Kratki vodnik za dvostopenjske postopke javnega naročanja – 1. korak

(omejeni postopki, konkurenčni postopki s pogajanji, konkurenčni dialogi, partnerstva za inovacije in projektni natečaji)

Kako začeti

Dobrodošli v sistemu eSubmission!

eSubmission gospodarskim subjektom omogoča, da se elektronsko odzivajo na postopke javnega naročanja EU tako, da strukturirano in varno pripravijo predložitve (tj. prijava za sodelovanje) v elektronski obliki ter jih elektronsko tudi oddajo.

Ta kratki vodnik se nanaša samo na prvi korak dvostopenjskih postopkov. V tem koraku lahko gospodarski subjekti predložijo prijavo za sodelovanje. Kratki vodniki za drugi korak dvostopenjskih postopkov ter vodniki za druge postopke javnega naročanja so na voljo na strani wiki za e-javno naročanje portala za financiranje in razpise.

Kot gospodarski subjekt lahko:

• sestavite svoj odgovor na postopek, ki ga objavi institucija, organ ali agencija EU,

• ga varno oddate,

• prikažete shranjeni osnutek ali nadaljujete delo na njem,

• izbrišete osnutek predložitve,

• prejmete potrdilo o predložitvi (Submission Receipt),

• umaknete predložitev pred rokom za prijave za sodelovanje,

• prejmete potrdilo o umiku (Withdrawal Receipt).

Obvezno preberite sistemske zahteve (System Requirements).

Najdete jih na prvi strani sistema eSubmission in v razdelku Priloge na strani Stranke.

Kako do tehnične pomoči

Če potrebujete pomoč, se lahko obrnete na našo podporno ekipo, in sicer od 8.00 do 20.00 po srednjeevropskem oz. srednjeevropskem poletnem času (tj. po bruseljskem času).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 22971063

 Podporna ekipa nudi pomoč samo v angleščini.

Kako do sistema eSubmission

Do sistema eSubmission boste vedno dostopali v okviru postopka javnega naročanja (javni razpis). Objavljeni javni razpisi evropskih institucij, organov in agencij so na voljo na portalu za financiranje in razpise.

Kaj potrebujem za uporabo sistema eSubmission

Da lahko uporabljate sistem eSubmission in se odzovete na javni razpis, objavljen na portalu za financiranje in razpise, morate biti registrirani v storitvi Evropske komisije za avtentikacijo uporabnikov (EU Login). 

Da lahko najdete svojo organizacijo v elektronski predložitvi, mora biti vpisana v register organizacij Komisije (register udeležencev) in imeti kodo PIC (identifikacijska koda udeleženca). Več informacij o PIC je na voljo tukaj.  Registracija je odprta za vse organizacije in je brezplačna.

Račun EU Login

Račun EU Login nudi dostop do različnih storitev in/ali sistemov Evropske komisije. Če ga še nimate, si ga lahko ustvarite.

Več informacij je na voljo v zavihku Pomoč za ustvarjanje računa EU Login.

Portal za financiranje in razpise

Portal za financiranje in razpise je enotna vstopna točka (enotno območje elektronske izmenjave podatkov) za udeležence in strokovnjake v programih financiranja in javnih razpisih, ki jih upravljajo Evropska komisija ter druge institucije, organi in agencije EU.

Na portalu za financiranje in razpise lahko udeleženci:

• iščejo priložnosti za sodelovanje v programih financiranja EU ali postopkih javnega naročanja,

• se naročijo na javne razpise,
• preverijo dokumentacijo v zvezi z oddajo javnega naročila,
• ustvarijo in predložijo vprašanje, 

• se prijavijo v register udeležencev, 

• dostopajo do sistema eSubmission,

• dostopajo do Submission Receipts (potrdila o predložitvi),

• prikažejo, uredijo ali izbrišejo osnutke predložitev,

• umaknejo predložitve in dostopajo do Withdrawal Receipt (potrdila o umiku),

• upravljajo vloge.

Register udeležencev

Komisija je vzpostavila spletni register organizacij, ki sodelujejo v razpisih EU za zbiranje ponudb ali predlogov, da bi uporabila načelo „samo enkrat“: podatke, povezane z organizacijo udeleženca, je treba predložiti samo enkrat. Po registraciji vsaka organizacija pridobi edinstveno identifikacijsko kodo udeleženca (PIC). Več o pridobitvi PIC v registru udeležencev lahko izveste na tej strani.

