Ako vypracovať žiadosť o účasť v aplikácii eSubmission

Každý hospodársky subjekt môže podať žiadosť o účasť prostredníctvom odkazu na portál financovania a ponúk, ktorý sa uvádza v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania/v oznámení o vyhlásení súťaže návrhov.

Na portáli financovania a ponúk treba kliknúť na tlačidlo Prejsť na podanie (Access submission), ktoré vás presmeruje na portál eSubmission za predpokladu, že ste prihlásený prostredníctvom svojho účtu EU Login.

Najprv si musíte prečítať a prijať podmienky a potvrdiť, že ste si prečítali a pochopili vyhlásenie o ochrane osobných údajov portálu financovania a ponúk a vyhlásenie o ochrane údajov vzťahujúce sa na zadávanie zákaziek a riadenie verejného obstarávania.

V aplikácii eSubmission kliknite na tlačidlo Nové podanie (New submission), čím začnete s vypracovaním nového podania, alebo na tlačidlo Vrátiť sa k návrhu (Resume draft), čím sa vrátite k návrhu podania, ktoré ste začali pripravovať už skôr. K návrhu sa môžete vrátiť aj cez portál financovania a ponúk [viac informácií nájdete v časti Správa podaní (Manage submissions) na portáli financovania a ponúk tohto návodu].

Orientácia v aplikácii eSubmission

Keď začnete vypracúvať podanie, v hornej časti obrazovky sa zobrazí čiara, ktorá znázorňuje, v akej fáze postupu sa nachádzate. Táto čiara zobrazuje všetky kroky, ktoré musíte pred podaním žiadosti o účasť vykonať. Vďaka nej takisto vidíte, v ktorom kroku sa momentálne nachádzate.

Nahraté podklady si môžete kedykoľvek v procese podania zobraziť kliknutím na tlačidlo Dokumenty k podaniu na ľavej strane obrazovky.

Spôsoby podávania

Keď začnete vytvárať nové podanie, systém vás vyzve, aby ste zadali tieto informácie:

• akým spôsobom chcete žiadosť o účasť podať: ako samostatné podanie (Sole submission) alebo spoločné podanie (Joint submission),
• či bude podanie zahŕňať subdodávky,
• v akom jazyku sa podanie vypracúva.

Po výbere možností kliknite na tlačidlo Ďalej (Next) v dolnej časti stránky.

Zmluvné strany

V tejto časti musíte identifikovať organizácie, ktoré sa podieľajú na vašom podaní (účastníkov). Kliknite na tlačidlo Nová zmluvná strana (New party) a vyberte druh účastníka: hlavný účastník (main participant, v prípade samostatného podania), vedúci skupiny alebo člen skupiny (group leader alebo group member, v prípade spoločného podania) alebo subdodávateľ (subcontractor, v príslušnom prípade).

Všetci účastníci okrem subdodávateľov sa musia identifikovať kódom PIC – identifikačným kódom účastníka. Ak chcete skontrolovať, či daný subjekt už má kód PIC (a teda je už zaregistrovaný v registri účastníkov), použite pole Vyhľadať organizáciu (Search organization).

Sú dve možnosti vyhľadávania: Moje organizácie (My organisations) alebo Iné organizácie (Other organisations).

Moje organizácie (My organisations): kliknite na rozbaľovacie menu a zobrazí sa zoznam organizácií, ktoré prihlásený používateľ použil pri predchádzajúcich podaniach alebo pri ktorých mu bola pridelená úloha [napr. samostatne sa registrujúca osoba (self-registrant), poverený zástupca právneho subjektu (LEAR) alebo správca účtu (account administrator)]. Ide o tie isté organizácie, ktoré používatelia vidia v záložke Moje organizácie (My organisations) v ľavom menu na portáli financovania a ponúk po prihlásení sa prostredníctvom účtu EU Login.

Iné organizácie: organizácie zaregistrované v registri účastníkov môžete vyhľadávať zadaním názvu organizácie alebo kódu PIC (identifikačný kód účastníka).

 Ak vyhľadávanie nezobrazí žiadne výsledky, organizácia sa musí zaregistrovať, aby získala kód PIC. Po registrácii vašej organizácie sa môžete vrátiť do aplikácie eSubmission a vybrať si novovytvorený kód PIC pomocou jednej z dvoch možností vyhľadávania.

