Upravljanje vabil in predložitev na portalu za financiranje in razpise

Portal za financiranje in razpise je enotna vstopna točka (enotno območje elektronske izmenjave podatkov) za udeležence in strokovnjake v programih financiranja in javnih razpisih, ki jih upravljajo Evropska komisija in druge institucije, organi ali agencije EU.

Če je vaša prijava za sodelovanje uspešno prestala prvo fazo postopka, boste s portala za financiranje in razpise prejeli obvestilo z vabilom za naslednjo fazo postopka.

Obvestilo bo poslano na:

• elektronski naslov kontaktne osebe, navedene v predložitvi prijave za sodelovanje (glavni kontaktni koordinator (PCoCo)),
• elektronski naslov (če se razlikuje), povezan z računom EU Login, ki je bil uporabljen za predložitev prijave za sodelovanje (kontaktni koordinator (CoCo)),
• elektronski naslov drugih kontaktnih koordinatorjev (CoCo), ki so bili dodani z gumbom Upravljanje vlog (Manage roles) pri predložitvi prijave za sodelovanje.

Za dostop do zasebnega dela portala za financiranje in razpise se morate avtenticirati, kar storite s klikom gumba Prijava (Sign in) na portalu za financiranje in razpise v zgornjem desnem kotu domače strani (vnesite svoje uporabniško ime EU Login in geslo).

V zasebnem delu portala za financiranje in razpise lahko:

• prikažete svoja vabila k predložitvi ponudb,
• potrdite prejem vabila,
• dostopate do zaupnih dokumentov v zvezi z oddajo javnega naročila, 
• dostopate do zaupnih vprašanj in odgovorov, 
• zastavite vprašanja za drugo fazo postopka, 
• začnete novo predložitev kot odgovor na vabilo,
• prikažete, urejate ali izbrišete osnutke predložitev (ponudbe),
• umaknete oddane ponudbe,
• dostopate do svojih potrdil o predložitvi/umiku ponudbe (Submission/Withdrawal Receipts),
• upravljate vloge,
• upravljajte obvestila.
  
  

Prikaz vabil

(Glavni) kontaktni koordinator najde vabila za drugo fazo v meniju za navigacijo na levi – v razdelku Vabila (Invitations). Na desni strani je nad seznamom vabil na voljo tudi iskalno polje.

Za vsako vabilo so vidne naslednje informacije:

• referenčna številka postopka,
• sklop (če je ustrezno),
• rok,
• status vabila (prejeto, potrjeno, zaključeno),
• vrsta postopka ter faza (dvofazni postopki) ali krog (postopki s pogajanji),
• naslov postopka.
  

S klikom na referenčno številko postopka ali na Podrobnosti (See Details) boste prišli do strani s podrobnostmi vabila, kjer lahko kliknete na  Podrobnosti (Details) ali na razdelek Konzorcij (Consortium). 

Razdelek Podrobnosti

V razdelku Podrobnosti (Details) lahko:

• Prikažete podrobne informacije o postopku.
  V razdelku Splošne informacije (General information) najdete informacije v zvezi s postopkom. 

• Dostopate do zaupnih dokumentov v zvezi z oddajo javnega naročila.

V razdelku Zaupni dokumenti (Restricted documents) povabljeni kandidati najdejo dokumente za drugo fazo postopka. Če je javni naročnik objavil novo različico dokumenta, so na voljo vse različice tega dokumenta. Najnovejša različica se prikaže na zaslonu. Do starejših različic lahko dostopate prek spustnega menija.

Če je dokument preveden v druge jezike, si boste lahko ogledali tudi prevode.

•   Dostopate do zaupnih vprašanj in odgovorov.     

V tem razdelku lahko zastavite vprašanje v zvezi z drugo fazo postopka. Če javni naročnik odgovori zasebno, se odgovor pojavi v razdelku Moja vprašanja in odgovori (My Q&A). Če je odgovor namenjen vsem kandidatom, povabljenim v drugo fazo, se pojavi v razdelku Zaupna vprašanja in odgovori (Restricted Q&A).

Več informacij je na voljo v zavihku  Kako zastaviti vprašanje na portalu za financiranje in razpise (How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal).

