Stručný návod pre dvojfázové postupy verejného obstarávania – 1. fáza

(užšie súťaže, súťažné konania s rokovaním a súťaže návrhov)

Začíname

Vitajte v aplikácii eSubmission.

Aplikácia eSubmission umožňuje hospodárskym subjektom elektronicky reagovať na postupy verejného obstarávania EÚ tým, že im poskytuje možnosť vypracovať a štruktúrovane a zabezpečene elektronicky zaslať podanie (v tomto prípade žiadosť o účasť).

Tento stručný návod sa týka iba prvej fázy dvojfázových postupov verejného obstarávania. V tejto fáze môžu hospodárske subjekty predložiť žiadosť o účasť. Stručné návody pre druhú fázu dvojfázových postupov verejného obstarávania ako aj návody pre iné postupy verejného obstarávania sú k dispozícii na portáli Funding & Tenders (ďalej len portál financovania a ponúk) v sekcii venovanej elektronickému zadávaniu verejných zákaziek (eProcurement wiki) .

Ako hospodársky subjekt môžete:

• vložiť svoju odpoveď na výzvu inštitúcie alebo orgánu EÚ,

• zasielať podklady zabezpečeným spôsobom,

• zobraziť alebo dokončiť uložený návrh žiadosti,

• vymazať návrh žiadosti,

• získať doklad o predložení (potvrdenie o predložení),

• stiahnuť prekladanú žiadosť pred uplynutím lehoty na podanie žiadostí o účasť,

• získať doklad o stiahnutí (potvrdenie o stiahnutí).

Prečítajte si systémové požiadavky.

Nájdete ich na úvodnej stránke aplikácie eSubmission a na stránke Zmluvné strany v časti s prílohami.

Ako získať technickú pomoc?

Ak potrebujete pomoc, náš podporný tím je vám k dispozícii od 8.00 do 20.00 hod. SEČ/SELČ.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 (0) 22971063

 Náš podporný tím komunikuje len v angličtine.

Ako získať prístup k aplikácii eSubmission?

Do aplikácie eSubmission sa vždy dostanete v súvislosti s postupom verejného obstarávania (výzva na predkladanie ponúk). Uverejnené výzvy na predkladanie ponúk európskych inštitúcií, orgánov a agentúr nájdete:

• na portáli financovania a ponúk,

• v aplikácii TED eTendering (pre výzvy na predkladanie ponúk uverejnené pred 25. októbrom 2023).

Čo treba na používanie aplikácie eSubmission?

Musíte byť zaregistrovaný(-á) v autentifikačnej službe Európskej komisie (EU Login), aby ste mohli používať aplikáciu eSubmission a reagovať na výzvu na predkladanie ponúk uverejnenú na portáli financovania a ponúk. 

Ak chcete reagovať na výzvu na predkladanie ponúk uverejnenú pred 25. októbrom 2023, potrebujete aj účet v aplikácii TED eTendering.

Aby ste mohli pri elektronickom predkladaní ponuky identifikovať svoju organizáciu, musí byť zaregistrovaná v registri organizácií Komisie (register účastníkov) a mať pridelený tzv. PIC (identifikačný kód účastníka). Viac informácií o kóde PIC nájdete tu . Registrovať sa môže bezplatne akákoľvek organizácia.

EU Login

EU Login je vstupnou bránou na prihlásenie sa do rôznych služieb a/alebo systémov Európskej komisie. Ak ešte konto EU Login nemáte, môžete si ho vytvoriť.

Viac informácií nájdete v pomocníkovi služby EU Login.

Platforma TED eTendering

TED eTendering je platforma elektronického obstarávania, kde inštitúcie, orgány a agentúry EÚ uverejňovali svoje výzvy na predkladanie ponúk pred 25. októbrom 2023.

Pomocou svojho EU Loginu si môžete vytvoriť konto na platforme eTendering.

