Kratki vodnik za dvostopenjske postopke javnega naročanja – 2. korak

(omejeni postopki, konkurenčni postopki s pogajanji, konkurenčni dialogi, partnerstva za inovacije in projektni natečaji)

Kako začeti

Ta kratki vodnik se nanaša samo na drugi korak dvostopenjskih postopkov. V tem koraku lahko ponudbo predložijo samo povabljeni kandidati, ki so v prvem koraku izpolnili pogoje glede izključitve in sodelovanja. Kratki vodnik za prvi korak dvostopenjskih postopkov ter vodniki za druge postopke javnega naročanja so na voljo na strani wiki za e-javno naročanje portala za financiranje in razpise.

Kot gospodarski subjekt lahko:

• sestavite svoj odgovor na postopek, ki ga objavi institucija, organ ali agencija EU,

• ga varno oddate,

• prikažete shranjeni osnutek ali nadaljujete delo na njem,

• izbrišete osnutek predložitve,

• prejmete potrdilo o predložitvi (Submission Receipt),

• umaknete predložitev pred rokom za prejem predložitev,

• prejmete potrdilo o umiku (Withdrawal Receipt).

Obvezno preberite sistemske zahteve (System Requirements).

Najdete jih na prvi strani sistema eSubmission in v razdelku s prilogami na strani Stranke (Parties).

Kako do tehnične pomoči

Če potrebujete pomoč, se lahko obrnete na našo podporno ekipo, in sicer od 8.00 do 20.00 po srednjeevropskem oz. srednjeevropskem poletnem času (tj. po bruseljskem času).

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 22971063

 Podporna ekipa nudi pomoč samo v angleščini.

Upravljanje vabil in predložitev na portalu za financiranje in razpise

Portal za financiranje in razpise je enotna vstopna točka (enotno območje elektronske izmenjave podatkov) za udeležence in strokovnjake v programih financiranja in javnih razpisih, ki jih upravljajo Evropska komisija in druge institucije, organi ali agencije EU.

Če je vaša prijava za sodelovanje uspešno prestala prvi korak postopka, boste s portala za financiranje in razpise prejeli obvestilo z vabilom na naslednji korak postopka.

Obvestilo bo poslano na:

• elektronski naslov kontaktne osebe, navedene v predložitvi prijave za sodelovanje (glavni kontaktni koordinator (PCoCo)),
• elektronski naslov (če se razlikuje), povezan z računom EU Login, ki je bil uporabljen za predložitev prijave za sodelovanje (kontaktni koordinator (CoCo)),
• elektronski naslov drugih kontaktnih koordinatorjev, ki so bili dodani z gumbom Upravljanje vlog (Manage roles) pri predložitvi prijave za sodelovanje.

Za dostop do svojega zasebnega dela portala za financiranje in razpise se morate avtenticirati, kar storite z uporabo gumba Prijava (Sign in) na portalu za financiranje in razpise v zgornjem desnem kotu domače strani (vnesite svoje uporabniško ime EU Login in geslo).

V zasebnem delu portala za financiranje in razpise lahko:

• prikažete svoja vabila k predložitvi ponudb,
• potrdite prejem vabila,
• dostopate do zaupnih dokumentov v zvezi z oddajo javnega naročila, 
• dostopate do zaupnih vprašanj in odgovorov, 
• ustvarite in predložite vprašanja za drugi korak postopka, 
• začnete novo predložitev kot odgovor na vabilo,
• prikažete, urejate ali izbrišete osnutke predložitev (ponudbe),
• umaknete oddane ponudbe,
• dostopate do svojih potrdil o predložitvi/umiku ponudbe (Submission/Withdrawal Receipts),
• upravljate vloge.

Prikaz vabil

(Glavni) kontaktni koordinator najde vabila za drugi korak v meniju za navigacijo na levi – v razdelku Moja vabila (My invitations). Na desni strani je nad seznamom vabil na voljo tudi iskalno polje.

