Správa výziev a podaní na portáli financovania a ponúk

Portál financovania a ponúk je jednotné miesto vstupu (jednotná oblasť výmeny elektronických údajov) pre účastníkov a expertov v rámci programov financovania a verejných súťaží riadených Európskou komisiou a inými inštitúciami, úradmi, orgánmi a agentúrami EÚ.

Ak vaša žiadosť o účasť úspešne prešla prvou fázou postupu verejného obstarávania, dostanete z portálu financovania a ponúk notifikáciu s výzvou na účasť na ďalšej fáze postupu.

Notifikácia sa odošle:

• na e-mailovú adresu kontaktnej osoby uvedenej pri podaní žiadosti o účasť [hlavného koordinátora (PCoCo) (Primary Coordinator Contact];
• na e-mailovú adresu (ak je odlišná) spojenú s účtom EU Login použitým na podanie žiadosti o účasť [koordinátora (CoCo) (Coordinator Contact)];
• na e-mailovú adresu ktoréhokoľvek ďalšieho koordinátora (koordinátorov) (CoCo) pridaného pomocou tlačidla Spravovať úlohy (Manage roles) pri podaní žiadosti o účasť.

Ak chcete vstúpiť do súkromnej zóny portálu financovania a ponúk, musíte preukázať svoju totožnosť tlačidlom Prihlásenie (Sign in) na portáli financovania a ponúk, ktoré sa nachádza v pravom hornom rohu domovskej stránky (zadajte svoje údaje EU Login a heslo).

V súkromnej zóne portálu financovania a ponúk môžete:

• zobraziť výzvy na predkladanie ponúk,
• potvrdiť prijatie výzvy,
• získať prístup k súťažným podkladom s obmedzeným prístupom, 
• získať prístup k otázkam a odpovediam s obmedzeným prístupom, 
• vytvárať a odosielať otázky pre druhú fázu postupu verejného obstarávania, 
• začať nové podanie v reakcii na výzvu,
• zobrazovať, upravovať alebo vymazávať návrhy podaní (ponúk),
• stiahnuť podané ponuky,
• získať prístup k potvrdeniam o podaní/stiahnutí ponuky (k dokladom o podaní/stiahnutí ponuky),
• spravovať úlohy,
• spravovať notifikácie.
  
  

Zobrazenie výziev

V navigačnom menu na ľavej strane v časti Výzvy [Invitation(s)] nájde hlavný koordinátor/koordinátor (PCoCo/CoCo) výzvu (výzvy) na účasť na druhej fáze. Napravo, nad zoznamom výziev, je k dispozícii aj pole na vyhľadávanie.

Pri každej výzve sa zobrazí:

• referenčné číslo postupu obstarávania,
• časť (v relevantných prípadoch),
• konečný termín,
• stav výzvy (prijatá, potvrdená, uzavretá),
• druh postupu verejného obstarávania, ako aj fáza (dvojfázové postupy) alebo kolo (rokovacie konania),
• názov postupu verejného obstarávania.
  

Kliknutím na referenčné číslo postupu verejného obstarávania alebo na možnosť Zobraziť podrobnosti (See details) sa dostanete na stránku s podrobnosťami o výzve, kde môžete kliknúť na podrobnosti alebo na časť venovanú konzorciu.

Časť venovaná podrobnostiam

V časti Podrobnosti (Details) budete môcť:

• zobraziť podrobnosti o postupe verejného obstarávania.
  V časti Všeobecné informácie si môžete zobraziť informácie týkajúce sa postupu verejného obstarávania. 

• získať prístup k súťažným podkladom s obmedzeným prístupom.

V časti Dokumenty s obmedzeným prístupom (Restricted documents) si vyzvaní uchádzači môžu zobraziť dokumenty týkajúce sa druhej fázy postupu verejného obstarávania. Ak verejný obstarávateľ uverejnil novú verziu dokumentu, budete môcť zobraziť všetky verzie dokumentu. Na obrazovke je k dispozícii najnovšia verzia. Ak chcete zobraziť staršiu verziu, kliknite na rozbaľovacie menu a vyberte verziu, ktorú chcete zobraziť.

Ak je dokument k dispozícii v inom jazyku, budete môcť zobraziť aj preklad.

•   Prístup k otázkam a odpovediam s obmedzeným prístupom.

V tejto časti môžete položiť otázku týkajúcu sa druhej fázy postupu verejného obstarávania. Ak verejný obstarávateľ odpovie súkromne, odpoveď sa zobrazí v časti Moje otázky a odpovede (My Q&A). Ak sa odpoveď poskytne všetkým uchádzačom vyzvaným na účasť v druhej fáze, zobrazí sa v časti Otázky a odpovede s obmedzeným prístupom (Restricted Q&A).