Portál Funding & Tenders (Financovanie a výzvy na predkladanie ponúk)

Portál financovania a ponúk je jednotné miesto vstupu (jednotná oblasť výmeny elektronických údajov) pre účastníkov a  expertov v rámci programov financovania a verejných súťaží riadených Európskou komisiou a inými orgánmi EÚ.

Účastníci môžu na portáli financovania a ponúk

• vyhľadávať výzvy EÚ v rámci programov financovania alebo postupov verejného obstarávania,

• prihlásiť sa na odber výziev na predkladanie ponúk,
• prezrieť si súťažné podklady,
• vytvoriť a odoslať otázku, 

• zaregistrovať sa v registri účastníkov, 

• získať prístup do aplikácie eSubmission,

• získať prístup k potvrdeniam o predložení (doklad o predložení),

• zobraziť, upraviť alebo vymazať koncepty žiadostí,

• stiahnuť svoje podanie a získať prístup k potvrdeniu o stiahnutí (doklad o stiahnutí),

• spravovať roly.

Register účastníkov

Komisia s cieľom uplatňovať zásadu „jedenkrát a dosť“ zriadila online register organizácií zúčastňujúcich sa na výzvach EÚ na predkladanie ponúk alebo návrhov, vďaka ktorému stačí údaje o účastníckej organizácii zadať len raz. Po registrácii dostane každá organizácia jedinečný identifikačný kód účastníka (PIC). Na tejto stránke zistíte, ako získať kód PIC v registri účastníkov.

Ako vypracovať žiadosť o účasť v aplikácii eSubmission

Každý hospodársky subjekt môže podať žiadosť o účasť prostredníctvom odkazu na portál financovania a ponúk, ktorý sa uvádza v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania/v oznámení o vyhlásení súťaže návrhov.

Na portáli financovania a ponúk treba kliknúť na tlačidlo Prejsť na podanie (Access submission), ktoré Vás presmeruje vás na portál eSubmission za predpokladu, že ste prihlásený prostredníctvom svojho konta EU Login.

K výzvam na predkladanie návrhov uverejneným pred 25. októbrom 2023 môžu hospodárske subjekty predložiť žiadosť o účasť použitím odkazu na platformu TED eTendering uvedeného v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania.  Na platforme TED eTendering sa najprv musíte prihlásiť do svojho konta a potom kliknúť na tlačidlo Predložiť žiadosť o účasť. Následne budete presmerovaný(-á) na portál eSubmission.

V aplikácii eSubmission kliknite na tlačidlo Nové predloženie ponuky, čím začnete s vypracovaním novej žiadosti, alebo na tlačidlo Vrátiť sa k návrhu, čím sa vrátite k návrhu žiadosti, ktorú ste začali pripravovať už skôr. K návrhu sa môžete vrátiť aj cez portál financovania a ponúk [viac informácií nájdete v oddiele  Správa podaní (Manage submissions) na portáli financovania a ponúk v tomto návode ].

Orientácia v aplikácii eSubmission 

Keď začnete vypracúvať žiadosť, v hornej časti obrazovky sa zobrazí čiara, ktorá znázorňuje, v akej fáze postupu sa nachádzate. Táto čiara zobrazuje všetky kroky, ktoré musíte pred podaním žiadosti o účasť vykonať. Vďaka nej takisto vidíte, v ktorom kroku sa momentálne nachádzate.

Nahraté podklady si môžete kedykoľvek v procese podania zobraziť kliknutím na tlačidlo Dokumenty k predloženiu ponuky na ľavej strane obrazovky.

Verejnému obstarávateľovi sa nič neodošle, až kým na konci postupu nekliknete na tlačidlo Odoslať.

Spôsoby predloženia ponuky

Keď začnete vytvárať novú žiadosť, systém vás vyzve zadať tieto informácie:

• akým spôsobom chcete žiadosť o účasť predložiť: ako samostatnú ponuku alebo spoločnú ponuku,
• či bude ponuka zahŕňať subdodávky,
• v akom jazyku sa ponuka vypracúva.

