Onderhandelingsprocedures, mededingingsprocedures met onderhandeling zonder oproep
Welkom bij eSubmission.
Met eSubmission kunnen ondernemers online reageren op EU-aanbestedingsprocedures door inschrijvingen op gestructureerde en beveiligde wijze online voor te bereiden en in te dienen.
Deze handleiding geldt voor de indiening van de oorspronkelijke inschrijving in onderhandelingsprocedures en mededingingsprocedures met onderhandeling zonder oproep. In deze procedures mogen alleen de uitgenodigde gegadigden een oorspronkelijke inschrijving indienen, die op verzoek van de aanbestedende dienst in een latere onderhandelingsronde nader kan worden herzien. De handleidingen voor de latere onderhandelingsronde(n) en de handleidingen voor andere aanbestedingsprocedures zijn beschikbaar op de wikipagina Funding & tenders Portal eProcurement.
Als ondernemer kunt u:
Lees de systeemvereisten door.
Deze staan op de beginpagina van de applicatie eSubmission en in de rubriek Bijlagen op de pagina Partijen.
Als u hulp nodig heeft, kunt u van 08:00 tot 20:00 Midden-Europese tijd (MET/MEZT) contact opnemen met het supportteam.
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 229 71063
Het supportteam werkt alleen in het Engels.
U krijgt toegang tot eSubmission in het kader van een aanbestedingsprocedure. De gepubliceerde aanbestedingsprocedures zijn te vinden op:
Om eSubmission te kunnen gebruiken, moet u geregistreerd zijn bij de authenticatiedienst van de Europese Commissie (EU Login).
Om te reageren op een aanbestedingsprocedure die op het e-aanbestedingsplatform TED eTendering van de EU is gepubliceerd, hebt u ook een account op TED eTendering nodig.
Om uw organisatie bij de elektronische indiening te kunnen identificeren, moet deze zijn geregistreerd in het register van organisaties van de Commissie (deelnemersregister) en een PIC (Participant Identification Code) hebben. Meer informatie over PIC vindt u hier. Alle organisaties kunnen zich gratis registeren.
EU Login is de toegangspoort tot verschillende diensten en systemen van de Commissie. Heeft u nog geen EU-login, dan kunt u een account aanmaken.
Lees voor meer informatie de rubriek Help van EU Login.
TED eTendering is het platform voor elektronische aanbesteding waarop de EU-instellingen en -organen hun aanbestedingen publiceren.
U kunt een eTendering-account aanmaken met uw EU-login.
Het financierings- en aanbestedingsportaal is het centrale toegangspunt (Single Electronic Data Interchange Area) voor deelnemers en deskundigen die te maken hebben met financieringsprogramma’s en aanbestedingen die door de Europese Commissie en andere EU-organen worden beheerd.
Via het financierings- en aanbestedingsportaalportaal kunnen deelnemers:
zoeken naar mogelijkheden in EU-financieringsprogramma’s of aanbestedingsprocedures;
zich registreren in het deelnemersregister (zie hieronder);
toegang krijgen tot Submission Receipts (bevestiging van indiening);
ontwerpinschrijvingen bekijken, bewerken of verwijderen;
inschrijvingen intrekken en toegang krijgen tot de Withdrawal Receipt (bewijs van intrekking);
De Commissie heeft een onlineregister opgezet van organisaties die deelnemen aan EU-aanbestedingen of EU-oproepen tot het indienen van voorstellen om het “eenmaligheidsbeginsel” in de praktijk te brengen: deelnemers hoeven slechts één keer informatie over hun organisatie in te dienen. Bij de registratie krijgt elke organisatie een unieke identificatiecode (Participant Identification Code – PIC). De procedure voor het opvragen van een PIC in het deelnemersregister is te vinden op deze pagina.
In de onderhandelingsprocedures of mededingingsprocedures met onderhandeling zonder oproep mogen alleen de uitgenodigde gegadigden een inschrijving indienen.
