Stručný návod pre rokovacie konania – druhé kolo/ďalšie kolo (kolá)

(rokovacie konania a súťažné konania s rokovaním bez zverejnenia)

P rejdite na  prvé kolo postupu obstarávania s usmerneniami, ako podať prvotnú ponuku.

Začíname

Tieto usmernenia sa týkajú všetkých ďalších kôl rokovacích konaní a súťažných konaní s rokovaním bez zverejnenia, v ktorých vás verejný obstarávateľ požiadal o podanie revidovanej ponuky cez aplikáciu eSubmission (pripomíname, že verejný obstarávateľ sa môže rozhodnúť, že vás o revíziu ponuky nepožiada, alebo vás požiada, aby ste svoju revidovanú ponuku podali inak než cez aplikáciu eSubmission). Ďalšie informácie o podávaní prvotných ponúk v rokovacích konaniach nájdete v časti o prvom kole rokovacích konaní.

Ako hospodársky subjekt môžete:

• vkladať svoje odpovede na výzvy inštitúcií alebo orgánov EÚ,
• podávať ich zabezpečeným spôsobom,
• zobrazovať alebo dokončovať uložené návrhy,
• vymazávať návrhy podaní,
• získať doklad o odoslaní (potvrdenie o odoslaní),
• stiahnuť ponuky pred uplynutím lehoty na prijatie ponúk,
• získať doklad o stiahnutí (potvrdenie o stiahnutí).

Prečítajte si systémové požiadavky.

Nájdete ich na úvodnej stránke aplikácie eSubmission a na stránke Zmluvné strany (Parties) v časti s prílohami.

Ako získať technickú pomoc?

Ak potrebujete pomoc, náš podporný tím je vám k dispozícii od 8.00 do 20.00 hod. SEČ/SELČ.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 22971063

 Náš podporný tím komunikuje len v angličtine.

Ak sa verejný obstarávateľ rozhodne vyzvať vás na podanie revidovanej ponuky, dostanete:

• e-mailovú výzvu,
• oznámenie na portáli financovania a ponúk.

E-mailová výzva a emailová notifikácia budú zaslané na:

• e-mailovú adresu kontaktnej osoby uvedenej pri podávaní poslednej ponuky [hlavný koordinátor (Primary Coordinator Contact, PCoCo)],

• e-mailové adresy všetkých osôb, ktoré mali v čase zaslania výzvy priradenú úlohu koordinátora (Coordinator Contacts, CoCo), t. j. získali úlohu koordinátora jedným z nasledujúcich spôsobov a táto úloha im zatiaľ nebola odobratá prostredníctvom funkcie Spravovať úlohy (Manage roles):
  • každá kontaktná osoba uvedená v predchádzajúcich podaných ponukách, ale nie v tej poslednej,
  • každá kontaktná osoba, ktorej konto EU Login bolo použité na podanie prvotnej, ako aj revidovanej ponuky,
  • každá kontaktná osoba pridaná cez funkciu Spravovať úlohy (Manage roles).

K oznámeniam sa možno dostať cez príslušnú časť My notifications portálu financovania a ponúk.

Zobrazenie výziev

V e-mailovej výzve bude odkaz, z ktorého sa dostanete na časť Moje výzvy [My Invitation(s)] na portáli financovania a ponúk – musíte sa prihlásiť cez službu EU Login. Ak ešte nemáte konto EU Login, portál financovania a ponúk vám ho automaticky vytvorí.   Podrobnejšie vysvetlenie nájdete tu .

Výzvu(-y) na účasť nájdete v navigačnom menu na ľavej strane v časti Moje výzvy [My Invitation(s) ]. Vpravo nad zoznamom pozvánok sa nachádza aj pole na vyhľadávanie.

