Gestão de convites e propostas no portal Funding & Tenders

Se a entidade adjudicante decidir convidá-lo a apresentar uma proposta revista, irá receber:

• uma mensagem de correio eletrónico com o convite
• uma notificação no portal Funding & Tenders

O convite enviado por correio eletrónico e a notificação serão enviados para:

• O endereço de correio eletrónico da pessoa de contacto indicada na última apresentação de proposta [principal coordenador de contacto (PCoCo)];
• Os endereços de correio eletrónico de todas as pessoas que desempenham a função de coordenadores de contacto (CoCo) quando o convite é enviado, ou seja, a quem tenha sido atribuída a função de CoCo de uma das seguintes formas e cuja função não tenha entretanto sido suprimida através da funcionalidade Manage roles (Gerir funções):
• qualquer pessoa de contacto indicada em propostas anteriores, mas não na última
• qualquer contacto cuja conta EU Login tenha sido utilizada para apresentar a proposta inicial ou uma proposta revista
• qualquer contacto adicionado através da funcionalidade Manage roles (Gerir funções).

As notificações podem ser consultadas na secção Notifications (Notificações) do portal Funding & Tenders.

Ver convite(s)

O convite enviado por correio eletrónico conterá uma ligação para a secção Invitations (Convites) do portal Funding & Tenders — Terá de iniciar sessão com o seu EU Login. Se ainda não tiver uma conta EU Login, o portal Funding & Tenders criará uma automaticamente. Ver explicação mais pormenorizada aqui.

A partir do menu de navegação à esquerda poderá consultar o(s) convite(s) na secção Invitations (Convites). Existe também um campo de pesquisa à direita, acima da lista de convites.

    O convite para apresentar uma proposta revista numa ronda subsequente assume a forma de um convite separado na secção Invitations (Convites). Não fará parte do convite enviado para a fase inicial nem para uma eventual ronda subsequente do procedimento. Este convite conterá os seus próprios dados e documentos (se for caso disso), bem como uma nova ligação para apresentação no botão do menu (três pontos). Embora os documentos dos convites anteriores não sejam incluídos no novo convite, poderão ser consultados nos convites anteriores.

Na secção Invitations (Convites) poderá visualizar os dados e os documentos do convite.

 Ao clicar no número de referência do procedimento ou na opção See details (Visualizar pormenores), será conduzido para a página de dados do convite, onde pode clicar na secção Details (Informações pormenorizadas) ou na secção Consortium (Consórcio). 

Secção Details (Informações pormenorizadas) 

Na secção Details (Informações pormenorizadas), poderá:         

  Visualizar os pormenores do procedimento

• Na secção General Information (Informações gerais), pode visualizar as informações relacionadas com o procedimento.

• Aceder à documentação de acesso restrito
  Na secção Restricted documents (Documentos de acesso restrito) poderá consultar a documentação do procedimento. 

Se existirem diferentes versões de um documento, será apresentada no ecrã a versão mais recente. Para visualizar uma versão mais antiga, clique no menu pendente e selecione a versão que pretende ver. Pode consultar igualmente as traduções eventualmente disponíveis.

• Aceder à secção Restricted Questions & Answers (Q&A) (Perguntas e respostas de acesso restrito) 
  Nesta secção pode formular perguntas sobre o procedimento.

Se a entidade adjudicante lhe responder a título privado a resposta aparecerá na secção My Q&A (As minhas perguntas e respostas). Se a resposta for dirigida a todos os candidatos convidados para o procedimento aparecerá na secção Restricted Q&A (Perguntas e respostas de acesso restrito). Para mais informações, ver How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal (Como criar e apresentar uma pergunta no portal Funding & Tenders).

  As propostas só podem ser apresentadas a partir da secção Invitation(s) (Convites), não podendo ser apresentadas a partir da página de informação sobre o procedimento.

Secção Consortium (Consórcio) 

Nesta secção, pode visualizar os dados da organização à qual o presente convite é enviado (no caso de um consórcio, verá todos os membros do consórcio).

Clique na seta para ver as funções atribuídas à organização. Clique no botão Edit Roles (Editar funções) para gerir funções.

Secção Invitation(s) (Convites)

Para cada convite, pode visualizar o número de referência do procedimento, o estado do convite (recebido, receção acusada), o prazo, o lote (se for caso disso), o título do procedimento, o tipo de procedimento e a fase em que se encontra. O botão do menu (três pontos) do convite/proposta permite-lhe realizar diferentes ações em função do estado do convite/proposta.

