Hitri vodnik za postopke s pogajanji – drugi krog / naslednji krogi

(postopki s pogajanji in konkurenčni postopek s pogajanji brez objave)

P ojdite na prvi krog postopka za kratki vodnik o predložitvi prvotne ponudbe.

Kako začeti

Te smernice se uporabljajo za vse nadaljnje kroge postopkov s pogajanji in konkurenčnih postopkov s pogajanji brez objave, v katerih vas je javni naročnik zaprosil, da predložite revidirano ponudbo prek sistema eSubmission (upoštevajte, da se javni naročnik lahko odloči, da od vas ne bo zahteval revizije ponudbe, ali pa zahteva, da revidirano ponudbo predložite zunaj sistema eSubmission). Več informacij o predložitvi prvotnih ponudb v postopkih s pogajanji je na voljo v razdelku o prvem krogu postopkov s pogajanji.

Kot gospodarski subjekt lahko:

• sestavite svoj odgovor na postopek, ki ga objavi institucija ali organ EU,
• ponudbo varno predložite,
• prikažete shranjeni osnutek ali nadaljujete delo na njem,
• izbrišete osnutek predložitve,
• prejmete dokazilo o predložitvi (Submission Receipt),
• umaknete predložitev pred rokom za prejem predložitev,
• prejmete potrdilo o umiku (Withdrawal Receipt).

Obvezno preberite Sistemske zahteve.

Najdete jih na prvi strani sistema eSubmission in v razdelku Priloge na strani s podatki o strankah.

Kako do tehnične pomoči

Če potrebujete pomoč, se lahko obrnete na našo podporno ekipo, in sicer od 8:00 do 20:00 po srednjeevropskem času oz. srednjeevropskem poletnem času.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 22971063

 Podporna ekipa nudi pomoč samo v angleščini.

Če se javni naročnik odloči, da vas povabi k predložitvi revidirane ponudbe, boste prejeli:

• vabilo po elektronski pošti in
• obvestilo na portalu za financiranje in razpise.

Elektronsko sporočilo z vabilom in obvestilo bosta poslana:

• na elektronski naslov kontaktne osebe, navedene v zadnji predložitvi ponudbe (glavni kontaktni koordinator (PCoCo)) in

• na elektronske naslove vseh oseb, ki imajo ob pošiljanju vabila vlogo kontaktnih koordinatorjev (CoCo), tj. jim je bila dodeljena vloga kontaktnega koordinatorja na enega od naslednjih načinov in ta vloga medtem ni bila odstranjena prek funkcije „Upravljanje vlog“:
  • morebitnim kontaktnim osebam, navedenim v prejšnjih predložitvah ponudbe, vendar ne v zadnji;
  • morebitnim kontaktnim osebam, katerih račun EU Login je bil uporabljen za oddajo prvotne ponudbe ter morebitnih revidiranih ponudb;
  • morebitnim kontaktnim osebam, dodanim s funkcijo „Upravljanje vlog“.

Do obvestil je mogoče dostopati prek območja My notifications na portalu za financiranje in razpise.

Prikaz vabil

V vabilu po elektronski pošti boste prejeli povezavo do razdelka Moja vabila na portalu za financiranje in razpise. Za dostop se morate prijaviti s svojim računom EU Login. Če še nimate računa EU Login, ga bo portal za financiranje in prevajanje za vas samodejno ustvaril.   Podrobna razlaga je na voljo tukaj .

Za prikaz vabil v meniju za navigacijo na levi strani izberite razdelek Moja vabila (My invitation(s)) . Na desni strani je nad seznamom vabil na voljo tudi iskalno polje.

  Vabilo k predložitvi revidirane ponudbe za naslednje kroge bo ločeno vabilo v razdelku Moja vabila (My invitation(s)). Ne bo del vabila, poslanega za prvi krog ali morebitne naslednje kroge postopka. Vabilo bo vsebovalo svoje podatke in morebitne dokumente ter novo povezavo za predložitev v meniju Dejanje (Action) vabila. Dokumenti iz prejšnjih vabil niso vključeni v novo vabilo, saj so še vedno na voljo v prejšnjih vabilih.

V razdelku Moja vabila (My invitation(s)) boste lahko videli podrobnosti vabila in dokumente.

 S klikom na Podrobnosti (See details) : 

• prikažete podrobne informacije o postopku,
  V razdelku Splošne informacije (General information) najdete informacije v zvezi s postopkom.

