Guia conciso dos procedimentos de adjudicação de contratos em duas fases — Fase 2

(concursos limitados, procedimentos concorrenciais com negociação, diálogos concorrenciais, parcerias para a inovação e concursos para trabalhos de conceção)

Como começar

O presente guia conciso aplica-se apenas à segunda fase dos procedimentos de adjudicação de contratos em duas fases. Nesta fase, apenas podem apresentar uma posposta os candidatos convidados que tenham sido aprovados após verificação dos critérios de exclusão e seleção da primeira fase Os guias concisos sobre a primeira fase dos procedimentos de adjudicação de contratos em duas fases bem como os guias sobre outros procedimentos de contratação pública podem ser consultados no wifi sobre a contratação pública eletrónica do portal Funding & Tenders (Financiamento e Concursos).

Na qualidade de operador económico, pode:

• Responder a procedimentos lançados por instituições, órgãos ou organismos da UE

• Apresentar uma proposta de forma segura

• Visualizar ou retomar uma versão guardada

• Apagar um projeto de proposta

• Receber um comprovativo de apresentação de proposta (Submission Receipt)

• Retirar uma proposta antes do termo do prazo fixado para a receção das propostas

• Receber um comprovativo de retirada (Withdrawal Receipt)

Certifique-se de que leu a secção «System Requirements» (Requisitos do sistema).

Os requisitos figuram na página inicial da aplicação eSubmission, assim como na secção «Attachments» (Anexos) na página Parties (Partes).

Como obter assistência técnica?

Se precisar de assistência técnica, contacte a nossa equipa de apoio entre as 8h00 e as 20h00 CET/CEST (hora de Bruxelas).

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 A equipa de apoio só presta assistência em inglês.

Gestão de convites e apresentação de propostas através do portal Funding & Tenders

O portal Funding & Tenders (Financiamento e Concursos) é o ponto de entrada único (Espaço de Intercâmbio de Dados Eletrónicos Único) para os participantes e peritos nos programas de financiamento e nos concursos geridos pela Comissão Europeia e outras instituições, órgãos ou organismos da UE.

Se o seu pedido de participação tiver sido aprovado na primeira fase do procedimento, receberá uma notificação através do portal Funding & Tenders convidando-o a participar na fase seguinte.

A notificação será enviada para:

• O endereço de correio eletrónico da pessoa de contacto indicada no pedido de participação [principal coordenador de contactos (PCoCo)]
• O endereço de correio eletrónico (se diferente) associado à conta EU Login utilizada para apresentar o pedido de participação [coordenador de contactos (CoCo)]
• O endereço de correio eletrónico de qualquer outro coordenador de contactos (CoCo) adicionado através do botão «Manage roles» (Gerir funções) na secção «Submission of the request to participate» (apresentação do pedido de participação).

Para aceder à sua área reservada no portal Funding & Tenders terá de se autentificar, utilizando o botão «Sign in» (Iniciar sessão) desse portal, que se encontra no canto superior direito da página inicial «Enter your EU Login and password» (Introduza as suas credenciais EU Login: nome de utilizador e senha).

A partir da sua área reservada do portal Funding & Tenders, pode:

• Visualizar os seus convites à apresentação de propostas
• Acusar a receção de um convite
• Aceder aos documentos do concurso restrito 
• Aceder a perguntas e respostas de acesso restrito; 
• Formular e enviar perguntas sobre a segunda fase do procedimento 
• Iniciar uma nova proposta em resposta a um convite
• Ver, alterar ou apagar projetos de propostas
• Retirar propostas apresentadas
• Aceder aos comprovativos de apresentação/retirada de propostas (Proof of submission/withdrawal of a tender)
• Gerir funções

Ver convites

A partir do menu de navegação, do lado esquerdo do ecrã, o PCoCo/CoCo encontrará os convites para a segunda fase do procedimento, na secção «My Invitation(s)» (Os meus convites). Existe também um campo de pesquisa à direita, acima da lista de convites.

Clique em «See details» (Ver pormenores) para:

• Visualizar todos os aspetos do procedimento.
  Na secção «General Information» (Informações gerais), pode visualizar as informações relacionadas com o procedimento.

• Acesso aos documentos de concurso .

Na secção Restricted documents (Documentos de acesso restrito), os candidatos convidados podem visualizar os documentos relativos à segunda fase do procedimento. Se a entidade adjudicante tiver publicado uma nova versão do documento, poderão visualizar todas as versões do mesmo. A versão mais recente está disponível no ecrã. Para visualizar uma versão mais antiga, clique no menu pendente e selecione a versão que pretende ver.

Se o documento estiver disponível numa língua diferente, o documento traduzido estará igualmente disponível.