Po výbere možností kliknite na tlačidlo Ďalej v dolnej časti stránky.

Zmluvné strany

V tejto časti musíte identifikovať organizácie, ktoré sa podieľajú na vašej žiadosti (účastníkov).  Kliknite na tlačidlo Nová zmluvná strana a vyberte typ účastníka: hlavný účastník (v prípade samostatnej ponuky), vedúci skupiny alebo člen skupiny (v prípade spoločnej ponuky) alebo subdodávateľ (v príslušnom prípade).

Všetci účastníci okrem subdodávateľov sa musia identifikovať kódom PIC – identifikačným kódom účastníka. Ak chcete skontrolovať, či daný subjekt už má kód PIC (a teda je už zaregistrovaný v registri účastníkov), použite tlačidlo Vyhľadať . Vyhľadávať môžete podľa kódu PIC, IČ pre DPH, vnútroštátneho registračného čísla a krajiny. Ak chcete vyhľadávať podľa IČ pre DPH alebo vnútroštátneho registračného čísla, musíte zvoliť aj krajinu.

Ak vyhľadávanie nezobrazí žiadne výsledky, organizácia sa musí zaregistrovať, aby získala kód PIC.  Po získaní kódu PIC sa vráťte do aplikácie eSubmission , vyhľadajte podľa PIC a vyberte zobrazenú organizáciu.

Zobrazia sa údaje spojené s daným kódom PIC v registri účastníkov a systém vás vyzve, aby ste uviedli tieto povinné údaje/dokumenty:

• v prípade hlavného účastníka alebo vedúceho skupiny:
• kontaktná osoba (meno a e-mailová adresa),
• IBAN/číslo bankového účtu,
• v prípade všetkých účastníkov: čestné vyhlásenie (riadne vyplnené a podpísané) v časti s prílohami.
  

V časti Kontaktná osoba môže používateľ uviesť seba (meno je už vopred vyplnené) alebo inú osobu ako kontaktnú osobu pre žiadosť o účasť. Kontaktnej osobe bude na portáli financovania a ponúk priradená rola hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) a používateľovi predkladajúcemu žiadosť o účasť (ak sa líši od kontaktnej osoby) rola koordinátora (Coordinator Contact, CoCo). 

Ak hlavný koordinátor nemá konto EU Login, automaticky sa vytvorí dočasné konto EU Login na základe e-mailovej adresy kontaktnej osoby, a táto osoba sa e-mailom vyzve na dokončenie registrácie EU Login. Výzva bude mať podobu automatickej systémovej správy bez odkazu na verejnú súťaž. 

V časti s prílohami každého účastníka môžete nahrať podklady účastníka týkajúce sa kritérií vylúčenia a podmienok účasti. Skontrolujte špecifikácie obstarávania a identifikujte podklady, ktoré musí účastník priložiť k žiadosti.

Po skončení kliknite na tlačidlo Hotovo. 

Po ukončení kroku Spôsoby predloženia ponuky už nemožno zmeniť štruktúru zo spoločnej ponuky na samostatnú, ani naopak. Ak chcete zmeniť štruktúru žiadosti alebo vedúceho skupiny, musíte vytvoriť novú žiadosť a prepísať návrh žiadosti (všetky zadané údaje a nahraté dokumenty sa vymažú).

Kliknutím na tlačidlo Ďalej prejdite na ďalší krok.

Časti

V prípade postupu zloženého z viacerých častí si vyberte časť (časti), v rámci ktorej (ktorých) chcete podať žiadosť o účasť, a kliknite na tlačidlo Ďalej.

Identifikácia účastníkov platí pre žiadosť ako celok. Ak sa zloženie konzorcia v jednotlivých častiach líši, musíte pre každú z nich predložiť osobitnú žiadosť.