  Výzva na podanie revidovanej ponuky na ďalšie kolo alebo kolá bude samostatnou výzvou v časti Moje výzvy [My Invitation(s)]. Nebude súčasťou výzvy zaslanej v rámci prvotného kola alebo ďalšieho kola alebo kôl (ak existujú) v rámci postupu obstarávania. Táto výzva bude obsahovať vlastné údaje a dokumenty (ak existujú), ako aj nový odkaz na podávanie ponúk v menu v časti Úkony (Action). Dokumenty z predchádzajúcich výziev nebudú do novej výzvy zahrnuté – stále však bude možnosť pozrieť si ich v predchádzajúcich výzvach.

V časti Moje výzvy [My Invitation(s)] si môžete pozrieť aj podrobnosti a dokumenty týkajúce sa danej výzvy.

 Kliknite na odkaz Zobraziť podrobnosti (See details)  

• Zobraziť podrobnosti o postupe obstarávania
  V časti Všeobecné informácie (General information) si môžete pozrieť informácie týkajúce sa postupu obstarávania.

• Pristupovať k súťažným podkladom s obmedzeným prístupom
  V časti Dokumenty s obmedzeným prístupom (Restricted documents) si môžete pozrieť dokumenty týkajúce sa postupu obstarávania. 

Ak existuje niekoľko verzií dokumentu, na obrazovke sa zobrazí najnovšia verzia. Ak chcete zobraziť staršiu verziu, kliknite na rozbaľovacie menu a vyberte verziu, ktorú chcete zobraziť. Môžete si pozrieť aj dostupné preklady (ak existujú).

• Časť Otázky a odpovede týkajúce sa obmedzeného prístupu [Access the Restricted Questions & answers (Q&A) section]. 
  V tejto časti môžete položiť otázku týkajúcu sa postupu obstarávania.

Ak verejný obstarávateľ odpovie súkromne, odpoveď sa zobrazí v časti Moje otázky a odpovede (My Q&A). Ak sa odpoveď poskytne všetkým uchádzačom pozvaným do postupu obstarávania, zobrazí sa v časti Otázky a odpovede s obmedzeným prístupom (Restricted Q&A). Ďalšie informácie nájdete v časti Ako vytvoriť a odoslať otázku na portáli financovania a ponúk .

Podanie možno vykonať len z časti Moje výzvy [My Invitation(s)]. Ponuku (ponuky) nemožno podať zo stránky s podrobnosťami o danom postupe obstarávania.

Časť Moje výzvy [My Invitation(s)]

Pri každej výzve sa zobrazí referenčné číslo postupu obstarávania, stav výzvy [prijatá (received), potvrdená (acknowledged)], termín, časť postupu obstarávania (v príslušných prípadoch), názov postupu obstarávania, typ a fáza postupu obstarávania.

Pomocou menu Úkony (Action) pri výzve/podaní môžete vykonať rôzne úkony v závislosti od stavu výzvy/podania.

Výzvy so stavom Prijaté (Received): 

• Potvrdiť prijatie (Acknowledge Receipt): kliknutím na túto položku potvrdíte, že ste prijali výzvu na podanie ponuky. Budete presmerovaní na portál eSubmission, na ktorom môžete podať ponuku.
• Spravovať úlohy (Manage roles): budete si môcť prezrieť a spravovať prístup k svojej výzve (teda pridávať/odstraňovať osoby, ktoré budú takisto môcť vidieť danú výzvu a podať ponuku).
• Zobraziť podrobnosti (See Details): budete si môcť zobraziť podrobnosti týkajúce sa postupu obstarávania ( pozri vyššie ).

Výzvy so stavom Potvrdené (Acknowledged): 

• Začať s podaním novej ponuky (Start New Submission): kliknutím na túto položku podáte novú ponuku.
• Spravovať úlohy (Manage roles): budete si môcť prezrieť a spravovať prístup k svojej výzve (teda pridávať/odstraňovať osoby, ktoré budú takisto môcť vidieť danú výzvu a podať ponuku).
• Zobraziť podrobnosti (See Details): budete si môcť zobraziť podrobnosti týkajúce sa postupu obstarávania ( pozri vyššie ).

