Upravljanje vabil in predložitev na portalu za financiranje in razpise

Če se javni naročnik odloči, da vas povabi k predložitvi revidirane ponudbe, boste prejeli:

• vabilo po elektronski pošti in
• obvestilo na portalu za financiranje in razpise.

Vabilo po elektronski pošti in obvestilo se pošljeta:

• na elektronski naslov kontaktne osebe, navedene v zadnji predložitvi ponudbe (glavni kontaktni koordinator (PCoCo)), in
• na elektronske naslove vseh oseb, ki imajo ob pošiljanju vabila vlogo kontaktnih koordinatorjev (CoCo), tj. ki jim je bila dodeljena vloga kontaktnega koordinatorja na enega od naslednjih načinov in ta vloga medtem ni bila odstranjena prek funkcije Upravljanje vlog (Manage roles):
• morebitnim kontaktnim osebam, navedenim v prejšnjih predložitvah ponudbe, vendar ne v zadnji,
• morebitnim kontaktnim osebam, katerih račun EU Login je bil uporabljen za oddajo prvotne ponudbe ter morebitnih revidiranih ponudb,
• morebitnim kontaktnim osebam, dodanim s funkcijo Upravljanje vlog (Manage roles).

Do obvestil je mogoče dostopati prek razdelka Obvestila (Notifications) na portalu za financiranje in razpise.  

Prikaz vabil

V vabilu po elektronski pošti boste prejeli povezavo do razdelka Vabila (Invitations) na portalu za financiranje in razpise. Za dostop se morate prijaviti s svojim računom EU Login. Če še nimate računa EU Login, ga bo portal za financiranje in prevajanje za vas samodejno ustvaril. Podrobna razlaga je na voljo tukaj.

Za prikaz vabil v meniju za navigacijo na levi strani izberite razdelek Vabila (Invitations). Na desni strani je nad seznamom vabil na voljo tudi iskalno polje.

   Vabilo k predložitvi revidirane ponudbe za naslednje kroge bo ločeno vabilo v razdelku Vabila (Invitations). Ne bo del vabila, poslanega za prvi krog ali morebitne naslednje kroge postopka. To vabilo bo vsebovalo svoje podatke in morebitne dokumente ter novo povezavo za predložitev v menijskem gumbu (tri pike) vabila. Dokumenti iz prejšnjih vabil niso vključeni v novo vabilo, so pa še vedno na voljo v prejšnjih vabilih.

V razdelku Vabila (Invitations) boste lahko videli podrobnosti vabila in dokumente.

 S klikom na referenčno številko postopka ali na Podrobnosti (See Details) boste prišli do strani s podrobnostmi vabila, kjer lahko kliknete na Podrobnosti ali na razdelek Konzorcij. 

Razdelek Podrobnosti

V razdelku Podrobnosti (Details) lahko:         

  prikažete podrobne informacije o postopku

• V razdelku Splošne informacije (General information) najdete informacije v zvezi s postopkom.

• dostopate do zaupnih dokumentov v zvezi z oddajo javnega naročila
  V razdelku Zaupni dokumenti (Restricted documents) najdete dokumente v zvezi s postopkom. 

Če obstaja več različic dokumenta, boste na zaslonu videli najnovejšo različico. Za ogled starejših različic kliknite spustni meni in izberite želeno različico. Najdete lahko tudi morebitne prevode.

• dostopate do razdelka Zaupna vprašanja in odgovori (Restricted Questions & answers) 
  V tem razdelku lahko zastavite vprašanje v zvezi s postopkom.

Če javni naročnik odgovori zasebno, se odgovor pojavi v razdelku Moja vprašanja in odgovori (My Q&A). Če je odgovor namenjen vsem kandidatom, povabljenim k postopku, se pojavi v razdelku Zaupna vprašanja in odgovori (Restricted Q&A). Več informacij je na voljo v zavihku Kako zastaviti vprašanje na portalu za financiranje in razpise (How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal).

  Predložitev se lahko opravi samo v razdelku Vabila (Invitation(s)). Ponudbe ni mogoče predložiti s strani s podrobnostmi o postopku.

Razdelek Konzorcij (Consortium)

V tem razdelku najdete podatke o organizaciji, ki ji je poslano to vabilo (v primeru konzorcija boste videli vse člane konzorcija).

Kliknite puščico za prikaz vlog , dodeljenih organizaciji. Za upravljanje vlog kliknite gumb Uredi vloge (Edit Roles).

Razdelek Vabila (Invitation(s))

Za vsako vabilo lahko vidite referenčno številko postopka, status vabila (prejeto, potrjen prejem), rok, sklop (če je ustrezno), naslov postopka ter vrsto in fazo postopka. Menijski gumb (tri pike) pri vabilu oz. predložitvi omogoča izvajanje različnih dejanj glede na status vabila oz. predložitve.

