Stručný návod pre rokovacie konania – predkladanie prvotných ponúk

(rokovacie konania a súťažné konania s rokovaním bez zverejnenia)

Začíname

Vitajte v aplikácii eSubmission.

Aplikácia eSubmission umožňuje hospodárskym subjektom elektronicky reagovať na postupy verejného obstarávania EÚ tým, že im poskytuje možnosť vypracovať a štruktúrovane a zabezpečene elektronicky zaslať podanie (v tomto prípade ponuky a revidované ponuky).

Tento stručný návod sa týka predkladania prvotných ponúk v rokovacích konaniach a súťažných konaniach s rokovaním bez zverejnenia. Pri týchto konaniach môžu predložiť prvotnú ponuku len vyzvaní záujemcovia, pričom verejný obstarávateľ môže v ďalšom kole rokovaní žiadať jej revíziu. Stručné návody pre ďalšie kolá rokovaní, ako aj návody pre iné postupy verejného obstarávania, možno nájsť na platforme wiki pre elektronické obstarávanie na portáli Funding & Tenders (ďalej len „portál financovania a ponúk“).

Ako hospodársky subjekt môžete:

• zakódovať svoju reakciu na výzvu inštitúcie alebo orgánu EÚ,
• zasielať podklady zabezpečeným spôsobom,
• zobraziť alebo dokončiť uložený koncept,
• vymazať koncept predkladaných podkladov,
• získať doklad o predložení (Submission Receipt, potvrdenie o predložení),
• stiahnuť prekladané podklady pred uplynutím lehoty na predloženie ponuky,
• získať doklad o stiahnutí (Withdrawal Receipt, potvrdenie o stiahnutí).

Prečítajte si systémové požiadavky.

Nájdete ich na úvodnej stránke aplikácie eSubmission a na stránke Zmluvné strany v časti s prílohami.

Ako získať technickú pomoc?

Ak potrebujete pomoc, náš asistenčný tím je vám k dispozícii od 8.00 do 20.00 h SEČ/SELČ.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 22971063

 Asistenčný tím funguje len v angličtine.

Ako získať prístup k aplikácii eSubmission?

Do aplikácie eSubmission sa dostanete pri každom postupe verejného obstarávania. Postupy verejného obstarávania sa uverejňujú:

• na portáli financovania a ponúk,

• v aplikácii TED eTendering.

Čo je potrebné na používanie aplikácie eSubmission?

Na používanie aplikácie eSubmission je potrebná registrácia v autentifikačnej službe Európskej komisie (EU Login). 

Aby ste mohli reagovať na postup verejného obstarávania uverejnený na platforme EÚ pre elektronické obstarávanie TED eTendering, budete potrebovať aj konto na platforme TED eTendering.

Aby ste mohli pri elektronickom predkladaní identifikovať svoju organizáciu, musí byť zaregistrovaná v registri organizácií Komisie (register účastníkov) a mať pridelený PIC (identifikačný kód účastníka). Viac informácií o kóde PIC nájdete tu.  Registrovať sa môže bezplatne akákoľvek organizácia.

EU Login

EU Login je vstupnou bránou na prihlásenie sa do rôznych služieb a/alebo systémov Európskej komisie. Ak ešte konto EU Login nemáte, môžete si ho vytvoriť.

Viac informácií nájdete v pomocníkovi služby EU Login.

Platforma TED eTendering

TED eTendering je platforma elektronického obstarávania, na ktorej inštitúcie a orgány EÚ uverejňujú svoje výzvy na predkladanie ponúk.

Pomocou služby EU Login si môžete vytvoriť konto na platforme eTendering.

Portál financovania a ponúk

Portál financovania a ponúk je jednotné miesto vstupu (jednotná oblasť výmeny elektronických údajov) pre účastníkov a expertov v rámci programov financovania a verejných súťaží riadených Európskou komisiou a inými orgánmi EÚ.