Als u bent geselecteerd om deel te nemen aan de eerste ronde van een onderhandelingsprocedure krijgt u een bericht van TED eTendering waarin u wordt verzocht uw toegang tot de aanbestedingsstukken te valideren en een inschrijving in te dienen.
Het bericht wordt verzonden naar het e-mailadres van uw organisatie dat bij de aanbestedende dienst is geregistreerd tijdens de voorbereidingsfase van de procedure.
De berichten zijn ook beschikbaar op TED eTendering in het gedeelte Mijn berichten.
Om uw toegang tot de aanbestedingsstukken te valideren, moet u op de link in het bericht klikken. U komt dan op de pagina van de aanbesteding in TED eTendering, waar u de button Offerte indienen ziet.
In eSubmission klikt u op Nieuwe inschrijving (New Submission) om een nieuwe inschrijving te starten of op Concept afmaken (Resume draft) om verder te gaan met een ontwerpinschrijving waarmee u al was begonnen. U kunt ook verder werken aan uw ontwerpinschrijving in het financierings- en aanbestedingsportaal (zie voor meer informatie het gedeelte Inschrijvingen beheren in het financierings- en aanbestedingsportaal in deze handleiding).
Wanneer u begint met de inschrijving, wordt bovenaan het scherm een voortgangsbalk weergegeven. Deze balk toont alle stappen die u moet doorlopen voordat u uw inschrijving indient. U kunt ook zien in welke fase u zich momenteel bevindt.
Tijdens het indienen kunt u steeds bekijken welke documenten u hebt geüpload door op de button Inschrijvingsdocumenten links op het scherm te klikken.
Er wordt niets bij de aanbestedende dienst ingediend totdat u aan het einde van de indieningsprocedure op de button Indienen hebt geklikt. |
Wanneer u begint met een nieuwe inschrijving, moet u aangeven:
Heeft u uw keuze gemaakt, klik dan op de button Volgende onderaan het scherm.
In dit deel moet u aangeven welke organisaties aan uw inschrijving deelnemen (deelnemers). Klik op Nieuwe partij en selecteer het type deelnemer: hoofddeelnemer (bij individuele inschrijving), groepsleider of lid van de combinatie (bij gezamenlijke inschrijving) en subcontractant (indien van toepassing).
Alle deelnemers, met uitzondering van subcontractanten, moeten worden geïdentificeerd met een PIC (Participant Identification Code). Klik op de button Zoeken om te controleren of een entiteit al een PIC heeft (d.w.z. al in het deelnemersregister is opgenomen). U kunt zoeken op PIC-nummer, btw-nummer, nationaal registratienummer en land. Wilt u op btw-nummer of nationaal registratienummer zoeken, dan moet u eerst het land selecteren.
Als de zoekopdracht geen resultaten oplevert, moet de organisatie zich registreren om een PIC te verkrijgen. Nadat u de PIC heeft verkregen, gaat u terug naar eSubmission, zoekt u op de PIC en selecteert u de organisatie die wordt weergegeven.
De gegevens die bij de PIC horen en in het deelnemersregister staan, worden weergegeven en u wordt gevraagd de volgende verplichte gegevens/documenten te verstrekken:
Kijk in het bestek welke documenten voor de indiening van de inschrijving vereist zijn.
In de rubriek “Contactpersoon” kan de gebruiker zichzelf (de naam is al vooraf ingevuld) of een andere persoon aangeven als contactpersoon voor de indiening van de inschrijving. De contactpersoon krijgt de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) in het financierings- en aanbestedingsportaal en de gebruiker die het verzoek om deelname/de inschrijving indient (indien anders dan de contactpersoon) de rol Coordinator Contact (CoCo).
Als de PCoCo geen EU Login-account heeft, wordt automatisch een tijdelijke EU Login-account aangemaakt op basis van het e-mailadres van de contactpersoon en wordt de persoon per e-mail verzocht de registratie voor EU Login te voltooien. Dat verzoek wordt automatisch door het systeem verzonden, waarbij de specifieke procedure niet wordt vermeld.
