Guia conciso dos procedimentos de adjudicação de contratos em duas fases — Fase 1

(concursos limitados, procedimentos concorrenciais com negociação, diálogos concorrenciais, parcerias para a inovação e concursos de conceção)

Como começar

Bem-vindo ao eSubmission!

O sistema eSubmission permite aos operadores económicos participar por via eletrónica em procedimentos de adjudicação de contratos da UE, elaborando e apresentando os seus pedidos de participação em formato eletrónico de forma estruturada e segura.

O presente guia conciso aplica-se apenas à primeira fase dos procedimentos de adjudicação de contratos em duas fases. Nesta fase, os operadores económicos podem apresentar os seus pedidos de participação. Os guias concisos sobre a segunda fase dos procedimentos de adjudicação de contratos em duas fases, bem como os guias sobre outros procedimentos de contratação pública podem ser consultados no wiki sobre a contratação pública eletrónica do portal Funding & Tenders (Financiamento e Concursos) .

Na qualidade de operador económico, pode:

• Responder a procedimentos lançados por instituições, órgãos ou organismos da UE

• Apresentar um pedido de participação de forma segura

• Visualizar ou retomar uma versão guardada

• Apagar um projeto de pedido de participação

• Receber um comprovativo de apresentação de pedido de participação (Submission Receipt)

• Retirar um pedido de participação antes do termo do prazo fixado para a apresentação de pedidos

• Receber um comprovativo de retirada (Withdrawal Receipt)

Certifique-se de que leu os requisitos do sistema.

Os requisitos figuram na página inicial da aplicação eSubmission, assim como na secção Anexos da página Partes.

Como obter assistência técnica?

Se precisar de assistência técnica, contacte a nossa equipa de apoio entre as 8h00 e as 20h00 CET/CEST (hora de Bruxelas) .

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 (0) 229 71063

 A equipa de apoio só presta assistência em inglês.

Como aceder ao sistema eSubmission?

O acesso ao eSubmission só é possível no âmbito de um procedimento de contratação pública (convite à apresentação de propostas). Pode consultar os convites à apresentação de propostas publicados pelas instituições, órgãos e organismos europeus nos seguintes endereços:

• Portal Funding & Tenders

• Aplicação TED eTendering (para convites à apresentação de propostas publicados antes de 25.10.2023)

O que é necessário para utilizar o sistema eSubmission?

Tem de estar registado no serviço de autenticação de utilizadores da Comissão Europeia (EU Login) para utilizar o eSubmission e responder a um convite à apresentação de propostas publicado no portal Funding & Tenders. 

Para responder a um convite à apresentação de propostas publicado antes de 25.10.2023, também precisa de uma conta na aplicação TED eTendering.

Para poder identificar a sua organização, esta tem de estar inscrita no registo das organizações da Comissão (Registo de Participantes) e ter um código de identificação do participante ou PIC (do inglês Participant Identification Code). Para mais informações sobre o PIC, clicar aqui.  O registo está aberto a todas as organizações e é gratuito.

EU Login

O EU Login permite aceder a vários serviços e/ou sistemas da Comissão Europeia. Se ainda não dispõe de uma conta EU Login, pode criar uma conta.

Para mais informações, consulte a ajuda EU Login.

Portal Funding & Tenders

O portal Funding & Tenders (Financiamento e Concursos) é o ponto de entrada único (Espaço de Intercâmbio de Dados Eletrónicos Único) para os participantes e peritos nos programas de financiamento e concursos geridos pela Comissão Europeia e por outras instituições, órgãos e organismos da UE.

A partir do portal Funding & Tenders, os participantes podem:

• Procurar as oportunidades existentes no âmbito dos programas de financiamento ou dos procedimentos de adjudicação de contratos da UE

• Subscrever convites à apresentação de propostas
• Consultar os documentos do concurso
• Criar e apresentar uma pergunta 

• Inscrever-se no Registo de Participantes 

• Aceder a eSubmission

• Aceder aos comprovativos de apresentação de pedidos de participação (Submission Receipts)

• Ver, alterar ou apagar projetos de pedidos de participação/propostas

• Retirar pedidos de participação e aceder ao comprovativo de retirada (Withdrawal Receipt)

• Gerir funções

Registo de Participantes

A fim de aplicar o «princípio da declaração única», a Comissão criou um registo em linha das organizações que participam nos concursos ou convites à apresentação de propostas da UE: desta forma, os dados relativos à organização de um participante apenas têm de ser comunicados uma vez. Após o registo, cada organização recebe um PIC (código de identificação do participante) único. Para saber como obter um PIC no Registo de Participantes, consulte esta página.

