Uitnodigingen en inschrijvingen beheren op het Financierings- en aanbestedingsportaal

Als de aanbestedende dienst besluit u uit te nodigen een herziene inschrijving in te dienen, ontvangt u:

• een uitnodigingsmail
• een bericht op het F&T-portaal.

De uitnodigingsmail en het bericht worden gestuurd naar:

• het e-mailadres van de contactpersoon die u hebt opgegeven bij de laatste indiening van de inschrijving (Primary Coordinator Contact (PCoCo));
• de e-mailadressen van alle personen met de rol Coordinator Contact (CoCo) op het moment dat de uitnodiging wordt verzonden; dat wil zeggen dat zij de rol van CoCo op één van de volgende manieren hebben gekregen en dat die rol in de tussentijd niet via de functie “Manage roles” is verwijderd:
• een contactpersoon die u hebt opgegeven in een eerder ingediende inschrijving maar niet de laatste;
• een contactpersoon wiens EU Login-account is gebruikt om de oorspronkelijke inschrijving en eventuele herziene inschrijvingen in te dienen;
• elke contactpersoon die via “Manage roles” is toegevoegd.

De berichten zijn toegankelijk via de rubriek Notifications op het Financierings- en aanbestedingsportaal.

Uitnodiging(en) bekijken

In de uitnodigingsmail ontvangt u een link naar de rubriek Invitations op het F&T-portaal – u moet zich aanmelden met uw EU Login. Als u nog geen EU Login-account heeft, zal het F&T-portaal dit automatisch voor u aanmaken. Hier vindt u de gedetailleerde toelichting.

U vindt de uitnodiging(en) in het navigatiemenu aan de linkerkant, onder de rubriek Invitations. Rechts boven de lijst met inschrijvingen is er ook een zoekveld beschikbaar.

   De uitnodiging tot het indienen van een herziene inschrijving voor (een) volgende ronde(s) is een afzonderlijke uitnodiging in de rubriek Invitations. De uitnodiging maakt geen deel uit van de uitnodiging voor de oorspronkelijke ronde of (een) volgende ronde(s) (indien van toepassing) voor de procedure. Deze uitnodiging bevat haar eigen gegevens en documenten (indien van toepassing) en een nieuwe indieningslink via de knop menu (drie puntjes) van de uitnodiging. De documenten van de vorige uitnodigingen zijn niet opgenomen in de nieuwe uitnodiging — ze kunnen nog worden geraadpleegd onder de vorige uitnodigingen.

In de rubriek Invitations, kunt u de gegevens en documenten van de uitnodiging bekijken.

 Door op het referentienummer van de procedure of op “See details” te klikken, komt u op de pagina met de gegevens van de uitnodiging, waar u kunt klikken op “Details” of op de rubriek Consortium. 

Rubriek Details

Onder de rubriek Details kunt u:         

  De details van de procedure bekijken.

• In de rubriek algemene informatie kunt u de informatie over de procedure bekijken.

• Toegang krijgen tot de niet-openbare aanbestedingsdocumenten.
  In de rubriek Restricted documents kunt u de documenten over de procedure bekijken. 

Als er meerdere versies van een document zijn, ziet u de meest recente versie op het scherm. Om een oudere versie te bekijken, kunt u in het dropdownmenu de gewenste versie selecteren. U kunt ook de beschikbare vertalingen raadplegen (indien van toepassing).

• Toegang krijgen tot beperkt toegankelijke vragen & antwoorden. 
  In deze rubriek kunt u een vraag stellen over de procedure.

Als de aanbestedende autoriteit het antwoord privaat verstrekt, verschijnt dit onder de rubriek “My Q&A”. Als het antwoord wordt gegeven aan alle kandidaten die worden uitgenodigd voor de procedure, verschijnt dit onder de rubriek “Restricted Q&A”. Voor meer informatie, zie Hoe kunt u een vraag stellen en indienen op het Financierings- en aanbestedingsportaal?

  De inschrijving kan alleen worden gedaan in de rubriek “Invitation(s)”. Inschrijving(en) kan (kunnen) niet worden ingediend vanaf de pagina met details van de procedure.

Rubriek Consortium

Onder deze rubriek kun u de gegevens bekijken van de organisatie waaraan deze uitnodiging is verzonden (in het geval van een consortium ziet u alle consortiumleden).

Klik op de pijl om de rollen te zien die aan de organisatie zijn toegewezen. Klik op de knop Edit Roles om de rollen te beheren.

Rubriek Invitation(s)

Voor elke uitnodiging kunt u het referentienummer van de procedure zien, alsook de status van de uitnodiging (ontvangen, bevestigd), de termijn, het perceel (indien van toepassing), de titel van de procedure, het soort procedure en de fase. Via de knop menu (drie puntjes) van de uitnodiging/inschrijving kunt u verschillende acties uitvoeren, afhankelijk van de status van de uitnodiging/inschrijving.