Účastníci môžu na portáli financovania a ponúk:

• vyhľadávať príležitosti v rámci programov financovania alebo postupov verejného obstarávania EÚ,

• zaregistrovať sa v registri účastníkov, 

• získať prístup k potvrdeniam o predložení (Submission Receipt, k dokladu o predložení),

• zobraziť, upraviť alebo vymazať koncepty podkladov,

• stiahnuť svoje predkladané podklady a získať prístup k potvrdeniu o stiahnutí (Withdrawal Receipt, k dokladu o stiahnutí),

• spravovať roly.

Register účastníkov

Komisia s cieľom uplatňovať zásadu „jedenkrát a dosť“ zriadila online register organizácií zúčastňujúcich sa na výzvach EÚ na predkladanie ponúk alebo návrhov: údaje o účastníckej organizácii stačí zadať len raz.  Po registrácii dostane každá organizácia jedinečný identifikačný kód účastníka (PIC). Na tejto stránke zistíte, ako získať kód PIC v registri účastníkov.

Ako vypracovať ponuku v aplikácii eSubmission

V rokovacích alebo súťažných konaniach s rokovaním bez zverejnenia môžu ponuku predložiť len vyzvaní záujemcovia.

Ak vás verejný obstarávateľ vybral, z platformy TED eTendering dostanete notifikáciu s výzvou na overenie prístupu k súťažným podkladom a na predloženie ponuky.

Notifikácia sa odošle na e-mailovú adresu vašej organizácie, ktorú verejný obstarávateľ identifikoval v prípravnej fáze postupu.

Notifikácie si môžete prezrieť cez platformu TED eTendering v časti My messages (Moje správy).

Prístup k súťažným podkladom overíte kliknutím na odkaz v notifikácii.  Odkaz vás presmeruje na stránku výzvy na predloženie ponuky na platforme TED eTendering, na ktorej nájdete tlačidlo Submit a tender (Predložiť ponuku). 

V aplikácii eSubmission kliknite na tlačidlo Nové predloženie ponuky (New Submission), čím začnete s vypracovaním nového podania, alebo na tlačidlo Vrátiť sa k návrhu (Resume Draft), čím sa vrátite k návrhu ponuky, ktorú ste už začali vypracúvať. K návrhu sa môžete vrátiť aj cez portál financovania a ponúk (viac informácií nájdete v oddiele Správa ponúk na portáli financovania a ponúk v tomto návode ).

Orientácia v aplikácii eSubmission

Keď začnete vypracúvať ponuku, v hornej časti obrazovky sa zobrazí čiara, ktorá znázorňuje, v akej fáze postupu sa nachádzate. Táto čiara zobrazuje všetky kroky, ktoré musíte pred predložením ponuky vykonať. Takisto podľa nej viete, v ktorom kroku sa momentálne nachádzate.

Nahraté podklady si môžete kedykoľvek v procese predkladania ponuky zobraziť kliknutím na tlačidlo Dokumenty k ponuke na ľavej strane obrazovky.

Podklady sa verejnému obstarávateľovi odošlú až po kliknutí na tlačidlo Odoslať na konci procesu podania.

Spôsoby predloženia ponuky

Keď začnete vytvárať novú ponuku,zobrazí sa výzva na zadanie týchto informácií:

• akým spôsobom ponuku predkladáte: ako samostatnú ponuku alebo spoločnú ponuku,
• či bude ponuka zahŕňať subdodávky,
• v akom jazyku sa ponuka vypracúva.

Po výbere možností kliknite na tlačidlo Ďalej v dolnej časti stránky.

Zmluvné strany

V tejto časti musíte identifikovať organizácie, ktoré sú súčasťou vášho podania (účastníkov).  Kliknite na tlačidlo Nová zmluvná strana a vyberte druh účastníka: hlavný účastník (v prípade samostatnej ponuky), vedúci skupiny alebo člen skupiny (v prípade spoločnej ponuky) alebo subdodávateľ (v príslušnom prípade).

Všetci účastníci okrem subdodávateľov musia byť identifikovaní kódom PIC – identifikačným kódom účastníka. Ak chcete skontrolovať, či daný subjekt už má kód PIC (a teda je už zaregistrovaný v registri účastníkov), použite tlačidlo Vyhľadať . Vyhľadávať môžete podľa kódu PIC, IČ DPH, vnútroštátneho registračného čísla a krajiny. Ak chcete vyhľadávať podľa IČ DPH alebo vnútroštátneho registračného čísla, musíte vybrať aj krajinu.

