Upravljanje vabil in predložitev na portalu za financiranje in razpise

V postopkih s pogajanji ali konkurenčnih postopkih s pogajanji brez objave lahko ponudbo predložijo samo povabljeni kandidati.

Če boste povabljeni k predložitvi ponudbe, boste prejeli:

• vabilo po elektronski pošti in
• obvestilo na portalu za financiranje in razpise.

V vabilu po elektronski pošti boste prejeli povezavo do razdelka Vabila (Invitation(s)) na portalu za financiranje in razpise. Za dostop se morate prijaviti s svojim računom EU Login. Če še nimate računa EU Login, ki bi bil povezan z elektronskim naslovom, ki ga je javni naročnik uporabil za povabilo, ga bo portal za financiranje in razpise za vas samodejno ustvaril. Podrobna razlaga je na voljo tukaj.

Prikaz vabil

Za prikaz vabil v meniju za navigacijo na levi strani izberite razdelek Vabila (Invitation(s)). Na desni strani je nad seznamom vabil na voljo tudi iskalno polje.

Za prejeto povabilo kliknite menijski gumb (tri pike) in nato Izberi organizacijo (Select Organisation) – izbrati morate organizacijo, ki je v vabilu navedena kot Udeleženec (Participant).

 Odprlo se bo pojavno okno, v katerem boste imeli dve možnosti:

• Moje organizacije (My organisations) – izberete lahko organizacijo, za katero imate dodeljeno vlogo: vloga za organizacijo (npr. samoregistracija, LEAR, LSIGN) ali za projekt (predložitev/vabilo/naročilo/nepovratna sredstva). Če vaša organizacija še ni registrirana, jo morate najprej registrirati v registru udeležencev, da pridobite kodo PIC (identifikacijska koda udeleženca). Več informacij je na voljo tukaj. Ko je vaša organizacija registrirana, lahko izberete novo kodo PIC.

• Druga organizacija (Other organisation) – po organizacijah, registriranih na portalu za financiranje in razpise, lahko iščete z vnosom imena ali kode PIC organizacije.

Šele ko boste izbrali svojo organizacijo, boste lahko videli podrobnosti vabila in dokumente.

S klikom na referenčno številko postopka boste prišli do strani s podrobnostmi postopka.

V razdelku Podrobnosti (Details) lahko:

• prikažete podrobne informacije o postopku
  V razdelku Splošne informacije (General information) najdete informacije v zvezi s postopkom.

• dostopate do zaupnih dokumentov v zvezi z oddajo javnega naročila
  V razdelku Zaupni dokumenti (Restricted documents) najdete dokumente v zvezi s postopkom.  
  

Če obstaja več različic dokumenta, boste na zaslonu videli najnovejšo različico. Za ogled starejših različic kliknite spustni meni in izberite želeno različico. Najdete lahko tudi morebitne prevode.  

• dostopate do razdelka Zaupna vprašanja in odgovori (Restricted Questions & responses)  
  V tem razdelku lahko zastavite vprašanje v zvezi s postopkom.   
  
  
  Če javni naročnik odgovori zasebno, se odgovor pojavi v razdelku Moja vprašanja in odgovori (My Q&A). Če je odgovor namenjen vsem kandidatom, povabljenim k postopku, se pojavi v razdelku Zaupna vprašanja in odgovori (Restricted Q&A). Več informacij je na voljo v zavihku Kako zastaviti vprašanje na portalu za financiranje in razpise (How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal).

  Predložitev se lahko opravi samo v razdelku Moja vabila (My Invitation(s)). Ponudbe ni mogoče predložiti s strani s podrobnostmi o postopku.

Razdelek Vabila (Invitation(s))

Za vsako vabilo lahko vidite referenčno številko postopka, status vabila (prejeto, potrjen prejem), rok, sklop (če je ustrezno), naslov postopka ter vrsto in fazo postopka. Menijski gumb (tri pike) pri vabilu oz. predložitvi omogoča izvajanje različnih dejanj glede na status vabila oz. predložitve.