Ak ste začali pripravovať ponuku alebo ste ju už odoslali, zobrazí sa odkaz Podania [Submission(s)].

Pomocou menu Úkony (Action) na pravej strane od každého podania môžete vykonať rôzne úkony v závislosti od stavu podania.

Podania so stavom Návrh (Draft):

• Upraviť (Edit): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste aplikáciu opúšťali. Podanie teraz môžete upravovať v aplikácii eSubmission.
• Zobraziť (View): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste aplikáciu opúšťali. Podanie nemožno upravovať, pretože je zobrazené v režime určenom len na čítanie. 
• Vymazať (Delete): návrh podania sa z portálu financovania a ponúk vymaže.

Podania so stavom Odoslané (Submitted):

• Zobraziť potvrdenie (View Receipt): zobrazí sa potvrdenie o odoslaní.
• Stiahnuť (Withdraw) (k dispozícii len pred skončením lehoty na podanie):  uveďte dôvod, prečo chcete podanie stiahnuť, a potvrďte kliknutím na tlačidlo Stiahnuť (Withdraw). Podanie po stiahnutí už nemôžete prezerať, upravovať ani opätovne odoslať.

Podania so stavom Stiahnuté (Withdrawn):

• Zobraziť potvrdenie o stiahnutí (View Withdrawal Receipt): zobrazí sa potvrdenie o stiahnutí.

Podania so stavom Vymazané (Deleted):

• V prípade podaní so stavom Vymazané (Deleted) nie je k dispozícii menu Úkony (Action). Po vymazaní návrhu podania ho už uchádzač nemôže obnoviť. 

Na podanie revidovanej ponuky do ďalšieho kola alebo kôl potrebuje hlavný koordinátor/koordinátor najprv potvrdiť prijatie výzvy:

• Vyhľadajte príslušný postup obstarávania v časti Moje výzvy [My Invitation(s)] portálu financovania a ponúk.
• V menu Úkony (Action) daného postupu obstarávania kliknite na tlačidlo Potvrdiť prijatie (Acknowledge Receipt), čím potvrdíte, že ste výzvu prijali. Stav výzvy sa zmení na Potvrdené (Acknowledged).

Po potvrdení prijatia výzvy budete automaticky presmerovaní do aplikácie eSubmission, v ktorej možno začať s podaním revidovanej ponuky kliknutím na položku Podanie novej ponuky (New submission).

Ak chcete proces podania ponuky začať neskôr:

• Prihláste sa do portálu financovania a ponúk
  

• Prejdite na Moje výzvy [My Invitation(s)] a vyhľadajte príslušný postup obstarávania.

• V menu Úkony (Action) daného postupu obstarávania kliknite na možnosť Začať s podaním novej ponuky (Start new submission). Potom budete presmerovaní do aplikácie eSubmission.

Ak chcete začať s novým podaním, v aplikácii eSubmission kliknite na tlačidlo Podanie novej ponuky (New submission). Ak chcete pokračovať v už začatom podaní, kliknite na tlačidlo Pokračovať v návrhu (Resume draft). 

Orientácia v aplikácii eSubmission 

Keď začnete vypracúvať podanie, v hornej časti obrazovky sa zobrazí čiara, ktorá znázorňuje, v akej fáze postupu sa nachádzate. Táto čiara ukazuje všetky kroky, ktoré musíte pred podaním ponuky vykonať. Vďaka nej takisto vidíte, v ktorom kroku sa momentálne nachádzate.

Nahraté podklady si môžete kedykoľvek v procese podania zobraziť kliknutím na tlačidlo  Dokumenty týkajúce sa ponuky (Submission documents) na ľavej strane obrazovky.

Verejnému obstarávateľovi sa nič neodošle, až kým na konci postupu nekliknete na tlačidlo Odoslať (Submit).

Zmluvné strany (Parties)

V tomto kroku sa dá upraviť iba položka  Kontaktná osoba (Contact Person) .

