Stručný návod pre rokovacie konania – podávanie prvotných ponúk
(rokovacie konania a súťažné konania s rokovaním bez zverejnenia)
Stručné príručky boli zrevidované tak, aby zahŕňali najnovšie prvky a funkcie v rámci pracovného postupu. Táto aktualizovaná verzia je v súčasnosti k dispozícii len v angličtine. Čoskoro budú k dispozícii preklady do všetkých jazykov EÚ.
Začíname
Vitajte v aplikácii eSubmission!
Aplikácia eSubmission umožňuje hospodárskym subjektom reagovať na postupy verejného obstarávania EÚ elektronicky. V uvedenej aplikácii môžu vypracovať podania (v tomto prípade ponuky a revidované ponuky) a štruktúrovane a zabezpečene ich elektronicky odosielať.
Tieto usmernenia sa týkajú len podávania prvotných ponúk v rokovacích konaniach a súťažných konaniach s rokovaním bez zverejnenia . Pri týchto konaniach môžu predložiť prvotnú ponuku len vyzvaní záujemcovia, pričom verejný obstarávateľ môže v ďalšom kole rokovaní žiadať jej revíziu. Ďalšie informácie o ďalších kolách rokovaní nájdete v usmerneniach pre druhé/následné kolo (kolá).
Ako hospodársky subjekt môžete:
Prečítajte si systémové požiadavky.
Nájdete ich na úvodnej stránke aplikácie eSubmission a na stránke Zmluvné strany (Parties) v časti s prílohami.
Ak potrebujete pomoc, náš podporný tím je vám k dispozícii od 8.00 do 20.00 hod. SEČ/SELČ.
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 22971063
Náš podporný tím komunikuje len v angličtine.
Do aplikácie eSubmission sa dostanete pri každom postupe verejného obstarávania. Postupy verejného obstarávania sa uverejňujú na portáli financovania a ponúk.
Musíte byť zaregistrovaný(-á) v autentifikačnej službe Európskej komisie (EU Login), aby ste mohli používať aplikáciu eSubmission a reagovať na výzvu na predkladanie ponúk uverejnenú na portáli financovania a ponúk. Na to, aby ste pri elektronickom predkladaní ponuky mohli identifikovať svoju organizáciu, musí byť zaregistrovaná v registri organizácií Komisie (register účastníkov) a mať pridelený tzv. PIC (identifikačný kód účastníka). Ďalšie informácie o kóde PIC nájdete tu . Registrovať sa môže bezplatne akákoľvek organizácia.
EU Login je vstupnou bránou, z ktorej sa dá prihlásiť do rôznych služieb a/alebo systémov Európskej komisie. Ak ešte konto EU Login nemáte, môžete si ho vytvoriť.
Ďalšie informácie nájdete v pomocníkovi služby EU Login.
Portál financovania a ponúk je jednotné miesto vstupu (jednotná oblasť výmeny elektronických údajov) pre účastníkov a expertov v rámci programov financovania a verejných súťaží riadených Európskou komisiou a inými inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami EÚ.
Účastníci môžu na portáli financovania a ponúk:
vyhľadávať príležitosti v rámci programov financovania alebo postupov verejného obstarávania EÚ,
zaregistrovať sa v registri účastníkov,
získať prístup k potvrdeniam o odoslaní (k dokladu o odoslaní),
zobrazovať, upravovať alebo vymazávať koncepty žiadostí,
sťahovať svoje podania a získať prístup k potvrdeniu o stiahnutí (doklad o stiahnutí),
Komisia s cieľom uplatňovať zásadu „jedenkrát a dosť“ zriadila online register organizácií zúčastňujúcich sa na výzvach EÚ na predkladanie ponúk alebo návrhov, vďaka ktorému stačí údaje o účastníckej organizácii zadať len raz. Po registrácii dostane každá organizácia jedinečný identifikačný kód účastníka (PIC). Na tejto stránke nájdete informácie o tom, ako získať kód PIC v registri účastníkov.
V rokovacích alebo súťažných konaniach s rokovaním bez zverejnenia môžu ponuky podávať len vyzvaní záujemcovia.
Ak vám bude zaslaná výzva na podanie ponuky, jej súčasťou bude:
V e-mailovej výzve bude odkaz, z ktorého sa dostanete na časť Moje výzvy [My Invitation(s)] na portáli financovania a ponúk – musíte sa prihlásiť cez službu EU Login.