S klikom na Podrobnosti (See details):

• Prikažete podrobne informacije o postopku.
  V razdelku Splošne informacije (General information) najdete informacije v zvezi s postopkom.

• Dostopate do zaupnih dokumentov v zvezi z oddajo javnega naročila .

V razdelku Zaupni dokumenti (Restricted documents) povabljeni kandidati najdejo dokumente za drugi korak postopka. Če je javni naročnik objavil novo različico dokumenta, so na voljo vse različice tega dokumenta. Najnovejša različica se prikaže na zaslonu. Do starejših različic lahko dostopate prek spustnega menija.

Če je dokument preveden v druge jezike, si boste lahko ogledali tudi prevode.

•   Dostopate do zaupnih vprašanj in odgovorov.

V tem razdelku lahko postavite vprašanje v zvezi z drugim korakom postopka. Če javni naročnik odgovori zasebno, se odgovor pojavi v razdelku Moja vprašanja in odgovori (My Q&A). 
Če je odgovor namenjen vsem kandidatom, povabljenim na drugi korak, se pojavi v razdelku Zaupna vprašanja in odgovori (Restricted Q&A).

Več informacij je na voljo v razdelku Kako ustvariti in predložiti vprašanje na portalu za financiranje in razpise.

Razdelek Moja vabila (My Invitation(s))

(Glavni) kontaktni koordinator lahko za vsako vabilo vidi referenčno številko postopka, status vabila (prejeto, potrjeno), rok, sklop (če je ustrezno), naslov postopka, vrsto postopka in korak.

Meni Dejanje (Action) pri vabilu oz. predložitvi omogoča (glavnemu) kontaktnemu koordinatorju izvedbo različnih dejanj glede na status vabila oz. predložitve.

Za vabila s statusom Prejeto (Received): 

• Potrdi prejem (Acknowledge Receipt): tukaj kliknite za potrditev, da ste prejeli vabilo k predložitvi ponudbe.
• Upravljanje vlog (Manage Roles):  tukaj lahko prikažete dostop do svojih vabil in ga urejate (tj. dodate ali odstranite osebe, ki bodo lahko pri vaših vabilih izvajale tukaj opisana dejanja).

Vabila s statusom Potrjeno (Acknowledged):

• Začni novo predložitev (Start New Submission): kliknite za oddajo nove ponudbe.
• Upravljanje vlog (Manage Roles):  tukaj lahko prikažete dostop do svojih vabil in ga urejate (tj. dodate ali odstranite osebe, ki bodo lahko pri vaših vabilih izvajale tukaj opisana dejanja).

Za prikaz in upravljanje predložitev na podlagi vabila kliknite povezavo Predložitve (Submission(s)). 
Meni Dejanje (Action) na desni strani posamezne predložitve (razen če je bila predložitev izbrisana) (glavnemu) kontaktnemu koordinatorju omogoča izvedbo različnih dejanj glede na status predložitve.

Za predložitve s statusom Osnutek (Draft):

• • • Uredi (Edit): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili sistem. Zdaj lahko urejate svojo predložitev v sistemu eSubmission.
    • Prikaži (View):  sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili sistem. Predložitve ni mogoče urejati, ker je prikazana v načinu samo za branje. 
    • Izbriši (Delete):  osnutek predložitve bo izbrisan s portala za financiranje in razpise.

Za predložitve s statusom Oddano (Submitted):

• • • Prikaži potrdilo (View Receipt): prikaže se potrdilo o predložitvi.
    • Umakni (Withdraw) (na voljo samo pred rokom za predložitev):  navedite, zakaj želite umakniti predložitev, in potrdite s klikom na Umakni (Withdraw). Ko predložitev umaknete, je ne morete več prikazati, urejati ali oddati.

Za predložitve s statusom Umaknjeno (Withdrawn):

• • • Prikaži potrdilo o umiku (View Withdrawal Receipt): prikaže se potrdilo o umiku.

Za predložitve s statusom Izbrisano (Deleted):
Za ponudbe s statusom Izbrisano meni Dejanje ni na voljo. Ko je osnutek ponudbe izbrisan, ga ponudnik ne more več pridobiti. 