Za vabila s statusom Prejeto (Received):  

• Potrdi prejem (Acknowledge Receipt): tukaj kliknite za potrditev, da ste prejeli vabilo k predložitvi ponudbe. Odprl se bo portal eSubmission, kjer lahko oddate ponudbo.
• Upravljanje vlog (Manage Roles): tukaj lahko prikažete dostop do svojega vabila in ga urejate (tj. dodate ali odstranite osebe, ki bodo lahko prav tako prikazale vabilo in predložile ponudbo).
• Podrobnosti (See Details): tukaj lahko vidite podrobnosti v zvezi s postopkom (gl. zgoraj).

Za vabila s statusom Potrjeno (Acknowledged): 

• Začni novo predložitev (Start New Submission): kliknite za oddajo nove ponudbe.
• Upravljanje vlog (Manage Roles): tukaj lahko prikažete dostop do svojega vabila in ga urejate (tj. dodate ali odstranite osebe, ki bodo lahko prav tako prikazale vabilo in predložile ponudbo).
• Podrobnosti (See Details): tukaj lahko vidite podrobnosti v zvezi s postopkom (gl. zgoraj).

Če ste začeli pripravljati predložitev ali ste jo že oddali, boste videli povezavo Predložitve (Submission(s)).

Menijski gumb (tri pike) na desni strani posamezne predložitve vam omogoča izvedbo različnih dejanj glede na status predložitve.

Za predložitve s statusom Osnutek (Draft):

• Uredi (Edit): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Zdaj lahko urejate svojo predložitev v sistemu eSubmission.
• Prikaži (View): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Predložitve ni mogoče urejati, ker je prikazana v načinu samo za branje. 
• Izbriši (Delete): osnutek predložitve bo izbrisan s portala za financiranje in razpise.

Za predložitve s statusom Oddano (Submitted):

• Prikaži potrdilo (View Receipt): prikaže se potrdilo o predložitvi (Submission Receipt).
• Umakni (Withdraw) (na voljo samo pred rokom za predložitev): navedite, zakaj želite umakniti predložitev, in potrdite s klikom gumba Umakni (Withdraw). Če predložitev umaknete, je ne morete več prikazovati, urejati ali oddati.

Za predložitve s statusom Umaknjeno (Withdrawn):

• Prikaži potrdilo o umiku (View Withdrawal Receipt): prikaže se potrdilo o umiku (Withdrawal Receipt).

Za predložitve s statusom Izbrisano (Deleted):

• Za ponudbe s statusom Izbrisano (Deleted) menijski gumb (tri pike) ni na voljo. Ko je osnutek ponudbe izbrisan, ga ponudnik ne more več pridobiti. 

Kako pripravite svojo ponudbo v sistemu eSubmission

Za oddajo revidirane ponudbe za naslednji krog mora (glavni) kontaktni koordinator najprej potrditi prejem vabila:

• poiščite postopek v razdelku Vabila (Invitation(s)) na portalu za financiranje in razpise.
• Na menijskem gumbu (tri pike) pri postopku kliknite Potrdi prejem (Acknowledge Receipt), da potrdite prejem vabila. Status vašega vabila bo nato Potrjeno (Acknowledged).

Po potrditvi prejema vabila boste samodejno preusmerjeni v sistem eSubmission, kjer lahko začnete predložitev ponudbe s klikom na Nova ponudba/vloga (New submission).

Za poznejšo predložitev:

• Prijavite se na portal za financiranje in razpise.
• Pojdite na Vabila (Invitation(s)) in poiščite postopek.
• Namenijskem gumbu (tri pike) pri postopku kliknite Začni novo predložitev (Start new submission). Preusmerjeni boste v sistem eSubmission.

V sistemu eSubmission kliknite Nova ponudba/vloga (New submission), da začnete novo predložitev, ali Uporabi osnutek (Resume draft), da nadaljujete že prej začeti osnutek predložitve. 

Navigacija v sistemu eSubmission 

Ko začnete svojo predložitev, se na vrhu zaslona prikaže vrstica o napredku. V tej vrstici so prikazani vsi koraki, ki jih morate opraviti pred oddajo ponudbe. Vidite lahko tudi, v katerem koraku ste trenutno. Med postopkom oddaje lahko kadar koli preverite že naložene dokumente, in sicer tako, da kliknete gumb Dokumenti za oddajo (Submission documents) na levi strani zaslona.

Stranke

V tem koraku je mogoče urejati samo razdelek Kontaktna oseba (Contact Person).

Uporabnik, ki začenja predložitev ponudbe v sistemu eSubmission, lahko kot kontaktno osebo navede sebe (ime je že vnaprej izpolnjeno) ali drugo osebo. Če ta nima računa EU Login, se začasni račun EU Login ustvari samodejno na podlagi elektronskega naslova kontaktne osebe, oseba pa je po elektronski pošti pozvana, naj dokonča registracijo računa EU Login. Vabilo se pošlje s samodejnim sistemskim sporočilom brez sklica na postopek.