Za vabila s statusom Prejeto (Received):  

• Potrdi prejem (Acknowledge Receipt): tukaj kliknite za potrditev, da ste prejeli vabilo k predložitvi ponudbe. Odprl se bo portal eSubmission, kjer lahko oddate ponudbo.
• Upravljanje vlog (Manage Roles): tukaj lahko prikažete dostop do svojega vabila in ga urejate (tj. dodate ali odstranite osebe, ki bodo lahko prav tako dostopale do vabila in predložile ponudbo).
• Podrobnosti (See Details): tukaj lahko vidite podrobnosti v zvezi s postopkom (gl. zgoraj).

Za vabila s statusom Potrjeno (Acknowledged): 

• Začni novo predložitev (Start New Submission): kliknite za oddajo nove ponudbe.
• Upravljanje vlog (Manage Roles): tukaj lahko prikažete dostop do svojega vabila in ga urejate (tj. dodate ali odstranite osebe, ki bodo lahko prav tako prikazale vabilo in predložile ponudbo).
• Podrobnosti (See Details): tukaj lahko vidite podrobnosti v zvezi s postopkom (gl. zgoraj).

Če ste začeli pripravljati predložitev ali ste jo že oddali, boste videli povezavo Predložitve (Submission(s)).

Menijski gumb (tri pike) na desni strani posamezne predložitve vam omogoča izvedbo različnih dejanj glede na status predložitve.

Za predložitve s statusom Osnutek (Draft):

• Uredi (Edit): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Zdaj lahko urejate svojo predložitev v sistemu eSubmission.
• Prikaži (View): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Predložitve ni mogoče urejati, ker je prikazana v načinu samo za branje. 
• Izbriši (Delete): osnutek predložitve bo izbrisan s portala za financiranje in razpise.

Za predložitve s statusom Oddano (Submitted):

• Prikaži potrdilo (View Receipt): prikaže se potrdilo o predložitvi (Submission Receipt).
• Umakni (Withdraw) (na voljo samo pred rokom za predložitev): navedite, zakaj želite umakniti predložitev, in potrdite s klikom gumba Umakni (Withdraw). Če predložitev umaknete, je ne morete več prikazovati, urejati ali oddati.

Za predložitve s statusom Umaknjeno (Withdrawn):

• Prikaži potrdilo o umiku (View Withdrawal Receipt): prikaže se potrdilo o umiku (Withdrawal Receipt).

Za predložitve s statusom Izbrisano (Deleted):

• Za ponudbe s statusom izbrisano meni z dejanji ni na voljo. Ko je osnutek ponudbe izbrisan, ga ponudnik ne more več pridobiti.   

Kako pripravite svojo ponudbo v sistemu eSubmission

Če želite predložiti ponudbo, morate najprej potrditi prejem vabila k predložitvi ponudb:

• Poiščite postopek v razdelku Vabila (Invitations) na portalu za financiranje in razpise.
• Na menijskem gumbu (tri pike) pri postopku kliknite Potrdi prejem (Acknowledge Receipt), da potrdite prejem vabila. Status vašega vabila bo nato Potrjeno (Acknowledged).

Po potrditvi prejema vabila boste samodejno preusmerjeni v sistem eSubmission, kjer lahko začnete predložitev ponudbe s klikom na Nova ponudba/vloga (New submission). 

Za poznejšo predložitev:

• Prijavite se na portal za financiranje in razpise.
• Pojdite na Vabila (Invitations) in poiščite postopek.
• Namenijskem gumbu (tri pike) pri postopku kliknite Začni novo predložitev (Start new submission). Preusmerjeni boste v sistem eSubmission.

V sistemu eSubmission kliknite Nova ponudba/vloga (New submission), da začnete novo predložitev, ali Uporabi osnutek (Resume draft), da nadaljujete že prej začeti osnutek predložitve. 

Navigacija v sistemu eSubmission 

Ko začnete svojo predložitev, se na vrhu zaslona prikaže vrstica o napredku. V tej vrstici so prikazani vsi koraki, ki jih morate opraviti pred oddajo ponudbe. Vidite lahko tudi, v katerem koraku ste trenutno. Med postopkom oddaje lahko kadar koli preverite že naložene dokumente, in sicer tako, da kliknete gumb Dokumenti za oddajo (Submission documents) na levi strani zaslona.

Načini predložitve

Ko začnete novo predložitev, morate navesti:

• kako boste oddali ponudbo: samostojna oddaja ponudbe (Sole submission) ali skupna oddaja ponudbe (Joint submission),
• ali bo predložitev vključevala oddajo naročil podizvajalcem,
• jezik, v katerem bo predložitev pripravljena.

