Uitnodigingen en inschrijvingen beheren op het Financierings- en aanbestedingsportaal

In onderhandelingsprocedures of mededingingsprocedures met onderhandeling zonder oproep tot mededinging mogen alleen de uitgenodigde gegadigden een inschrijving indienen.

Indien u wordt uitgenodigd een inschrijving in te dienen, ontvangt u:

• een uitnodigingsmail
• een bericht op het F&T-portaal.

In de uitnodigingsmail ontvangt u een link naar de rubriek Invitation(s) op het Financierings- en aanbestedingsportaal – u moet zich aanmelden met uw EU Login. Als u nog geen EU Login-account heeft dat gekoppeld is aan het e-mailadres dat de aanbestedende dienst voor de uitnodiging heeft gebruikt, zal het F&T-portaal dit automatisch voor u aanmaken. Hier vindt u de gedetailleerde toelichting

Uitnodiging(en) (Invitation(s)) bekijken

U vindt de uitnodiging(en) in het navigatiemenu aan de linkerkant, onder de rubriek Invitations. Rechts boven de lijst met inschrijvingen is er ook een zoekveld beschikbaar.

Klik via de knop menu (drie puntjes) op Select Organisation voor de ontvangen uitnodiging – u moet de organisatie selecteren die in de uitnodigingsmail als “Participant” is vermeld.

 Er verschijnt een pop-upvenster met twee opties:

• My organisations - u kunt een organisatie selecteren waarbij u een rol vervult: rol bij de organisatie (bv. zelfregistrant, LEAR, LSIGN) of voor een project (submission/invitation/contract/grant) . Als uw organisatie nog niet is geregistreerd, moet u deze eerst registreren in het deelnemersregister (Participant Register) om een PIC (Participant Identification Code) te verkrijgen. Hier vindt u meer informatie. Nadat uw organisatie is geregistreerd, kunt u de nieuw aangemaakte PIC selecteren.

• Andere organisatie – u kunt de op het F&T-portaal geregistreerde organisaties opzoeken door hetzij de naam van de organisatie, hetzij het PIC-nummer in te geven.

Pas nadat u uw organisatie hebt geselecteerd, kunt u de gegevens en documenten van de uitnodiging bekijken.

Door op het referentienummer van de procedure te klikken, komt u op de pagina met de gegevens van de procedure.

Onder de rubriek Details kunt u:

• De details van de procedure bekijken.
  In de rubriek algemene informatie kunt u de informatie over de procedure bekijken.

• Toegang krijgen tot de niet-openbare aanbestedingsdocumenten.
  In de rubriek Restricted documents kunt u de documenten van de procedure bekijken.  
  

Als er meerdere versies van een document zijn, ziet u de meest recente versie op het scherm. Om een oudere versie te bekijken, kunt u in het dropdownmenu de gewenste versie selecteren. U kunt ook de beschikbare vertalingen raadplegen (indien van toepassing).  

• • Toegang krijgen tot beperkt toegankelijke vragen & antwoorden.  
    In deze rubriek kunt u een vraag stellen over de procedure.   

Als de aanbestedende autoriteit het antwoord privaat verstrekt, verschijnt dit onder de rubriek “My Q&A”. Als het antwoord wordt gegeven aan alle kandidaten die worden uitgenodigd voor de procedure, verschijnt dit onder de rubriek “Restricted Q&A”. Voor meer informatie, zie Hoe kunt u een vraag stellen en indienen op het Financierings- en aanbestedingsportaal?

  De inschrijving kan alleen worden gedaan in de rubriek “My Invitation(s)”. Inschrijving(en) kan (kunnen) niet worden ingediend vanaf de pagina met details van de procedure.

Rubriek Invitation(s)

Voor elke uitnodiging kunt u het referentienummer van de procedure zien, alsook de status van de uitnodiging (ontvangen, bevestigd), de termijn, het perceel (indien van toepassing), de titel van de procedure, het soort procedure en de fase. Via de knop menu (drie puntjes) van de uitnodiging/inschrijving kunt u verschillende acties uitvoeren, afhankelijk van de status van de uitnodiging/inschrijving.

