Kako pripravite svojo prijavo za sodelovanje v sistemu eSubmission

Vsak gospodarski subjekt lahko predloži prijavo za sodelovanje prek povezave do portala za financiranje in razpise, navedene v obvestilu o javnem naročilu/projektnem natečaju.

Ko ste na portalu za financiranje in razpise, morate klikniti na Dostop do predložitve (Access submission): če ste prijavljeni v svoj račun EU Login, boste preusmerjeni na portal sistema eSubmission.

Najprej morate prebrati in sprejeti pogoje ter potrditi, da ste prebrali in razumeli izjavo o varstvu osebnih podatkov portala za financiranje in razpise ter izjavo o varstvu osebnih podatkov za oddajo in upravljanje javnih naročil.

V sistemu eSubmission kliknite Nova predložitev (Nova ponudba/vloga) (New submission), da začnete novo predložitev, ali Uporabi osnutek (Resume draft), da nadaljujete že prej začeti osnutek predložitve. Osnutek lahko nadaljujete tudi na portalu za financiranje in razpise (več informacij je na voljo v razdelku Upravljanje predložitev na portalu za financiranje in razpise v tem vodniku).

Krmarjenje v sistemu eSubmission 

Ko začnete svojo predložitev, se na vrhu zaslona prikaže vrstica o napredku. V tej vrstici so prikazani vsi koraki, ki jih morate opraviti pred oddajo prijave za sodelovanje. Vidite lahko tudi, v katerem koraku ste trenutno.

Med postopkom oddaje lahko kadar koli preverite že naložene dokumente, in sicer tako, da kliknete gumb Dokumenti za oddajo (Submission documents) na levi strani zaslona.

Načini predložitve

Ko začnete novo predložitev, morate navesti:

• kako boste oddali prijavo za sodelovanje: samostojna predložitev (Sole submission) ali skupna predložitev (Joint submission),
• ali bo predložitev vključevala oddajo naročil podizvajalcem,
• jezik, v katerem bo predložitev pripravljena.

Ko izberete ustrezno možnost, kliknite gumb Naprej (Next) na dnu strani.

Stranke

V tem razdelku morate navesti organizacije, ki sodelujejo pri predložitvi (udeleženci). Kliknite Nova stranka (New party) in izberite vrsto udeleženca: glavni udeleženec (v primeru samostojne predložitve), vodja skupine ali član skupine (v primeru skupne predložitve) in podizvajalec (če je ustrezno).

Vsi udeleženci, razen podizvajalcev, morajo biti označeni s kodo PIC – identifikacijsko kodo udeleženca. Da preverite, ali subjekt že ima PIC (tj. je že vpisan v register udeležencev), uporabite polje Iskanje organizacij (Search organisation).

Na voljo sta dve možnosti iskanja: Moje organizacije (My organisations) ali Druge organizacije (Other organisations).

Moje organizacije: Kliknite spustni meni za prikaz seznama organizacij, ki jih je prijavljeni uporabnik uporabil v predhodnih predložitvah ali za katere mu je bila dodeljena vloga (npr. prijavitelj, pooblaščeni zastopnik pravne osebe ali skrbnik računa). To so organizacije, ki jih uporabniki po prijavi z računom EU Login lahko vidijo pod zavihkom Moje organizacije (My organisations) v levem meniju na portalu za financiranje in razpise.

Druge organizacije: Po organizacijah, registriranih v registru udeležencev, lahko iščete z vnosom imena ali kode PIC organizacije.

 Če iskanje ne prinese rezultatov, se mora organizacija registrirati, da pridobi kodo PIC. Po registraciji organizacije se lahko vrnete v sistem eSubmission in izberete novo kodo PIC z eno od dveh možnosti iskanja.

Podatki v registru udeležencev, povezani s kodo PIC, se prikažejo na zaslonu in navesti morate naslednje obvezne podatke/dokumente:

• za glavnega udeleženca ali vodjo skupine:
• kontaktno osebo (ime in e-naslov),
• IBAN/št. bančnega računa;
  Če ima bančni račun številko IBAN, morate označiti potrditveno polje IBAN, sistem eSubmission pa bo preveril veljavnost številke IBAN.