Kako pripraviti ponudbo v sistemu eSubmission 

Če želi (glavni) kontaktni koordinator oddati ponudbo, mora najprej potrditi prejem vabila k predložitvi ponudb:

• Poiščite postopek v razdelku Moja vabila (My Invitations) na portalu za financiranje in razpise. My Invitation(s) section

• Pri postopku v meniju Dejanje (Action) kliknite Potrdi prejem (Acknowledge Receipt), da potrdite prejem vabila. Status vašega vabila bo nato Potrjeno (Acknowledged).
  
  

Ko (glavni) kontaktni koordinator potrdi prejem vabila, je samodejno preusmerjen v sistem eSubmission, kjer lahko začne predložitev ponudbe s klikom na Nova predložitev (New submission).    

Za poznejšo predložitev:

• Prijavite se na portal za financiranje in razpise z računom EU Login osebe, ki je v prijavi za sodelovanje navedena kot kontaktna oseba (glavni kontaktni koordinator), ali če se razlikuje, z računom EU Login osebe, ki je oddala prijavo za sodelovanje (kontaktni koordinator), ali drugega (glavnega) kontaktnega koordinatorja, ki je bil pooblaščen prek funkcije Upravljanje vlog na portalu za financiranje in razpise (več informacij je na voljo v zadevnem razdelku Upravljanje vlog na portalu za financiranje in razpise  tega vodnika).

• Pojdite na Moja vabila (My Invitations) in poiščite postopek. #My Invitation(s) section

• Pri postopku v meniju Dejanje (Action) kliknite Začni novo predložitev (Start New Submission). Preusmerjeni boste v sistem eSubmission.
  

V sistemu eSubmission kliknite Nova predložitev (New submission), da začnete novo predložitev, ali Obnovi osnutek (Resume draft), da nadaljujete že prej začeti osnutek predložitve. Osnutek lahko nadaljujete tudi na portalu za financiranje in razpise (več informacij je na voljo v zadevnem razdelku Upravljanje predložitev na portalu za financiranje in razpise tega vodnika).

Krmarjenje v sistemu eSubmission

Ko začnete predložitev, se na vrhu zaslona prikaže vrstica o napredku. V tej vrstici so prikazani vsi koraki, ki jih morate opraviti pred oddajo ponudbe. Preverite lahko tudi, pri katerem koraku ste trenutno.

Med postopkom oddaje lahko kadar koli preverite že naložene dokumente, in sicer tako, da kliknete gumb Dokumenti za oddajo (Submission documents) na levi strani zaslona.

Stranke

V tem koraku je mogoče urejati samo razdelek Kontaktna oseba (Contact Person).

Uporabnik, ki začenja predložitev ponudbe, lahko kot kontaktno osebo navede sebe (ime je že vnaprej izpolnjeno) ali drugo osebo. Če slednja nima računa EU Login, bo na podlagi elektronskega naslova kontaktne osebe samodejno ustvarjen začasni račun EU Login, oseba pa bo po elektronski pošti pozvana, naj dokonča registracijo računa EU Login. Poziv bo poslan s samodejnim sistemskim sporočilom brez sklica na postopek.

Kontaktni osebi je dodeljena vloga glavnega kontaktnega koordinatorja na portalu za financiranje in razpise, uporabniku, ki oddaja ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe), pa vloga kontaktnega koordinatorja. 

Kliknite Naprej (Next), da nadaljujete na naslednji korak.

Podatki o ponudbi

V tem razdelku morate vpisati znesek svoje ponudbe (samo v primeru uporabe metode najnižjih stroškov ali najnižje cene, in sicer obvezno v enaki obliki kot v primeru na zaslonu) in/ali potrditi, ali vaša ponudba izpolnjuje minimalne zahteve iz dokumentov v zvezi z oddajo javnega naročila ali ne.