Zobrazia sa údaje spojené s daným kódom PIC v registri účastníkov a výzva na poskytnutie týchto povinných údajov/dokladov:

• v prípade hlavného účastníka alebo vedúceho skupiny:
• kontaktná osoba (meno a e-mailová adresa),
• IBAN/číslo bankového účtu,
  Ak má bankový účet kód IBAN, zaškrtnite políčko „IBAN“ a aplikácia eSubmission overí, či je bankový účet IBAN platný.

• v prípade všetkých účastníkov: čestné vyhlásenie (riadne vyplnené a podpísané) v časti s prílohami.

 V časti Kontaktná osoba môže používateľ uviesť seba (meno je už vopred vyplnené) alebo inú osobu ako kontaktnú osobu na účely žiadosti o účasť. Kontaktnej osobe bude na portáli financovania a ponúk priradená úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) a používateľovi podávajúcemu žiadosť o účasť (ak sa líši od kontaktnej osoby) úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo).

Ak hlavný koordinátor (PCoCo) nemá účet EU Login, automaticky sa vytvorí dočasný účet EU Login na základe e-mailovej adresy kontaktnej osoby, a táto osoba bude e-mailom vyzvaná na dokončenie registrácie v službe EU Login. Výzva bude mať podobu automatickej systémovej správy bez odkazu na postup verejného obstarávania.

V časti Prílohy (Attachments) môžete pri každom účastníkovi nahrať podklady týkajúce sa kritérií vylúčenia a podmienok účasti. V špecifikáciách obstarávania zistíte, aké podklady musí ktorý účastník priložiť v rámci podania.

Po skončení kliknite na tlačidlo Hotovo (Done). 

Prejdite na ďalší krok kliknutím na tlačidlo Ďalej (Next).

Časti (Lots)

Ak postup verejného obstarávania zahŕňa niekoľko častí, vyberte časť (časti), v rámci ktorej (ktorých) chcete podať žiadosť o účasť, a kliknite na tlačidlo Ďalej (Next).

Správa o podaní (Submission report)

Systém vygeneruje správu o podaní, ktorá je súčasťou podania. V správe sa uvádzajú všetky dokumenty, ktoré sú súčasťou podania.

Aplikácia eSubmission správu o podaní automaticky vygeneruje a pridá ju k vášmu podaniu. Pred podaním žiadosti o účasť si môžete správu pozrieť na obrazovke alebo si ju stiahnuť na účely archivácie. Správu netreba podpísať a podpísanú potom nahrávať do aplikácie eSubmission.

Ak po zobrazení správy o podaní považujete podanie za úplné a pripravené na odoslanie, kliknite na tlačidlo Ďalej (Next).

Podanie žiadosti o účasť

Ak ste pripravený (-á) žiadosť o účasť podať, kliknite na tlačidlo Podať (Submit). V systéme sa zobrazí potvrdzujúca správa.

Kliknite na možnosť Áno (Yes), ak chcete podanie potvrdiť – toto podanie už nebudete môcť zmeniť.

Upozorňujeme, že systém vám neumožní podanie odoslať, ak uplynula lehota na doručenie žiadostí o účasť.

Ak do termínu na podanie ostáva menej ako jeden deň, aplikácia eSubmission zobrazuje zostávajúce hodiny/minúty až do termínu.

Na e-mailovú adresu hlavného koordinátora/koordinátora bude zaslaná e-mailová notifikácia. Bude obsahovať odkaz na portál financovania a ponúk, na ktorom môže hlavný koordinátor/koordinátor (PCoCo/CoCo) nájsť potvrdenie o podaní. Upozorňujeme, že túto informáciu dostanú vlastníci kódu PIC, ktorý ste použili pri podaní.

Spravovať úlohy (Manage roles) na portáli financovania a ponúk

Kontaktnej osobe uvedenej v aplikácii eSubmission bude na portáli financovania a ponúk priradená úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) daného podania žiadosti o účasť a danej výzvy na účasť na druhej fáze. Používateľovi podávajúcemu žiadosť (ak sa líši od kontaktnej osoby uvedenej v žiadosti) sa priradí úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo) podania žiadosti a výzvy na účasť na druhej fáze, ak úlohu neodstránil hlavný/iný koordinátor podania žiadosti medzi tým, ako verejný obstarávateľ otvoril žiadosti, a doručením výzvy na účasť na druhej fáze.