• dostopate do zaupnih dokumentov v zvezi z oddajo javnega naročila,
  V razdelku Zaupni dokumenti (Restricted documents) najdete dokumente v zvezi s postopkom. 

Če obstaja več različic dokumenta, boste na zaslonu videli najnovejšo različico. Za ogled starejših različic kliknite spustni meni in izberite želeno različico. Najdete lahko tudi morebitne prevode.

• Dostop do razdelka Zaupna vprašanja in odgovori (Restricted Questions & responses). 
  V tem razdelku lahko postavite vprašanje v zvezi s postopkom.

Če javni naročnik odgovori zasebno, se odgovor pojavi v razdelku Moja vprašanja in odgovori (My Q&A). Če je odgovor namenjen vsem kandidatom, povabljenim k postopku, se pojavi v razdelku Zaupna vprašanja in odgovori (Restricted Q&A). Več informacij je na voljo v razdelku Kako ustvariti in predložiti vprašanje na portalu za financiranje in razpise .

Predložitev se lahko opravi samo v razdelku „Moja vabila“ (My Invitation(s)). Ponudbe ni mogoče predložiti s strani s podrobnostmi o postopku.

Razdelek Moja vabila (My Invitation(s))

Za vsako vabilo lahko vidite referenčno številko postopka, status vabila (prejeto, potrjen prejem), rok, sklop (če je ustrezno), naslov postopka, vrsto postopka in korak.

Meni Dejanje (Action) vabila/predložitve omogoča izvajanje različnih dejanj glede na status vabila/predložitve.

Za vabila s statusom Prejeto (Received): 

• Potrdi prejem (Acknowledge Receipt): tukaj kliknite za potrditev, da ste prejeli vabilo k predložitvi ponudbe. Odprl se bo portal eSubmission, kjer lahko oddate ponudbo.
• Upravljanje vlog (Manage Roles): tukaj lahko prikažete dostop do svojih vabil in ga urejate (tj. dodate ali odstranite osebe, ki bodo lahko prav tako prikazale vabilo in predložile ponudbo).
• Podrobnosti (See Details): tukaj lahko vidite podrobnosti v zvezi s postopkom ( glej zgoraj ).

Vabila s statusom Potrjeno (Acknowledged): 

• Začni novo predložitev (Start New Submission): kliknite za oddajo nove ponudbe.
• Upravljanje vlog (Manage Roles): tukaj lahko prikažete dostop do svojih vabil in ga urejate (tj. dodate ali odstranite osebe, ki bodo lahko prav tako prikazale vabilo in predložile ponudbo).
• Podrobnosti (See Details): tukaj lahko vidite podrobnosti v zvezi s postopkom ( glej zgoraj ).

Če ste začeli pripravljati predložitev ali ste jo že oddali, boste videli povezavo Predložitve (Submission(s)).

Meni Dejanje (Action) na desni strani posamezne predložitve vam omogoča izvedbo različnih dejanj glede na status predložitve.

Za predložitve s statusom Osnutek (Draft):

• Uredi (Edit): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Zdaj lahko urejate svojo predložitev v sistemu eSubmission.
• Prikaži (View): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Predložitve ni mogoče urejati, ker je prikazana v načinu samo za branje. 
• Izbriši (Delete): osnutek predložitve bo izbrisan s portala za financiranje in razpise.

Za predložitve s statusom Oddano (Submitted):

• Prikaži potrdilo (View Receipt): prikaže se potrdilo o predložitvi (Submission Receipt).
• Umakni (Withdraw)(na voljo samo pred rokom za predložitev):  navedite, zakaj želite umakniti predložitev, in potrdite s klikom gumba Umakni (Withdraw). Če predložitev umaknete, je ne morete več prikazovati, urejati ali oddati.

Za predložitve s statusom Umaknjeno (Withdrawn):

• Prikaži potrdilo o umiku (View Withdrawal Receipt): prikaže se potrdilo o umiku (Withdrawal Receipt).

Za predložitve s statusom Izbrisano (Deleted):

• za ponudbe s statusom Izbrisano (Deleted) meni Dejanje (Action) ni na voljo. Ko je osnutek ponudbe izbrisan, ga ponudnik ne more več pridobiti. 

Za predložitev revidirane ponudbe za nadaljnji krog mora glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator najprej potrditi prejem vabila.