Kako pripravite svojo prijavo za sodelovanje v sistemu eSubmission

Gospodarski subjekt lahko predloži prijavo za sodelovanje prek povezave do portala za financiranje in razpise, navedene v obvestilu o javnem naročilu/projektnem natečaju.

Ko ste na portalu za financiranje in razpise, morate klikniti na Dostop do predložitve: to vas preusmeri na portal sistema eSubmission, če ste prijavljeni v svoj račun EU Login.

Najprej morate prebrati in sprejeti pogoje ter potrditi, da ste prebrali in razumeli obvestilo o varstvu podatkov.

V sistemu eSubmission kliknite Nova predložitev, da začnete novo predložitev, ali Obnovi osnutek, da nadaljujete že prej začeti osnutek predložitve. Osnutek lahko nadaljujete tudi na portalu za financiranje in razpise (več informacij je na voljo v razdelkuUpravljanje predložitev na portalu za financiranje in razpise v tem vodniku).

Krmarjenje v sistemu eSubmission 

Ko začnete svojo predložitev, se na vrhu zaslona prikaže vrstica o napredku. V tej vrstici so prikazani vsi koraki, ki jih morate opraviti pred oddajo prijave za sodelovanje. Preverite lahko tudi, pri katerem koraku ste trenutno.

Med postopkom oddaje lahko kadar koli preverite že naložene dokumente tako, da kliknete gumb Dokumenti predložitve na levi strani zaslona.

Javnemu naročniku ni poslano nič, dokler na koncu postopka oddaje ne kliknete gumba Oddaj.

Načini predložitve

Ko začnete novo predložitev, morate navesti:

• kako boste oddali prijavo za sodelovanje: posamična predložitev ali skupna predložitev,
• ali bo predložitev vključevala oddajo naročil podizvajalcem,
• jezik, v katerem bo predložitev pripravljena.

Ko izberete ustrezno možnost, kliknite gumb Naprej na dnu strani.

Stranke

V tem razdelku morate navesti organizacije, ki sodelujejo pri predložitvi (udeleženci). Kliknite Nova stranka in izberite vrsto udeleženca: glavni udeleženec (v primeru posamične predložitve), vodja skupine ali član skupine (v primeru skupne predložitve) in podizvajalec (če je ustrezno).

Vsi udeleženci, razen podizvajalcev, morajo biti označeni s kodo PIC – identifikacijsko kodo udeleženca. Da preverite, ali subjekt že ima PIC (tj. je že vpisan v register udeležencev), uporabite gumb Išči. Iščete lahko po PIC, številki za DDV, nacionalni registrski številki in državi. Če želite iskati po številki za DDV ali nacionalni registrski številki, morate izbrati tudi državo.

Če iskanje ne prinese rezultatov, se mora organizacija registrirati, da pridobi kodo PIC.  Ko pridobite PIC, pojdite nazaj v sistem eSubmission, iščite po kodi PIC in izberite prikazano organizacijo.

Podatki v registru udeležencev, povezani s kodo PIC, se prikažejo na zaslonu in navesti morate naslednje obvezne podatke/dokumente:

• za glavnega udeleženca ali vodjo skupine:
• kontaktno osebo (ime in e-naslov),
• IBAN/št. bančnega računa;
• za vse udeležence: častno izjavo (pravilno izpolnjeno in podpisano) v razdelku Priloge.
  

Uporabnik lahko kot kontaktno osebo za oddajo prijave za sodelovanje v razdelku Kontaktna oseba navede sebe (ime je že vnaprej izpolnjeno) ali drugo osebo. Kontaktni osebi je dodeljena vloga glavnega kontaktnega koordinatorja (PCoCo) na portalu za financiranje in razpise, uporabniku, ki oddaja prijavo za sodelovanje (če se razlikuje od kontaktne osebe), pa vloga kontaktnega koordinatorja (CoCo). 

Če glavni kontaktni koordinator nima računa EU Login, se začasni račun EU Login ustvari samodejno na podlagi elektronskega naslova kontaktne osebe, oseba pa je po elektronski pošti pozvana, naj dokonča registracijo računa EU Login. Vabilo se pošlje s samodejnim sistemskim sporočilom brez sklica na postopek. 

V razdelku Priloge posameznega udeleženca lahko naložite njegove dokumente v zvezi z merili za izključitev in izbor. Preverite razpisne zahteve, da ugotovite, kateri dokumenti morajo biti za določenega udeleženca vključeni v predložitev.

Ko ste pripravljeni, kliknite Končano. 