Ko izberete ustrezno možnost, kliknite gumb Naprej (Next) na dnu strani.

Stranke

V tem razdelku morate navesti organizacije, ki sodelujejo pri predložitvi (udeleženci). Kliknite Nova stranka (New party) in izberite vrsto udeleženca: glavni udeleženec (v primeru samostojne oddaje ponudbe), vodja skupine ali član skupine (v primeru skupne oddaje ponudbe) in podizvajalec (če je ustrezno). Vsi udeleženci, razen podizvajalcev, morajo biti označeni s kodo PIC – identifikacijsko kodo udeleženca. 

Koda PIC glavnega udeleženca ali vodje skupine mora biti enaka kodi PIC, ki je na portalu za financiranje in razpise v razdelku Vabila (Invitations) povezana z vabilom za ta postopek s pogajanji.

Da izberete pravilno kodo PIC in preverite, ali subjekt že ima PIC (tj. je že vpisan v register udeležencev), uporabite polje Iskanje organizacij (Search organisation). Na voljo sta dve možnosti iskanja: Moje organizacije (My organisations) ali Druge organizacije (Other organisations).

Moje organizacije: Kliknite spustni meni za prikaz seznama organizacij, ki jih je prijavljeni uporabnik uporabil v predhodnih predložitvah ali za katere mu je bila dodeljena vloga (npr. prijavitelj, pooblaščeni zastopnik pravne osebe ali skrbnik računa). To so organizacije, ki jih uporabniki po prijavi z računom EU Login lahko vidijo pod zavihkom Moje organizacije (My organisations) v levem meniju na portalu za financiranje in razpise.

Druge organizacije: Po organizacijah, registriranih v registru udeležencev, lahko iščete z vnosom imena ali kode PIC organizacije.

Če iskanje ne prinese rezultatov, se mora organizacija registrirati, da pridobi kodo PIC. Po registraciji organizacije se lahko vrnete v sistem eSubmission in izberete novo kodo PIC z eno od dveh možnosti iskanja.

Podatki v registru udeležencev, povezani s kodo PIC, se prikažejo na zaslonu in navesti morate naslednje obvezne podatke/dokumente:

• za glavnega udeleženca ali vodjo skupine:
• kontaktno osebo (ime in elektronski naslov),
• IBAN/št. bančnega računa;
  Če ima bančni račun številko IBAN, morate označiti potrditveno polje IBAN, sistem eSubmission pa bo preveril veljavnost številke IBAN.
• za vse udeležence: častno izjavo (pravilno izpolnjeno in podpisano) v razdelku Priloge.

Uporabnik lahko kot kontaktno osebo za ponudbo v razdelku Kontaktna oseba navede sebe (ime je že vnaprej izpolnjeno) ali drugo osebo. Kontaktni osebi se na portalu za financiranje in razpise dodeli vloga glavnega kontaktnega koordinatorja (PCoCo), uporabniku, ki oddaja ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe), pa vloga kontaktnega koordinatorja (CoCo). 

Če glavni kontaktni koordinator nima računa EU Login, se začasni račun EU Login ustvari samodejno na podlagi elektronskega naslova kontaktne osebe, oseba pa je po elektronski pošti pozvana, naj dokonča registracijo računa EU Login. Vabilo se pošlje s samodejnim sistemskim sporočilom brez sklica na postopek.

V razdelku Priloge posameznega udeleženca lahko naložite njegove dokumente v zvezi z merili za izključitev in pogoji za sodelovanje. Preverite razpisne zahteve, da ugotovite, kateri dokumenti morajo biti za določenega udeleženca vključeni v predložitev.

Ko ste pripravljeni, kliknite Opravljeno (Done). 

Kliknite Naprej, da nadaljujete na naslednji korak.

Sklopi

V postopku z več sklopi izberite sklope, za katere želite oddati ponudbo, in nato kliknite gumb Naprej.  

Podatki o ponudbi

V tem razdelku morate vpisati znesek svoje ponudbe (samo v primeru uporabe metode najnižjih stroškov ali najnižje cene, in sicer obvezno v enaki obliki kot v primeru na zaslonu) in/ali potrditi, ali vaša ponudba izpolnjuje minimalne zahteve iz dokumentov v zvezi z oddajo javnega naročila ali ne.