Razdelek Konzorcij (Consortium)

V tem razdelku najdete podatke o organizaciji, ki ji je poslano to vabilo (v primeru konzorcija boste videli vse člane konzorcija).

Kliknite puščico za prikaz vlog , dodeljenih organizaciji. Za upravljanje vlog (Manage Roles) kliknite gumb Uredi vloge (Edit Roles).

Razdelek Vabila (Invitations)

(Glavni) kontaktni koordinator lahko za vsako vabilo vidi referenčno številko postopka, status vabila (prejeto, potrjeno), rok, sklop (če je ustrezno), naslov postopka ter vrsto in fazo postopka. Menijski gumb (tri pike)  pri vabilu oz. predložitvi omogoča (glavnemu) kontaktnemu koordinatorju izvedbo različnih dejanj glede na status vabila oz. predložitve.

Za vabila s statusom Prejeto (Received):   

• Potrdi prejem (Acknowledge Receipt ): tukaj kliknite za potrditev, da ste prejeli vabilo k predložitvi ponudbe.
• Upravljanje vlog (Manage Roles) : tukaj lahko prikažete dostop do svojega vabila in ga urejate (tj. dodate ali odstranite osebe, ki bodo lahko pri vaših vabilih izvajale tukaj opisana dejanja).
• Podrobnosti (See Details): tukaj lahko vidite podrobnosti v zvezi s postopkom.

Vabila s statusom Potrjeno (Acknowledged):

• Začni novo predložitev (Start New Submission) : kliknite za oddajo nove ponudbe.
• Upravljanje vlog (Manage Roles) : tukaj lahko prikažete dostop do svojega vabila in ga urejate (tj. dodate ali odstranite osebe, ki bodo lahko pri vaših vabilih izvajale tukaj opisana dejanja).

Za prikaz in upravljanje predložitev na podlagi vabila kliknite povezavo Predložitve (Submission(s)). Menijski gumb (tri pike)  na desni strani posamezne predložitve (če ta ni bila izbrisana) omogoča (glavnemu) kontaktnemu koordinatorju izvedbo različnih dejanj glede na status predložitve.

Za predložitve s statusom Osnutek (Draft):

• Uredi (Edit): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Zdaj lahko urejate svojo predložitev v sistemu eSubmission.
• Prikaži (View): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Predložitve ni mogoče urejati, ker je prikazana v načinu samo za branje. 
• Izbriši (Delete): osnutek predložitve bo izbrisan s portala za financiranje in razpise.

Za predložitve s statusom Oddano (Submitted):

• Prikaži potrdilo (View Receipt): prikaže se potrdilo o predložitvi (Submission Receipt).
• Umakni (Withdraw) (na voljo samo pred rokom za predložitev): navedite, zakaj želite umakniti predložitev, in potrdite s klikom gumba Umakni (Withdraw). Ko predložitev umaknete, je ne morete več prikazati, urejati ali oddati.

Za predložitve s statusom Umaknjeno (Withdrawn):

• Prikaži potrdilo o umiku (View Withdrawal Receipt): prikaže se potrdilo o umiku (Withdrawal Receipt).

Za predložitve s statusom Izbrisano (Deleted):
Za ponudbe s statusom Izbrisano dejanja niso na voljo. Ko je osnutek ponudbe izbrisan, ga ponudnik ne more več pridobiti. 

Kako pripraviti ponudbo v sistemu eSubmission 

Če želi (glavni) kontaktni koordinator oddati ponudbo, mora najprej potrditi prejem vabila k predložitvi ponudb:

• Poiščite postopek v razdelku Vabila (Invitations) na portalu za financiranje in razpise.
• V meniju postopka kliknite Potrdi prejem (Acknowledge Receipt), da potrdite prejem vabila. Status vašega vabila bo nato Potrjeno (Acknowledged).

Ko (glavni) kontaktni koordinator potrdi prejem vabila, je samodejno preusmerjen v sistem eSubmission, kjer lahko začne predložitev ponudbe s klikom na Nova ponudba/vloga (New submission). 

