Správa výziev a podaní na portáli financovania a ponúk

V rokovacích alebo súťažných konaniach s rokovaním bez zverejnenia môžu ponuky podávať len vyzvaní záujemcovia.

Ak vám bude zaslaná výzva na predloženie ponuky, jej súčasťou bude:

• e-mailová výzva,
• notifikácia na portáli financovania a ponúk.

V e-mailovej výzve bude odkaz, z ktorého sa dostanete na časť Výzvy [Invitation(s)] na portáli financovania a ponúk – musíte sa prihlásiť cez službu EU Login. Ak ešte nemáte účet EU Login prepojený s e-mailovou adresou, ktorú verejný obstarávateľ použil pri zasielaní výzvy, portál financovania a ponúk ho pre vás automaticky vytvorí. Podrobnejšie vysvetlenie nájdete tu.

Zobrazenie výziev

Výzvu (výzvy) nájdete v navigačnom menu na ľavej strane v časti Výzvy [Invitations]. Napravo, nad zoznamom výziev, je k dispozícii aj pole na vyhľadávanie.

Ak chcete zobraziť výzvu, ktorú ste dostali, kliknite na tlačidlo menu (tri bodky) a potom na tlačidlo Vybrať organizáciu (Select Organisation). Musíte vybrať organizáciu, ktorá bola v e-maile s výzvou uvedená ako „Účastník“ (Participant).

 Zobrazí sa kontextové okno, kde budete mať dve možnosti:

• Moje organizácie (My organisations) – organizáciu si vyberáte spomedzi tých, v ktorých už máte určitú úlohu: úlohu v organizácii [napr. samostatne sa registrujúca osoba (self-registrant), poverený zástupca právneho subjektu (LEAR), osoba oprávnená podpisovať (LSIGN)] alebo úlohu v projekte (podanie/výzva/zmluva/grant). Ak vaša organizácia ešte nie je zaregistrovaná, musíte ju najprv zaregistrovať v registri účastníkov (Participant Register), aby ste získali kód PIC (identifikačný kód účastníka). Ďalšie informácie nájdete tu. Po registrácii vašej organizácie si môžete vybrať novovytvorený kód PIC.

• Iná organizácia (Other organisation) – v rámci organizácií registrovaných na portáli financovania a ponúk môžete vyhľadávať tak, že zadáte názov organizácie alebo kód PIC.

Až po výbere organizácie si budete môcť pozrieť podrobnosti o výzve a dokumenty.

Kliknutím na referenčné číslo postupu verejného obstarávania sa dostanete na stránku s podrobnosťami o postupe verejného obstarávania.

V časti Podrobnosti (Details) budete môcť:

• Zobraziť podrobnosti o postupe verejného obstarávania.
  V časti Všeobecné informácie (General information) si môžete pozrieť informácie týkajúce sa postupu verejného obstarávania.

• Získať prístup k súťažným podkladom s obmedzeným prístupom.
  V časti Dokumenty s obmedzeným prístupom (Restricted documents) si môžete pozrieť dokumenty týkajúce sa postupu verejného obstarávania. 
  

Ak existuje viacero verzií dokumentu, na obrazovke sa zobrazí najnovšia verzia. Ak chcete zobraziť staršiu verziu, kliknite na rozbaľovacie menu a vyberte verziu, ktorú chcete zobraziť. Môžete si pozrieť aj dostupné preklady (ak existujú).

• Zobraziť časť Otázky a odpovede s obmedzeným prístupom [Restricted Questions & answers (Q&A)]. 
  V tejto časti môžete položiť otázku týkajúcu sa postupu verejného obstarávania. 
  
  
  Ak verejný obstarávateľ odpovie súkromne, odpoveď sa zobrazí v časti Moje otázky a odpovede (My Q&A). Ak sa odpoveď poskytne všetkým uchádzačom pozvaným do postupu verejného obstarávania, zobrazí sa v časti Otázky a odpovede s obmedzeným prístupom (Restricted Q&A). Viac informácií nájdete v časti Ako vytvoriť a odoslať otázku na portáli financovania a ponúk.

  Podanie možno vykonať len z časti Moje výzvy [My Invitation(s)]. Ponuku (ponuky) nemožno podať zo stránky s podrobnosťami o danom postupe verejného obstarávania.

Časť Moje výzvy [My Invitation(s)]

Pri každej výzve sa zobrazí referenčné číslo postupu verejného obstarávania, stav výzvy [prijatá (received), potvrdená (acknowledged)], termín, časť postupu verejného obstarávania (v príslušných prípadoch), názov postupu verejného obstarávania, typ a fáza postupu verejného obstarávania. Pomocou tlačidla menu (tri bodky) pri výzve/podaní môžete vykonať rôzne úkony v závislosti od stavu výzvy/podania.