Ak sa prostredníctvom vyhľadávania nezobrazia žiadne výsledky, organizácia sa musí zaregistrovať, aby získala kód PIC.  Po získaní kódu PIC sa vráťte do aplikácie elektronického predkladania, vyhľadajte podľa kódu PIC a vyberte zobrazenú organizáciu.

Zobrazia sa údaje spojené s daným kódom PIC v registri účastníkov a výzva na poskytnutie týchto povinných údajov/podkladov:

• v prípade hlavného účastníka alebo vedúceho skupiny:
• kontaktná osoba (meno a e-mailová adresa),
• IBAN/číslo bankového účtu,
• v prípade všetkých účastníkov: čestné vyhlásenie (riadne vyplnené a podpísané) v časti s prílohami.

Skontrolujte špecifikácie obstarávania a identifikujte podklady, ktoré sa požadujú na predloženie ponuky.

V časti Kontaktná osoba môže používateľ uviesť seba (meno je už vopred vyplnené) alebo inú osobu ako kontaktnú osobu pre ponuku. Kontaktnej osobe bude na portáli financovania a ponúk priradená rola hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) a používateľovi predkladajúcemu ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby) rola koordinátora (Coordinator Contact, CoCo). 

Ak hlavný koordinátor nemá konto EU Login, automaticky sa vytvorí dočasné konto EU Login na základe e-mailovej adresy kontaktnej osoby, a táto osoba sa e-mailom vyzve na dokončenie registrácie EU Login. Výzva bude mať podobu automatickej systémovej správy bez odkazu na verejné obstarávanie.

V časti s prílohami každého účastníka môžete nahrať podklady účastníka týkajúce sa kritérií vylúčenia a podmienok účasti. Skontrolujte špecifikácie obstarávania a identifikujte podklady, ktoré musí účastník priložiť k podaniu.

Po skončení kliknite na tlačidlo Done (Hotovo). 

Po dokončení kroku Spôsoby predloženia ponuky už nemožno zmeniť štruktúru zo spoločnej ponuky na samostatnú ponuku, ani naopak. Ak chcete upraviť štruktúru ponuky alebo zmeniť vedúceho skupiny, musíte vytvoriť novú ponuku prepísaním pôvodného návrhu ponuky (všetky zadané údaje a nahraté podklady sa vymažú).

Kliknutím na tlačidlo Ďalej prejdite na ďalší krok.

Časti

V prípade postupu zloženého z viacerých častí si vyberte časť (časti), v rámci ktorej (ktorých) chcete predložiť ponuku, a kliknite na tlačidlo Ďalej .  

Identifikácia účastníkov platí pre ponuku ako celok. Ak sa teda zloženie konzorcia v jednotlivých častiach líši, musíte za každú časť vypracovať osobitné podanie.

Údaje o ponuke

V tejto časti musíte zadať hodnotu svojej ponuky (iba v prípade kritéria pridelenia zákazky na základe najnižších nákladov a najnižšej ceny – použite ten istý formát ako v príklade na obrazovke) a/alebo potvrdiť, či vaša ponuka spĺňa alebo nespĺňa minimálne požiadavky uvedené v súťažných podkladoch.

Ak potvrdíte, že vaša ponuka nespĺňa minimálne požiadavky, zobrazí sa výzva na poskytnutie vysvetlenia vo vyhradenom textovom poli. Potvrdenie splnenia alebo nesplnenia požiadaviek a vysvetlenie v prípade nesplnenia sa premietne do správy o predložení.

Po kliknutí na tlačidlo Uložiť môžete nahrať finančnú ponuku, a ak to vyžaduje verejný obstarávateľ v špecifikáciách obstarávania, aj technickú ponuku. V rámci technickej/finančnej ponuky môžete nahrať viac súborov. 

