Správa výziev a podaní na portáli financovania a ponúk (Funding & Tenders Portal)

Ak sa verejný obstarávateľ rozhodne vyzvať vás na podanie revidovanej ponuky, dostanete:

• e-mailovú výzvu,
• notifikáciu na portáli financovania a ponúk.

E-mailová výzva a notifikácia budú zaslané na:

• e-mailovú adresu kontaktnej osoby uvedenej pri podávaní poslednej ponuky [hlavný koordinátor (Primary Coordinator Contact, PCoCo)],
• e-mailové adresy všetkých osôb, ktoré mali v čase zaslania výzvy pridelenú úlohu koordinátora (Coordinator Contacts, CoCo), t. j. získali úlohu koordinátora jedným z nasledujúcich spôsobov a táto úloha im medzitým nebola odobratá prostredníctvom funkcie Spravovať úlohy (Manage roles):
• každá kontaktná osoba uvedená v predchádzajúcich podaniach, ale nie v tom poslednom,
• každá kontaktná osoba, ktorej účet EU Login bol použitý na podanie prvotnej, ako aj akejkoľvek revidovanej ponuky,
• každá kontaktná osoba pridaná cez funkciu Spravovať úlohy (Manage roles).

K notifikáciám sa možno dostať v časti Notifikácie portálu financovania a ponúk.

Zobrazenie výziev

V e-mailovej výzve bude odkaz, z ktorého sa dostanete na časť Výzvy [Invitation(s)] na portáli financovania a ponúk – musíte sa prihlásiť cez službu EU Login. Ak ešte nemáte účet EU Login, portál financovania a ponúk vám ho automaticky vytvorí. Podrobnejšie vysvetlenie nájdete tu.

Výzvu (výzvy) nájdete v navigačnom menu na ľavej strane v časti Výzvy [Invitations]. Napravo, nad zoznamom výziev, je k dispozícii aj pole na vyhľadávanie.

     Výzva na podanie revidovanej ponuky v ďalšom kole alebo kolách bude samostatnou výzvou v časti Výzvy [Invitations]. Nebude súčasťou výzvy zaslanej na účely prvotného kola alebo prípadného ďalšieho kola alebo kôl v rámci postupu verejného obstarávania. Táto výzva bude obsahovať prípadné vlastné podrobnosti a dokumenty, ako aj nový odkaz na podanie v rámci výzvy v tlačidle menu (tri bodky). Dokumenty z predchádzajúcich výziev nebudú do novej výzvy zahrnuté – stále však bude možnosť pozrieť si ich v predchádzajúcich výzvach.

Podrobnosti a dokumenty týkajúce sa danej výzvy si môžete pozrieť v časti Výzvy [Invitations].

 Kliknutím na referenčné číslo postupu verejného obstarávania alebo na možnosť Zobraziť podrobnosti (See details) sa dostanete na stránku s podrobnosťami o výzve, kde môžete kliknúť na Podrobnosti (Details) alebo na časť Konzorcium (Consortium). 

Časť venovaná podrobnostiam:

V časti Podrobnosti (Details) budete môcť:         

  Zobraziť podrobnosti o postupe verejného obstarávania

• V časti Všeobecné informácie (General information) si môžete zobraziť informácie týkajúce sa postupu verejného obstarávania.

• Získať prístup k súťažným podkladom s obmedzeným prístupom
  V časti Dokumenty s obmedzeným prístupom (Restricted documents) si môžete pozrieť dokumenty týkajúce sa postupu verejného obstarávania. 

Ak existuje viacero verzií dokumentu, na obrazovke sa zobrazí najnovšia verzia. Ak chcete zobraziť staršiu verziu, kliknite na rozbaľovacie menu a vyberte verziu, ktorú chcete zobraziť. Môžete si pozrieť aj dostupné preklady (ak existujú).

• Zobraziť časť Otázky a odpovede s obmedzeným prístupom [Restricted Questions & answers (Q&A)]. 
  V tejto časti môžete položiť otázku týkajúcu sa postupu verejného obstarávania.