Výzvy so stavom Prijaté (Received):

• Potvrdiť prijatie (Acknowledge Receipt): kliknutím na túto položku potvrdíte, že ste prijali výzvu na podanie ponuky. Budete presmerovaní na portál eSubmission, na ktorom môžete podať ponuku.
• Spravovať úlohy (Manage Roles): budete si môcť zobraziť svoju výzvu a spravovať prístup k nej (teda pridávať/odstraňovať osoby, ktoré budú takisto oprávnené na prístup k výzve a na podanie ponuky).
• Zobraziť podrobnosti (See Details): budete si môcť zobraziť podrobnosti týkajúce sa postupu verejného obstarávania (pozri vyššie).

Výzvy so stavom Potvrdené (Acknowledged):

• Začať nové podanie (Start New Submission): kliknutím na túto položku podáte novú ponuku.
• Spravovať úlohy (Manage Roles): budete si môcť zobraziť svoju výzvu a spravovať prístup k nej (teda pridávať/odstraňovať osoby, ktoré budú takisto môcť zobraziť danú výzvu a podať ponuku).
• Zobraziť podrobnosti (See Details): budete si môcť zobraziť podrobnosti týkajúce sa postupu verejného obstarávania (pozri vyššie).

Ak ste začali pripravovať podanie alebo ste ho už odoslali, zobrazí sa odkaz Podania [Submission(s)].

Pomocou tlačidla menu (tri bodky) na pravej strane od každého podania môžete vykonávať rôzne úkony v závislosti od stavu podania.

Podania so stavom Návrh (Draft):

• Upraviť (Edit): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z aplikácie odchádzali. Podanie teraz môžete upravovať v aplikácii eSubmission.
• Zobraziť (View): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z aplikácie odchádzali. Podanie nemožno upravovať, pretože je zobrazené v režime určenom len na čítanie.
• Vymazať (Delete): návrh podania sa z portálu financovania a ponúk vymaže.

Podania so stavom Podané (Submitted):

• Zobraziť potvrdenie (View Receipt): zobrazí sa potvrdenie o podaní.
• Stiahnuť (Withdraw) (k dispozícii len pred skončením lehoty na podanie): uveďte dôvod, prečo chcete podanie stiahnuť, a potvrďte kliknutím na tlačidlo Stiahnuť (Withdraw). Podanie po stiahnutí už nemôžete zobrazovať, upravovať ani opätovne odoslať.

Podania so stavom Stiahnuté (Withdrawn):

• Zobraziť potvrdenie o stiahnutí (View Withdrawal Receipt): zobrazí sa potvrdenie o stiahnutí.

Podania so stavom Vymazané (Deleted):

• V prípade ponúk so stavom Vymazané (Deleted) nie je k dispozícii menu Úkony (Action). Po vymazaní návrhu ponuky ju už uchádzač nemôže obnoviť.

Ako pripraviť ponuku v aplikácii eSubmission

Ak chcete podať ponuku, musíte najprv potvrdiť prijatie výzvy na predkladanie ponúk:

• Na portáli financovania a ponúk v časti Výzvy [Invitation(s)] vyhľadajte príslušný postup verejného obstarávania.
• V tlačidle menu (tri bodky) daného postupu verejného obstarávania kliknite na Potvrdiť prijatie (Acknowledge Receipt), čím potvrdíte, že ste výzvu prijali. Stav výzvy sa zmení na Potvrdené (Acknowledged).

Po potvrdení prijatia výzvy budete automaticky presmerovaní do aplikácie eSubmission, v ktorej možno začať s podaním ponuky kliknutím na položku Nové podanie (New submission).

Ak chcete podanie začať neskôr:

• Prihláste sa do portálu financovania a ponúk.
• Prejdite na Výzvy [Invitation(s)] a vyhľadajte príslušný postup verejného obstarávania.
• Z tlačidla menu (tri bodky) postupu kliknite na tlačidlo Začať nové podanie (Start new submission). Potom budete presmerovaní do aplikácie eSubmission.

V aplikácii eSubmission kliknite na tlačidlo Nové podanie (New submission), čím začnete s vypracovaním nového podania, alebo na tlačidlo Vrátiť sa k návrhu (Resume draft), čím sa vrátite k návrhu podania, ktoré ste začali pripravovať už skôr.

Orientácia v aplikácii eSubmission

Keď začnete vypracúvať podanie, v hornej časti obrazovky sa zobrazí čiara, ktorá znázorňuje, v akej fáze postupu sa nachádzate. Táto čiara ukazuje všetky kroky, ktoré musíte pred podaním ponuky vykonať. Vďaka nej takisto vidíte, v ktorom kroku sa momentálne nachádzate. Nahraté dokumenty si môžete kedykoľvek v procese podávania zobraziť kliknutím na tlačidlo Dokumenty k podaniu (Submission documents) na ľavej strane obrazovky.