Správa o predložení ponuky

Systém vygeneruje správu o predložení ponuky, ktorá tvorí súčasť žiadosti. V správe sa uvádzajú všetky dokumenty, ktoré sú súčasťou žiadosti.

Aplikácia eSubmission správu o predložení ponuky automaticky vygeneruje a pridá ju k vašej žiadosti. Pred podaním žiadosti o účasť si môžete správu pozrieť na obrazovke alebo si ju stiahnuť na účely archivácie. Správu netreba podpísať a podpísanú potom nahrávať do aplikácie eSubmission.

Ak po zobrazení správy o predložení ponuky považujete žiadosť za úplnú a pripravenú na predloženie, kliknite na tlačidlo Ďalej.

Správa o predložení ponuky nie je potvrdením predloženia žiadosti. Žiadosť ste ešte neodoslali . Prejdite na ďalší krok a  kliknutím na tlačidlo Odoslať dokončite predloženie žiadosti.

Predloženie žiadosti o účasť   

Ak ste pripravený(-á) žiadosť o účasť podať, kliknite na tlačidlo Odoslať . V systéme sa zobrazí potvrdzujúca správa.

Kliknite na možnosť Áno, ak chcete žiadosť potvrdiť – potom už nebude možné túto žiadosť meniť.

Upozorňujeme, že systém vám neumožní žiadosť predložiť, ak uplynula lehota na podanie žiadosti o účasť.

Na e-mailovú adresu hlavného koordinátora/koordinátora bude zaslaná e-mailová notifikácia. Bude obsahovať odkaz na portál financovania a ponúk, na ktorom môže hlavný koordinátor/koordinátor nájsť potvrdenie o predložení. Upozorňujeme, že budú informovaní vlastníci kódu PIC, ktorý ste použili na účely predloženia žiadosti.

Potvrdenie o predložení je doklad potvrdzujúci dodržanie lehoty na predloženie žiadostí.

Správa úloh (Manage roles) na portáli financovania a ponúk

Kontaktnej osobe uvedenej v aplikácii eSubmission sa pri predkladaní žiadosti o účasť priradí rola hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) na portáli financovania a ponúk. Pre každú žiadosť môže existovať len jeden hlavný koordinátor.

Hlavného koordinátora nie je možné zmeniť prostredníctvom portálu. Ak je potrebné vymenovať nového hlavného koordinátora, obráťte sa na verejného obstarávateľa.

Používateľovi predkladajúcemu žiadosť o účasť (ak sa líši od kontaktnej osoby) je priradená rola koordinátora (Coordinator Contact, CoCo).

Ďalších koordinátorov je možné pridať alebo vymazať na portáli financovania a ponúk, až keď verejný obstarávateľ otvorí žiadosti o účasť, pričom táto možnosť je k dispozícii dovtedy, kým verejný obstarávateľ nevyzve vybraných záujemcov na predloženie ponuky:

• V rozbaľovacom menu Úkony (Action) napravo od predloženia žiadosti o účasť kliknite na možnosť Správa úloh (Manage Roles). Táto možnosť sa zobrazí, až keď verejný obstarávateľ otvorí podané žiadosti o účasť.

• Kliknite na tlačidlo Upraviť úlohy (Edit Roles).

• Ak chcete pridať nového koordinátora, kliknite na tlačidlo Pridať úlohy (Add Roles).

Ak chcete vymazať koordinátora, kliknite na ikonu koša vedľa jeho mena.

• Pridajte podrobnosti o osobe, ktorú pridávate ako koordinátora, a kliknite na tlačidlo Ok.

  Koordinátor pridaný podľa uvedeného postupu nebude môcť predložiť ponuku, ak už verejný obstarávateľ zaslal výzvy týkajúce sa druhej fázy. Ponuku budú môcť predložiť len hlavní koordinátori/koordinátori, ktorí dostali výzvu na účasť na druhej fáze, alebo koordinátori, ktorí boli pridaní prostredníctvom tlačidla akcie Správa úloh (Manage roles) vo výzve (pozri stručný návod pre druhú fázu dvojfázových postupov).