Ak verejný obstarávateľ odpovie súkromne, odpoveď sa zobrazí v časti Moje otázky a odpovede (My Q&A). Ak sa odpoveď poskytne všetkým uchádzačom vyzvaným na účasť v postupe verejného obstarávania, zobrazí sa v časti Otázky a odpovede s obmedzeným prístupom (Restricted Q&A). Viac informácií nájdete v časti Ako vytvoriť a odoslať otázku na portáli financovania a ponúk.

  Podanie možno vykonať len z časti Moje výzvy [My Invitation(s)]. Ponuku (ponuky) nemožno podať zo stránky s podrobnosťami o danom postupe verejného obstarávania.

Časť venovaná konzorciu

V tejto časti si môžete pozrieť údaje o organizácii, ktorej sa táto výzva posiela (v prípade konzorcia sa zobrazia všetci členovia konzorcia).

Kliknite na šípku a zobrazia sa úlohy pridelené organizácii. Ak chcete spravovať úlohy, kliknite na tlačidlo Upraviť úlohy (Edit Roles).

Časť venovaná výzvam

Pri každej výzve sa zobrazí referenčné číslo postupu verejného obstarávania, stav výzvy [prijatá (received), potvrdená (acknowledged)], termín, časť postupu verejného obstarávania (v príslušných prípadoch), názov postupu verejného obstarávania, druh a fáza postupu verejného obstarávania. Tlačidlo menu (tri bodky) pri výzve/podaní vám umožňuje vykonávať rôzne úkony v závislosti od stavu výzvy/podania.

Výzvy so stavom Prijaté (Received):  

• Potvrdiť prijatie (Acknowledge Receipt): kliknutím na túto položku potvrdíte, že ste prijali výzvu na podanie ponuky. Budete presmerovaní na portál eSubmission, na ktorom môžete podať ponuku.
• Spravovať úlohy (Manage Roles): budete si môcť zobraziť svoju výzvu a spravovať prístup k nej (teda pridávať/odstraňovať osoby, ktoré budú takisto môcť zobraziť danú výzvu a podať ponuku).
• Zobraziť podrobnosti (See details): budete si môcť zobraziť podrobnosti týkajúce sa postupu verejného obstarávania (pozri vyššie).

Výzvy so stavom Potvrdené (Acknowledged): 

• Začať nové podanie (Start New Submission): kliknutím na túto položku podáte novú ponuku.
• Spravovať úlohy (Manage Roles): budete si môcť zobraziť svoju výzvu a spravovať prístup k nej (teda pridávať/odstraňovať osoby, ktoré si takisto budú môcť zobraziť danú výzvu a podať ponuku).
• Zobraziť podrobnosti (See Details): budete si môcť zobraziť podrobnosti týkajúce sa postupu verejného obstarávania (pozri vyššie).

Ak ste začali pripravovať podanie alebo ste ho už odoslali, zobrazí sa odkaz Podania [Submission(s)].

Pomocou tlačidla menu (tri bodky) na pravej strane od každého podania môžete vykonávať rôzne úkony v závislosti od stavu podania.

Podania so stavom Návrh (Draft):

• Upraviť (Edit): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z aplikácie odchádzali. Podanie teraz môžete upravovať v aplikácii eSubmission.
• Zobraziť (View): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z aplikácie odchádzali. Podanie nemožno upravovať, pretože je zobrazené v režime určenom len na čítanie. 
• Vymazať (Delete): návrh podania sa z portálu financovania a ponúk vymaže.

Podania so stavom Podané (Submitted):

• Zobraziť potvrdenie (View Receipt): zobrazí sa potvrdenie o podaní.
• Stiahnuť (Withdraw) (k dispozícii len pred skončením lehoty na podanie):  uveďte dôvod, prečo chcete podanie stiahnuť, a potvrďte kliknutím na tlačidlo Stiahnuť (Withdraw). Podanie po stiahnutí už nemôžete zobrazovať, upravovať ani opätovne odoslať.