Ďalších koordinátorov (CoCo) podania možno pridať alebo odstrániť kliknutím na tlačidlo Spravovať úlohy (Manage Roles) (pozri ďalej).

Upozorňujeme, že každá výzva alebo podanie môže mať len jedného hlavného koordinátora. Hlavného koordinátora podania žiadosti (prvá fáza) nemožno zmeniť ani odstrániť cez portál financovania a ponúk (ak potrebujete zmeniť hlavného koordinátora podania, obráťte sa na tím podpory portálu financovania a ponúk).

Keď už bola spustená výzva na účasť na druhej fáze, hlavného koordinátora výzvy na účasť na druhej fáze môže zmeniť priamo na portáli financovania a ponúk LEAR (poverený zástupca právneho subjektu) a správca účtu (už sa netreba obracať na podporný tím portálu financovania a ponúk).

Ak chcete pridať/odstrániť úlohy týkajúce sa podania, postupujte podľa týchto krokov:

 [IMAGE 28]: Koordinátori (CoCo) pridaní podľa uvedeného postupu až po tom, čo verejný obstarávateľ zaslal výzvy týkajúce sa druhej fázy, nebudú môcť podať ponuku. Ponuku budú môcť podať len hlavní koordinátori/koordinátori (PCoCo/CoCo), ktorí dostali výzvu na účasť na druhej fáze, alebo koordinátori (CoCo), ktorí boli pridaní prostredníctvom tlačidla úkonu Spravovať úlohy (Manage roles) vo výzve (pozri stručný návod pre druhú fázu dvojfázových postupov).

Správa podaní (Manage submissions) na portáli financovania a ponúk

Ak chcete vstúpiť do súkromnej zóny portálu financovania a ponúk, musíte preukázať svoju totožnosť tlačidlom Prihlásenie (Sign in) na portáli financovania a ponúk, ktoré sa nachádza v pravom hornom rohu domovskej stránky (zadajte svoje údaje EU Login a heslo).

Zobraziť podania (View submissions)

V časti Moja zóna (My area) nájde hlavný koordinátor/koordinátor (PCoCo/CoCo) podania v ľavej časti obrazovky pod názvom Centrum obstarávania/Podania (Procurement centre/Submissions).

Vpravo nad zoznamom podaní sa nachádza aj pole na vyhľadávanie.

Časť s podaniami

Pri každom podaní hlavný koordinátor/koordinátor (PCoCo/CoCo) vidí referenčné číslo postupu verejného obstarávania, identifikačné číslo podania, dátum posledného vykonaného úkonu a stav podania (návrh, podané, stiahnuté, vymazané), termín, časť (v príslušných prípadoch), názov postupu verejného obstarávania, druh a fázu postupu verejného obstarávania.

Tlačilo menu (tri bodky) na pravej strane od každého podania (ak podanie nebolo vymazané) umožňuje hlavnému koordinátorovi/koordinátorovi (PCoCo/CoCo) vykonávať rôzne úkony v závislosti od stavu podania.

Podania so stavom Návrh (Draft):

• Upraviť (Edit): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z aplikácie odchádzali. Podanie teraz môžete upravovať v aplikácii eSubmission.
• Zobraziť (View): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z aplikácie odchádzali. Podanie nemožno upravovať, pretože je zobrazené v režime určenom len na čítanie.
• Vymazať (Delete): návrh podania sa z portálu financovania a ponúk vymaže.

Podania so stavom Podané (Submitted):

• Zobraziť potvrdenie (View Receipt): zobrazí sa potvrdenie o podaní.
• Stiahnuť (Withdraw) (k dispozícii len pred skončením lehoty na podanie): uveďte dôvod, prečo chcete podanie stiahnuť, a potvrďte kliknutím na tlačidlo Stiahnuť (Withdraw). Podanie po stiahnutí už nemôžete zobrazovať, upravovať ani opätovne odoslať.

Podania so stavom Stiahnuté (Withdrawn):

• Zobraziť potvrdenie o stiahnutí (View Withdrawal Receipt): zobrazí sa potvrdenie o stiahnutí.

Podania so stavom Vymazané (Deleted):

Na podaniach so stavom Vymazané (Deleted) nemožno vykonávať žiadne úkony. Po vymazaní už návrh podania účastník nemôže obnoviť.