•   Acesso às perguntas e respostas de acesso restrito.

Nesta secção, pode apresentar perguntas sobre a segunda fase do procedimento. Se a entidade adjudicante fornecer a resposta a título privado, esta aparecerá na secção My Q&A (As minhas perguntas e respostas). 
Se a resposta for enviada a todos os candidatos convidados a participar na fase 2, aparecerá na secção Restricted Q&A (Perguntas e respostas de acesso restrito).

Para mais informações, ver How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal (Como criar e apresentar uma pergunta no portal Financiamento e Concursos).

Secção «My Invitation(s)» (Os meus convites)

O PCoCo/CoCo pode, para cada concurso, ver o número de referência do mesmo, o estatuto do convite (recebido, confirmado), o prazo, o lote (se aplicável), o título do procedimento, o tipo de procedimento e a respetiva fase.

O menu Ação do convite/apresentação de propostas permite ao PCoCo/CoCo realizar diferentes ações em função do estado do convite/da apresentação.

No caso dos convites no estado Received (Recebidos): 

• Acknowledge Receipt (Acusar receção): clique aqui para confirmar que recebeu o convite à apresentação de propostas.
• Manage Roles (Gerir funções):  poderá ver e gerir aqui o acesso aos seus convites (adicionar/suprimir pessoas que também possam realizar as ações descritas no que respeita aos seus convites).

Para os convites que se encontrem no estado Acknowledged (receção acusada):

• Start New Submission (Iniciar nova proposta): clique aqui para apresentar uma proposta.
• Manage Roles (Gerir funções):  poderá ver e gerir aqui o acesso aos seus convites (adicionar/suprimir pessoas que também possam realizar as ações descritas no que respeita aos seus convites).

Para visualizar e gerir as propostas com convite, clique na ligação Submission(s) (Propostas) 
O menu «Action» (Ação) que aparece à direita de cada proposta (a menos que a proposta tenha sido suprimida) permite ao PCoCo/CoCo  realizar diferentes ações em função do estado em que se encontra a proposta.

Para as propostas na fase de projeto Draft:

• • • Edit (Editar): o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Pode agora editar a sua proposta no eSubmission.
    • View (Visualizar):  o eSubmission  abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Não é possível editar a proposta, uma vez que a está a visualizar em modo de leitura. 
    • Delete (Suprimir):  o projeto de proposta será suprimido do portal Funding & Tenders.

Para as propostas apresentadas que se encontrem no estado Submitted:

• • • View Receipt (Ver confirmação de receção): é visualizada a confirmação de receção.
    • Withdraw   (Retirar), que apenas está disponível até ao fim do prazo para a apresentação das propostas:  indique o motivo pelo qual pretende retirar a proposta e confirme clicando no botão  Withdraw (Retirar) . Depois de retirar uma proposta deixa de a poder visualizar, editar ou apresentar novamente.

Para as propostas que tenham sido retiradas Withdrawn:

• • • View Withdrawal Receipt (Ver confirmação de retirada): é visualizada a confirmação de retirada.

Para as propostas suprimidas «Deleted» :
O   menu Action (Ação) não está disponível  para as propostas suprimidas. Após ter apagado um projeto de proposta, o proponente não pode recuperá-lo. 

Como criar e apresentar a sua proposta no eSubmission 

Para poder apresentar uma proposta, o PCoCo/CoCo tem, previamente, de acusar a receção do convite à apresentação de propostas:

• Consulte o procedimento na secção «My Invitations» (Os meus convites) do portal Funding & Tenders.

• No menu «Action» (Ação), clique em Acknowledge Receipt (Acusar receção) para confirmar que recebeu o convite. O estado do convite passará a «Acknowledged» (Receção acusada).
  
  

Após acusar a receção do convite, o PCoCo/CoCo  será automaticamente redirecionado para o eSubmission onde poderá iniciar a apresentação da sua proposta clicando em New submission (Nova proposta). 

Se preferir iniciar a sua candidatura mais tarde:

• Inicie uma sessão no portal Funding & Tenders com a conta EU Login da pessoa indicada como pessoa de contacto ( PCoCo ) no pedido de participação ou, se for diferente, com a conta EU Login da pessoa que apresenta o pedido de participação ( Coco ) ou qualquer outro PCoCo/Coco autorizado através da funcionalidade «Manage roles» (Gerir funções) do portal Funding & Tenders  ( para mais informações, consultar a secção «Manage Roles» (Gerir funções) no portal Funding & Tenders  Do presente guia ) .

• Vá para «My Invitations» (Os meus convites) e procure o procedimento em causa.

• A partir do menu Action (Ação) do procedimento clique em Start new submission (Dar início a nova apresentação). Será automaticamente redirecionado para o sistema eSubmission.
  