No caso dos convites recebidos (Received):  

• Acknowledge Receipt (Acusar receção): clique aqui para confirmar que recebeu o convite à apresentação de propostas. Será encaminhado para o portal eSubmission, onde poderá apresentar a sua proposta.
• Manage Roles (Gerir funções): pode ver e gerir o acesso ao convite (adicionar/suprimir pessoas que também poderão visualizar o convite e apresentar uma proposta).
• See details (Visualizar pormenores): pode visualizar os pormenores do procedimento (ver supra).

Para os convites no estado de receção acusada (Acknowledged): 

• Start New Submission (Iniciar nova proposta): clique para apresentar uma nova proposta.
• Manage Roles (Gerir funções): pode ver e gerir o acesso ao convite (adicionar/suprimir pessoas que também poderão visualizar o convite e apresentar uma proposta).
• See details (Visualizar pormenores): pode visualizar os pormenores do procedimento (ver supra).

Se já tiver começado a preparar a proposta ou já a tiver apresentado, visualizará a ligação Submission(s) (Propostas).

O botão do menu (três pontos) à direita de cada proposta permite-lhe realizar diferentes ações em função do estado da mesma.

Para as propostas em projeto (Draft ):

• Edit (Editar): o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Pode agora editar a sua proposta no eSubmission.
• View (Visualizar): o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Não é possível editar a proposta, uma vez que a está a visualizar em modo de leitura. 
• Delete (Suprimir): o projeto de proposta será suprimido do portal Funding & Tenders.

Para as propostas apresentadas (Submitted):

• View Receipt (Ver comprovativo de apresentação): é visualizado o comprovativo de apresentação da proposta.
• Withdraw (Retirar) (só disponível até ao termo do prazo para apresentação das propostas):  indique o motivo pelo qual pretende retirar a proposta e confirme clicando no botão Withdraw (Retirar). Uma vez retirada a proposta, deixa de a poder visualizar, editar ou apresentar novamente.

Para as propostas retiradas (Withdrawn):

• View Withdrawal Receipt (Ver comprovativo de retirada): é visualizado o comprovativo de retirada.

Para as propostas suprimidas (Deleted):

• O botão do menu (três pontos) não está disponível para as propostas suprimidas (Deleted). Uma vez suprimido um projeto de proposta, o proponente não pode recuperá-lo. 

Como criar e apresentar a sua proposta no eSubmission

Para apresentar uma proposta revista para uma ronda subsequente, o PCoCo/CoCo deve acusar previamente a receção do convite:

• Procure o procedimento em causa em Invitation(s) (Convites) no portal Funding & Tenders.
• No botão do menu (três pontos), clique em Acknowledge Receipt (Acusar receção) para confirmar que recebeu o convite. O estado do convite passará a Acknowledged (Receção acusada).

Depois de acusar a receção do convite, será automaticamente redirecionado para o eSubmission, onde pode iniciar a apresentação da proposta clicando em New submission (Nova proposta).

Se preferir iniciar a sua candidatura mais tarde:

• Inicie sessão no portal Funding & Tenders
• Entre em Invitation(s) (Convites) e procure o procedimento em causa.
• A partir do botão do menu (três pontos) do procedimento clique em Start new submission (Dar início a nova apresentação). Será redirecionado para o sistema eSubmission.

No eSubmission, clique em New submission (Nova proposta) para apresentar uma nova proposta ou em Resume draft (Retomar projeto) para retomar um projeto de proposta já iniciado anteriormente. 

Navegação no sistema eSubmission 

Quando começar a apresentar a sua proposta, verá uma linha de progresso no topo do ecrã. Esta linha mostra todas as etapas a percorrer antes de poder apresentar a sua proposta. Pode também ver em que etapa do processo se encontra. Durante o processo de apresentação da proposta, pode consultar os documentos que carregou em qualquer momento clicando no botão Documentos da proposta à esquerda do ecrã.

Partes

Nesta fase, apenas a secção Pessoa de contacto pode ser editada.

O utilizador que inicia a proposta no eSubmission pode designar-se a si próprio como pessoa de contacto (o nome surge pré-preenchido) ou designar qualquer outra pessoa. Se a pessoa designada não tiver uma conta EU Login, será automaticamente criada uma conta EU Login provisória a partir do endereço de correio eletrónico da pessoa de contacto, sendo esta convidada por correio eletrónico a completar o registo EU Login. O convite será enviado sob a forma de uma mensagem automática do sistema e não incluirá qualquer referência ao procedimento.