Používateľ, ktorý začína proces podávania ponuky v aplikácii eSubmission, môže uviesť ako kontaktnú osobu samého seba (meno je už vopred vyplnené) alebo inú osobu. Ak táto iná osoba nemá konto EU Login, automaticky sa vytvorí dočasné konto EU Login na základe e-mailovej adresy kontaktnej osoby, a táto osoba sa e-mailom vyzve na dokončenie registrácie EU Login. Výzva bude mať podobu automatickej systémovej správy bez odkazu na verejné obstarávanie.

Kontaktnej osobe bude na portáli financovania a ponúk priradená úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) a používateľovi predkladajúcemu ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby) úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo) . 

Prejdite na ďalší krok kliknutím na tlačidlo Ďalej (Next).

Údaje o ponuke

V tejto časti musíte zadať hodnotu vašej ponuky ( iba v prípade kritéria pridelenia zákazky na základe najnižších nákladov a najnižšej ceny ; použite ten istý formát ako v príklade na obrazovke) a/alebo potvrdiť, či vaša ponuka spĺňa alebo nespĺňa minimálne požiadavky uvedené v súťažných podkladoch.

Ak potvrdíte, že vaša ponuka nespĺňa minimálne požiadavky, zobrazí sa výzva, aby ste poskytli vysvetlenie vo vyhradenom textovom poli. Potvrdenie splnenia alebo nesplnenia požiadaviek a vysvetlenie v prípade nesplnenia sa premietne do správy o podaní ponuky.

Po kliknutí na tlačidlo Uložiť (Save) môžete nahrať finančnú ponuku, a ak to vyžaduje verejný obstarávateľ v špecifikáciách obstarávania, aj technickú ponuku. V rámci technickej/finančnej ponuky môžete nahrať viac súborov. 

Ak sú všetky údaje o ponuke správne a podanie je úplné, kliknite na tlačidlo Ďalej (Next). Tlačidlo bude aktívne len vtedy, ak boli poskytnuté všetky povinné údaje a podklady.

V tejto fáze je váš návrh ponuky vrátane všetkých podkladov stále len návrhom, a ešte nie je podaný .

Správa o podaní ponuky (Submission report)

Systém vygeneruje správu o podaní ponuky, ktorá tvorí súčasť podania. V správe sa uvádzajú všetky dokumenty, ktoré sú súčasťou podania.

Aplikácia eSubmission správu o podaní ponuky automaticky vygeneruje a pridá ju k vášmu podaniu. Správu si ešte pred samotným podaním ponuky môžete pozrieť na obrazovke alebo si ju pre vlastnú potrebu stiahnuť. Správu netreba podpísať a podpísanú potom nahrávať do aplikácie eSubmission.

Ak po zobrazení správy o podaní ponuky považujete podanie za úplné a pripravené na podanie, kliknite na tlačidlo Ďalej (Next).

Správa nie je potvrdením o podaní ponuky. Podanie ste ešte neodoslali . Prejdite na ďalší krok a  kliknutím na tlačidlo Odoslať (Submit) podanie žiadosti dokončite.

Podanie ponuky

Ak ste pripravení podať ponuku, kliknite na tlačidlo Odoslať (Submit) . V systéme sa zobrazí potvrdzujúca správa.

Kliknite na možnosť Áno (Yes), ak chcete podanie ponuky potvrdiť – potom už nebude možné toto podanie meniť.

Upozorňujeme, že systém vám neumožní podanie odoslať, ak lehota na odoslanie podaní vypršala.

Na e-mailovú adresu spojenú s účtom EU Login hlavného koordinátora ( PCoCo ) a všetkých koordinátorov ( CoCo ), ktorí sú uvedení v prípade danej ponuky. bude zaslané e-mailové oznámenie. Bude obsahovať odkaz na portál financovania a ponúk , na ktorom môžete nájsť potvrdenie o odoslaní ponuky. 

Potvrdenie o odoslaní je doklad potvrdzujúci dodržanie lehoty na podanie ponuky.