• za vse udeležence: častno izjavo (pravilno izpolnjeno in podpisano) v razdelku Priloge.

   Uporabnik lahko kot kontaktno osebo za oddajo prijave za sodelovanje v razdelku Kontaktna oseba navede sebe (ime je že vnaprej izpolnjeno) ali drugo osebo. Kontaktni osebi se na portalu za financiranje in razpise dodeli vloga glavnega kontaktnega koordinatorja (PCoCo), uporabniku, ki oddaja prijavo za sodelovanje (če se razlikuje od kontaktne osebe), pa vloga kontaktnega koordinatorja (CoCo). 

Če glavni kontaktni koordinator nima računa EU Login, se začasni račun EU Login ustvari samodejno na podlagi elektronskega naslova kontaktne osebe, oseba pa je po elektronski pošti pozvana, da dokonča registracijo računa EU Login. Vabilo se pošlje s samodejnim sistemskim sporočilom brez sklica na postopek. 

V razdelku Priloge posameznega udeleženca lahko naložite njegove dokumente v zvezi z merili za izključitev in pogoji za sodelovanje. Preverite razpisne zahteve, da ugotovite, kateri dokumenti morajo biti za določenega udeleženca vključeni v predložitev.

Ko boste pripravljeni, kliknite Opravljeno (Done). 

Kliknite Naprej, da nadaljujete na naslednji korak.

Sklopi

V postopku z več sklopi izberite sklope, za katere želite oddati prijavo za sodelovanje, in nato kliknite gumb Naprej.

Poročilo o predložitvi

Poročilo o predložitvi (Poročilo o oddaji ponudbe/vloge) (Submission report) ustvari sistem in je del predložitve. V poročilu so navedeni vsi dokumenti, vključeni v predložitev.

Sistem eSubmission samodejno ustvari poročilo o predložitvi in ga doda vaši predložitvi. Pred oddajo prijave za sodelovanje si lahko poročilo ogledate na zaslonu ali ga prenesete za lastno evidenco. V sistemu eSubmission ni treba podpisati in naložiti podpisanega poročila.

Če po ogledu poročila o predložitvi menite, da je predložitev popolna in pripravljena za oddajo, kliknite Naprej za nadaljevanje.

Oddajte svojo prijavo za sodelovanje 

Ko ste pripravljeni oddati prijavo za sodelovanje, kliknite Pošlji (Submit). Sistem bo prikazal potrditveno sporočilo.

Kliknite Da, če želite potrditi: te predložitve ne boste več mogli spreminjati. Upoštevajte, da vam sistem ne bo dovolil oddaje po poteku roka za prejem prijave za sodelovanje. Če je do roka za oddajo manj kot en dan, sistem eSubmission prikazuje preostale ure/minute do roka. 

Na elektronski naslov (glavnega) kontaktnega koordinatorja bo poslano elektronsko obvestilo. To elektronsko obvestilo vsebuje povezavo na portal za financiranje in razpise, kjer lahko (glavni) kontaktni koordinator najde potrdilo o predložitvi (Submission Receipt). Opozarjamo, da bodo o tem obveščeni lastniki kode PIC, uporabljene v predložitvi.

Upravljanje vlog na portalu za financiranje in razpise

Kontaktni osebi, navedeni v sistemu eSubmission, se na portalu za financiranje in razpise dodeli vloga glavnega kontaktnega koordinatorja za oddajo prijave za sodelovanje in predložitev vabila za drugo fazo. Uporabniku, ki odda prijavo (če se razlikuje od kontaktne osebe v prijavi), se dodeli vloga kontaktnega koordinatorja za oddajo prijave in predložitev vabila za drugo fazo, razen če mu je glavni kontaktni koordinator ali drug kontaktni koordinator za oddajo prijave to vlogo odvzel v času med odprtjem prijav s strani javnega naročnika in prejemom vabila za drugo fazo.

