Gestão de convites e apresentação de propostas através do portal Funding & Tenders

O Portal Funding & Tenders é o ponto de entrada único (Espaço de Intercâmbio de Dados Eletrónicos Único) para os participantes e peritos nos programas de financiamento e nos concursos geridos pela Comissão Europeia e outras instituições, órgãos ou organismos da UE.

Se o seu pedido de participação tiver sido aprovado na primeira fase do procedimento, receberá uma notificação através do portal Funding & Tenders convidando-o a participar na fase seguinte.

A notificação será enviada para:

• O endereço de correio eletrónico da pessoa de contacto indicada no pedido de participação [principal coordenador de contactos (PCoCo)];
• O endereço de correio eletrónico (se diferente) associado à conta EU Login utilizada para apresentar o pedido de participação [coordenador de contactos (CoCo)];
• O endereço de correio eletrónico de qualquer outro coordenador de contactos (CoCo) adicionado através do botão Manage roles (Gerir funções) na apresentação do pedido de participação.

Para aceder à sua área reservada no portal Funding & Tenders, terá de se autenticar, utilizando o botão Sign in (Iniciar sessão) do Portal Funding & Tenders, no canto superior direito da página inicial (introduza as suas credenciais EU Login: nome de utilizador e senha).

A partir da sua área reservada do portal Funding & Tenders, pode:

• Visualizar os seus convites à apresentação de propostas
• Acusar a receção de um convite
• Aceder à documentação de acesso restrito 
• Aceder a perguntas e respostas de acesso restrito 
• Formular e enviar perguntas sobre a segunda fase do procedimento 
• Iniciar uma nova proposta em resposta a um convite
• Ver, alterar ou suprimir projetos de propostas
• Retirar propostas apresentadas
• Aceder aos comprovativos de apresentação/retirada de propostas (Proof of submission/withdrawal of a tender)
• Gerir funções
• Gerir notificações
  
  

Ver convites

A partir do menu de navegação, do lado esquerdo do ecrã, o PCoCo/CoCo encontrará o(s) convite(s) para a segunda fase do procedimento, na secção Invitations (Convites). Existe também um campo de pesquisa à direita, acima da lista de convites.

Para cada convite, verá:

• Número de referência do procedimento
• O lote (se for caso disso)
• O prazo fixado
• O estado do convite (recebido, receção acusada, encerrado)
• O tipo de procedimento, bem como a fase (procedimentos em duas fases) ou ronda (procedimentos por negociação)
• Título do procedimento
  

Ao clicar no número de referência do procedimento ou na opção See details (Visualizar pormenores), será conduzido para a página de dados do convite, onde pode clicar na secção Details (Informações pormenorizadas) ou na secção Consortium (Consórcio). 

Secção Details (Informações pormenorizadas)

Na secção Details (Informações pormenorizadas), poderá:

• Visualizar os pormenores do procedimento.
  Na secção General Information (Informações gerais), pode visualizar as informações relacionadas com o procedimento. 

• Aceder à documentação de acesso restrito

Na secção Restricted documents (Documentos de acesso restrito), os candidatos convidados podem visualizar os documentos relativos à segunda fase do procedimento. Se a entidade adjudicante tiver publicado uma nova versão do documento, poderão visualizar todas as versões do mesmo. A versão mais recente está disponível no ecrã. Para visualizar uma versão mais antiga, clique no menu pendente e selecione a versão que pretende ver.

Se o documento estiver disponível numa língua diferente, o documento traduzido estará igualmente disponível.

•   Aceder às perguntas e respostas de acesso restrito.    

Nesta secção, pode apresentar perguntas sobre a segunda fase do procedimento. Se a entidade adjudicante lhe responder a título privado a resposta aparecerá na secção My Q&A (As minha perguntas e respostas). Se a resposta for enviada a todos os candidatos convidados a participar na fase 2, aparecerá na secção Restricted Q&A (Perguntas e respostas de acesso restrito).