Správa podaní (Manage submissions) na portáli financovania a ponúk

Ak chcete vstúpiť do súkromnej zóny portálu financovania a ponúk, musíte sa autentifikovať pomocou tlačidla Prihlásenie (Login) na portáli financovania a ponúk, ktoré sa nachádza v pravom hornom rohu domovskej stránky (zadajte svoje údaje EU Login a heslo).

Zobrazenie podaní (View submissions)

V časti Moja zóna (Manage my area) naľavo od položky PCoCo/CoCo (Hlavný koordinátor/koordinátor) sa budú nachádzať žiadosti o účasť z časti Moje podania [My Submission(s)].
Napravo, nad zoznamom podaní, je k dispozícii aj pole vyhľadávania.

Časť Moje podania [My submission(s)]

Pri každom podaní môže hlavný koordinátor/koordinátor vidieť referenčné číslo verejnej súťaže, identifikačné číslo podania, dátum poslednej vykonanej činnosti a stav podania (návrh, predložené, stiahnuté, vymazané), lehotu, časť (v príslušných prípadoch), názov verejnej súťaže, druh a fázu verejnej súťaže.

Menu Úkony (Action) na pravej strane od každého podania (ak podanie nebolo vymazané) umožňuje hlavnému koordinátorovi/koordinátorovi vykonať rôzne úkony v závislosti od stavu podania.

Podania so stavom Návrh (Draft):

• Upraviť (Edit): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z aplikácie odchádzali. Podanie teraz môžete upravovať v aplikácii eSubmission.
• Zobraziť (View): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z aplikácie odchádzali. Podanie nemožno upravovať, pretože je zobrazené v režime určenom len na čítanie. 
• Vymazať (Delete):  návrh podania sa z portálu financovania a ponúk vymaže.
  
  

Podania so stavom Predložené (Submitted):

• Zobraziť potvrdenie (View Receipt): zobrazí sa potvrdenie o predložení.
• Stiahnuť (Withdraw) (k dispozícii len pred skončením lehoty na predloženie): uveďte dôvod, prečo chcete podanie stiahnuť, a potvrďte kliknutím na tlačidlo Stiahnuť (Withdraw). Podanie po stiahnutí už nemôžete prezerať, upravovať ani opätovne predložiť.
  
  

Podania so stavom Stiahnuté (Withdrawn):

• Zobraziť potvrdenie o stiahnutí (View Withdrawal Receipt): zobrazí sa potvrdenie o stiahnutí.

Podania so stavom Vymazané (Deleted):

Pre podania so stavom Vymazané (Deleted) nie je k dispozícii menu Úkony (Action). Po vymazaní už návrh podania účastník nemôže obnoviť. 

Správa notifikácií na portáli financovania a ponúk 

Moje notifikácie (My notifications)

Hlavný koordinátor/koordinátor môže túto stránku otvoriť kliknutím na ikonu zvončeka v pravom hornom rohu obrazovky po prihlásení sa na portál financovania a ponúk.

Na tejto stránke nájde hlavný koordinátor/koordinátor tieto notifikácie:

• potvrdenie o predložení (doklad o predložení žiadosti o účasť),
• potvrdenie o stiahnutí (doklad o stiahnutí žiadosti o účasť).

Na karte Nastavenia (Preferences) po kliknutí na tlačidlo Spravovať všetky notifikácie (Manage all notifications) (v spodnej časti zoznamu notifikácií) si môže hlavný koordinátor/koordinátor vybrať frekvenciu e-mailových notifikácií z portálu financovania a ponúk. Bez ohľadu na vami zvolenú možnosť nájdete všetky notifikácie v časti Moje notifikácie (My notifications).

Moje formálne notifikácie [My Formal Notification(s)] 

Táto časť dostupná v menu Moja zóna (Manage My Area) naľavo sa momentálne pri postupoch verejného obstarávania nepoužíva.