Ak ešte nemáte konto EU Login prepojené s e-mailovou adresou, ktorú verejný obstarávateľ použil pri zasielaní výzvy, portál financovania a ponúk ho pre vás automaticky vytvorí. Podrobnejšie vysvetlenie nájdete tu .
Výzvu(-y) na účasť nájdete v navigačnom menu na ľavej strane v časti Moje výzvy [My Invitation(s)]. Vpravo nad zoznamom pozvánok sa nachádza aj pole na vyhľadávanie.
Ak chcete zobraziť výzvu, ktorú ste dostali, kliknite na Úkony (Action) a potom na Vybrať organizáciu (Select Organisation), ktorá bola v e-maile s výzvou uvedená ako účastník (Participant).
Zobrazí sa kontextové okno, kde budete mať dve možnosti:
Až po výbere organizácie si budete môcť pozrieť podrobnosti o výzve a dokumenty.
Kliknite na odkaz Zobraziť podrobnosti (See details), ak chcete:
Podanie možno vykonať len z časti Moje výzvy [My Invitation(s)]. Ponuku (ponuky) nemožno podať zo stránky s podrobnosťami o danom postupe obstarávania.
Pri každej výzve sa zobrazí referenčné číslo postupu obstarávania, stav výzvy [prijatá (received), potvrdená (acknowledged)], termín, časť postupu obstarávania (v príslušných prípadoch), názov postupu obstarávania, typ a fáza postupu obstarávania.
Pomocou menu Úkony (Action) pri výzve/podaní môžete vykonať rôzne úkony v závislosti od stavu výzvy/podania.
Výzvy so stavom Prijaté (Received):
Výzvy so stavom Potvrdené (Acknowledged):
Ak ste začali pripravovať ponuku alebo ste ju už odoslali, zobrazí sa odkaz Podania [Submission(s)].
Pomocou menu Úkony (Action) na pravej strane od každého podania môžete vykonať rôzne úkony v závislosti od stavu podania.
Podania so stavom Návrh (Draft):
Podania so stavom Odoslané (Submitted):
Podania so stavom Stiahnuté (Withdrawn):
Podania so stavom Vymazané (Deleted):
Ak chcete podať ponuku, musíte najprv potvrdiť prijatie výzvy na predkladanie ponúk:
Na portáli financovania a ponúk v časti Moje výzvy [My Invitation(s)] vyhľadajte príslušný postup obstarávania.
V menu Úkony (Action) daného postupu obstarávania kliknite na tlačidlo Potvrdiť prijatie (Acknowledge Receipt), čím potvrdíte, že ste výzvu prijali. Stav výzvy sa zmení na Potvrdené (Acknowledged).
Po potvrdení prijatia výzvy budete automaticky presmerovaní do aplikácie eSubmission, v ktorej možno začať s podaním ponuky kliknutím na položku Podanie novej ponuky (New submission).
Ak chcete proces podania ponuky začať neskôr:
Prihláste sa do portálu financovania a ponúk.
Prejdite na Moje výzvy [My Invitation(s)] a vyhľadajte príslušný postup obstarávania.
V menu Úkony (Action) daného postupu obstarávania kliknite na možnosť Začať s predložením novej ponuky (Start new submission). Potom budete presmerovaní do aplikácie eSubmission.
Ak chcete začať s novým podaním, v aplikácii eSubmission kliknite na tlačidlo Podanie novej ponuky (New submission). Ak chcete pokračovať v už začatom podaní, kliknite na tlačidlo Pokračovať v návrhu (Resume draft).
Keď začnete vypracúvať podanie, v hornej časti obrazovky sa zobrazí čiara, ktorá znázorňuje, v akej fáze postupu sa nachádzate. Táto čiara ukazuje všetky kroky, ktoré musíte pred podaním ponuky vykonať. Vďaka nej takisto vidíte, v ktorom kroku sa momentálne nachádzate.
Nahraté podklady si môžete kedykoľvek v procese podania zobraziť kliknutím na tlačidlo Dokumenty týkajúce sa ponuky (Submission documents) na ľavej strane obrazovky.
Keď začnete vytvárať nové podanie, systém vás vyzve, aby ste zadali tieto informácie:
Po výbere možností kliknite na tlačidlo Ďalej (Next) v dolnej časti stránky.
V tejto časti musíte identifikovať organizácie, ktoré sa podieľajú na vašom podaní (účastníkov). Kliknite na tlačidlo Nová zmluvná strana (New party) a vyberte typ účastníka: hlavný účastník (v prípade samostatnej ponuky), vedúci skupiny alebo člen skupiny (v prípade spoločnej ponuky) alebo subdodávateľ (v príslušnom prípade).