Como criar e apresentar o seu pedido de participação no eSubmission

Qualquer operador económico pode apresentar um pedido de participação utilizando a ligação para o portal Funding & Tenders indicada no anúncio do concurso/anúncio de concurso de conceção.

Uma vez no portal Funding & Tenders, tem de clicar em Access submission (Aceder a apresentação de proposta): será reencaminhado para o portal eSubmission, desde que inicie sessão com a sua conta EU Login.

Em primeiro lugar, deve ler e aceitar as Condições gerais e confirmar que leu e compreendeu o aviso relativo à proteção de dados.

No eSubmission, clique em Nova proposta para iniciar a apresentação de um novo pedido de participação ou em Retomar projeto para retomar um projeto de pedido de participação iniciado anteriormente. Pode igualmente retomar o projeto a partir do portal Funding & Tenders (para mais informações, consulte a secção Gestão de propostas no portal Funding & Tenders no presente guia ).

Navegação no sistema eSubmission 

Quando começar a apresentação do seu pedido de participação, verá uma linha de progresso no topo do ecrã. Esta linha mostra todas as etapas a percorrer antes de apresentar um pedido de participação. Pode também ver em que etapa do processo se encontra.

Durante o processo de apresentação do pedido de participação, pode consultar os documentos que carregou em qualquer momento clicando no botão Documentos da proposta à esquerda do ecrã.

Nada é apresentado à entidade adjudicante até clicar no botão Apresentar no final do processo de apresentação do pedido de participação.

Formas de apresentação da proposta

Quando cria uma nova proposta, é-lhe pedido que indique:

• A forma como apresentará o seu pedido de participação: Apresentação individual ou Apresentação conjunta
• Se o pedido de participação envolve subcontratantes
• A língua em que o pedido de participação será elaborado

Após ter feito a sua escolha, clique no botão Seguinte no fundo da página.

Partes

Nesta secção, deve identificar as organizações que participam na apresentação do pedido de participação (participantes). Clique em Nova Parte e selecione o tipo de participante: participante principal (em caso de apresentação individual), responsável do grupo ou membro do grupo (no caso de uma apresentação conjunta) ou subcontratante (se for caso disso).

Todos os participantes, com exceção dos subcontratantes, devem ser identificados com um código de identificação do participante (PIC). Utilize o botão Pesquisar para verificar se uma entidade já possui um PIC (ou seja, se já está inscrita no Registo de Participantes). Pode pesquisar pelo PIC, pelo número de identificação para efeitos de IVA, pelo número de registo nacional e por país. Para poder pesquisar por número de identificação para efeitos de IVA ou por número de registo nacional, precisa de selecionar o país.

Se a pesquisa não der resultados, a organização deve registar-se para obter um PIC.  Após ter obtido o PIC, regresse ao eSubmission, faça uma pesquisa utilizando o PIC e selecione a organização.

Verá aparecer os dados associados ao PIC no Registo de Participantes e ser-lhe-á pedido que faculte os seguintes dados/documentos obrigatórios:

• Apenas para o participante principal ou responsável do grupo:
• Pessoa de contacto (nome e endereço de correio eletrónico)
• IBAN/Número de conta bancária
• Para todos os participantes: Declaração sob compromisso de honra (devidamente preenchida e assinada) na secção Anexos.
  

Na secção Pessoa de Contacto, o utilizador pode indicar-se a si próprio (o nome já está pré-preenchido) ou indicar outra pessoa como contacto para o pedido de participação. À pessoa de contacto é atribuída a função de principal coordenador de contacto (PCoCo) no portal Funding & Tenders e ao utilizador que apresenta o pedido de participação (se diferente da pessoa de contacto) a função de coordenador de contacto (CoCo). 

Se o PCoCo não tiver uma conta EU Login, será automaticamente criada uma conta EU Login provisória a partir do endereço de correio eletrónico da pessoa de contacto e a pessoa em causa será convidada por correio eletrónico a completar o registo EU Login. O convite será enviado sob a forma de mensagem automática do sistema, sem qualquer referência ao procedimento. 