Voor uitnodigingen met de status Received:  

• Ontvangstbevestiging (Acknowledge Receipt): klik hier om te bevestigen dat u de uitnodiging tot inschrijving hebt ontvangen. U gaat naar de portaalsite eSubmission waar u uw inschrijving kunt indienen.
• Rollen beheren (Manage Roles): u kunt de toegang tot uw inschrijvingen bekijken en beheren (personen toevoegen/verwijderen die ook toegang hebben tot de uitnodiging en een inschrijving kunnen indienen).
• Zie details (See Details): u kunt de details van de procedure bekijken (zie hierboven).

Voor uitnodigingen met de status Acknowledged: 

• Nieuwe inschrijving starten (Start New Submission): klik om een nieuwe inschrijving in te dienen.
• Rollen beheren (Manage Roles): u kunt de toegang tot uw uitnodiging bekijken en beheren (personen toevoegen/verwijderen die de uitnodiging ook kunnen bekijken en een inschrijving indienen).
• Zie details (See Details): u kunt de details van de procedure bekijken (zie hierboven).

Als u begonnen bent met het voorbereiden van een inschrijving of al een inschrijving heeft ingediend, krijgt u de link Inschrijvingen (Submission(s)) te zien.

Via de knop menu (drie puntjes) rechts naast elke inschrijving kunt u, afhankelijk van de indieningsstatus, verschillende acties uitvoeren.

Voor inschrijvingen met de status Draft:

• Edit: in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt uw inschrijving vervolgens in eSubmission bewerken.
• View: in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt de inschrijving niet bewerken, aangezien deze in de modus “alleen lezen” wordt weergegeven. 
• Delete: de ontwerpinschrijving wordt gewist uit het Financierings- en aanbestedingsportaal.

Voor inschrijvingen met de status Submitted:

• View Receipt: de indieningsbevestiging wordt weergegeven.
• Withdraw (alleen beschikbaar vóór de uiterste indieningsdatum): u kunt de reden opgeven waarom u de inschrijving wilt intrekken, waarna u dat bevestigt door op de knop Withdraw te klikken. Zodra u een inschrijving hebt ingetrokken, kunt u deze niet meer bekijken, bewerken of indienen.

Voor inschrijvingen met de status Withdrawn:

• View Withdrawal Receipt: het bewijs van intrekking wordt weergegeven.

Voor inschrijvingen met de status Deleted:

• Het menu Action is niet beschikbaar voor inschrijvingen met de status Deleted. Zodra een ontwerpinschrijving is verwijderd, kan de inschrijver deze niet meer ophalen.   

Inschrijving voorbereiden in eSubmission

Om een inschrijving te kunnen indienen, moet u eerst de ontvangst van de uitnodiging tot inschrijving bevestigen:

• Zoek naar de procedure in Invitation(s) op het Financierings- en aanbestedingsportaal.
• Via de knop menu (drie puntjes) van de procedure klikt u op Acknowledge Receipt om te bevestigen dat u de uitnodiging hebt ontvangen. De status van de uitnodiging verandert in Acknowledged.

Nadat u de ontvangst van de uitnodiging heeft bevestigd, wordt u automatisch doorgestuurd naar eSubmission, waar u kunt beginnen met de indiening van uw inschrijving door op New submission te klikken. 

Als u daar later mee wilt beginnen:

• Log in op het Financierings- en aanbestedingsportaal.
• Ga naar Invitation(s) en zoek de procedure.
• Via de knop menu (drie puntjes) van de procedure, klikt u op Start New Submission. U wordt dan doorgestuurd naar eSubmission.

In eSubmission klikt u op New submission om een nieuwe inschrijving te starten of op Resume draft om verder te gaan met een ontwerpinschrijving waarmee u al was begonnen. 

Navigeren in eSubmission 

Wanneer u begint met de inschrijving, wordt bovenaan het scherm een voortgangsbalk weergegeven. Deze balk toont alle stappen die u moet doorlopen voordat u uw inschrijving indient. U kunt ook zien in welke fase u zich momenteel bevindt. Tijdens het indienen kunt u steeds bekijken welke documenten u hebt geüpload door op de knop Submission documents links op het scherm te klikken.

Inschrijvingswijze (Ways to submit)

Wanneer u begint met een nieuwe inschrijving, moet u aangeven:

• hoe u de inschrijving indient: Individuele inschrijving of Gezamenlijke inschrijving,
• of u bij de inschrijving gebruik maakt van subcontractanten,
• in welke taal u de inschrijving indient.