Po opravljenem koraku „Načini predložitve“ ni več mogoče spremeniti strukture iz skupne predložitve v posamično ali obratno. Če želite spremeniti strukturo svoje predložitve ali spremeniti vodjo skupine, morate ustvariti novo predložitev, s katero prepišete svoj osnutek predložitve (vsi predhodno vneseni podatki in naloženi dokumenti bodo izbrisani).

Kliknite Naprej, da nadaljujete na naslednji korak.

Sklopi

V postopku z več sklopi izberite sklope, za katere želite oddati prijavo za sodelovanje, in nato kliknite gumb Naprej.

Določitev udeležencev se nanaša na predložitev kot celoto. Če se sestava konzorcija po sklopih razlikuje, boste morali zato za vsak sklop predložiti ločeno predložitev.

Poročilo o predložitvi

Poročilo o predložitvi ustvari sistem in je del predložitve. V poročilu so navedeni vsi dokumenti, vključeni v predložitev.

Sistem eSubmission samodejno ustvari poročilo o predložitvi in ga doda vaši predložitvi. Poročilo si lahko ogledate na zaslonu ali ga prenesete za lastno evidenco (pred oddajo prijave za sodelovanje). V sistemu eSubmission ni treba podpisati in naložiti podpisanega poročila.

Če po ogledu poročila o predložitvi menite, da je predložitev popolna in pripravljena za oddajo, kliknite Naprej za nadaljevanje.

Poročilo o predložitvi ni dokazilo o predložitvi. Predložitve še niste oddali. Nadaljujte z naslednjim korakom in kliknite Oddaj, da zaključite predložitev.

Oddajte svojo prijavo za sodelovanje   

Ko ste pripravljeni oddati prijavo za sodelovanje, kliknite Oddaj. Sistem bo prikazal potrditveno sporočilo.

Kliknite Da, če želite potrditi: te predložitve ne boste več mogli spreminjati.

Upoštevajte, da vam sistem ne bo dovolil oddaje po poteku roka za prejem prijave za sodelovanje.

Na elektronski naslov glavnega kontaktnega koordinatorja/kontaktnega koordinatorja bo poslano elektronsko sporočilo. To elektronsko sporočilo vsebuje povezavo na portal za financiranje in razpise, kjer lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator najde Submission Receipt (potrdilo o predložitvi). Opozarjamo, da bodo o tem obveščeni lastniki identifikacijske kode udeleženca (PIC), uporabljene v predložitvi.

Submission Receipt (potrdilo o predložitvi) velja kot dokazilo o upoštevanju roka za prejem predložitev.

Upravljanje vlog na portalu za financiranje in razpise

Kontaktni osebi, navedeni v sistemu eSubmission, je na portalu za financiranje in razpise dodeljena vloga glavnega kontaktnega koordinatorja za oddajo prijave za sodelovanje in predložitev vabila za drugi korak. Uporabniku, ki odda prijavo (če se razlikuje od kontaktne osebe v prijavi), je dodeljena vloga kontaktnega koordinatorja za oddajo prijave in predložitev vabila za drugi korak, razen če mu je glavni kontaktni koordinator/drug kontaktni koordinator za oddajo prijave to vlogo odvzel v času med odprtjem prijav s strani javnega naročnika in prejemom vabila za drugi korak.

Z gumbom Upravljanje vlog (Manage roles) (glej spodaj) se lahko dodajo ali odstranijo dodatni kontaktni koordinatorji za oddajo prijave.

Upoštevajte, da je možen samo en glavni kontaktni koordinator na vabilo oz. prijavo. Glavnega kontaktnega koordinatorja za oddajo prijave (prvi korak) ni mogoče zamenjati ali odstraniti prek portala za financiranje in razpise (če ga morate zamenjati, se obrnite na podporno ekipo portala za financiranje in razpise).

Glavnega kontaktnega koordinatorja za predložitev vabila na drugi korak pa zdaj lahko na portalu za financiranje in razpise zamenjata pooblaščeni zastopnik pravnega subjekta in administrator računa (ni se več treba obrniti na podporno ekipo portala za financiranje in razpise), potem ko je bilo poslano vabilo na drugi korak.