Kontaktni osebi se na portalu za financiranje in razpise dodeli vloga glavnega kontaktnega koordinatorja (PCoCo), uporabniku, ki oddaja ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe), pa vloga kontaktnega koordinatorja (CoCo). 

Kliknite Naprej (Next), da nadaljujete na naslednji korak.

Podatki o ponudbi

V tem razdelku morate vpisati znesek svoje ponudbe (samo v primeru uporabe metode najnižjih stroškov in najnižje cene, in sicer obvezno v enaki obliki kot v primeru na zaslonu) in/ali potrditi, ali vaša ponudba izpolnjuje minimalne zahteve iz dokumentov v zvezi z oddajo javnega naročila ali ne.

Če boste izbrali, da vaša ponudba ne izpolnjuje minimalnih zahtev, boste morali to obrazložiti v namenskem besedilnem polju. Potrditev skladnosti ali neskladnosti in obrazložitev v primeru neskladnosti bosta vključeni v poročilo o predložitvi.

Ko kliknete gumb Shrani (Save), lahko naložite finančno ponudbo, in če tako zahteva javni naročnik v razpisnih pogojih, tehnično ponudbo. Kot tehnično/finančno ponudbo lahko naložite več kot eno datoteko. 

Ko menite, da so podatki o ponudbi pravilni in da je predložitev popolna, kliknite Naprej. Gumb bo deloval le, če so bili zagotovljeni vsi obvezni podatki in dokumenti.

Poročilo o predložitvi  

Poročilo o predložitvi (Poročilo o oddaji ponudbe/vloge) (Submission report) ustvari sistem in je del predložitve. V poročilu so navedeni vsi dokumenti, vključeni v predložitev. Sistem eSubmission samodejno ustvari poročilo o predložitvi in ga doda vaši predložitvi. Pred oddajo ponudbe si lahko poročilo ogledate na zaslonu ali ga prenesete za lastno evidenco. V sistemu eSubmission ni treba podpisati in naložiti podpisanega poročila.

Če po ogledu poročila o predložitvi menite, da je predložitev popolna in pripravljena za oddajo, kliknite Naprej za nadaljevanje.

Oddaja ponudbe

Ko ste pripravljeni oddati ponudbo, kliknite Pošlji (Submit). Sistem bo prikazal potrditveno sporočilo.

Kliknite Da, če želite potrditi: te predložitve ne boste več mogli spreminjati. Upoštevajte, da vam sistem ne bo dovolil oddaje po poteku roka za prejem predložitev.

Elektronsko obvestilo bo poslano na elektronski naslov, povezan z računom EU Login glavnega kontaktnega koordinatorja in vseh kontaktnih koordinatorjev, ki so navedeni za zadevno ponudbo. To elektronsko obvestilo vsebuje povezavo na portal za financiranje in razpise, kjer lahko najdete potrdilo o predložitvi (Submission Receipt). 

Upravljanje vlog na portalu za financiranje in razpise

Imetnik računa EU Login, povezanega z elektronskim naslovom, na katerega je bilo poslano vabilo, dobi vlogo glavnega kontaktnega koordinatorja za vabilo. Glavni kontaktni koordinator lahko prek gumba Upravljanje vlog (Manage Roles; gl. spodaj) doda druge osebe iz svoje organizacije kot kontaktne koordinatorje za vabilo.

Kontaktna oseba, navedena v revidirani ponudbi v sistemu eSubmission, dobi vlogo glavnega kontaktnega koordinatorja za predložitev in vabilo v naslednje kroge. Uporabniku, ki odda ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe v predložitvi), se dodeli vloga kontaktnega koordinatorja za predložitev in vabilo v naslednje kroge, razen če mu je glavni kontaktni koordinator ali drug kontaktni koordinator za predložitev to vlogo odvzel v času med odprtjem ponudbe s strani javnega naročnika in prejemom vabila v naslednji krog.

 Vsa zgoraj opisana dejanja (gl. razdelek Vabila (Invitations)) lahko opravijo glavni kontaktni koordinator ali kontaktni koordinatorji za zadevno vabilo oz. predložitev. Upoštevajte, da je možen samo en glavni kontaktni koordinator na vabilo oz. predložitev.

Za dodajanje oz. odvzem vlog pri predložitvah sledite naslednjim korakom:

  Kontaktni koordinatorji, ki so bili po zgoraj opisanem postopku dodani po tem, ko je javni naročnik poslal vabila za naslednji krog pogajanj, ne bodo mogli oddati ponudbe v tem krogu. Ponudbo bodo lahko oddali samo glavni kontaktni koordinator ali kontaktni koordinatorji, ki so prejeli vabilo, ali kontaktni koordinatorji, ki so bili dodani z gumbom Upravljanje vlog (Manage Roles) na vabilu.