No eSubmission, clique em New submission (Nova proposta) para apresentar uma nova proposta ou em Resume draft (Retomar projeto) para retomar um projeto de proposta já iniciado. Pode igualmente retomar o projeto a partir do portal Funding & Tenders (para mais informações, consulte a secção «Manage submissions in Funding & Tenders» (Gerir propostas no portal Funding & Tenders) do presente guia).

Navegação no sistema eSubmission

Quando começar a apresentar a sua proposta, verá uma linha de progresso no topo do ecrã. Esta linha mostra todas as etapas a percorrer antes de poder apresentar a sua proposta. Pode também ver em que fase do procedimento se encontra.

Durante o processo de apresentação da proposta, pode consultar os documentos que carregou em qualquer momento clicando no botão Documentos da proposta à esquerda do ecrã.

Partes

Nesta fase, apenas a secção Contact Person (Pessoa de contacto) pode ser editada.

O utilizador que dá início à apresentação da proposta no eSubmission pode designar-se a si próprio como pessoa de contacto (o nome aparece pré-preenchido) ou designar outra pessoa para esse efeito. Se a pessoa designada não tiver uma conta EU Login, será automaticamente criada uma conta EU Login provisória a partir do seu endereço de correio eletrónico e será convidada, por correio eletrónico, a completar o registo EU Login. O convite será enviado sob a forma de uma mensagem automática do sistema e não incluirá qualquer referência ao procedimento.

À pessoa de contacto é atribuída a função de  Primary Coordinator Contact (principal coordenador de contactos) ( PCoCo ) no portal Funding & Tenders e ao utilizador que apresenta a proposta (se diferente da pessoa de contacto) - a função de  Coordinator Contact (coordenador de contactos)  ( CoCo ). 

Clique em  Next (Seguinte) para passar à fase seguinte.

Dados da proposta

Nesta secção, deve indicar o montante da sua proposta ( apenas no caso dos métodos de adjudicação ao custo mais baixo ou ao preço mais baixo).Certifique-se de que utiliza o formato do exemplo que figura no ecrã e/ou confirme se a proposta cumpre ou não os requisitos mínimos indicados nos documentos de concurso.

Se confirmar que a sua proposta não cumpre os requisitos mínimos, ser-lhe-á solicitado que forneça uma explicação numa caixa de texto específica prevista para o efeito. A confirmação da conformidade ou não da proposta e a respetiva explicação, em caso de incumprimento, serão refletidas no relatório de apresentação.

Depois de clicar no botão Save (Guardar) pode carregar a proposta financeira, bem como, se tal lhe for exigido pela entidade adjudicante no caderno de encargos, a proposta técnica. Pode carregar mais do que um ficheiro na proposta técnica/financeira. 

Se os dados relativos à proposta estiverem corretos e a proposta estiver completa, clique no botão Next (Seguinte). O botão só ficará ativo se todos os dados e documentos obrigatórios tiverem sido carregados.

Relatório de apresentação

O relatório de apresentação é gerado pelo sistema e faz parte do processo de apresentação da proposta. O relatório enumera todos os documentos incluídos na proposta.

O sistema eSubmission gera automaticamente o relatório de apresentação, que é adicionado à proposta. Pode consultar o relatório no ecrã ou descarregá-lo para os seus próprios arquivos (antes de apresentar a proposta). Não precisa de assinar nem de carregar o relatório assinado no eSubmission.

Se, após ter analisado o relatório, considerar que o dossiê está completo e que pode avançar com a apresentação da proposta, clique em Next (Seguinte) para prosseguir.

Apresentar a proposta

Quando estiver pronto para apresentar a proposta, clique em Submit (Enviar). O sistema apresentará uma mensagem de confirmação.

Clique em Yes (Sim) para confirmar: já não pode alterar a proposta.

Chama-se a atenção para o facto de o sistema não permitir a apresentação propostas se o prazo para a receção das mesmas tiver expirado.

Será enviada uma notificação por correio eletrónico para o endereço eletrónico do Principal coordenador de contactos ( PCoCo ) e todos os coordenadores de contactos ( CoCo ) indicados na proposta. Esta notificação por correio eletrónico inclui uma ligação para o portal Funding & Tenders onde é possível encontrar o comprovativo de apresentação de proposta («Submission Receipt»). 

Gestão de funções no portal Funding & Tenders

À pessoa de contacto indicada no pedido de participação (fase 1) no eSubmission é atribuída a função de principal coordenador de contactos ( PCoCo) no que respeita ao convite apresentado através do portal Funding & Tenders. Ao utilizador que apresenta o pedido (se diferente da pessoa de contacto no pedido) é atribuída a função de coordenador de contacto (CoCo) para a apresentação do pedido e do convite , a menos que a função tenha sido suprimida do pedido, pelo PCoCo/outro CoCo, antes do final do período compreendido entre a abertura dos pedidos pela entidade adjudicante e a receção do convite para a fase 2.