Spôsoby podávania

Keď začnete vytvárať nové podanie, systém vás vyzve, aby ste zadali tieto informácie:

• ako ponuku podávate: buď ako samostatné podanie (Sole submission), alebo ako spoločné podanie (Joint submission),
• či bude podanie zahŕňať subdodávky,
• v akom jazyku sa podanie vypracúva.

Po výbere možností kliknite na tlačidlo Ďalej (Next) v dolnej časti stránky.

Zmluvné strany

V tejto časti musíte identifikovať organizácie, ktoré sa podieľajú na vašom podaní (účastníkov). Kliknite na tlačidlo Nová zmluvná strana (New party) a vyberte druh účastníka: hlavný účastník (main participant, v prípade samostatného podania), vedúci skupiny alebo člen skupiny (group leader alebo group member, v prípade spoločného podania) alebo subdodávateľ (subcontractor, v príslušnom prípade). Všetci účastníci okrem subdodávateľov sa musia identifikovať kódom PIC – identifikačným kódom účastníka.

Kód PIC Hlavného účastníka alebo Vedúceho skupiny by mal byť rovnaký ako kód PIC prepojený s výzvou na toto rokovacie konanie na portáli financovania a ponúk v časti Výzvy.

Ak chcete vybrať správny kód PIC a skontrolovať, či daný subjekt už má kód PIC (a teda je už zaregistrovaný v registri účastníkov), použite pole Vyhľadať organizáciu (Search organisation). Sú dve možnosti vyhľadávania: Moje organizácie (My organisations) alebo Iné organizácie (Other organisations).

Moje organizácie (My organisations): kliknite na rozbaľovacie menu a zobrazí sa zoznam organizácií, ktoré prihlásený používateľ použil pri predchádzajúcich podaniach alebo pri ktorých mu bola pridelená úloha [napr. samostatne sa registrujúca osoba (self-registrant), poverený zástupca právneho subjektu (LEAR) alebo správca účtu (account administrator)]. Ide o tie isté organizácie, ktoré používatelia vidia v záložke Moje organizácie (My organisations) v ľavom menu na portáli financovania a ponúk po prihlásení sa prostredníctvom účtu EU Login.

Iné organizácie: organizácie zaregistrované v registri účastníkov môžete vyhľadávať zadaním názvu organizácie alebo kódu PIC (identifikačný kód účastníka).

Ak vyhľadávanie nezobrazí žiadne výsledky, organizácia sa musí zaregistrovať, aby získala kód PIC. Po registrácii vašej organizácie sa môžete vrátiť do aplikácie eSubmission a vybrať si novovytvorený kód PIC pomocou jednej z dvoch možností vyhľadávania.

Zobrazia sa údaje spojené s daným kódom PIC v registri účastníkov (Participant Register) a výzva na poskytnutie týchto povinných údajov/dokladov:

• v prípade hlavného účastníka alebo vedúceho skupiny:
• kontaktná osoba (meno a e-mailová adresa),
• IBAN/číslo bankového účtu,
  Ak má bankový účet kód IBAN, zaškrtnite políčko „IBAN“ a aplikácia eSubmission overí, či je bankový účet IBAN platný,
• v prípade všetkých účastníkov: čestné vyhlásenie (riadne vyplnené a podpísané) v časti Prílohy (Attachments).

V časti Kontaktná osoba (Contact Person) môže používateľ uviesť seba (meno je už vopred vyplnené) alebo inú osobu ako kontaktnú osobu na podanie ponuky. Kontaktnej osobe bude na portáli financovania a ponúk priradená úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) a používateľovi podávajúcemu ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby) úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo).

Ak hlavný koordinátor (PCoCo) nemá účet EU Login, automaticky sa vytvorí dočasný účet EU Login na základe e-mailovej adresy kontaktnej osoby, a táto osoba bude e-mailom vyzvaná na dokončenie registrácie v službe EU Login. Výzva bude mať podobu automatickej systémovej správy bez odkazu na postup verejného obstarávania.

V časti Prílohy (Attachments) môžete pri každom účastníkovi nahrať podklady týkajúce sa kritérií vylúčenia a podmienok účasti. V špecifikáciách obstarávania zistíte, aké podklady musí ktorý účastník priložiť v rámci podania.

Po skončení kliknite na tlačidlo Hotovo (Done). 

Prejdite na ďalší krok kliknutím na tlačidlo Ďalej (Next).

Časti (Lots)

Ak postup verejného obstarávania zahŕňa niekoľko častí, vyberte časť (časti), v rámci ktorej (ktorých) chcete podať ponuku, a kliknite na tlačidlo Ďalej (Next). 