Za dodajanje oz. odvzem vlog za oddajo sledite naslednjim korakom:

1.	V spustnem meniju Dejanje (Action) desno od predložitve prijave za sodelovanje kliknite možnost Upravljanje vlog (Manage Roles). Možnost bo prikazana šele, ko bo javni naročnik odprl oddane prijave za sodelovanje.
2.	Kliknite gumb Uredi vloge (Edit Roles).
3.	Za dodajanje dodatnega kontaktnega koordinatorja za oddajo kliknite gumb Dodaj vloge (Add Roles).
4.	Dodajte podatke o osebi, ki jo je treba dodati kot dodatnega kontaktnega koordinatorja, in kliknite gumb Shrani (Save).
5.	Če želite izbrisati kontaktnega koordinatorja, kliknite ikono za izbris poleg njegovega imena.

    Kontaktni koordinatorji, ki so bili po zgoraj opisanem postopku dodani po tem, ko je javni naročnik poslal vabila za drugi korak, ne bodo mogli oddati ponudbe. Ponudbo bodo lahko oddali samo glavni kontaktni koordinatorji/kontaktni koordinatorji, ki so prejeli vabilo za drugi korak, ali kontaktni koordinatorji, ki so bili dodani z gumbom Upravljanje vlog (Manage roles) na vabilu (glej kratki vodnik za drugi korak dvostopenjskih postopkov).

Upravljanje predložitev na portalu za financiranje in razpise

Za dostop do svojega zasebnega dela portala za financiranje in razpise se morate avtenticirati, kar storite z uporabo gumba Prijava (Sign in) na portalu za financiranje in razpise v zgornjem desnem kotu domače strani (vnesite svoje uporabniško ime EU Login in geslo).

Prikaz predložitev

V razdelku Upravljanje mojega območja (Manage my area) na levi strani lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator najde prijave za sodelovanje v okviru razdelka Moje predložitve (My Submission(s)).
Iskalno polje je na voljo tudi na desni strani nad seznamom predložitev.

Razdelek Moje predložitve (My Submission(s))

Glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator lahko za vsako predložitev vidi referenčno številko postopka, identifikacijsko številko predložitve, datum zadnjega izvedenega dejanja in status predložitve (osnutek, predloženo, umaknjeno, izbrisano), rok, sklop (če je ustrezno), naslov postopka ter vrsto in korak postopka.

Meni Dejanje (Action) na desni strani posamezne predložitve (razen če je bila predložitev izbrisana) omogoča glavnemu kontaktnemu koordinatorju/kontaktnemu koordinatorju izvedbo različnih dejanj glede na status predložitve.

Za predložitve s statusom osnutka:  

• Uredi (Edit): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Zdaj lahko urejate svojo predložitev v sistemu eSubmission.
• Prikaži (View): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Predložitve ni mogoče urejati, ker je prikazana v načinu samo za branje. 
• Izbriši (Delete): osnutek predložitve bo izbrisan s portala za financiranje in razpise.
  
  

Za predložitve s statusom oddano:

• Prikaži potrdilo (View Receipt): prikaže se potrdilo o predložitvi (Submission Receipt).
• Umakni (Withdraw) (na voljo samo pred rokom za predložitev): navedite, zakaj želite umakniti predložitev, in potrdite s klikom gumba Umakni (Withdraw). Če predložitev umaknete, je ne morete več prikazovati, urejati ali oddati.
  
  

Za predložitve s statusom umaknjeno:

• Prikaži potrdilo o umiku (View Withdrawal Receipt): prikaže se potrdilo o umiku (Withdrawal Receipt).

Za predložitve s statusom izbrisano:

Meni Dejanje (Action) za predložitve s statusom izbrisano ni na voljo. Ko je osnutek prijave izbrisan, ga udeleženec ne more več pridobiti. 

Upravljanje obvestil na portalu za financiranje in razpise 

Moja obvestila (My notifications)

Do te strani lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator dostopa s klikom ikone zvončka v zgornjem desnem kotu zaslona, potem ko se prijavi na portalu za financiranje in razpise.

Na tej strani lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator najde naslednja obvestila:

• Submission Receipt (potrdilo o predložitvi prijave za sodelovanje),
• Withdrawal Receipt (potrdilo o umiku prijave za sodelovanje).

V zavihku Prednostne nastavitve (Preferences) pod Upravljanje vseh obvestil (Manage all notifications; na dnu seznama obvestil) lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator izbere pogostost elektronskih obvestil portala za financiranje in razpise. Ne glede na vašo izbiro so vsa vaša obvestila vedno na voljo v razdelku Moja obvestila (My notifications).

Moja uradna obvestila 

Ta razdelek, ki je na voljo pod razdelkom Upravljanje mojega območja (Manage my area) na levi strani, se trenutno ne uporablja za postopke javnega naročanja.