Z gumbom Upravljanje vlog (Manage roles) (gl. spodaj) se lahko dodajo ali odstranijo dodatni kontaktni koordinatorji za oddajo prijave.

Upoštevajte, da je možen samo en glavni kontaktni koordinator na vabilo oz. prijavo. Glavnega kontaktnega koordinatorja za oddajo prijave (prva faza) ni mogoče zamenjati ali odstraniti prek portala za financiranje in razpise (če ga morate zamenjati, se obrnite na podporno ekipo portala za financiranje in razpise).

Glavnega kontaktnega koordinatorja za predložitev vabila za drugo fazo pa zdaj lahko na portalu za financiranje in razpise zamenjata pooblaščeni zastopnik pravne osebe in administrator računa (ni se več treba obrniti na podporno ekipo portala za financiranje in razpise), potem ko je bilo poslano vabilo za drugo fazo.

Za dodajanje oz. odvzem vlog za oddajo sledite naslednjim korakom:

   Kontaktni koordinatorji, ki so bili po zgoraj opisanem postopku dodani po tem, ko je javni naročnik poslal vabila za drugo fazo, ne bodo mogli oddati ponudbe. Ponudbo bodo lahko oddali samo glavni kontaktni koordinator in kontaktni koordinatorji, ki so prejeli vabilo za drugo fazo, ali kontaktni koordinatorji, ki so bili dodani z gumbom Upravljanje vlog (Manage roles) na vabilu (gl. kratki vodnik za drugo fazo dvofaznih postopkov).

Upravljanje predložitev na portalu za financiranje in razpise

Za dostop do zasebnega dela portala za financiranje in razpise se morate avtenticirati, kar storite s klikom gumba Prijava (Sign in) na portalu za financiranje in razpise v zgornjem desnem kotu domače strani (vnesite svoje uporabniško ime EU Login in geslo).

Prikaz predložitev

Na levi strani v razdelku Moj prostor (My area) lahko (glavni) kontaktni koordinator najde predložitve v razdelku Center za javna naročila / Predložitve (Procurement centre / Submissions).

Na desni strani je nad seznamom predložitev na voljo tudi iskalno polje.

Razdelek Predložitve (Submissions)

(Glavni) kontaktni koordinator lahko za vsako predložitev vidi referenčno številko postopka, identifikacijsko številko predložitve, datum zadnjega izvedenega dejanja in status predložitve (osnutek, oddano, umaknjeno, izbrisano), rok, sklop (če je ustrezno), naslov postopka ter vrsto in fazo postopka.

Menijski gumb (tri pike) na desni strani posamezne predložitve (če ta ni bila izbrisana) omogoča (glavnemu) kontaktnemu koordinatorju izvedbo različnih dejanj glede na status predložitve.

Za predložitve s statusom Osnutek (Draft):  

• Uredi (Edit): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Zdaj lahko urejate svojo predložitev v sistemu eSubmission.
• Prikaži (View): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Predložitve ni mogoče urejati, ker je prikazana v načinu samo za branje. 
• Izbriši (Delete): osnutek predložitve bo izbrisan s portala za financiranje in razpise.

Za predložitve s statusom Oddano (Submitted):

• Prikaži potrdilo (View Receipt): prikaže se potrdilo o predložitvi (Submission Receipt).
• Umakni (Withdraw) (na voljo samo pred rokom za predložitev): navedite, zakaj želite umakniti predložitev, in potrdite s klikom gumba Umakni (Withdraw). Če predložitev umaknete, je ne morete več prikazovati, urejati ali oddati.

Za predložitve s statusom Umaknjeno (Withdrawn):

•  Prikaži potrdilo o umiku (View Withdrawal Receipt): prikaže se potrdilo o umiku (Withdrawal Receipt).

Za predložitve s statusom Izbrisano (Deleted):

Za predložitve s statusom Izbrisano dejanja niso na voljo. Ko je osnutek predložitve izbrisan, ga udeleženec ne more več pridobiti.