -portaalin kautta (lisätietoja on tämän oppaan osiossa  Tarjousten/hakemusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa ).

Navigointi eSubmission-palvelussa

Kun olet aloittanut tarjouksen/hakemuksen laadinnan, voit seurata prosessin etenemistä näytön yläreunassa olevan janan avulla. Siinä näkyvät kaikki vaiheet, jotka on käytävä läpi ennen kuin voit lähettää tarjouksesi/hakemuksesi. Lisäksi näet, missä vaiheessa olet menossa.

Menettelyn aikana voit milloin tahansa tarkistaa, mitkä asiakirjat olet jo lisännyt. Napsauta tätä varten kohtaa  Tarjousasiakirjat näytön vasemmassa reunassa.

Hankintaviranomaiselle ei lähetetä mitään ennen kuin olet napsauttanut Lähetä-painiketta prosessin päätteeksi.

Lähetystavat

Image Modified

Uutta tarjousta/hakemusta luotaessa on ensiksi määritettävä

• seuraavat: onko kyseessä Yhden tarjoajan lähetys vai Yhteinen lähetys
• liittyykö tarjoukseen/hakemukseen alihankkijoita
• millä kielellä tarjous/hakemus laaditaan.

Kun olet tehnyt valintasi, napsauta sivun alareunassa olevaa Seuraava-painiketta.

Osapuolet

Image Modified

Tässä osiossa nimetään tarjoukseen/hakemukseen osallistuvat organisaatiot (osallistujat).  Napsauta kohdasta Lisää osapuoli ja valitse osallistujatyyppi: pääosallistuja (jos kyseessä on yhden tarjoajan lähetys), ryhmän vetäjä tai ryhmän jäsen (jos kyseessä on yhteinen lähetys) tai alihankkija.

Kaikilla osallistujilla – alihankkijoita lukuun ottamatta – on oltava osallistujan tunnistuskoodi eli PIC-tunniste.  Search- hakutoiminnolla voit tarkistaa, onko toimijalla jo PIC-tunniste (eli onko se jo rekisteröity osallistujarekisteriin). Hakuperusteena voi käyttää PIC-tunnistetta, alv-numeroa, kansallista rekisterinumeroa ja maata. Kun haet organisaatiota alv-numeron tai kansallisen rekisterinumeron perusteella, valitse myös maa.

Jos haku ei tuota tuloksia, organisaation pitää hankkia PIC-tunniste rekisteröitymällä osallistujaportaaliin.  Kun olet saanut PIC-tunnisteen, palaa eSubmission-palveluun , tee haku PIC-tunnisteella ja valitse hakutuloksena näkyvä organisaatio.

Näyttöön tulevat kyseiseen PIC-tunnisteeseen liittyvät tiedot, jotka ovat osallistujarekisterissä, ja sinua pyydetään lisäämään seuraavat pakolliset tiedot tai asiakirjat:

• pääosallistujalle tai ryhmän vetäjälle:
• yhteyshenkilö (nimi ja sähköpostiosoite)
• IBAN / pankkitilin numero
• kaikille osallistujille: vakuutus kunnian ja omantunnon kautta (lisätään täytettynä ja allekirjoitettuna Liitteet-osioon).

Yhteyshenkilö-kohdassa käyttäjä voi ilmoittaa tarjouksen yhteyshenkilöksi joko itsensä (nimi on esitäytetty) tai jonkun toisen henkilön. Tässä nimetty yhteyshenkilö on Funding & Tenders -portaalissa ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo), ja käyttäjä, joka jättää osallistumispyynnön/tarjouksen (jos eri kuin yhteyshenkilö) on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo). 

Jos ensisijaisella yhteyshenkilöllä ei ole EU Login -tiliä, luodaan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteelle automaattisesti väliaikainen EU Login -käyttäjätili, ja kyseiselle henkilölle lähetetään sähköpostilla pyyntö täydentää EU Login -rekisteröinti. Pyyntö lähetetään automaattisena viestinä, jossa ei ole viittausta menettelyyn.

Voit lisätä kunkin osallistujan  Liitteet-osioon kaikki osallistujan asiakirjat, jotka hankintaviranomainen on pyytänyt liittämään tarjoukseen. Tarkista tarjouseritelmästä,mitkä asiakirjat minkäkin osallistujan on toimitettava.

Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, napsauta Valmis . 

Kun olet siirtynyt Lähetystavat-vaiheesta eteenpäin, et voi enää muuttaa lähetystapaa yhteisestä lähetyksestä yhden tarjoajan lähetykseksi tai päinvastoin. Jos haluat muuttaa tarjouksesi/hakemuksesi rakennetta tai vaihtaa ryhmän vetäjää, sinun on luotava uusi tarjous/hakemus, joka korvaa aiemman luonnoksen (eli kaikki aiemmin annetut tiedot ja asiakirjat poistetaan).

Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla Seuraava .

Osat

Image Modified

Jos menettely on jaettu useisiin osiin, valitse osa tai osat, joihin haluat jättää tarjouksen/hakemuksen. Napsauta sitten Seuraava.

Osallistujat yksilöidään koko tarjousta/hakemusta varten. Jos konsortion kokoonpano on eri osissa erilainen, kustakin osasta on tehtävä erillinen tarjous/hakemus.

Tarjouksen tiedot

Image Modified

Tässä osiossa on ilmoitettava tarjouksen kokonaishinta (vain, jos ratkaisuperusteena on alhaisimmat kustannukset ja alhaisin hinta – käytä samaa muotoa kuin näytöllä näkyvässä esimerkissä) ja/tai vahvistettava, täyttääkö tarjous hankinta-asiakirjoissa asetetut vähimmäisvaatimukset vai ei.

Jos vahvistat, että tarjouksesi ei täytä vähimmäisvaatimuksia, sinua pyydetään selittämään sen syy.  Vaatimuksia koskeva vahvistus ja selitys näkyvät lähetysraportissa.

Napsauta Tallenna-painiketta, minkä jälkeen voit ladata hintatarjouksen ja mahdollisen teknisen tarjouksen, jos hankintaviranomainensitä tarjouseritelmässä edellyttää. Voit ladata hintatarjouksen ja teknisen tarjouksen useampana tiedostona.

Kun olet sitä mieltä, että tarjouksen tiedot on annettu oikein ja tarjous on valmis, napsauta Seuraava. Tämä painike on käytettävissä vasta sitten, kun kaikki pakolliset tiedot ja asiakirjat on annettu.

Tarjousluonnosta ja siihen liittyviä asiakirjoja ei lähetetä vielä tässä vaiheessa .

Lähetysraportti

Image Modified

Kaikkiin tarjouksiin/hakemuksiin liittyy lähetysraportti, jossa luetellaan lähetykseen sisältyvät asiakirjat.

eSubmission luo tämän lähetysraportin automaattisesti ja lisää sen lähetykseesi. Voit tarkastella raporttia näytöllä tai ladata sen omalle laitteellesi ennen tarjouksen lähettämistä. Raporttia ei tarvitse allekirjoittaa eikä ladata eSubmissioniin.

Jos katsot, että tarjous on valmis lähetettäväksi, napsauta Seuraava-painiketta.

Lähetysraportti ei ole todistus lähetyksen toimittamisesta. Tässä vaiheessa lähetystä ei ole vielä lähetetty . Jatka seuraavaan vaiheeseen ja viimeistele lähetys napsauttamalla Lähetä .

Tarjouksen lähettäminen

Image Modified

Kun olet valmis lähettämään tarjouksesi/hakemuksesi, napsauta Lähetä . Näytölle tulee ilmoitus, jossa pyydetään vahvistamaan lähettäminen.

Napsauta Kyllä , jos haluat lähettää tarjouksesi/hakemuksesi. Tämän jälkeen et enää voi muuttaa kyseistä tarjousta/hakemusta .

Huomaa, että järjestelmä ei anna sinun lähettää tarjousta, jos tarjousten vastaanottamiselle asetettu määräaika on päättynyt.

Järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksen tarjouksessa ilmoitetun yhteyshenkilön (PCoCo) sähköpostiosoitteeseen sekä sähköpostiosoitteeseen, joka on yhdistetty tarjouksen/hakemuksen tekemisessä käytettyyn EU Login ‑käyttäjätiliin (CoCo) (jos eri). Ilmoitusviesti sisältää linkin Funding & Tenders -portaaliin , jossa näet toimitusvahvistuksen .  

Huomaa, että tarjouksessa/hakemuksessa käytettyjen PIC-tunnisteiden haltijat saavat asiasta tiedon.

Toimitusvahvistus on todistus siitä, että tarjous/hakemus on toimitettu määräaikaan mennessä.

Tarjousten/hakemusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

Kirjaudu Funding & Tenders -portaaliin napsauttamalla etusivun oikeassa yläkulmassa olevaa Login-painiketta, ja syötä EU Login -käyttäjätunnuksesi ja salasanasi.

Image Modified

Lähetysten tarkastelu

Ensisijaisen ja muun yhteyshenkilön ( PCoCo/CoCo ) lähettämät tarjoukset/hakemukset näkyvät Omat lähetykset -osiossa (My Submission(s)) -osiossa, johon pääsee vasemmassa reunassa Hallinnoi omaa aluetta -sarakkeessa (Manage my area) -sarakkeessa olevasta valikosta.

Voit käyttää näytön oikeassa reunassa tarjous-/hakemusluettelon yläpuolella olevaa hakukenttää.

Image Modified