Za poznejšo predložitev:

• Prijavite se na portal za financiranje in razpise z računom EU Login osebe, ki je v prijavi za sodelovanje navedena kot kontaktna oseba (glavni kontaktni koordinator), ali če se razlikuje, z računom EU Login osebe, ki je oddala prijavo za sodelovanje (kontaktni koordinator), ali drugega (glavnega) kontaktnega koordinatorja, ki je bil pooblaščen prek funkcije Upravljanje vlog (Manage roles) na portalu za financiranje in razpise (več informacij je na voljo v razdelku Upravljanje vlog na portalu za financiranje in razpise tega vodnika).
• Pojdite na Vabila (Invitations) in poiščite postopek.
• Namenijskem gumbu (kliknite tri pike)  postopka kliknite Začni novo predložitev (Start new submission). Preusmerjeni boste v sistem eSubmission.  

V sistemu eSubmission kliknite Nova ponudba/vloga (New submission), da začnete novo predložitev, ali Uporabi osnutek (Resume draft), da nadaljujete že prej začeti osnutek predložitve. Osnutek lahko nadaljujete tudi na portalu za financiranje in razpise (več informacij je na voljo v razdelku Upravljanje predložitev na portalu za financiranje in razpise tega vodnika).

Krmarjenje v sistemu eSubmission

Ko začnete predložitev, se na vrhu zaslona prikaže vrstica o napredku. V tej vrstici so prikazani vsi koraki, ki jih morate opraviti pred oddajo ponudbe. Vidite lahko tudi, v katerem koraku ste trenutno. Med postopkom oddaje lahko kadar koli preverite že naložene dokumente, in sicer tako, da kliknete gumb Dokumenti za oddajo (Submission documents) na levi strani zaslona.

Stranke

V tem koraku je mogoče urejati samo razdelek Kontaktna oseba (Contact Person).

Uporabnik, ki začenja predložitev ponudbe, lahko kot kontaktno osebo navede sebe (ime je že vnaprej izpolnjeno) ali drugo osebo. Če slednja nima računa EU Login, bo na podlagi elektronskega naslova kontaktne osebe samodejno ustvarjen začasni račun EU Login, oseba pa bo po elektronski pošti pozvana, naj dokonča registracijo računa EU Login. Poziv bo poslan s samodejnim sistemskim sporočilom brez sklica na postopek.

Kontaktni osebi se na portalu za financiranje in razpise dodeli vloga glavnega kontaktnega koordinatorja (PCoCo), uporabniku, ki oddaja ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe), pa vloga kontaktnega koordinatorja (CoCo). 

Kliknite Naprej (Next), da nadaljujete na naslednji korak.

Podatki o ponudbi

V tem razdelku morate vpisati znesek svoje ponudbe (samo v primeru uporabe metode najnižjih stroškov ali najnižje cene, in sicer obvezno v enaki obliki kot v primeru na zaslonu) in/ali potrditi, ali vaša ponudba izpolnjuje minimalne zahteve iz dokumentov v zvezi z oddajo javnega naročila ali ne.

Če boste izbrali, da vaša ponudba ne izpolnjuje minimalnih zahtev, boste morali to obrazložiti v namenskem besedilnem polju. Potrditev skladnosti ali neskladnosti in obrazložitev v primeru neskladnosti bosta vključeni v poročilo o predložitvi.

Ko kliknete gumb Shrani (Save), lahko naložite finančno ponudbo, in če tako zahteva javni naročnik v razpisnih pogojih, tehnično ponudbo. Kot tehnično oz. finančno ponudbo lahko naložite več kot eno datoteko. 

Ko menite, da so podatki o ponudbi pravilni in da je predložitev popolna, kliknite Naprej. Gumb bo deloval samo, če so bili predloženi vsi obvezni podatki in dokumenti.

Poročilo o predložitvi

Poročilo o predložitvi (Poročilo o oddaji ponudbe/vloge) (Submission report) ustvari sistem in je del predložitve. V poročilu so navedeni vsi dokumenti, vključeni v predložitev.

Sistem eSubmission samodejno ustvari poročilo o predložitvi in ga doda vaši predložitvi. Pred oddajo ponudbe si lahko poročilo ogledate na zaslonu ali ga prenesete za lastno evidenco. V sistemu eSubmission ni treba podpisati in naložiti podpisanega poročila.