In de rubriek Bijlagen van elke deelnemer kunt u de documenten van de deelnemer in verband met de uitsluitings- en selectiecriteria uploaden. Kijk in het bestek welke documenten voor welke deelnemer vereist zijn voor de inschrijving.
Klik op Done wanneer u klaar bent.
Zodra u de manier om een inschrijving in te dienen hebt ingevoerd, kunt u de structuur niet meer wijzigen van “Gezamenlijke inschrijving” naar “Individuele inschrijving” of vice versa. Als u de structuur van uw inschrijving of de groepsleider wilt wijzigen, moet u een nieuwe inschrijving aanmaken die uw ontwerpinschrijving overschrijft (alle eerder ingevoerde gegevens en geüploade documenten worden dan verwijderd). |
Klik op Volgende om naar de volgende stap te gaan.
Kies bij een procedure met meerdere percelen voor welk perceel of welke percelen u een inschrijving wilt indienen en klik vervolgens op de button Volgende.
De identificatie van de deelnemers geldt voor de inschrijving als geheel. Indien de samenstelling van het consortium per perceel anders is, moet u daarom per perceel een afzonderlijke inschrijving indienen. |
In deze rubriek moet u het bedrag van uw inschrijving invullen (alleen in het geval van de laagste kosten en de methode van gunning op basis van de laagste prijs; in hetzelfde formaat als in het voorbeeld op het scherm) en/of bevestigen dat uw inschrijving al dan niet voldoet aan de in de aanbestedingsstukken vermelde minimumeisen.
Als u bevestigt dat uw inschrijving niet aan de minimumeisen voldoet, wordt u verzocht een toelichting te geven in een daartoe bestemd tekstveld. De bevestiging dat u al dan niet aan die eisen voldoet en de toelichting (indien u er niet aan voldoet), zullen in het inschrijvingsverslag worden opgenomen.
Nadat u op de button Opslaan hebt geklikt, kunt u de financiële inschrijving en, indien de aanbestedende dienst dat vereist, de technische inschrijving uploaden. U kunt meer dan één bestand uploaden voor de technische/financiële inschrijving.
Zijn de inschrijvingsgegevens volgens u correct en is de inschrijving compleet, klik dan op de button Volgende. De button is alleen actief als alle verplichte gegevens en documenten zijn verstrekt.
Op dit moment is uw concept-inschrijving, inclusief alle bijlagen, nog niet ingediend. |
Het inschrijvingsrapport wordt gegenereerd door het systeem en maakt deel uit van de inschrijving. Het rapport bevat een lijst met alle documenten die bij de inschrijving zijn gevoegd.
eSubmission genereert het inschrijvingsrapport automatisch en voegt het toe aan uw inschrijving. U kunt het rapport op scherm bekijken of downloaden voordat u de inschrijving indient. U hoeft het ondertekende rapport niet te ondertekenen en in eSubmission te uploaden.
Wanneer u het inschrijvingsrapport hebt bekeken en de inschrijving volgens u compleet en klaar voor indiening is, klikt u op de button Volgende om door te gaan.
Het inschrijvingsrapport is geen bewijs van indiening. U heeft de inschrijving nog niet ingediend. Ga door naar de volgende stap en klik op Indienen, > om de inschrijving af te ronden. |
Als u klaar bent om uw inschrijving in te dienen, klikt u op Indienen. Het systeem geeft een bevestigingsbericht weer.
Klik op Ja als u wilt bevestigen. U kunt deze inschrijving dan niet meer wijzigen.
NB: u kunt via het systeem geen inschrijvingen indienen als de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen is verstreken.
Er wordt een e-mail verstuurd naar het e-mailadres van de PCoCo/CoCo. Deze e-mail bevat een link naar het financierings- en aanbestedingsportaal, waar de indieningsbevestiging beschikbaar is. Houd er rekening mee dat de eigenaren van de PIC die voor de indiening is gebruikt een bericht ontvangen.