Ak sú všetky údaje o ponuke správne a podanie je úplné, kliknite na tlačidlo Ďalej. Tlačidlo bude aktívne len vtedy, ak boli poskytnuté všetky povinné údaje a podklady.

V tejto fáze ešte váš návrh ponuky vrátane všetkých podkladov nie je predložený.

Správa o predložení

Systém vygeneruje správu o predložení ponuky, ktorá tvorí súčasť ponuky. V správe sa uvádzajú všetky podklady, ktoré sú súčasťou ponuky.

Aplikácia eSubmission automaticky vygeneruje správu o predložení ponuky a pridá ju k vášmu podaniu. Pred predložením ponuky si môžete správu pozrieť na obrazovke alebo si ju stiahnuť na účely archivácie. Správu netreba podpísať a podpísanú potom nahrávať do aplikácie elektronického predkladania.

Ak po zobrazení správy o predložení považujete ponuku za úplnú a pripravenú na odoslanie, pokračujte kliknutím na tlačidlo Ďalej.

Správa o predložení nie je potvrdením ponuky. Ponuku ste ešte neodoslali. Prejdite na ďalší krok a kliknutím na tlačidlo Odoslať dokončite ponuku.

Predloženie ponuky

Ak ste pripravený(á) predložiť ponuku, kliknite na tlačidlo Odoslať. V systéme sa zobrazí potvrdzujúca správa.

Ak chcete potvrdiť odoslanie, kliknite na možnosť Áno: túto ponuku už nebudete môcť zmeniť.

Upozorňujeme, že systém vám neumožní predložiť ponuku, ak uplynula lehota na jej predloženie.

Na e-mailovú adresu hlavného koordinátora/koordinátora bude zaslaná e-mailová notifikácia. Bude obsahovať odkaz na portál financovania a ponúk, na ktorom môže hlavný koordinátor/koordinátor nájsť potvrdenie o predložení. Upozorňujeme, že budú informovaní vlastníci kódu PIC, ktorý ste použili v podaní.

Potvrdenie o predložení ponuky je doklad potvrdzujúci dodržanie lehoty na predkladanie ponúk.

Správa úloh na portáli financovania a ponúk

Kontaktnej osobe uvedenej v aplikácii elektronického predkladania sa priradí rola hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) pri predkladaní prvotnej ponuky na portáli financovania a ponúk. Pre každé predloženie ponuky môže existovať len jeden hlavný koordinátor.

Hlavného koordinátora nie je možné zmeniť prostredníctvom portálu. Ak je potrebné vymenovať nového hlavného koordinátora, obráťte sa na verejného obstarávateľa.

Používateľovi predkladajúcemu prvotnú ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby) je priradená rola koordinátora (Coordinator Contact, CoCo).

Ďalších koordinátorov je možné pridať alebo vymazať na portáli financovania a ponúk, až keď verejný obstarávateľ otvorí prvotné ponuky a (prípadne) predtým ako vyzve uchádzača na predloženie revidovanej ponuky:

• V rozbaľovacom menu Action (Úkony) v pravej časti predloženia prvotnej ponuky kliknite na možnosť Manage Roles (Správa úloh). Táto možnosť sa zobrazí, až keď verejný obstarávateľ otvorí prvotné ponuky.

• Kliknite na tlačidlo Edit Roles (Upraviť úlohy).

• Ak chcete pridať nového koordinátora, kliknite na tlačidlo Add Roles (Pridať úlohy).

Ak chcete vymazať koordinátora, kliknite na ikonu vymazania vedľa jeho mena.

• Pridajte podrobnosti o osobe, ktorú pridávate ako koordinátora, a kliknite na tlačidlo OK.

  Koordinátor pridaný podľa uvedeného postupu nebude môcť predložiť revidovanú ponuku, ak už verejný obstarávateľ zaslal uchádzačovi výzvu na predloženie revidovanej ponuky prostredníctvom portálu. Revidovanú ponuku budú môcť predložiť len hlavní koordinátori/koordinátori, ktorí dostali výzvu, alebo koordinátori, ktorí boli pridaní prostredníctvom tlačidla akcie Manage roles (Správa úloh) vo výzve (pozri stručný návod pre rokovacie konania – druhé kolo/ďalšie kolá).