Če boste izbrali, da vaša ponudba ne izpolnjuje minimalnih zahtev, boste morali to obrazložiti v namenskem besedilnem polju. Potrditev skladnosti ali neskladnosti in obrazložitev v primeru neskladnosti bosta vključeni v poročilo o predložitvi.

Ko kliknete gumb Shrani (Save), lahko naložite finančno ponudbo, in če tako zahteva javni naročnik v razpisnih pogojih, tehnično ponudbo. Kot tehnično oz. finančno ponudbo lahko naložite več kot eno datoteko. 

Ko menite, da so podatki o ponudbi pravilni in da je predložitev popolna, kliknite Naprej. Gumb bo deloval samo, če so bili predloženi vsi obvezni podatki in dokumenti.

Poročilo o predložitvi

Poročilo o predložitvi ustvari sistem in je del predložitve. V poročilu so navedeni vsi dokumenti, vključeni v predložitev.

Sistem eSubmission samodejno ustvari poročilo o predložitvi in ga doda vaši predložitvi. Pred oddajo ponudbe si lahko poročilo ogledate na zaslonu ali ga prenesete za lastno evidenco. V sistemu eSubmission ni treba podpisati in naložiti podpisanega poročila.

Če po ogledu poročila o predložitvi menite, da je predložitev popolna in pripravljena za oddajo, kliknite Naprej za nadaljevanje.

Oddaja ponudbe

Ko ste pripravljeni oddati ponudbo, kliknite gumb Oddaj. Sistem bo prikazal potrditveno sporočilo.

Kliknite Da, če želite potrditi: te predložitve ne boste več mogli spreminjati.

Upoštevajte, da vam sistem ne bo dovolil oddaje po poteku roka za prejem predložitev.

Elektronsko obvestilo bo poslano na elektronski naslov, povezan z računom EU Login glavnega kontaktnega koordinatorja in vseh kontaktnih koordinatorjev, ki so navedeni za zadevno ponudbo. To elektronsko obvestilo vsebuje povezavo na portal za financiranje in razpise, kjer lahko najdete potrdilo o predložitvi. 

Upravljanje vlog na portalu za financiranje in razpise

Kontaktni osebi, navedeni v prijavi za sodelovanje (prvi korak) v sistemu eSubmission, je dodeljena vloga glavnega kontaktnega koordinatorja za predložitev vabila na portalu za financiranje in razpise. Uporabniku, ki odda prijavo (če se razlikuje od kontaktne osebe v prijavi), je dodeljena vloga kontaktnega koordinatorja za oddajo prijave in predložitev vabila, razen če mu je glavni kontaktni koordinator ali drug kontaktni koordinator za oddajo prijave to vlogo odvzel v času med odprtjem prijav s strani javnega naročnika in prejemom vabila za drugi korak.

Podobno je kontaktni osebi, navedeni v ponudbi (drugi korak) v sistemu eSubmission, dodeljena vloga glavnega kontaktnega koordinatorja za oddajo ponudbe . Glavnemu kontaktnemu koordinatorju za predložitev vabila in uporabniku, ki odda prijavo (če se razlikuje od kontaktne osebe v ponudbi), je dodeljena vloga kontaktnega koordinatorja za oddajo ponudbe.

Z gumbom Upravljanje vlog (glej spodaj) se lahko dodajo ali odstranijo dodatni kontaktni koordinatorji za oddajo prijave, predložitev vabila in oddajo ponudbe.

Upoštevajte, da je možen samo en glavni kontaktni koordinator na vabilo oz. predložitev.

Glavnega kontaktnega koordinatorja za oddajo prijave (prvi korak) ali oddajo ponudbe (drugi korak) ni mogoče zamenjati ali odstraniti.

Glavnega kontaktnega koordinatorja za predložitev vabila lahko zamenjajo (ne pa tudi odstranijo) samo naslednje osebe:

•     pooblaščeni zastopnik pravnega subjekta ali administrator računa (če je imenovan za vašo organizacijo, glej tukaj),
•     trenutni glavni kontaktni koordinator (ta glavni kontaktni koordinator po zamenjavi ne more več dostopati do vabila)
  
•     in kontaktni koordinator za predložitev vabila.