• Poiščite postopek v razdelku Moja vabila na portalu za financiranje in razpise.
• Pri postopku v meniju Dejanje (Action) kliknite Potrdi prejem (Acknowledge Receipt), da potrdite prejem vabila. Status vašega vabila bo nato Potrjeno (Acknowledged).

Po potrditvi prejema vabila boste samodejno preusmerjeni v sistem eSubmission, kjer lahko začnete predložitev ponudbe s klikom na Nova predložitev (New submission).

Za poznejšo predložitev:

• Prijavite se na portal za financiranje in razpise.
  

• Pojdite na Moja vabila (My Invitations) in poiščite postopek.

• Pri postopku v meniju Dejanje (Action) kliknite Začni novo predložitev (Start New Submission). Preusmerjeni boste v sistem eSubmission.

V sistemu eSubmission kliknite Nova predložitev za začetek nove predložitve ali Obnovi osnutek, da nadaljujete že prej začeti osnutek predložitve. 

Navigacija v sistemu eSubmission 

Ko začnete svojo predložitev, se bo na vrhu zaslona prikazala vrstica o napredku. V tej vrstici so prikazani vsi koraki, ki jih morate opraviti pred oddajo ponudbe. Preverite lahko tudi, pri katerem koraku ste trenutno.

Med postopkom oddaje lahko kadar koli preverite že naložene dokumente, in sicer tako, da kliknete gumb Dokumenti za oddajo na levi strani zaslona.

Javnemu naročniku ni poslano nič, dokler na koncu postopka oddaje ne kliknete gumba Oddaj.

Stranke

V tem koraku je mogoče urejati samo razdelek Kontaktna oseba .

Uporabnik, ki začenja predložitev ponudbe v sistemu eSubmission, lahko kot kontaktno osebo navede sebe (ime je že vnaprej izpolnjeno) ali drugo osebo. Če ta nima računa EU Login, se začasni račun EU Login ustvari samodejno na podlagi elektronskega naslova kontaktne osebe, oseba pa je po elektronski pošti pozvana, naj dokonča registracijo računa EU Login. Vabilo se pošlje s samodejnim sistemskim sporočilom brez sklica na postopek.

Kontaktni osebi je dodeljena vloga glavnega kontaktnega koordinatorja (PCoCo) na portalu za financiranje in razpise, uporabniku, ki predloži ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe), pa vloga kontaktnega koordinatorja (CoCo) . 

Kliknite Naprej, da nadaljujete na naslednji korak.

Podatki o ponudbi

V tem razdelku morate vpisati znesek svoje ponudbe ( samo v primeru uporabe metode najnižjih stroškov in najnižje cene , in sicer obvezno v enaki obliki kot v primeru na zaslonu) in/ali potrditi, ali vaša ponudba izpolnjuje minimalne zahteve iz dokumentov v zvezi z oddajo javnega naročila ali ne.

Če boste izbrali, da vaša ponudba ne izpolnjuje minimalnih zahtev, boste morali to obrazložiti v namenskem besedilnem polju. Potrditev skladnosti ali neskladnosti in obrazložitev v primeru neskladnosti bosta vključeni v poročilo o predložitvi.

Ko kliknete gumb Shrani , lahko naložite finančno ponudbo, in če tako zahteva javni naročnik v razpisnih pogojih, tehnično ponudbo. Kot tehnično/finančno ponudbo lahko naložite več kot eno datoteko. 

Ko menite, da so podatki o ponudbi pravilni in da je predložitev popolna, kliknite Naprej. Gumb bo deloval le, če so bili zagotovljeni vsi obvezni podatki in dokumenti.

V tej fazi osnutek vaše ponudbe, vključno z vsemi dokumenti, še ni oddan .

Poročilo o predložitvi

Poročilo o predložitvi ustvari sistem in je del predložitve. V poročilu so navedeni vsi dokumenti, vključeni v predložitev.

sistem eSubmission samodejno ustvari poročilo o predložitvi in ga doda vaši predložitvi. Pred oddajo ponudbe si lahko poročilo ogledate na zaslonu ali ga prenesete za lastno evidenco. V sistemu eSubmission ni treba podpisati in naložiti podpisanega poročila.

Če po ogledu poročila o predložitvi menite, da je predložitev popolna in pripravljena za oddajo, kliknite Naprej za nadaljevanje.

Poročilo o predložitvi ni dokazilo o predložitvi. Predložitve  še niste oddali . Nadaljujte z naslednjim korakom in kliknite Oddaj , da zaključite predložitev.