Správa ponúk na portáli financovania a ponúk

Ak chcete vstúpiť do súkromnej zóny portálu financovania a ponúk, musíte sa autentifikovať pomocou tlačidla Login (Prihlásenie) na portáli financovania a ponúk, ktoré sa nachádza v pravom hornom rohu domovskej stránky (zadajte svoje údaje EU Login a heslo).

Zobrazenie ponúk

V časti Manage my area (Moja zóna) naľavo od položky PCoCo/CoCo (Hlavný koordinátor/koordinátor) sa budú nachádzať ponuky z časti My Submission(s) (Moje ponuky).
Napravo, nad zoznamom podaní, je k dispozícii aj pole vyhľadávania.

Časť My submission(s) (Moje ponuky)

Pri každej ponuke si môže hlavný koordinátor/koordinátor zobraziť referenčné číslo postupu, identifikačné číslo (ID) podania, dátum poslednej vykonanej akcie a stav ponuky (návrh – draft, odoslaná – submitted, stiahnutá – withdrawn, vymazaná – deleted), lehotu, názov postupu, typ postupu a kolo.

Menu Action (Úkony) na pravej strane každej ponuky (ak nebola vymazaná) umožňuje hlavnému koordinátorovi/koordinátorovi vykonať rôzne úkony v závislosti od stavu podania.

Ponuky so stavom Draft (návrh):

• Edit (Upraviť): otvorí sa aplikácia elektronického predkladania na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z nej odchádzali. Podanie v aplikácii eSubmission môžete upraviť.
• View (Zobraziť): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z nej odchádzali. Ponuku nemožno upravovať, pretože je zobrazená v režime len na čítanie. 
• Delete (Vymazať):  návrh ponuky sa z portálu financovania a ponúk vymaže.
  
  

Ponuky so stavom Predložené (Submitted):

• View Receipt (Zobraziť potvrdenie): zobrazí sa potvrdenie o predložení ponuky.
• Withdraw (Stiahnuť) (k dispozícii len pred uplynutím lehoty na podanie):  uveďte dôvod, prečo chcete ponuku stiahnuť, a potvrďte kliknutím na tlačidlo Withdraw (Stiahnuť). Ponuku si už po stiahnutí nemôžete prezerať, upravovať ani ju opätovne predložiť.
  
  

Ponuky so stavom Withdrawn (Stiahnuté):

• View Withdrawal Receipt (Zobraziť potvrdenie o stiahnutí): zobrazí sa potvrdenie o stiahnutí ponuky.
  
  

Ponuky so stavom Deleted (Vymazané):

v prípade ponúk so stavom Deleted (Vymazané) nie je k dispozícii menu Action (Úkony). Po vymazaní už návrh ponuky uchádzač nemôže obnoviť. 

Správa notifikácií na portáli financovania a ponúk

My notifications (Moje notifikácie)

Hlavný koordinátor/koordinátor (PCoCo/CoCo) môže túto stránku otvoriť kliknutím na ikonu zvončeka v pravom hornom rohu obrazovky po prihlásení sa na portál financovania a ponúk.

Na tejto stránke nájde hlavný koordinátor/koordinátor tieto notifikácie:

• Submission Receipt, potvrdenie o predložení (doklad o predložení ponuky),
• Withdrawal Receipt, potvrdenie o stiahnutí (doklad o stiahnutí ponuky).

Na karte Preferences (Nastavenia) po kliknutí na tlačidlo Manage all notifications (Spravovať všetky notifikácie) (v dolnej časti zoznamu notifikácií) si môže hlavný koordinátor/koordinátor vybrať frekvenciu e-mailových notifikácií z portálu financovania a ponúk. Bez ohľadu na vami vybratú možnosť sa budú všetky notifikácie vždy nachádzať v časti My notifications (Moje notifikácie).

My Formal Notification(s) (Moje formálne notifikácie) 

Táto časť dostupná v menu Manage My Area (Moja zóna) naľavo sa momentálne pri postupoch verejného obstarávania nepoužíva.