Para mais informações, consultar How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal (Como criar e apresentar uma pergunta no portal Funding & Tenders):

Secção Consortium (Consórcio)

Nesta secção, pode visualizar os dados da organização à qual o presente convite é enviado (no caso de um consórcio, verá todos os membros do consórcio).

Clique na seta para ver as funções atribuídas à organização. Clique no botão Edit Roles (Editar funções) para Gerir funções.

Secção Invitations (Convites)

O PCoCo/CoCo pode, para cada convite, ver o número de referência do procedimento, o estado do convite (recebido, receção acusada, o prazo, o lote (se for caso disso), o título do procedimento, o tipo de procedimento e a fase em que se encontra. O botão do menu (três pontos)  do convite/apresentação de propostas permite ao PCoCo/CoCo realizar diferentes ações em função do estado do convite/da apresentação.

No caso dos convites recebidos (Received):   

• Acknowledge Receipt (Acusar receção): clique aqui para confirmar que recebeu o convite à apresentação de propostas.
• Manage Roles (Gerir funções): poderá ver e gerir aqui o acesso aos seus convites (adicionar/suprimir pessoas que também possam realizar as ações descritas no que respeita aos seus convites).
• See details (Visualizar pormenores): pode visualizar os pormenores do procedimento (ver supra).

Para os convites no estado de receção acusada (Acknowledged):

• Start New Submission (Iniciar nova proposta): clique para apresentar uma nova proposta.
• Manage Roles (Gerir funções): poderá ver e gerir aqui o acesso aos seus convites (adicionar/suprimir pessoas que também possam realizar as ações descritas no que respeita aos seus convites).

Para visualizar e gerir as propostas com convite, clique na ligação Submission(s) (Propostas). O botão do menu (três pontos) à direita de cada proposta apresentada (a menos que esta tenha sido suprimida) permite ao PCoCo/CoCo realizar diferentes ações em função do estado da proposta.

Para as propostas em projeto (Draft):

• Edit (Editar): o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Pode agora editar a sua proposta no eSubmission.
• View (Visualizar): o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Não é possível editar a proposta, uma vez que a está a visualizar em modo de leitura. 
• Delete (Suprimir): o projeto de proposta será suprimido do portal Funding & Tenders.

Para as propostas apresentadas (Submitted):

• View Receipt (Ver comprovativo de apresentação): é visualizado o comprovativo de apresentação da proposta.
• Withdraw (Retirar) (só disponível até ao termo do prazo para apresentação das propostas): indique o motivo pelo qual pretende retirar a proposta e confirme clicando no botão Withdraw (Retirar). Depois de retirar uma proposta, deixa de a poder visualizar, editar ou apresentar novamente.

Para as propostas retiradas (Withdrawn):

• View Withdrawal Receipt (Ver comprovativo de retirada): é visualizado o comprovativo de retirada.

Para as propostas suprimidas (Deleted):
Não existem ações disponíveis para as propostas suprimidas (Deleted). Uma vez suprimido um projeto de proposta, o proponente não pode recuperá-lo.  

Como criar e apresentar a sua proposta no eSubmission 

Para poder apresentar uma proposta, o PCoCo/CoCo tem, previamente, de acusar a receção do convite à apresentação de propostas:

• Consulte o procedimento em causa em Invitations (Convites)no portal Funding & Tenders.
• No menu Action (Ação) do procedimento, clique em Acknowledge Receipt (Acusar receção) para confirmar que recebeu o convite. O estado do convite passará a Acknowledged (Receção acusada).

Após acusar a receção do convite, o PCoCo/CoCo será automaticamente redirecionado para o eSubmission, onde pode iniciar a apresentação da proposta clicando em New submission (Nova proposta). 