Če po ogledu poročila o predložitvi menite, da je predložitev popolna in pripravljena za oddajo, kliknite Naprej za nadaljevanje.

Oddaja ponudbe

Ko ste pripravljeni oddati ponudbo, kliknite Pošlji (Submit). Sistem bo prikazal potrditveno sporočilo.

Kliknite Da, če želite potrditi: te predložitve ne boste več mogli spreminjati. Upoštevajte, da vam sistem ne bo dovolil oddaje po poteku roka za prejem predložitev.

Elektronsko obvestilo bo poslano na elektronski naslov, povezan z računom EU Login glavnega kontaktnega koordinatorja in vseh kontaktnih koordinatorjev, ki so navedeni za zadevno ponudbo. To elektronsko obvestilo vsebuje povezavo na portal za financiranje in razpise, kjer lahko najdete potrdilo o predložitvi (Submission Receipt). 

Upravljanje vlog na portalu za financiranje in razpise

Kontaktni osebi, navedeni v prijavi za sodelovanje (prva faza) v sistemu eSubmission, se na portalu za financiranje in razpise dodeli vloga glavnega kontaktnega koordinatorja za predložitev vabila . Uporabniku, ki odda prijavo (če se razlikuje od kontaktne osebe v prijavi), se dodeli vloga kontaktnega koordinatorja za oddajo prijave in predložitev vabila, razen če mu je glavni kontaktni koordinator ali drug kontaktni koordinator za oddajo prijave to vlogo odvzel v času med odprtjem prijav s strani javnega naročnika in prejemom vabila za drugo fazo.

Podobno se kontaktni osebi, navedeni v ponudbi (druga faza) v sistemu eSubmission, dodeli vloga glavnega kontaktnega koordinatorja za oddajo ponudbe . Glavnemu kontaktnemu koordinatorju za predložitev vabila in uporabniku, ki odda ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe v ponudbi), se dodeli vloga kontaktnega koordinatorja za oddajo ponudbe.

Z gumbom Upravljanje vlog (Manage Roles) (gl. spodaj) se lahko dodajo ali odstranijo dodatni kontaktni koordinatorji za oddajo prijave, predložitev vabila in oddajo ponudbe.

Upoštevajte, da je možen samo en glavni kontaktni koordinator na vabilo oz. predložitev. Glavnega kontaktnega koordinatorja za oddajo prijave (prva faza) ali oddajo ponudbe (druga faza) ni mogoče zamenjati ali odstraniti.

Glavnega kontaktnega koordinatorja za predložitev vabila lahko zamenjajo (ne pa tudi odstranijo) samo naslednje osebe:

•     pooblaščeni zastopnik pravnega subjekta ali administrator računa (če je imenovan za vašo organizacijo, gl. tukaj),
•     trenutni glavni kontaktni koordinator (ta glavni kontaktni koordinator po zamenjavi ne more več dostopati do vabila)
•     in kontaktni koordinator za predložitev vabila.

Za dodajanje oz. odvzem vlog pri predložitvah ali vabilih sledite naslednjim korakom:

Nadaljnji krogi pri konkurenčnih postopkih s pogajanji in partnerstvih za inovacije

Ta oddelek se uporablja  samo za konkurenčne postopke s pogajanji in partnerstva za inovacije z več kot enim krogom pogajanj v drugi fazi.

Če se javni naročnik odloči, da vas povabi k predložitvi revidirane ponudbe prek sistema eSubmission, bo (glavni) kontaktni koordinator prejel obvestilo s portala za financiranje in razpise.

Za oddajo revidirane ponudbe mora (glavni) kontaktni koordinator potrditi prejem vabila. Ko (glavni) kontaktni koordinator potrdi prejem vabila, je samodejno preusmerjen v sistem eSubmission, kjer lahko začne predložitev revidirane ponudbe s klikom na Nova ponudba/vloga (New submission). Več informacij o predložitvi revidirane ponudbe v nadaljnjih krogih je na voljo v kratkem vodniku za postopke s pogajanji – 2. krog / nadaljnji krogi.