Voor uitnodigingen met de status Received:  

• Ontvangstbevestiging (Acknowledge Receipt): klik hier om te bevestigen dat u de uitnodiging tot inschrijving hebt ontvangen. U gaat naar de portaalsite eSubmission waar u uw inschrijving kunt indienen.
• Rollen beheren (Manage Roles): u kunt de toegang tot uw uitnodiging bekijken en beheren (personen toevoegen/verwijderen die de uitnodiging ook kunnen bekijken en een inschrijving indienen).
• Zie details (See Details): u kunt de details van de procedure bekijken (zie hierboven).

Voor uitnodigingen met de status Acknowledged: 

• Nieuwe inschrijving starten (Start New Submission): klik om een nieuwe inschrijving in te dienen.
• Rollen beheren (Manage Roles): u kunt de toegang tot uw uitnodiging bekijken en beheren (personen toevoegen/verwijderen die de uitnodiging ook kunnen bekijken en een inschrijving indienen).
• Zie details (See Details): u kunt de details van de procedure bekijken (zie hierboven).

Als u begonnen bent met het voorbereiden van een inschrijving of al een inschrijving heeft ingediend, krijgt u de link Inschrijvingen (Submission(s)) te zien.

Via de knop menu (drie puntjes) rechts naast elke inschrijving kunt u, afhankelijk van de indieningsstatus, verschillende acties uitvoeren.

Voor inschrijvingen met de status Draft:

• Edit: in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt uw inschrijving vervolgens in eSubmission bewerken.
• View: in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt de inschrijving niet bewerken, aangezien deze in de modus “alleen lezen” wordt weergegeven. 
• Delete: de ontwerpinschrijving wordt gewist uit het Financierings- en aanbestedingsportaal.

Voor inschrijvingen met de status Submitted:

• View Receipt: de indieningsbevestiging wordt weergegeven.
• Withdraw (alleen beschikbaar vóór de uiterste indieningsdatum): u kunt de reden opgeven waarom u de inschrijving wilt intrekken, waarna u dat bevestigt door op de knop Withdraw te klikken. Zodra u een inschrijving hebt ingetrokken, kunt u deze niet meer bekijken, bewerken of indienen.

Voor inschrijvingen met de status Withdrawn:

• View Withdrawal Receipt: het bewijs van intrekking wordt weergegeven.

Voor inschrijvingen met de status Deleted:

• De knop menu (drie puntjes) is niet beschikbaar voor inschrijvingen met de status Deleted. Zodra een ontwerpinschrijving is verwijderd, kan de inschrijver deze niet meer ophalen. 

Inschrijving voorbereiden in eSubmission

Om een herziene inschrijving voor een volgende ronde in te dienen, moet de PCoCo/CoCo eerst bevestigen dat de uitnodiging is ontvangen.

• Zoek naar de procedure in Invitation(s) op het Financierings- en aanbestedingsportaal.
• Via de knop menu (drie puntjes) van de procedure klikt u op Acknowledge Receipt om te bevestigen dat u de uitnodiging hebt ontvangen. De status van de uitnodiging verandert in Acknowledged.

Nadat u de ontvangst van de uitnodiging heeft bevestigd, wordt u automatisch doorgestuurd naar eSubmission, waar u kunt beginnen met de indiening van uw inschrijving door op New submission te klikken.

Als u daar later mee wilt beginnen:

• Log in op het Financierings- en aanbestedingsportaal.
• Ga naar Invitation(s) en zoek de procedure.
• Via de knop menu (drie puntjes) van de procedure, klikt u op Start New Submission. U wordt dan doorgestuurd naar eSubmission.

In eSubmission klikt u op New submission om een nieuwe inschrijving te starten of op Resume draft om verder te gaan met een ontwerpinschrijving waarmee u al was begonnen. 

Navigeren in eSubmission 

Wanneer u begint met de inschrijving, wordt bovenaan het scherm een voortgangsbalk weergegeven. Deze balk toont alle stappen die u moet doorlopen voordat u uw inschrijving indient. U kunt ook zien in welke fase u zich momenteel bevindt. Tijdens het indienen kunt u steeds bekijken welke documenten u hebt geüpload door op de knop Submission documents links op het scherm te klikken.

Partijen

In deze fase kan alleen de rubriek Contact Person worden bewerkt.

De gebruiker die in eSubmission begint met het verzoek om inschrijving kan zichzelf (de naam is reeds ingevuld) of een andere persoon als contactpersoon opgeven. Als die andere persoon geen EU Login-account heeft, wordt automatisch een tijdelijke EU Login-account aangemaakt op basis van het e-mailadres van de contactpersoon en wordt de persoon per e-mail verzocht de registratie voor de EU Login te voltooien. Dat verzoek wordt automatisch door het systeem verzonden, waarbij de specifieke procedure niet wordt vermeld.