Heeft u uw keuze gemaakt, klik dan op de knop Next onderaan het scherm.

Partijen

In dit deel moet u aangeven welke organisaties aan uw inschrijving deelnemen (participants). Klik op New party en selecteer het type deelnemer: hoofddeelnemer (bij individuele inschrijving), groepsleider of lid van de combinatie (bij gezamenlijke inschrijving) en subcontractant (indien van toepassing). Alle deelnemers, met uitzondering van subcontractanten, moeten worden geïdentificeerd met een PIC (Participant Identification Code). 

Het PIC-nummer van de hoofddeelnemer of groepsleider moet hetzelfde zijn als de PIC die gekoppeld is aan de uitnodiging voor deze onderhandelingsprocedure op het F&T-portaal onder “Invitations”.

Om de juiste PIC te kiezen en te controleren of een entiteit al een PIC heeft (d.w.z. al geregistreerd is in het deelnemersregister), kunt u klikken op de rubriek Search organisation. Er zijn twee zoekopties: My organisations of Other organisations.

My Organisations: klik op het dropdownmenu om de lijst weer te geven van organisaties die de ingelogde gebruiker bij eerdere inschrijvingen heeft gebruikt of waarvoor hij/zij een rol heeft gekregen (bv. zelfregistrant, LEAR of accountbeheerder). Dit zijn dezelfde organisaties die de gebruikers kunnen zien onder het tabblad “My organisations” in het linkermenu op het F&T-portaal nadat ze met hun EU Login-account hebben ingelogd.

Other Organisations: u kunt de in het deelnemersregister geregistreerde organisaties opzoeken door hetzij de naam van de organisatie, hetzij de PIC (Participant Identification Code) in te geven.

Als de zoekopdracht geen resultaten oplevert, moet de organisatie zich registreren om een PIC te verkrijgen. Nadat uw organisatie is geregistreerd, kunt u teruggaan naar eSubmission en de nieuw aangemaakte PIC selecteren met behulp van een van de twee zoekopties.

De gegevens die bij de PIC horen en in het deelnemersregister staan, worden weergegeven en u wordt gevraagd de volgende verplichte gegevens/documenten te verstrekken:

• voor de hoofddeelnemer of de groepsleider:
• contactpersoon (naam en e-mailadres)
• IBAN/bankrekeningnummer.
  Als de bankrekening een IBAN-code heeft, moet u het vakje “IBAN” aanvinken en controleert eSubmission of het IBAN-nummer geldig is;
• voor alle deelnemers: verklaring op erewoord (naar behoren ingevuld en ondertekend) in de rubriek Bijlagen.

In de rubriek “Contactpersoon” kan de gebruiker zichzelf (de naam is al vooraf ingevuld) of een andere persoon opgeven als contactpersoon voor de indiening van de inschrijving. De contactpersoon krijgt de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) op het Financierings- en aanbestedingsportaal en de gebruiker die de inschrijving indient (indien anders dan de contactpersoon) de rol Coordinator Contact (CoCo). 

Als de PCoCo geen EU Login-account heeft, wordt automatisch een tijdelijke EU Login-account aangemaakt op basis van het e-mailadres van de contactpersoon en wordt de persoon per e-mail verzocht de registratie voor de EU Login te voltooien. Dat verzoek wordt automatisch door het systeem verzonden, waarbij de specifieke procedure niet wordt vermeld.

In de rubriek Bijlagen van elke deelnemer kunt u de documenten van de deelnemer in verband met de uitsluitings- en selectiecriteria uploaden. Kijk in het bestek welke documenten voor welke deelnemer vereist zijn voor de inschrijving.

Klik op Done wanneer u klaar bent. 

Klik op Next om naar de volgende stap te gaan.

Percelen

Kies bij een procedure met meerdere percelen voor welk perceel of welke percelen u een inschrijving wilt indienen en klik vervolgens op de knop Next.  

Inschrijvingsgegevens

In deze rubriek moet u het bedrag van uw inschrijving invullen (alleen in het geval van de methode van gunning op basis van de laagste kosten of op basis van de laagste prijs; in hetzelfde formaat als in het voorbeeld op het scherm) en/of bevestigen dat uw inschrijving al dan niet voldoet aan de in de aanbestedingsstukken vermelde minimumeisen.