Se preferir iniciar a sua candidatura mais tarde:

• Inicie uma sessão no Portal Funding & Tenders com a conta EU Login da pessoa indicada como pessoa de contacto (PCoCo) no pedido de participação ou, se for diferente, com a conta EU Login da pessoa que apresenta o pedido de participação (CoCo) ou qualquer outro PCoCo/CoCo autorizado, através da funcionalidade Manage roles (Gerir funções) do portal Funding &Tenders (para mais informações, ver a secção Gestão de funções no portal Funding & Tenders do presente guia).
• Entre emInvitations (Convites) e procure o procedimento em causa.
• A partir do botão do menu (clique nos três pontos) do procedimento clique em Start new submission (Dar início a nova apresentação). Será automaticamente redirecionado para o sistema eSubmission.

No eSubmission, clique em New submission (Nova proposta) para apresentar uma nova proposta ou em Resume draft (Retomar projeto) para retomar um projeto de proposta já iniciado anteriormente. Pode igualmente retomar o projeto a partir do portal Funding & Tenders (para mais informações, consulte a secção Manage submissions in Funding & Tenders Portal (Gestão das propostas no portal Funding & Tenders) deste guia). 

Navegação no sistema eSubmission

Quando começar a apresentar a sua proposta, verá uma linha de progresso no topo do ecrã. Esta linha mostra todas as etapas a percorrer antes de poder apresentar a sua proposta. Pode também ver em que etapa do processo se encontra. Durante o processo de apresentação da proposta, pode consultar em qualquer momento os documentos que tiver carregado clicando no botão Documentos da proposta à esquerda do ecrã.

Partes

Nesta fase, apenas a secção Contact Person (Pessoa de contacto) pode ser editada.

O utilizador que dá início à apresentação da proposta no eSubmission pode designar-se a si próprio como pessoa de contacto (o nome aparece pré-preenchido) ou designar outra pessoa para esse efeito. Se a pessoa designada não tiver uma conta EU Login, será automaticamente criada uma conta EU Login provisória a partir do endereço de correio eletrónico da pessoa de contacto e a pessoa em causa será convidada por correio eletrónico a completar o registo EU Login. O convite será enviado sob a forma de uma mensagem automática do sistema e não incluirá qualquer referência ao procedimento.

À pessoa de contacto é atribuída a função de Primary Coordinator Contact (principal coordenador de contacto) (PCoCo) no portal Funding & Tenders e ao utilizador que apresenta a proposta (se diferente da pessoa de contacto) a função de Coordinator Contact (coordenador de contacto) (CoCo). 

Clique em Seguinte para passar à etapa seguinte.

Dados da proposta

Nesta secção, deve indicar o montante da sua proposta (apenas no caso do preço mais baixo e do método de adjudicação ao preço mais baixo; certifique-se de que utiliza o mesmo formato que no exemplo no ecrã) e/ou de que confirma se a proposta cumpre ou não os requisitos mínimos indicados na documentação do concurso.

Se confirmar que a sua proposta não cumpre os requisitos mínimos, ser-lhe-á solicitado que forneça uma explicação numa caixa de texto específica prevista para o efeito. A confirmação da conformidade ou não da proposta e a respetiva explicação, em caso de incumprimento, serão refletidas no relatório de apresentação.

Depois de clicar no botão Guardar, pode carregar a proposta financeira, assim como, quando exigido pela entidade adjudicante no caderno de encargos, a proposta técnica. Pode carregar mais do que um ficheiro na proposta técnica/financeira. 

Se os dados relativos à proposta estiverem corretos e a proposta estiver completa, clique no botão Seguinte. O botão só ficará ativo se todos os dados e documentos obrigatórios tiverem sido carregados.

Relatório de apresentação

O relatório de apresentação é gerado pelo sistema e faz parte do processo de apresentação da proposta. O relatório enumera todos os documentos incluídos na proposta.