Pre viac informácií sa pozrite, ako vytvoriť a odoslať otázku na portáli financovania a ponúk.

Časť venovaná konzorciu

V tejto časti si môžete pozrieť údaje o organizácii, ktorej sa táto výzva posiela (v prípade konzorcia sa zobrazia všetci členovia konzorcia).

Kliknite na šípku  a zobrazia sa úlohy pridelené organizácii. Ak chcete spravovať úlohy (Manage Roles), kliknite na tlačidlo Upraviť úlohy (Edit Roles).

Časť s výzvami

Pri každej výzve hlavný koordinátor/koordinátor (PCoCo/CoCo) vidí referenčné číslo postupu verejného obstarávania, stav výzvy (prijatá, potvrdená), termín, časť (v príslušných prípadoch), názov postupu verejného obstarávania, druh a fázu postupu verejného obstarávania. Tlačidlo menu (tri bodky) pri výzve/podaní umožňuje hlavnému koordinátorovi/koordinátorovi (PCoCo/CoCo) vykonať rôzne úkony v závislosti od stavu výzvy/podania.

Výzvy so stavom Prijaté (Received):

• Potvrdiť prijatie (Acknowledge Receipt): kliknutím na túto položku potvrdíte, že ste prijali výzvu na podanie ponuky.
• Spravovať úlohy (Manage Roles): budete si môcť zobraziť svoje výzvy a spravovať prístup k nim (teda pridávať/odstraňovať osoby, ktoré budú takisto môcť v rámci vašich výziev vykonávať opísané úkony).
• Zobraziť podrobnosti (See details): budete si môcť zobraziť podrobnosti týkajúce sa postupu verejného obstarávania.

Výzvy so stavom Potvrdené (Acknowledged):

• Začať nové podanie (Start New Submission): kliknutím na túto položku podáte novú ponuku.
• Spravovať úlohy (Manage Roles): budete si môcť zobraziť svoje výzvy a spravovať prístup k nim (teda pridávať/odstraňovať osoby, ktoré budú takisto môcť v rámci vašich výziev vykonávať opísané úkony).

Ponuky podané v reakcii na výzvu si môžete zobraziť a spravovať po kliknutí na odkaz Podania [(Submission(s)]. Tlačidlo menu (tri bodky)  na pravej strane od každého podania (ak podanie nebolo vymazané) umožňuje hlavnému koordinátorovi/koordinátorovi (PCoCo/CoCo) vykonať rôzne úkony v závislosti od stavu podania.

Podania so stavom Návrh (Draft):

• Upraviť (Edit): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z aplikácie odchádzali. Podanie teraz môžete upravovať v aplikácii eSubmission.
• Zobraziť (View): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z aplikácie odchádzali. Podanie nemožno upravovať, pretože je zobrazené v režime určenom len na čítanie.
• Vymazať (Delete): návrh podania sa z portálu financovania a ponúk vymaže.

Podania so stavom Podané (Submitted):

• Zobraziť potvrdenie (View Receipt): zobrazí sa potvrdenie o podaní.
• Stiahnuť (Withdraw) (k dispozícii len pred skončením lehoty na podanie): uveďte dôvod, prečo chcete podanie stiahnuť, a potvrďte kliknutím na tlačidlo Stiahnuť (Withdraw). Podanie po stiahnutí už nemôžete zobrazovať, upravovať ani opätovne odoslať.

Podania so stavom Stiahnuté (Withdrawn):

• Zobraziť potvrdenie o stiahnutí (View Withdrawal Receipt): zobrazí sa potvrdenie o stiahnutí.

Podania so stavom Vymazané (Deleted):
na ponukách so stavom Vymazané (Deleted) nemožno vykonávať žiadne úkony. Po vymazaní návrhu ponuky ju už uchádzač nemôže obnoviť. 

Ako pripraviť ponuku v aplikácii eSubmission

Aby mohol hlavný koordinátor/koordinátor (PCoCo/CoCo) podať ponuku, musí najprv potvrdiť prijatie výzvy na predkladanie ponúk:

• Na portáli financovania a ponúk v časti Výzvy vyhľadajte príslušný postup verejného obstarávania.
• V menu Úkony (Action) daného postupu verejného obstarávania kliknite na tlačidlo Potvrdiť prijatie (Acknowledge Receipt), čím potvrdíte, že ste výzvu prijali. Stav výzvy sa zmení na Potvrdené (Acknowledged).