Če boste izbrali, da vaša ponudba ne izpolnjuje minimalnih zahtev, boste morali to obrazložiti v namenskem besedilnem polju. Potrditev skladnosti ali neskladnosti in obrazložitev v primeru neskladnosti bosta vključeni v poročilo o predložitvi.

Ko kliknete gumb Shrani (Save), lahko naložite finančno ponudbo, in če tako zahteva javni naročnik v razpisnih pogojih, tehnično ponudbo. Kot tehnično/finančno ponudbo lahko naložite več kot eno datoteko. 

Ko menite, da so podatki o ponudbi pravilni in da je predložitev popolna, kliknite Naprej. Gumb bo deloval le, če so bili zagotovljeni vsi obvezni podatki in dokumenti.

Poročilo o predložitvi

Poročilo o predložitvi (Poročilo o oddaji ponudbe/vloge) (Submission report) ustvari sistem in je del predložitve. V poročilu so navedeni vsi dokumenti, vključeni v predložitev. Sistem eSubmission samodejno ustvari poročilo o predložitvi in ga doda vaši predložitvi. Pred oddajo ponudbe si lahko poročilo ogledate na zaslonu ali ga prenesete za lastno evidenco. V sistemu eSubmission ni treba podpisati in naložiti podpisanega poročila.

Če po ogledu poročila o predložitvi menite, da je predložitev popolna in pripravljena za oddajo, kliknite Naprej za nadaljevanje.

Oddaja ponudbe

Ko ste pripravljeni oddati ponudbo, kliknite Pošlji (Submit). Sistem bo prikazal potrditveno sporočilo.

Kliknite Da, če želite potrditi: te predložitve ne boste več mogli spreminjati.

Upoštevajte, da vam sistem ne bo dovolil oddaje po poteku roka za prejem predložitev. Na elektronski naslov (glavnega) kontaktnega koordinatorja bo poslano elektronsko obvestilo. To elektronsko obvestilo vsebuje povezavo na portal za financiranje in razpise, kjer lahko (glavni) kontaktni koordinator najde potrdilo o predložitvi (Submission Receipt). Opozarjamo, da bodo lastniki identifikacijske kode udeleženca (PIC), uporabljene v predložitvi, o tem obveščeni.

Upravljanje vlog na portalu za financiranje in razpise

Imetnik računa EU Login, povezanega z elektronskim naslovom, na katerega je bilo poslano vabilo, dobi vlogo glavnega kontaktnega koordinatorja za vabilo. Glavni kontaktni koordinator lahko prek gumba Upravljanje vlog (Manage Roles; gl. spodaj) doda druge osebe iz svoje organizacije kot kontaktne koordinatorje za vabilo.

Kontaktna oseba, navedena v oddaji ponudbe, prejme vlogo glavnega kontaktnega koordinatorja za predložitev in vabilo v naslednje kroge. Uporabniku, ki odda ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe v predložitvi), se dodeli vloga kontaktnega koordinatorja za predložitev in vabilo v naslednje kroge, razen če mu je glavni kontaktni koordinator ali drug kontaktni koordinator za predložitev to vlogo odvzel v času med odprtjem ponudbe s strani javnega naročnika in prejemom vabila v naslednji krog.

Vsa zgoraj opisana dejanja (gl. razdelek Moja vabila) lahko opravijo glavni kontaktni koordinator ali kontaktni koordinatorji za zadevno vabilo oz. predložitev. Upoštevajte, da je možen samo en glavni kontaktni koordinator na vabilo oz. predložitev.

Za dodajanje oz. odvzem vlog za oddajo sledite naslednjim korakom:

  Kontaktni koordinatorji, ki so bili po zgoraj opisanem postopku dodani po tem, ko je javni naročnik prek portala ponudniku poslal vabilo k oddaji revidirane ponudbe, te ne bodo mogli oddati. Revidirano ponudbo bodo lahko oddali samo glavni kontaktni koordinator ali kontaktni koordinatorji, ki so prejeli vabilo, ali kontaktni koordinatorji, ki so bili dodani z gumbom Upravljanje vlog (Manage Roles) na vabilu (glej kratki vodnik za drugi krog / nadaljnje kroge).