Als u bevestigt dat uw inschrijving niet aan de minimumeisen voldoet, wordt u verzocht een toelichting te geven in een daartoe bestemd tekstveld. De bevestiging dat u al dan niet aan die eisen voldoet en de toelichting (indien u er niet aan voldoet), zullen in het inschrijvingsrapport worden opgenomen.

Nadat u op de knop Save hebt geklikt, kunt u de financiële inschrijving en, indien de aanbestedende dienst dat vereist, de technische inschrijving uploaden. U kunt meer dan één bestand uploaden voor de technische/financiële inschrijving. 

Zijn de inschrijvingsgegevens volgens u correct en is de inschrijving compleet, klik dan op Next. Deze knop is alleen actief als alle verplichte gegevens en documenten zijn verstrekt.

Inschrijvingsrapport

Het inschrijvingsrapport wordt gegenereerd door het systeem en maakt deel uit van de inschrijving. Het rapport bevat een lijst met alle documenten die bij de inschrijving zijn gevoegd. eSubmission genereert het inschrijvingsrapport automatisch en voegt het toe aan uw inschrijving. U kunt het rapport op het scherm bekijken of downloaden voordat u de inschrijving indient. U hoeft het rapport niet te ondertekenen en in eSubmission te uploaden.

Wanneer u het inschrijvingsrapport hebt bekeken en de inschrijving volgens u compleet en klaar voor indiening is, klikt u op de knop Next om door te gaan.

Uw inschrijving indienen

Als u klaar bent om uw inschrijving in te dienen, klikt u op Submit. Het systeem geeft een bevestigingsbericht weer.

Klik op Yes als u wilt bevestigen. U kunt deze inschrijving dan niet meer wijzigen.

NB: u kunt via het systeem geen inschrijvingen indienen als de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen is verstreken. Er wordt een e-mail verstuurd naar het e-mailadres van de PCoCo/CoCo. Deze e-mail bevat een link naar het Financierings- en aanbestedingsportaal, waar de PCoCo/CoCo toegang heeft tot de indieningsbevestiging. Houd er rekening mee dat de eigenaren van de PIC die voor de indiening is gebruikt een bericht ontvangen.

Rollen beheren op het Financierings- en aanbestedingsportaal

De EU Login-account die gekoppeld is aan het e-mailadres waarnaar de uitnodiging is verzonden, krijgt de rol van Primary Coordinator Contact (PCoCo) voor de uitnodiging. Via de knop “Manage Roles” (zie hieronder) kan de PCoCo andere personen van zijn organisatie toevoegen als Coördinator Contact(s) (CoCo) voor de uitnodiging.

De contactpersoon die bij de indiening van de inschrijving is vermeld, krijgt de rol van PCoCo voor de indiening en de uitnodiging voor de volgende ronde(s). De gebruiker die de inschrijving indient (indien verschillend van de contactpersoon in de inschrijving) krijgt de rol Coordinator Contact (CoCo) voor de indiening en de uitnodiging voor (een) volgende ronde(s), tenzij de rol door de PCoCo/een andere CoCo van de indiening is verwijderd in de periode tussen de opening van de inschrijving door de aanbestedende dienst en de ontvangst van de uitnodiging voor (een) volgende ronde(s).

Alle hierboven beschreven acties (zie de rubriek My Invitations) kunnen worden uitgevoerd door de PCoCo of CoCo’s van het desbetreffende onderdeel (uitnodiging of inschrijving). Er kan slechts één PCoCo per uitnodiging of inschrijving zijn.

Volg de onderstaande stappen om rollen bij een indiening toe te voegen/te verwijderen:

   CoCo’s die zoals hierboven beschreven worden toegevoegd nadat de aanbestedende dienst de inschrijver heeft uitgenodigd om een herziene inschrijving via het Portaal in te dienen, kunnen geen herziene inschrijving indienen. Alleen PCoCo/CoCo’s die de uitnodiging al hebben ontvangen of CoCo’s die zijn toegevoegd via de knop “Manage roles” op de uitnodiging kunnen een herziene inschrijving indienen (zie de richtsnoeren voor ronde 2 / volgende ronde(s)).