Po potvrdení prijatia výzvy bude hlavný koordinátor/koordinátor (PCoCo/CoCo) automaticky presmerovaný do aplikácie eSubmission , v ktorej možno začať s podaním ponuky kliknutím na položku Nové podanie (New submission).

Ak chcete podanie začať neskôr:

• Prihláste sa na portál financovania a ponúk (Funding & Tenders Portal) prostredníctvom účtu EU Login osoby uvedenej v žiadosti o účasť ako kontaktná osoba (hlavný koordinátor, PCoCo) alebo, ak sa líši, prostredníctvom účtu EU Login použitého na podanie žiadosti o účasť (koordinátor, CoCo) alebo účtu ktoréhokoľvek iného hlavného koordinátora/koordinátora oprávneného prostredníctvom funkcie Spravovať úlohy na portále financovania a ponúk (viac informácií nájdete v časti Spravovať úlohy (Manage roles) na portáli financovania a ponúk tohto návodu).
• Prejdite na Výzvy a vyhľadajte príslušný postup verejného obstarávania.
• Z tlačidla menu (kliknite na tri bodky) [IMAGE 18] daného postupu kliknite na tlačidlo Začať nové podanie (Start new submission). Potom budete presmerovaní do aplikácie eSubmission.

V aplikácii eSubmission kliknite na tlačidlo Nové podanie (New submission), čím začnete s vypracovaním nového podania, alebo na tlačidlo Vrátiť sa k návrhu (Resume draft), čím sa vrátite k návrhu podania, ktoré ste začali pripravovať už skôr. K návrhu sa môžete vrátiť aj cez portál financovania a ponúk (ďalšie informácie nájdete v časti Správa podaní (Manage submissions) na portáli financovania a ponúk tohto návodu).

Orientácia v aplikácii eSubmission

Keď začnete vypracúvať podanie, v hornej časti obrazovky sa zobrazí čiara, ktorá znázorňuje, v akej fáze postupu sa nachádzate. Táto čiara ukazuje všetky kroky, ktoré musíte pred podaním ponuky vykonať. Vďaka nej takisto vidíte, v ktorom kroku sa momentálne nachádzate. Nahraté podklady si môžete kedykoľvek v procese podania zobraziť kliknutím na tlačidlo Dokumenty k podaniu na ľavej strane obrazovky.

Zmluvné strany

V tomto kroku sa dá upraviť iba časť Kontaktná osoba.

Používateľ, ktorý začína proces podania ponuky, môže uviesť ako kontaktnú osobu samého seba (meno je už vopred vyplnené) alebo inú osobu. Ak táto iná osoba nemá konto EU Login, automaticky sa vytvorí dočasné konto EU Login na základe e-mailovej adresy kontaktnej osoby, a táto osoba sa e-mailom vyzve na dokončenie registrácie EU Login. Výzva bude mať podobu automatickej systémovej správy bez odkazu na postup obstarávania.

Kontaktnej osobe bude na portáli financovania a ponúk priradená úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) a používateľovi podávajúcemu ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby) úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo). 

Prejdite na ďalší krok kliknutím na tlačidlo Ďalej (Next).

Údaje o ponuke

V tejto časti musíte zadať hodnotu vašej ponuky (iba v prípade kritéria pridelenia zákazky na základe najnižších nákladov alebo najnižšej ceny – použite ten istý formát ako v príklade na obrazovke) a/alebo potvrdiť, či vaša ponuka spĺňa alebo nespĺňa minimálne požiadavky uvedené v súťažných podkladoch.

Ak potvrdíte, že vaša ponuka nespĺňa minimálne požiadavky, zobrazí sa výzva, aby ste poskytli vysvetlenie vo vyhradenom textovom poli. Potvrdenie splnenia alebo nesplnenia požiadaviek a vysvetlenie v prípade nesplnenia sa premietne do správy o podaní.

Po kliknutí na tlačidlo Uložiť môžete nahrať finančnú ponuku, a ak to vyžaduje verejný obstarávateľ v špecifikáciách obstarávania, aj technickú ponuku. V rámci technickej/finančnej ponuky môžete nahrať viac súborov. 

Ak sú všetky údaje o ponuke správne a podanie je úplné, kliknite na tlačidlo Ďalej (Next). Tlačidlo bude aktívne len vtedy, ak boli poskytnuté všetky povinné údaje a podklady.