Oddaja ponudbe

Ko ste pripravljeni oddati ponudbo, kliknite gumb Oddaj . Sistem bo prikazal potrditveno sporočilo.

Kliknite Da, če želite potrditi: te predložitve ne boste več mogli spreminjati.

Upoštevajte, da vam sistem ne bo dovolil oddaje po poteku roka za prejem predložitev.

Elektronsko obvestilo bo poslano na elektronski naslov, povezan z računom EU Login glavnega kontaktnega koordinatorja ( PCoCo ) in vseh kontaktnih koordinatorjev ( CoCo ), ki so navedeni za zadevno ponudbo. To elektronsko obvestilo vsebuje povezavo na portal za financiranje in razpise , kjer lahko najdete potrdilo o predložitvi (Submission Receipt). 

Potrdilo o predložitvi (Submission Receipt) velja kot dokazilo o upoštevanju roka za prejem predložitev.

Imetnik računa EU Login, povezanega z elektronskim naslovom, na katerega je bilo poslano vabilo, dobi vlogo glavnega kontaktnega koordinatorja (PCoCo) za vabilo.

Glavni kontaktni koordinator lahko prek gumba Upravljanje vlog (Manage Roles; glej spodaj) doda druge osebe iz svoje organizacije kot kontaktne koordinatorje (CoCo) za vabilo.

Kontaktna oseba, navedena v revidirani ponudbi v sistemu eSubmission, dobi vlogo glavnega kontaktnega koordinatorja (PCoCo) za predložitev in vabilo k naslednjim krogom. Uporabniku, ki odda ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe v predložitvi), je dodeljena vloga kontaktnega koordinatorja (CoCo) za predložitev in vabilo k naslednjim krogom, razen če mu je glavni kontaktni koordinator ali drug kontaktni koordinator za predložitev to vlogo odvzel v času med odprtjem razpisa s strani javnega naročnika in prejemom vabila za naslednji krog.

Vsa zgoraj opisana dejanja (glej razdelek Moja vabila (<i>My Invitations</i>)) lahko opravijo glavni kontaktni koordinator ali kontaktni koordinatorji zadevne postopke (vabilo ali predložitev). Upoštevajte, da je možen samo en glavni kontaktni koordinator na vabilo oz. predložitev.

Za dodajanje oz. odvzem vlog za oddajo sledite naslednjim korakom:

  Kontaktni koordinatorji, ki so bili po zgoraj opisanem postopku dodani po tem, ko je javni naročnik poslal vabila za naslednji krog pogajanj, ne bodo mogli predložiti ponudbe v navedenem krogu. Ponudbo bodo lahko predložili samo glavni kontaktni koordinator ali kontaktni koordinatorji, ki so prejeli vabilo, ali kontaktni koordinatorji, ki so bili dodani z gumbom dejanja „Upravljanje vlog“ (Manage Roles) na vabilu.

Moja obvestila (My notifications)

Do te strani lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator dostopa s klikom ikone zvončka v zgornjem desnem kotu zaslona, potem ko se prijavi na portalu za financiranje in razpise.

Na tej strani lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator najde obvestila o:

• povabilu k predložitvi (revidirane) ponudbe,
• opomniku o bližnjem roku za predložitev za postopek,
• uporabi kode PIC organizacije za predložitev,
• potrdilu o predložitvi ponudbe (Submission Receipt),
• potrdilu o umiku ponudbe (Withdrawal Receipt),
  
• posodobitvi dokumentov za postopek,
• objavi zaupnih vprašanj in odgovorov,
• objavi obvestila javnega naročnika,
• posodobljenih podrobnostih postopka (rok za oddajo ponudb, naslov, opis itd.).

V zavihku Prednostne nastavitve (Preferences) pod Upravljanje vseh obvestil (Manage all notifications )(na dnu seznama obvestil) lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator izbere pogostost elektronskih obvestil portala za financiranje in razpise. Ne glede na vašo izbiro so vsa vaša obvestila vedno na voljo v razdelku Moja obvestila (My notifications) .

Moja uradna obvestila (My Formal Notification(s)) 

Ta razdelek v meniju za navigacijo na levi strani se trenutno ne uporablja za postopke javnega naročanja.

  Kratki vodnik za postopke s pogajanji in druge postopke javnega naročanja v vseh uradnih jezikih EU je na voljo v razdelku s hitrimi vodniki eSubmission .