Účet v službe EU Login prepojený s e-mailovou adresou, na ktorú bola odoslaná výzva, dostane k danej výzve úlohu hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact alebo PCoCo) .

Tlačidlom Spravovať úlohy (Manage Roles) (pozri ďalej) môže hlavný koordinátor pridať k výzve ďalšie osoby zo svojej organizácie ako koordinátora(-ov) [Coordinator Contact(s) alebo CoCo].

Kontaktná osoba uvedená v revidovanej ponuke podanej v aplikácii eSubmission dostane úlohu hlavného koordinátora (PCoCo) zodpovedného za podanie a výzvu na účasť v ďalšom kole alebo kolách. Používateľovi podávajúcemu ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby uvedenej v podaní) sa priradí úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo) pre podanie ponuky a výzvu na účasť v ďalšom kole alebo kolách, ak túto úlohu neodstránil hlavný koordinátor (PCoCo) alebo iný koordinátor (CoCo) pre podanie ponuky v období medzi tým, keď verejný obstarávateľ ponuku otvoril, a doručením výzvy na účasť v ďalšom kole alebo kolách.

Všetky opísané úkony [pozri časť Moje výzvy (My Invitations)] môže vykonať hlavný koordinátor (PCoCo) alebo koordinátori (CoCos) príslušnej položky (výzva alebo podanie). Upozorňujeme, že každá výzva alebo podanie môže mať len jedného hlavného koordinátora.

Ak chcete pridať/odstrániť úlohy týkajúce sa podania, postupujte podľa týchto krokov:

  Ak už verejný obstarávateľ zaslal výzvy týkajúce sa ďalšieho kola rokovacieho konania, koordinátor pridaný podľa uvedeného postupu nebude môcť v danom kole podať ponuku. Ponuku budú môcť podať len hlavný koordinátor (PCoCo)/koordinátori (CoCos), ktorým bola výzva adresovaná, alebo koordinátori (CoCos), ktorí boli pridaní pomocou tlačidla Spravovať úlohy (Manage roles) v danej výzve.

Časť Moje notifikácie (My notifications)

Hlavný koordinátor (PCoCo)/koordinátor (CoCo) môže túto stránku otvoriť kliknutím na ikonu zvončeka v pravom hornom rohu obrazovky po prihlásení sa na portál financovania a ponúk.

Na tejto stránke nájde hlavný koordinátor/koordinátor tieto notifikácie:

• výzva na podanie (revidovanej) ponuky,
• pripomenutie blížiacej sa lehoty na podanie ponuky v rámci postupu obstarávania,
• použitie kódu PIC organizácie na podanie,
• potvrdenie o odoslaní (potvrdenie o tom, že ponuka bola podaná),
• potvrdenie o stiahnutí (potvrdenie o tom, že ponuka bola stiahnutá),
  
• dokumenty týkajúce sa postupu obstarávania boli aktualizované,
• otázky a odpovede s obmedzeným prístupom boli uverejnené,
• verejný obstarávateľ zverejnil oznámenie,
• podrobnosti o postupe obstarávania boli aktualizované (termín na predkladanie ponúk, názov, opis atď.)

Na záložke Nastavenia (Preferences) po kliknutí na tlačidlo Spravovať všetky notifikácie (Manage all notifications) (v spodnej časti zoznamu notifikácií) si môže hlavný koordinátor (PCoCo)/koordinátor (CoCo) vybrať frekvenciu e-mailových notifikácií z portálu financovania a ponúk. Bez ohľadu na vami zvolenú možnosť nájdete všetky notifikácie v časti Moje notifikácie (My notifications).

Časť Moje formálne notifikácie [My Formal Notification(s)] 

Táto časť dostupná v ľavej časti navigačného menu sa momentálne pri postupoch verejného obstarávania nepoužíva.

  Stručný návod k rokovacím konaniam a ďalším postupom verejného obstarávania vo všetkých úradných jazykoch EÚ nájdete v časti Stručný návod k aplikácii eSubmission .