Podania so stavom Stiahnuté (Withdrawn):

• Zobraziť potvrdenie o stiahnutí (View Withdrawal Receipt): zobrazí sa potvrdenie o stiahnutí.

Podania so stavom Vymazané (Deleted):

• V prípade ponúk so stavom Vymazané (Deleted) nie je k dispozícii tlačidlo menu (tri bodky). Po vymazaní návrhu ponuky ho už uchádzač nemôže obnoviť. 

Ako pripraviť ponuku v aplikácii eSubmission

Na podanie revidovanej ponuky do ďalšieho kola musí hlavný koordinátor/koordinátor  (PCoCo/CoCo) najprv potvrdiť prijatie výzvy:

• Na portáli financovania a ponúk v časti Výzvy [Invitation(s)] vyhľadajte príslušný postup verejného obstarávania.
• V tlačidle menu (tri bodky) daného postupu verejného obstarávania kliknite na Potvrdiť prijatie (Acknowledge Receipt), čím potvrdíte, že ste výzvu prijali. Stav výzvy sa zmení na Potvrdené (Acknowledged).

Po potvrdení prijatia výzvy budete automaticky presmerovaní do aplikácie eSubmission, v ktorej možno začať s podaním ponuky kliknutím na položku Nové podanie (New submission).

Ak chcete podanie začať neskôr:

• Prihláste sa do portálu financovania a ponúk.
• Prejdite na Výzvy [Invitation(s)] a vyhľadajte príslušný postup verejného obstarávania.
• Z tlačidla menu (tri bodky) daného postupu kliknite na tlačidlo Začať nové podanie (Start new submission). Potom budete presmerovaní do aplikácie eSubmission.

V aplikácii eSubmission kliknite na tlačidlo Nové podanie (New submission), čím začnete s vypracovaním nového podania, alebo na tlačidlo Vrátiť sa k návrhu (Resume draft), čím sa vrátite k návrhu podania, ktoré ste začali pripravovať už skôr. 

Orientácia v aplikácii eSubmission 

Keď začnete vypracúvať podanie, v hornej časti obrazovky sa zobrazí čiara, ktorá znázorňuje, v akej fáze postupu sa nachádzate. Táto čiara ukazuje všetky kroky, ktoré musíte pred podaním ponuky vykonať. Vďaka nej takisto vidíte, v ktorom kroku sa momentálne nachádzate. Nahraté podklady si môžete kedykoľvek v procese podania zobraziť kliknutím na tlačidlo Dokumenty k podaniu na ľavej strane obrazovky.

Zmluvné strany

V tomto kroku sa dá upraviť iba časť Kontaktná osoba.

Používateľ, ktorý začína proces podávania ponuky v aplikácii eSubmission, môže uviesť ako kontaktnú osobu samého seba (meno je už vopred vyplnené) alebo inú osobu. Ak táto iná osoba nemá účet EU Login, automaticky sa vytvorí dočasný účet EU Login na základe e-mailovej adresy kontaktnej osoby, a táto osoba sa e-mailom vyzve na dokončenie registrácie EU Login. Výzva bude mať podobu automatickej systémovej správy bez odkazu na postup verejného obstarávania.

Kontaktnej osobe bude na portáli financovania a ponúk priradená úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) a používateľovi podávajúcemu ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby) úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo). 

Prejdite na ďalší krok kliknutím na tlačidlo Ďalej (Next).

Údaje o ponuke

V tejto časti musíte zadať hodnotu vašej ponuky (iba v prípade kritéria pridelenia zákazky na základe najnižších nákladov a najnižšej ceny; použitím toho istého formátu ako v príklade na obrazovke) a/alebo potvrdiť, či vaša ponuka spĺňa alebo nespĺňa minimálne požiadavky uvedené v súťažných podkladoch.

Ak potvrdíte, že vaša ponuka nespĺňa minimálne požiadavky, zobrazí sa výzva, aby ste poskytli vysvetlenie vo vyhradenom textovom poli. Potvrdenie splnenia alebo nesplnenia požiadaviek a vysvetlenie v prípade nesplnenia sa premietne do správy o podaní.