À pessoa de contacto é atribuída a função de PCoCo no portal Funding & Tenders e ao utilizador que apresenta a proposta (se for diferente da pessoa de contacto) a função de CoCo. 

Clique em Seguinte para passar à etapa seguinte.

Dados da proposta

Nesta secção, deve indicar o montante da proposta (apenas no caso do preço mais baixo e do método de adjudicação ao preço mais baixo; utilizando o mesmo formato que no exemplo no ecrã) e/ou confirmar se a proposta cumpre ou não os requisitos mínimos indicados na documentação do concurso.

Se confirmar que a proposta não cumpre os requisitos mínimos, ser-lhe-á pedido que dê uma explicação numa caixa de texto específica para esse efeito. A confirmação da conformidade ou não conformidade da proposta e a respetiva explicação, em caso de incumprimento, serão refletidas no relatório de apresentação.

Depois de clicar no botão Guardar, pode carregar a proposta financeira, assim como, quando exigido pela entidade adjudicante no caderno de encargos, a proposta técnica. Pode carregar mais do que um ficheiro na proposta técnica/financeira. 

Se os dados relativos à proposta estiverem corretos e a proposta estiver completa, clique no botão Seguinte. O botão só ficará ativo se todos os dados e documentos obrigatórios tiverem sido carregados.

Relatório de apresentação  

O relatório de apresentação é gerado pelo sistema e faz parte do processo de apresentação da proposta. O relatório enumera todos os documentos incluídos na proposta. O sistema eSubmission gera automaticamente o relatório de apresentação, que é adicionado à proposta. Pode consultar o relatório no ecrã ou descarregá-lo para os seus próprios arquivos (antes de apresentar a proposta). Não precisa de assinar nem de carregar o relatório assinado no eSubmission.

Se, após ter analisado o relatório, considerar que o dossiê está completo e que pode avançar com a apresentação da proposta, clique em Seguinte para prosseguir.

Apresentar a proposta

Quando estiver pronto para a apresentar, clique em Apresentar. O sistema apresentará uma mensagem de confirmação.

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Clique em Sim para confirmar: já não poderá alterar a proposta. Chama-se a atenção para o facto de o sistema não permitir a apresentação propostas se o prazo para a receção das mesmas já tiver expirado.

Será enviada uma notificação por correio eletrónico para o endereço eletrónico associado à conta EU Login do principal coordenador de contacto (PCoCo) e de todos os coordenadores de contacto (CoCo) indicados para a proposta. Esta notificação por correio eletrónico inclui uma ligação para o portal Funding & Tenders onde é possível encontrar o comprovativo de apresentação de proposta (Submission Receipt). 

Gestão de funções no portal Funding & Tenders

À conta EU Login associada ao endereço de correio eletrónico para o qual o convite foi enviado é atribuída a função de principal coordenador de contacto (PCoCo) para o convite em causa. Através do botão Manage Roles (Gerir funções) (ver abaixo), o PCoCo pode acrescentar outras pessoas da sua organização como coordenadores de contacto (CoCo) para esse convite.

À pessoa de contacto indicada na proposta revista no eSubmission é atribuída a função de principal coordenador de contacto (PCoCo) da proposta e o convite para as rondas subsequentes. Ao utilizador que apresenta a proposta (se diferente da pessoa de contacto) é atribuída a função de coordenador de contacto (CoCo) da proposta e o convite para as rondas subsequentes, a menos que essa função tenha sido suprimida pelo PCoCo/outro CoCo da proposta no período compreendido entre a abertura das propostas pela entidade adjudicante e a receção do convite para as rondas subsequentes.

 Todas as ações acima descritas [ver secção Invitations (Convites)] podem ser executadas pelo PCoCo ou pelos CoCo do elemento em causa (convite ou apresentação de proposta). Note-se que só pode haver um PCoCo por convite ou proposta apresentada.

Para acrescentar ou suprimir funções numa proposta, siga os passos seguintes:

   Se a entidade adjudicante já tiver enviado os convites para uma ronda de negociações subsequente, os CoCo adicionados desta forma não poderão apresentar uma proposta nessa ronda. Só poderão fazê-lo os PCoCo/CoCo que tiverem recebido o convite ou os CoCo que tiverem sido adicionados através do botão Manage roles (Gerir funções) no convite.