Za dodajanje oz. odvzem vlog pri predložitvah ali vabilih sledite naslednjim korakom:

1.	V spustnem meniju Dejanje (Action) desno od predložitve oz. vabila kliknite možnost Upravljanje vlog (Manage Roles).
2.	Kliknite gumb Uredi vloge (Edit Roles).
3.	Za spremembo glavnega kontaktnega koordinatorja za predložitev vabila ali dodajanje dodatnega kontaktnega koordinatorja za oddajo ali predložitev vabila, kliknite gumb Dodaj vloge (Add Roles).
4.	Dodajte podatke o osebi, ki bo zamenjala trenutnega glavnega kontaktnega koordinatorja ali se dodaja kot dodatni kontaktni koordinator, in kliknite gumb Shrani (Save).  Če je glavni kontaktni koordinator zamenjan za predložitev vabila, bo oseba, ki imenuje novega glavnega kontaktnega koordinatorja, prejela potrditveno sporočilo po kliku na gumb Shrani.  Ko je za predložitev vabila imenovan nov glavni kontaktni koordinator, se vloga in pravice prejšnjega glavnega kontaktnega koordinatorja prekličejo (prejšnji glavni kontaktni koordinator izgubi dostop) in nemudoma dodelijo novemu glavnemu kontaktnemu koordinatorju. Portal za financiranje in razpise pošlje samodejna obvestila novemu glavnemu kontaktnemu koordinatorju, prejšnjemu glavnemu kontaktnemu koordinatorju in vsem kontaktnim koordinatorjem za vabilo, za katerega je bil glavni kontaktni koordinator zamenjan.
5.	Če želite izbrisati kontaktnega koordinatorja, kliknite ikono za izbris poleg njegovega imena. Glavnega kontaktnega koordinatorja za predložitev vabila ni mogoče izbrisati (lahko se samo zamenja).

Nadaljnji krogi pri konkurenčnih postopkih s pogajanji in partnerstvih za inovacije

Ta oddelek se uporablja samo za konkurenčne postopke s pogajanji in partnerstva za inovacije z več kot enim krogom pogajanj v drugem koraku.

Če se javni naročnik odloči, da vas povabi k predložitvi revidirane ponudbe prek sistema eSubmission, bo (glavni) kontaktni koordinator prejel obvestilo s portala za financiranje in razpise.

Za oddajo revidirane ponudbe mora (glavni) kontaktni koordinator potrditi prejem vabila. Ko (glavni) kontaktni koordinator potrdi prejem vabila, je samodejno preusmerjen v sistem eSubmission, kjer lahko začne predložitev revidirane ponudbe s klikom na Nova predložitev (New submission). Več informacij o predložitvi revidirane ponudbe v nadaljnjih krogih je na voljo v Kratkem vodniku za postopke s pogajanji – 2. krog/nadaljnji krogi. 

Upravljanje obvestil na portalu za financiranje in razpise

Moja obvestila (My notifications)

Do te strani lahko (glavni) kontaktni koordinator dostopa s klikom na ikono zvončka v zgornjem desnem kotu zaslona, potem ko se prijavi na portalu za financiranje in razpise.

Na tej strani lahko (glavni) kontaktni koordinator najde naslednja obvestila:

• potrdilo o predložitvi (Submission Receipt),
• potrdilo o umiku (Withdrawal Receipt).

V zavihku Prednostne nastavitve (Preferences) pod Upravljanje vseh obvestil (Manage all notifications; na dnu seznama obvestil) lahko (glavni) kontaktni koordinator izbere pogostost elektronskih obvestil portala za financiranje in razpise. Ne glede na vašo izbiro so vsa obvestila vedno na voljo v razdelku Moja obvestila (My notifications).

Moja uradna obvestila (My Formal Notification(s))

Ta razdelek, ki je na voljo na levi pod razdelkom Upravljanje mojega dela (Manage my area), se trenutno ne uporablja za postopke javnega naročanja.