Na secção Anexos de cada participante, pode carregar os documentos do participante relativos aos critérios de seleção e de exclusão. Consulte o caderno de encargos para saber que documentos devem ser incluídos para que participante no pedido de participação.

Clique em  Concluído quando estiver pronto. 

Depois de passar a fase «Formas de apresentação do pedido de participação», não é possível alterar a estrutura de apresentação conjunta para apresentação individual ou vice-versa. Caso pretenda alterar a estrutura ou mudar o responsável do grupo, terá de criar um novo pedido de participação, que substituirá o seu projeto de pedido (todos os dados previamente introduzidos e documentos carregados serão suprimidos).

Clique em Seguinte para passar à etapa seguinte.

Lotes

Num concurso com vários lotes, selecione o lote ou os lotes para os quais deseja apresentar um pedido de participação e clique depois no botão Seguinte.

A identificação dos participantes diz respeito ao conjunto dos pedidos de participação. Por conseguinte, se a composição do consórcio for diferente por lote, terá de apresentar um pedido de participação separado por lote.

Relatório de apresentação

O relatório de apresentação é gerado pelo sistema e faz parte do processo de apresentação de pedido de participação. O relatório enumera todos os documentos incluídos no pedido de participação.

O sistema eSubmission gera automaticamente o relatório de apresentação, que é adicionado ao pedido de participação. Pode consultar o relatório no ecrã ou descarregá-lo para o seu próprio arquivo (antes de apresentar o pedido de participação). Não precisa de assinar nem de carregar o relatório assinado no eSubmission.

Se, após analisar o relatório, considerar que o dossiê está completo e que pode avançar com a apresentação do pedido de participação, clique em Seguinte para prosseguir.

O relatório de apresentação do pedido de participação não constitui uma prova de apresentação do mesmo. O pedido de participação ainda não foi apresentado . Prossiga para a etapa seguinte e clique em Apresentar para finalizar a proposta.

Apresentar o seu pedido de participação   

Quando estiver pronto para apresentar o pedido de participação, clique em Apresentar . O sistema apresentará uma mensagem de confirmação.

Clique em Sim para confirmar: já não poderá alterar o pedido de participação.

Chama-se a atenção para o facto de o sistema não permitir a apresentação de pedidos de participação se o prazo para a receção dos mesmos tiver expirado.

Será enviada uma notificação por correio eletrónico para o endereço eletrónico do PCoCo/CoCo. Esta notificação por correio eletrónico contém uma ligação para o Portal Funding &  Tenders onde o  PCoCo/CoCo  pode visualizar o comprovativo de apresentação do pedido de participação. Note-se que os titulares do PIC utilizado no pedido de participação serão informados.

O comprovativo de apresentação constitui uma prova do cumprimento do prazo para a receção dos pedidos de participação.

Gestão de funções no portal Funding & Tenders

À pessoa de contacto indicada no eSubmission é atribuída a função de principal coordenador de contacto (PCoCo) para a apresentação de participação e o convite para a etapa 2 do portal Funding & Tenders. O utilizador que apresenta o pedido (se diferente da pessoa de contacto no pedido) recebe a função de coordenador de contacto (CoCo) para a apresentação do pedido e o convite para a etapa 2 a menos que a função tenha sido suprimida pelo PCoCo/outro CoCo da apresentação do pedido no período compreendido entre a abertura dos pedidos pela entidade adjudicante e a receção do convite para a etapa 2.

O(s) contacto(s) adicionais do coordenador (CoCo) na apresentação do pedido pode(m) ser adicionado(s) ou removido(s) através do botão Gerir funções (ver abaixo).

Note-se que só pode haver um PCoCo por convite ou apresentação de propostas. O PCoCo para a apresentação do pedido (etapa 1) não pode ser substituído nem suprimido através do portal F &T (contacte o serviço de assistência F &T se o PCoCo tiver de ser substituído).

O PCoCo para um convite para a etapa 2 pode agora ser substituído no portal F&T diretamente pelo LEAR e pelo administrador de conta (deixa de ser necessário contactar a equipa de apoio F&T), uma vez lançado o convite para a etapa 2.