De indieningsbevestiging geldt als bewijs voor het respecteren van de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen. |
---|
De contactpersoon die is opgegeven in eSubmission krijgt de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) voor de indiening van de oorspronkelijke inschrijving in het financierings- en aanbestedingsportaal. Per indiening kan er slechts één Primary Coordinator Contact zijn.
De PCoCo kan niet via het portaal worden gewijzigd. Neem contact op met de aanbestedende dienst er als een nieuwe PCoCo moet worden aangewezen.
De gebruiker die het verzoek tot deelname/de inschrijving indient (indien anders dan de contactpersoon), krijgt de rol Coordinator Contact (CoCo).
Een of meerdere Coordinator Contact(en) (CoCo) kunnen worden toegevoegd of verwijderd in het financierings- en aanbestedingsportaal nadat de aanbestedende dienst de oorspronkelijke inschrijving heeft geopend en (indien van toepassing) voordat die dienst de inschrijver verzoekt een herziene inschrijving in te dienen.
Om een CoCo te verwijderen, klikt u op het pictogram “verwijderen” naast de desbetreffende naam.
CoCo’s die zoals hierboven beschreven worden toegevoegd nadat de aanbestedende dienst de inschrijver heeft uitgenodigd om een herziene inschrijving via het Portaal in te dienen, kunnen geen herziene inschrijving indienen. Alleen PCoCo/CoCo’s die de uitnodiging al hebben ontvangen of CoCo’s die zijn toegevoegd via de button “Manage roles” op de uitnodiging kunnen een herziene inschrijving indienen (zie de handleiding voor onderhandelingsprocedures – ronde 2 / latere onderhandelingsronden).
Om toegang te krijgen tot uw persoonlijke ruimte in het financierings- en aanbestedingsportaal, moet u uzelf identificeren door te klikken op de button Login in het financierings- en aanbestedingsportaal aan de rechterbovenkant van de startpagina en uw EU Login en wachtwoord in te vullen.
In de rubriek Manage My Area links vinden de PCoCo/CoCo de inschrijving(en) in het gedeelte My Submission(s). Rechts boven de lijst met inschrijvingen is er ook een zoekveld beschikbaar.
Voor elke inschrijving kan de PCoCo/CoCo het referentienummer van de procedure, het nummer van inschrijving, de datum van de laatste handeling en de indieningsstatus (ontwerp, ingediend, ingetrokken, verwijderd), de uiterste termijn, het perceel (indien van toepassing), de titel van de procedure, het soort procedure en de ronde zien.
Met het menu Action rechts naast elke inschrijving (tenzij de inschrijving is verwijderd) kan de PCoCo/CoCo afhankelijk van de indieningsstatus verschillende acties uitvoeren.
Voor inschrijvingen met de status Draft (ontwerp):
Voor inschrijvingen met de status Submitted (ingediend):
Voor inschrijvingen met de status Withdrawn (ingetrokken):
Voor inschrijvingen met de status Deleted (verwijderd):
Het menu Action is niet beschikbaar voor inschrijvingen met de status Deleted. Zodra een ontwerpinschrijving is verwijderd, kan de inschrijver deze niet meer ophalen.
De PCoCo/CoCo krijgt toegang tot dit gedeelte door op het pictogram met de klok rechts bovenaan het scherm te klikken na aanmelding op het financierings- en aanbestedingsportaal.
Hier vindt dePCoCo/CoCo de volgende berichten:
In het tabblad Preferences onder Manage all notifications (onderaan de lijst met berichten) kan de PCoCo/CoCo kiezen hoe vaak hij e-mailberichten van het financierings- en aanbestedingsportaal wil ontvangen. Ongeacht uw keuze zijn al uw berichten altijd beschikbaar in de rubriek My notifications .
Dit gedeelte links onder Manage my area blijft leeg, aangezien het momenteel niet wordt gebruikt voor aanbestedingsprocedures.