Všetci účastníci okrem subdodávateľov sa musia identifikovať kódom PIC – identifikačným kódom účastníka. Ak chcete skontrolovať, či daný subjekt už má kód PIC (a teda je už zaregistrovaný v registri účastníkov), použite tlačidlo Vyhľadať (Search). Vyhľadávať môžete podľa kódu PIC, IČ DPH, vnútroštátneho registračného čísla a krajiny. Ak chcete vyhľadávať podľa IČ DPH alebo vnútroštátneho registračného čísla, musíte zvoliť aj krajinu.
Ak vyhľadávanie nezobrazí žiadne výsledky, organizácia sa musí zaregistrovať, aby získala kód PIC. Po získaní kódu PIC sa vráťte do aplikácie eSubmission , vyhľadajte podľa PIC a vyberte zobrazenú organizáciu.
Zobrazia sa údaje spojené s daným kódom PIC v registri účastníkov a výzva na poskytnutie týchto povinných údajov/dokladov:
V špecifikáciách obstarávania zistíte, aké podklady sa požadujú na podanie ponuky.
V časti Kontaktná osoba (Contact Person) môže používateľ uviesť seba (meno je už vopred vyplnené) alebo niekoho iného, kto bude kontaktnou osobou na predloženie ponuky. Kontaktnej osobe bude na portáli financovania a ponúk priradená úloha hlavného koordinátora ( Primary Coordinator Contact, PCoCo ) a používateľovi predkladajúcemu ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby) úloha koordinátora ( Coordinator Contact, CoCo ).
Ak hlavný koordinátor nemá konto EU Login, automaticky sa vytvorí dočasné konto EU Login na základe e-mailovej adresy kontaktnej osoby, a táto osoba bude e-mailom vyzvaná na dokončenie registrácie EU Login. Výzva bude mať podobu automatickej systémovej správy bez odkazu na verejnú súťaž.
V časti Prílohy (Attachments) môžete pri každom účastníkovi nahrať podklady týkajúce sa kritérií vylúčenia a podmienok účasti. V špecifikáciách obstarávania zistíte, aké podklady musí ktorý účastník priložiť pri podávaní ponuky.
Po skončení kliknite na tlačidlo Hotovo (Done).
|
Prejdite na ďalší krok kliknutím na tlačidlo Ďalej (Next).
Ak verejná súťaž zahŕňa niekoľko častí, vyberte časť (časti), pre ktorú(-é) chcete podať ponuku, a kliknite na tlačidlo Ďalej (Next) .
V tejto časti musíte zadať hodnotu vašej ponuky (iba v prípade kritéria pridelenia zákazky na základe najnižších nákladov alebo najnižšej ceny – použite ten istý formát ako v príklade na obrazovke) a/alebo potvrdiť, či vaša ponuka spĺňa alebo nespĺňa minimálne požiadavky uvedené v súťažných podkladoch.
Ak potvrdíte, že vaša ponuka nespĺňa minimálne požiadavky, zobrazí sa výzva, aby ste poskytli vysvetlenie vo vyhradenom textovom poli. Potvrdenie splnenia alebo
nesplnenia požiadaviek a vysvetlenie v prípade nesplnenia sa premietne do správy o podaní ponuky.
Po kliknutí na tlačidlo Uložiť (Save) môžete nahrať finančnú ponuku, a ak to vyžaduje verejný obstarávateľ v špecifikáciách obstarávania, aj technickú ponuku. V rámci technickej/finančnej ponuky môžete nahrať viac súborov.
Ak sú všetky údaje o ponuke správne a podanie je úplné, kliknite na tlačidlo Ďalej (Next). Tlačidlo bude aktívne len vtedy, ak boli poskytnuté všetky povinné údaje a podklady.
|
Systém vygeneruje správu o podaní ponuky, ktorá tvorí súčasť podania. V správe sa uvádzajú všetky dokumenty, ktoré sú súčasťou podania.
Aplikácia eSubmission správu o podaní ponuky automaticky vygeneruje a pridá ju k vášmu podaniu. Správu si ešte pred samotným podaním ponuky môžete pozrieť na obrazovke alebo si ju pre vlastnú potrebu stiahnuť. Správu netreba podpísať a podpísanú potom nahrávať do aplikácie eSubmission.