O sistema eSubmission gera automaticamente o relatório de apresentação, que é adicionado à proposta. Pode consultar o relatório no ecrã ou descarregá-lo para os seus próprios arquivos (antes de apresentar a proposta). Não precisa de assinar nem de carregar o relatório assinado no eSubmission.

Se, após ter analisado o relatório, considerar que o dossiê está completo e que pode avançar com a apresentação da proposta, clique em Seguinte para prosseguir.

Apresentar a proposta

Quando estiver pronto para apresentar a proposta, clique em Enviar. O sistema apresentará uma mensagem de confirmação.

Clique em Sim para confirmar: já não poderá alterar a proposta. Chama-se a atenção para o facto de o sistema não permitir a apresentação propostas se o prazo para a receção das mesmas tiver expirado.

Será enviada uma notificação por correio eletrónico para o endereço eletrónico associado à conta EU Login do principal coordenador de contacto (PCoCo) e de todos os coordenadores de contacto (CoCo) indicados na proposta. Esta notificação por correio eletrónico inclui uma ligação para o portal Funding & Tenders onde é possível encontrar o comprovativo de apresentação de proposta (Submission Receipt). 

Gestão de funções no portal Funding & Tenders

À pessoa de contacto indicada no pedido de participação (fase 1) no eSubmission é atribuída a função de principal coordenador de contactos (PCoCo) no que respeita ao convite apresentado através do portal Funding & Tenders. Ao utilizador que apresenta o pedido (se diferente da pessoa de contacto no pedido) é atribuída a função de coordenador de contacto (CoCo) para a apresentação do pedido e do convite, a menos que a função tenha sido suprimida do pedido, pelo PCoCo/outro CoCo, antes do final do período compreendido entre a abertura dos pedidos pela entidade adjudicante e a receção do convite para a fase 2.

À pessoa de contacto indicada na proposta (fase 2) no eSubmission é atribuída a função de principal coordenador de contacto (PCoCo) para a apresentação da proposta. Ao PCoCo do convite e ao utilizador que apresenta a proposta, se forem diferentes da pessoa de contacto indicada na proposta, é atribuída a função de coordenador de contactos (CoCo) para a apresentação da proposta.

Podem serem acrescentados à apresentação do pedido, do convite ou da proposta ou deles suprimidos outros coordenadores de contactos (CoCo) através do botão Manage Roles (Gerir funções) (ver abaixo).

Chama-se a atenção para o facto de apenas poder haver um PCoCo por convite ou proposta apresentada. O PCoCo para a apresentação do pedido (fase 1) ou para a apresentação da proposta (fase 2) não pode ser substituído nem suprimido.

O PCoCo para um convite apenas pode ser substituído (não pode ser suprimido) pelas seguintes pessoas:

•     LEAR/Administrador de conta (se nomeado para a sua organização, ver aqui);
•     o atual PCoCo (após a substituição, este PCoCo já não pode aceder ao convite);
•     qualquer CoCo para o convite.

Para acrescentar/suprimir funções numa proposta ou convite, siga os seguintes passos:

Fase(s) seguinte(s) para os procedimentos concorrenciais com negociação e as parcerias para a inovação

[ IMAGE 39 ]  : A presente secção aplica-se apenas aos procedimentos concorrenciais com negociação e a parcerias para a inovação com mais de uma ronda de negociações na segunda fase.

Se a entidade adjudicante decidir convidá-lo a apresentar uma proposta revista através do eSubmission, o PCoCo/CoCo receberá uma notificação através do portal Funding & Tenders.

Para poder apresentar uma proposta revista, o PCoCo/CoCo deverá acusar a receção do convite. Em seguida, o PCoCo/CoCo será automaticamente redirecionado para o eSubmission, onde pode iniciar a apresentação da proposta revista clicando em New submission (Nova apresentação da proposta). Para saber como apresentar uma proposta revista na ou nas rondas subsequentes, consulte o Guia conciso dos procedimentos por negociação na segunda ronda ou em rondas subsequentes.