De contactpersoon krijgt de rol PCoCo op het Financierings- en aanbestedingsportaal en de gebruiker die de inschrijving indient (indien anders dan de contactpersoon) de rol (CoCo). 

Klik op Next om naar de volgende stap te gaan.

Inschrijvingsgegevens

In deze rubriek moet u het bedrag van uw inschrijving invullen (alleen in het geval van de methode van gunning op basis van de laagste kosten of op basis van de laagste prijs; in hetzelfde formaat als in het voorbeeld op het scherm) en/of bevestigen dat uw inschrijving al dan niet voldoet aan de in de aanbestedingsstukken vermelde minimumeisen.

Als u bevestigt dat uw inschrijving niet aan de minimumeisen voldoet, wordt u verzocht een toelichting te geven in een daartoe bestemd tekstveld. De bevestiging dat u al dan niet aan die eisen voldoet en de toelichting (indien u er niet aan voldoet), zullen in het inschrijvingsrapport worden opgenomen.

Nadat u op de knop Save hebt geklikt, kunt u de financiële inschrijving en, indien de aanbestedende dienst dat vereist, de technische inschrijving uploaden. U kunt meer dan één bestand uploaden voor de technische/financiële inschrijving. 

Zijn de inschrijvingsgegevens volgens u correct en is de inschrijving compleet, klik dan op Next. Deze knop is alleen actief als alle verplichte gegevens en documenten zijn verstrekt.

Inschrijvingsrapport  

Het inschrijvingsrapport wordt gegenereerd door het systeem en maakt deel uit van de inschrijving. Het rapport bevat een lijst met alle documenten die bij de inschrijving zijn gevoegd. eSubmission genereert het inschrijvingsrapport automatisch en voegt het toe aan uw inschrijving. U kunt het rapport op het scherm bekijken of downloaden voordat u de inschrijving indient. U hoeft het rapport niet te ondertekenen en in eSubmission te uploaden.

Wanneer u het inschrijvingsrapport hebt bekeken en de inschrijving volgens u compleet en klaar voor indiening is, klikt u op de knop Next om door te gaan.

Uw inschrijving indienen

Als u klaar bent om uw inschrijving in te dienen, klikt u op Submit. Het systeem geeft een bevestigingsbericht weer.

Klik op Yes als u wilt bevestigen. U kunt deze inschrijving dan niet meer wijzigen. NB: u kunt via het systeem geen inschrijvingen indienen als de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen is verstreken.

Er wordt een bericht gestuurd naar het e-mailadres dat gekoppeld is aan de EU Login-account van de Primary Coordinator Contact (PCoCo) en van de Coordinator Contact(s) (CoCo) die in de inschrijving zijn vermeld. Deze e-mail bevat een link naar het Financierings- en aanbestedingsportaal, waar de indieningsbevestiging beschikbaar is. 

Rollen beheren op het Financierings- en aanbestedingsportaal

De EU Login-account die gekoppeld is aan het e-mailadres waarnaar de uitnodiging is verzonden, krijgt de rol van Primary Coordinator Contact (PCoCo) voor de uitnodiging. Via de knop “Manage Roles” (zie hieronder) kan de PCoCo andere personen van zijn organisatie toevoegen als Coordinator Contact(s) (CoCo) voor de uitnodiging.

De contactpersoon die bij de indiening van de herziene inschrijving in eSubmission is vermeld, krijgt de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) voor de indiening en de uitnodiging voor de volgende ronde(s). De gebruiker die de inschrijving indient (indien verschillend van de contactpersoon in de inschrijving) krijgt de rol Coordinator Contact (CoCo) voor de indiening en de uitnodiging voor (een) volgende ronde(s), tenzij de rol door de PCoCo/een andere CoCo van de indiening is verwijderd in de periode tussen de opening van de inschrijving door de aanbestedende dienst en de ontvangst van de uitnodiging voor (een) volgende ronde(s).

 Alle hierboven beschreven acties (zie de rubriek Invitations) kunnen worden uitgevoerd door de PCoCo of CoCo’s van het desbetreffende onderdeel (uitnodiging of inschrijving). Er kan slechts één PCoCo per uitnodiging of inschrijving zijn.

Volg de onderstaande stappen om rollen bij een indiening toe te voegen/te verwijderen:

CoCo’s die zoals hierboven beschreven worden toegevoegd nadat de aanbestedende dienst een uitnodiging voor een volgende onderhandelingsronde heeft verstuurd, kunnen in die ronde geen inschrijving indienen. Alleen PCoCo/CoCo’s die de uitnodiging al hebben ontvangen of CoCo’s die zijn toegevoegd via de knop “Manage roles” op de uitnodiging kunnen een inschrijving indienen