Ak po zobrazení správy o predložení ponuky považujete podanie za úplné a pripravené na podanie, kliknite na tlačidlo Ďalej (Next).
|
Ak ste pripravení podať ponuku, kliknite na tlačidlo Odoslať (Submit) . V systéme sa zobrazí potvrdzujúca správa.
Kliknite na možnosť Áno (Yes), ak chcete podanie potvrdiť – potom už nebude možné toto podanie meniť.
Upozorňujeme, že systém vám neumožní podanie odoslať, ak lehota na odoslanie podaní vypršala.
Na e-mailovú adresu hlavného koordinátora/koordinátora bude zaslaná e-mailová notifikácia. Bude obsahovať odkaz na portál financovania a ponúk, na ktorom môže hlavný koordinátor/koordinátor nájsť potvrdenie o odoslaní. Upozorňujeme, že túto informáciu dostanú vlastníci kódu PIC, ktorý ste použili pri podaní
|
---|
k účtu v službe EU Login prepojenému s e-mailovou adresou, na ktorú bola odoslaná výzva, sa k danej výzve priradí úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact alebo PCoCo) .
Tlačidlom Spravovať úlohy (Manage Roles) (pozri ďalej) môže hlavný koordinátor pridať k výzve ďalšie osoby zo svojej organizácie ako koordinátora(-ov) [Coordinator Contact(s) alebo CoCo].
Kontaktná osoba uvedená v Podaní ponuky dostane úlohu hlavného koordinátora zodpovedného za podanie a výzvu na účasť v ďalšom kole alebo kolách. Používateľovi predkladajúcemu ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby uvedenej v podaní) sa priradí úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo) pre podanie a výzvu na účasť v ďalšom kole alebo kolách, ak túto úlohu neodstránil hlavný koordinátor alebo iný koordinátor pre podanie ponuky v období medzi tým, keď verejný obstarávateľ ponuku otvoril, a doručením výzvy na účasť v ďalšom kole alebo kolách.
Všetky opísané úkony [pozri časť Moje výzvy (My Invitations)] môže vykonať hlavný koordinátor (PCoCo) alebo koordinátori (CoCos) príslušnej položky (výzva alebo podanie). Upozorňujeme, že každá výzva alebo podanie môže mať len jedného hlavného koordinátora.
Ak chcete pridať/odstrániť úlohy týkajúce sa podania, postupujte podľa týchto krokov:
1. | V rozbaľovacom menu Úkony (Action) napravo od podania prvotnej ponuky kliknite na možnosť Spravovať úlohy (Manage Roles) . |
2. | Kliknite na tlačidlo Upraviť úlohy (Edit Roles) . |
3. | Ak chcete pridať nového koordinátora, kliknite na tlačidlo Pridať úlohy (Add Roles). |
4. | Ak chcete vymazať koordinátora, kliknite na ikonu koša vedľa jeho mena. |
Koordinátor pridaný podľa uvedeného postupu až potom, ako verejný obstarávateľ zaslal uchádzačovi výzvu na podanie revidovanej ponuky prostredníctvom portálu, už nebude môcť podať revidovanú ponuku. Revidovanú ponuku budú môcť podať len hlavný koordinátor/koordinátori, ktorým bola výzva adresovaná, alebo koordinátori, ktorí boli pridaní pomocou tlačidla Spravovať úlohy (Manage roles) vo výzve (pozri usmernenia pre druhé kolo/ďalšie kolo alebo kolá).
Hlavný koordinátor/koordinátor môže túto stránku otvoriť kliknutím na ikonu zvončeka v pravom hornom rohu obrazovky po prihlásení sa na portál financovania a ponúk.
Na tejto stránke nájde hlavný koordinátor/koordinátor tieto notifikácie:
Na záložke Nastavenia (Preferences) po kliknutí na tlačidlo Spravovať všetky notifikácie (Manage all notifications) (v spodnej časti zoznamu notifikácií) si môže hlavný koordinátor/koordinátor vybrať frekvenciu e-mailových notifikácií z portálu financovania a ponúk. Bez ohľadu na vami zvolenú možnosť nájdete všetky notifikácie v časti Moje notifikácie (My notifications).
Táto časť dostupná v ľavej časti navigačného menu sa momentálne pri postupoch verejného obstarávania nepoužíva.
Prejdite do druhého kola postupu obstarávania s usmerneniami, ako podať upravenú ponuku.
Stručný návod k rokovacím konaniam a ďalším postupom verejného obstarávania vo všetkých úradných jazykoch EÚ nájdete v časti Stručný návod k aplikácii eSubmission .