À pessoa de contacto indicada na proposta (fase 2) no eSubmission é atribuída a função de principal coordenador de contactos (PCoCo) para a apresentação da proposta. Ao PCoCo do convite e ao utilizador que apresenta a proposta, se forem diferentes da pessoa de contacto indicada na proposta, é atribuída a função de coordenador de contactos (CoCo) para a apresentação da proposta.

Podem serem acrescentados à apresentação do pedido, do convite ou da proposta ou deles suprimidos outros coordenadores de contactos (CoCo) através do botão Manage Roles (Gerir funções) (ver abaixo).

Chama-se a atenção para o facto de apenas poder haver um PCoCo por convite ou proposta.

O PCoCo para a apresentação do pedido (fase 1) ou para a apresentação da proposta (fase 2) não pode ser substituído nem suprimido.

O PCoCo para um convite apenas pode ser substituído (não pode ser suprimido) pelas seguintes pessoas:

•     LEAR/Administrador de conta (se nomeado para a sua organização, ver aqui);
•     o atual PCoCo (após a substituição, este PCoCo já não pode aceder ao convite);
  
•     qualquer CoCo para a apresentação do convite.

Para acrescentar/suprimir funções numa proposta ou convite, siga os seguintes passos:

1	No menu pendente Action (Ação) que figura à direita da secção apresentação da proposta ou do convite, clique na opção Manage Roles (Gerir funções).
2	Clique no botão «Edit Roles» (Editar Funções).
3	Para alterar o PCoCo do convite ou acrescentar um CoCo adicional para a apresentação de propostas ou para o convite, clique no botão Add Roles (Adicionar funções).
4	Acrescente os dados da pessoa que substitui o atual PCoCo ou que pretende acrescentar como CoCo adicional e clique no botão Save (Guardar).  Se o PCoCo para um convite for substituído, a pessoa que nomeia o novo PCoCo receberá uma mensagem de confirmação depois de clicar no botão «Save» (Guardar).  Quando é nomeado um novo PCoCo para um convite, o papel e os direitos do anterior PCoCo são revogados (o PCoCo anterior perde o acesso) e imediatamente atribuídos ao novo PCoCo. O portal Funding & Tenders envia notificações automáticas ao novo PCoCo, ao anterior PCoCo e a todos os CoCo sobre o convite cujo PCoCo foi substituído.
5	Para suprimir um CoCo, clique no ícone correspondente junto ao seu nome. O PCoCo para um convite não pode ser suprimido, apenas pode ser substituído.

Fase (s) seguinte (s) para os procedimentos concorrenciais com negociação e as parcerias para a inovação

A presente secção aplica-se apenas a procedimentos concorrenciais com negociação e a parcerias para a inovação com mais de uma ronda de negociações na segunda fase.

Se a entidade adjudicante decidir convidá-lo a apresentar uma proposta revista através do eSubmission, o PCoCo/CoCo receberá uma notificação através do portal Funding & Tenders.

Para poder apresentar uma proposta revista, o PCoCo/CoCo  deverá acusar receção do convite. Em seguida, o PCoCo/CoCo será automaticamente redirecionado para o eSubmission, onde pode iniciar a apresentação da proposta revista clicando em New submission (Nova apresentação da proposta). Para saber como apresentar uma proposta revista na ou nas rondas subsequentes, consulte o Guia conciso dos procedimentos por negociação na segunda ronda ou em rondas subsequentes . 

Gestão das notificações no portal Funding & Tenders

«My notifications» (As minhas notificações)

O PCoCo/CoCo pode aceder a esta página clicando no ícone da campainha no canto superior direito do ecrã depois de iniciar uma sessão no portal Funding & Tenders.

Nessa página o PCoCo/CoCo  pode encontrar as seguintes notificações:

• «Submission Receipt»(Comprovativo de apresentação de uma proposta)
• «Withdrawal Receipt» (Comprovativo de retirada de uma proposta)

No separador Preferences (Preferências), na secção Manage all notifications (Gerir todas as notificações), na parte inferior da lista de notificações, o PCoCo/CoCo pode escolher a frequência das notificações por correio eletrónico do portal Funding & Tenders. Independentemente da sua escolha, as suas notificações estarão sempre disponíveis na secção My notifications (As minhas notificações).

«My Formal Notification(s)» (As minhas notificações formais)

Esta secção, disponível em Manage My Area (Gerir a minha área), que figura na parte esquerda do écrã, não é atualmente utilizada no âmbito dos procedimentos de contratação pública.