Údaje o ponuke

V tejto časti musíte zadať hodnotu vašej ponuky (iba v prípade kritéria pridelenia zákazky na základe najnižších nákladov alebo najnižšej ceny – použite ten istý formát ako v príklade na obrazovke) a/alebo potvrdiť, či vaša ponuka spĺňa alebo nespĺňa minimálne požiadavky uvedené v súťažných podkladoch.

Ak potvrdíte, že vaša ponuka nespĺňa minimálne požiadavky, zobrazí sa výzva, aby ste poskytli vysvetlenie vo vyhradenom textovom poli. Potvrdenie splnenia alebo nesplnenia požiadaviek a vysvetlenie v prípade nesplnenia sa premietne do správy o podaní.

Po kliknutí na tlačidlo Uložiť (Save) môžete nahrať finančnú ponuku a ak to vyžaduje verejný obstarávateľ v špecifikáciách obstarávania, aj technickú ponuku. V rámci technickej/finančnej ponuky môžete nahrať viac súborov.

Keď sú všetky údaje o ponuke správne a podanie je úplné, kliknite na tlačidlo Ďalej (Next). Tlačidlo bude aktívne len vtedy, ak boli poskytnuté všetky povinné údaje a podklady.

Správa o podaní

Systém vygeneruje správu o podaní, ktorá je súčasťou podania. V správe sa uvádzajú všetky dokumenty, ktoré sú súčasťou podania. Aplikácia eSubmission automaticky vygeneruje správu o podaní a pridá ju k vášmu podaniu. Pred podaním ponuky si môžete správu pozrieť na obrazovke alebo si ju stiahnuť na účely archivácie. Správu netreba podpísať a podpísanú potom nahrávať do aplikácie eSubmission.

Ak po zobrazení správy o podaní považujete podanie za úplné a pripravené na odoslanie, kliknite na tlačidlo Ďalej (Next).

Podanie ponuky

Ak ste pripravený (-á) podať ponuku, kliknite na tlačidlo Podať (Submit). V systéme sa zobrazí potvrdzujúca správa.

Kliknite na možnosť Áno, ak chcete podanie potvrdiť – toto podanie už nebudete môcť zmeniť.

Upozorňujeme, že systém vám neumožní podanie odoslať, ak vypršala lehota na doručenie podaní. Na e-mailovú adresu hlavného koordinátora/koordinátora (PCoCo/CoCo) bude zaslaná e-mailová notifikácia. Bude obsahovať odkaz na portál financovania a ponúk, na ktorom môže hlavný koordinátor/koordinátor nájsť potvrdenie o podaní. Upozorňujeme, že túto informáciu dostanú vlastníci kódu PIC, ktorý ste použili pri podaní.

Spravovať úlohy (Manage roles) na portáli financovania a ponúk

Účtu EU Login prepojenému s e-mailovou adresou, na ktorú bola odoslaná výzva, bude priradená úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact alebo PCoCo) danej výzvy. Tlačidlom Spravovať úlohy (Manage Roles) (pozri ďalej) môže hlavný koordinátor pridať k výzve ďalšie osoby zo svojej organizácie ako koordinátora (-ov) [Coordinator Contact(s), CoCo].

Kontaktnej osobe uvedenej v podaní ponuky bude priradená úloha hlavného koordinátora daného podania a výzvy na účasť v ďalšom kole alebo kolách. Používateľovi podávajúcemu ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby uvedenej v podaní) bude priradená úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo) daného podania a danej výzvy na účasť v ďalšom kole alebo kolách, ak túto úlohu neodstránil hlavný koordinátor alebo iný koordinátor daného podania v období medzi tým, ako verejný obstarávateľ ponuku otvoril, a doručením výzvy na účasť v ďalšom kole alebo kolách.

Všetky opísané úkony [pozri časť Moje výzvy (My Invitations)] môže vykonať hlavný koordinátor (PCoCo) alebo koordinátori (CoCos) príslušnej položky (výzvy alebo podania). Upozorňujeme, že každá výzva alebo podanie môže mať len jedného hlavného koordinátora.

Ak chcete pridať/odstrániť úlohy týkajúce sa podania, postupujte podľa týchto krokov:

  Koordinátor (CoCo) pridaný podľa uvedeného postupu až potom, ako verejný obstarávateľ zaslal uchádzačovi výzvu na predloženie revidovanej ponuky prostredníctvom portálu, nebude môcť revidovanú ponuku podať. Revidovanú ponuku budú môcť podať len hlavný koordinátor/koordinátori (PCoCo/CoCo), ktorí dostali výzvu, alebo koordinátori (CoCo), ktorí boli pridaní pomocou tlačidla Spravovať úlohy (Manage roles) vo výzve (pozri usmernenia pre druhé kolo/ďalšie kolo alebo kolá).