Po kliknutí na tlačidlo Uložiť môžete nahrať finančnú ponuku, a ak to vyžaduje verejný obstarávateľ v špecifikáciách obstarávania, aj technickú ponuku. V rámci technickej/finančnej ponuky môžete nahrať viac súborov. 

Keď sú všetky údaje o ponuke správne a podanie je úplné, kliknite na tlačidlo Ďalej (Next) . Tlačidlo bude aktívne len vtedy, ak boli poskytnuté všetky povinné údaje a podklady.

Správa o podaní  

Systém vygeneruje správu o podaní, ktorá je súčasťou podania. V správe sa uvádzajú všetky dokumenty, ktoré sú súčasťou podania. Aplikácia eSubmission správu o podaní automaticky vygeneruje a pridá ju k vášmu podaniu. Pred podaním ponuky si môžete správu o podaní pozrieť na obrazovke alebo si ju stiahnuť na účely archivácie. Správu netreba podpísať a podpísanú potom nahrávať do aplikácie eSubmission.

Ak po zobrazení správy o podaní považujete podanie za úplné a pripravené na odoslanie, kliknite na tlačidlo Ďalej (Next).

Podanie ponuky

Ak ste pripravený (-á) podať ponuku, kliknite na tlačidlo Podať (Submit). V systéme sa zobrazí potvrdzujúca správa.

Kliknite na možnosť Áno, ak chcete podanie potvrdiť – toto podanie už nebudete môcť zmeniť. Upozorňujeme, že systém vám neumožní podanie odoslať, ak vypršala lehota na doručenie podaní.

E-mailová notifikácia bude zaslaná na e-mailovú adresu spojenú s účtom EU Login hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) a všetkých koordinátorov (Coordinator Contact, CoCo), ktorí sú uvedení v prípade danej ponuky. Bude obsahovať odkaz na portál financovania a ponúk, na ktorom môžete nájsť potvrdenie o podaní. 

Správa úloh na portáli financovania a ponúk

K účtu EU Login spojenému s e-mailovou adresou, na ktorú bola odoslaná výzva, bude priradená úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact alebo PCoCo) danej výzvy. Tlačidlom Spravovať úlohy (Manage Roles) (pozri ďalej) môže hlavný koordinátor pridávať ďalšie osoby zo svojej organizácie ako koordinátorov výzvy [Coordinator Contact(s), CoCo].

Kontaktnej osobe uvedenej v revidovanej ponuke v aplikácii eSubmission bude priradená úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) daného podania a danej výzvy na účasť v ďalšom kole alebo kolách. Používateľovi podávajúcemu ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby uvedenej v podaní) sa priradí úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo) daného podania a danej výzvy na účasť v ďalšom kole alebo kolách, ak túto úlohu neodstránil hlavný koordinátor alebo iný koordinátor podania v období medzi tým, ako verejný obstarávateľ ponuku otvoril, a doručením výzvy na účasť v ďalšom kole alebo kolách.

 Všetky opísané úkony [pozri časť Výzvy (Invitations)] môže vykonať hlavný koordinátor (PCoCo) alebo koordinátori (CoCos) príslušnej položky (výzva alebo podanie). Upozorňujeme, že každá výzva alebo podanie môže mať len jedného hlavného koordinátora.

Ak chcete pridať/odstrániť úlohy týkajúce sa podania, postupujte podľa týchto krokov:

Koordinátori (CoCo) pridaní podľa uvedeného postupu až po tom, čo verejný obstarávateľ zaslal výzvy týkajúce sa ďalšieho kola rokovacieho konania, nebudú môcť v danom kole podať ponuku. Ponuku budú môcť podať len hlavný koordinátor (PCoCo)/koordinátori (CoCos), ktorí dostali výzvu, alebo koordinátori (CoCos), ktorí boli pridaní pomocou tlačidla Spravovať úlohy (Manage roles) v danej výzve.