Správa o podaní

Systém vygeneruje správu o podaní, ktorá je súčasťou podania. V správe sa uvádzajú všetky dokumenty, ktoré sú súčasťou podania.

Aplikácia eSubmission správu o podaní automaticky vygeneruje a pridá ju k vášmu podaniu. Pred podaním ponuky si správu môžete pozrieť na obrazovke alebo si ju stiahnuť na účely archivácie. Správu netreba podpísať a podpísanú potom nahrávať do aplikácie eSubmission.

Ak po zobrazení správy o podaní považujete podanie za úplné a pripravené na odoslanie, kliknite na tlačidlo Ďalej (Next).

Podanie ponuky

Ak ste pripravený (-á) podať ponuku, kliknite na tlačidlo Podať (Submit). V systéme sa zobrazí potvrdzujúca správa.

Kliknite na možnosť Áno, ak chcete podanie potvrdiť – toto podanie už nebudete môcť zmeniť. Upozorňujeme, že systém vám neumožní podanie odoslať, ak vypršala lehota na doručenie podaní.

E-mailová notifikácia bude zaslaná na e-mailovú adresu spojenú s účtom EU Login hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) a všetkých koordinátorov (Coordinator Contact, CoCo), ktorí sú uvedení v prípade danej ponuky. Bude obsahovať odkaz na portál financovania a ponúk, na ktorom môžete nájsť potvrdenie o podaní. 

Spravovať úlohy (Manage roles) na portáli financovania a ponúk

Kontaktnej osobe uvedenej v žiadosti o účasť (prvá fáza) v aplikácii eSubmission sa priradí úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) danej výzvy na portáli financovania a ponúk. Používateľovi podávajúcemu žiadosť (ak sa líši od kontaktnej osoby uvedenej v žiadosti) sa priradí úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo) podania danej žiadosti a výzvy, ak úlohu neodstránil hlavný koordinátor/iný koordinátor podania žiadosti medzi tým, ako verejný obstarávateľ otvoril žiadosti, a doručením výzvy na účasť na druhej fáze.

Podobne, kontaktnej osobe uvedenej v ponuke (druhá fáza) v aplikácii eSubmission sa priradí úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) podania ponuky . Hlavnému koordinátorovi výzvy a používateľovi podávajúcemu ponuku, ak sa líši od kontaktnej osoby uvedenej v ponuke, sa priradí úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo) podania ponuky.

Ďalších koordinátorov (Coordinator Contact, CoCo) podania žiadosti, výzvy a podania ponuky možno pridať alebo odstrániť kliknutím na tlačidlo Spravovať úlohy (Manage Roles) (pozri ďalej).

Upozorňujeme , že každá výzva alebo podanie môže mať len jedného hlavného koordinátora. Hlavného koordinátora podania žiadosti (prvá fáza) alebo podania ponuky (druhá fáza) nemožno zmeniť ani odstrániť.

Hlavného koordinátora výzvy môžu zmeniť (nemožno ho odstrániť) len tieto osoby:

•  LEAR – poverený zástupca právneho subjektu/správca účtu (ak bol pre vašu organizáciu vymenovaný, pozri tu);
•  aktuálny hlavný koordinátor (PCoCo) (po zmene už tento hlavný koordinátor nemá prístup k výzve);
•   ktorýkoľvek koordinátor (CoCo) výzvy.

Ak chcete pridať/odstrániť úlohy v podaní alebo výzve, postupujte podľa týchto krokov:

Ďalšie kolo (kolá) súťažných konaní s rokovaním a inovatívnych partnerstiev

Táto časť oddiel sa vzťahuje len na  súťažné konania s rokovaním a inovatívne partnerstvá s viac ako jedným kolom rokovaní v druhej fáze.

Ak sa verejný obstarávateľ rozhodne vyzvať vás na podanie revidovanej ponuky cez aplikáciu eSubmission, hlavný koordinátor/koordinátor dostane notifikáciu z portálu financovania a ponúk.

Na podanie revidovanej ponuky potrebuje hlavný koordinátor/koordinátor (PCoCo/CoCo) potvrdiť prijatie výzvy. Po potvrdení prijatia výzvy bude hlavný koordinátor/koordinátor (PCoCo/CoCo) automaticky presmerovaný do aplikácie eSubmission, v ktorej možno začať s podaním revidovanej ponuky kliknutím na položku Nové podanie (New submission). Ak sa chcete dozvedieť, ako podať revidovanú ponuku v ďalšom kole (kolách), pozrite sa do Stručného návodu pre rokovacie konania – druhé kolo/ďalšie (kolá).