Para acrescentar/suprimir funções numa proposta, siga os passos seguintes:

1	No menu pendente Action (Ação) à direita da apresentação do pedido de participação, clique na opção Manage Roles (Gerir funções). Esta opção só aparecerá depois de a entidade adjudicante proceder à abertura dos pedidos de participação apresentados.
2	Clique no botão Edit Roles (Editar funções).
3	A fim de acrescentar um  CoCo  para a apresentação do pedido, clique no botão   Add Roles    (Adicionar funções) .
4	Insira os dados da pessoa a acrescentar como CoCo e clique no botão Guardar.
5	Para apagar um CoCo, clique no ícone Apagar ao lado do respetivo nome.

    Se a entidade adjudicante já tiver enviado os convites para a fase 2, os CoCo adicionados desta forma não poderão apresentar uma proposta. Só poderão fazê-lo os PCoCo/CoCo que tiverem recebido o convite para a fase 2 ou os CoCo que tiverem sido adicionados através do botão Manage roles (Gerir funções) no convite (ver o guia conciso sobre a segunda fase dos procedimentos de adjudicação de contratos em duas fases).

Gestão de propostas no portal Funding & Tenders

Para aceder à sua área reservada no portal Funding & Tenders, terá de proceder à sua autenticação, utilizando o botão Login (Iniciar sessão) do portal Funding & Tenders, no canto superior direito da página inicial (introduza as suas credenciais EU Login: nome de utilizador e senha).

Ver pedidos de participação

Na secção Manage my area (Gerir a minha área), à esquerda, o PCoCo/CoCo pode ver os seus pedidos de participação na secção My Submission(s) (As minhas propostas/os meus pedidos de participação).
Existe também um campo de pesquisa à direita, acima da lista de pedidos de participação.

Secção My Submission(s) (As minhas propostas/os meus pedidos de participação)

Para cada apresentação, o PCoCo/CoCo pode ver o número de referência do procedimento, o número de identificação da proposta, a data da última ação realizada e o estado da proposta (projeto, apresentado, retirado, suprimido), o prazo, o lote (se aplicável), o título do procedimento, o tipo de procedimento e a etapa.

O menu Action (Ação) à direita de cada pedido de participação (a menos que o pedido de participação tenha sido suprimido) permite ao PCoCo/CoCo realizar diferentes ações em função do estado do pedido.

Para os pedidos de participação na fase de projeto:  

• Edit (Editar): o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Pode agora editar o seu pedido de participação no eSubmission.
• View (Visualizar): o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Não é possível editar o pedido de participação, uma vez que o está a visualizar em modo de leitura. 
• Delete (Suprimir): o projeto de pedido de participação será suprimido do portal Funding & Tenders.
  
  

Para os pedidos de participação apresentados :

• View Receipt (Ver comprovativo de receção): é visualizada a confirmação de receção.
• Withdraw (Retirar) (apenas disponível até ao fim do prazo para apresentação dos pedidos de participação): indique o motivo pelo qual pretende retirar o pedido de participação e confirme, clicando no botão Withdraw (Retirar). Depois de retirar um pedido de participação, deixa de o poder visualizar, editar ou apresentar novamente.
  
  

Para as propostas com estatuto Retirada (Withdrawn):

• View Withdrawal Receipt (Ver comprovativo de retirada): é visualizada a confirmação de retirada.

Para os pedidos de participação suprimidos:

O menu Action (Ação) não está disponível para os pedidos de participação no estado Suprimido. Uma vez apagado um projeto de pedido de participação, o proponente não pode recuperá-lo. 

Gestão de notificações no portal Funding & Tenders 

As minhas notificações

O PCoCo/CoCo pode aceder a esta página clicando no ícone da campainha no canto superior direito do ecrã depois de iniciar uma sessão no portal Funding & Tenders.

Nesta página, o PCoCo/CoCo pode encontrar as seguintes notificações:

• Submission Receipt (Comprovativo de apresentação de um pedido de participação)
• Withdrawal Receipt (Comprovativo de retirada de um pedido de participação)

No separador Preferences (Preferências), na secção Manage all notifications (Gerir todas as notificações), na parte inferior da lista de notificações, o PCoCo/CoCo pode escolher a frequência das notificações por correio eletrónico do portal Funding & Tenders. Independentemente da sua escolha, todas as suas notificações estão sempre disponíveis na secção My notifications (As minhas notificações).

My Formal Notification(s) (As minhas notificações formais) 

Esta secção, disponível em Manage My Area (Gerir a minha área), à esquerda, não é atualmente utilizada no âmbito dos procedimentos de adjudicação de contratos.