Uzaicinājumu un iesniegumu pārvaldīšana Finansējuma un iepirkumu portālā

Finansējuma un iepirkumu portāls ir vienots piekļuves punkts (vienota elektroniskās datu apmaiņas telpa), kas paredzēts Eiropas Komisijas un citu ES iestāžu, struktūru, biroju un aģentūru pārvaldītu finansēšanas programmu un iepirkumu procedūru dalībniekiem un ekspertiem.

Ja dalības pieteikums sekmīgi izies procedūras 1. posmu, no Finansējuma un iepirkumu portāla saņemsiet paziņojumu, kurā būs uzaicinājums piedalīties procedūras nākamajā posmā.

Paziņojums tiks nosūtīts:

• uz tās kontaktpersonas e-pasta adresi, kura norādīta dalības pieteikuma iesniegumā (galvenā koordinatora kontaktpersona (Primary Coordinator Contact, PCoCo)),
• uz e-pasta adresi (ja tā atšķiras), kas piesaistīta EU Login kontam, kas izmantots dalības pieteikuma iesniegšanai (koordinatora kontaktpersona (Coordinator Contact, CoCo)),
• uz jebkuras citas tādas personas e-pasta adresi, kam piešķirta loma koordinatora kontaktpersona (CoCo) un kas pievienota, izmantojot pie iesniegtā dalības pieteikuma atrodamo darbības pogu “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”).

Lai Finansējuma un iepirkumu portālā ieietu savā privātajā telpā, ir jāautentificējas: Finansējuma un iepirkumu portāla sākumlapas labajā augšējā stūrī noklikšķiniet uz pogas Pieteikties (“Sign in”), tad ievadiet savu EU Login lietotājvārdu un paroli.

Savā privātajā zonā Finansējuma un iepirkumu portālā jūs varat:

• skatīt savus uzaicinājumus iesniegt piedāvājumu,
• apstiprināt uzaicinājuma saņemšanu,
• piekļūt ierobežotas pieejamības iepirkuma procedūras dokumentiem, 
• piekļūt ierobežotas pieejamības jautājumiem un atbildēm, 
• izveidot un iesniegt jautājumus saistībā ar procedūras 2. posmu, 
• izveidot jaunu iesniegumu, atsaucoties uz uzaicinājumu,
• skatīt, rediģēt vai dzēst iesniegumu (piedāvājumu) projektus,
• atsaukt iesniegtos piedāvājumus,
• piekļūt iesniegšanas/atsaukuma apliecinājumiem jeb pierādījumiem par piedāvājuma iesniegšanu/atsaukšanu,
• pārvaldīt lomas,
• pārvaldīt paziņojumus.
  
  

Uzaicinājuma(-u) skatīšana

PCoCo/CoCo savus 2. posma uzaicinājumus atradīs sadaļā Uzaicinājumi (“Invitation(s)”), kurai var piekļūt no kreisajā pusē esošās navigācijas izvēlnes. Labajā pusē virs uzaicinājumu saraksta ir arī meklēšanas lauks.

Saistībā ar katru uzaicinājumu jūs redzēsiet:

• procedūras atsauces numuru,
• daļu (ja ir vairākas),
• termiņu,
• uzaicinājuma statusu (saņemts (“received”), apstiprināts (“acknowledged”), slēgts (“closed”)),
• procedūras veidu, kā arī posmu (divu posmu procedūrām) vai kārtu (sarunu procedūrām),
• procedūras nosaukumu.
  
  

Noklikšķinot uz procedūras atsauces numura vai uz iespējas Apskatīt detalizētu informāciju (“See Details”), jūs tiksiet pārvirzīts uz uzaicinājuma informācijas lapu, kurā varēsiet noklikšķināt uz sadaļas Detalizēta informācija (“Details”)  vai Konsorcijs (“Consortium”) . 

Detalizētās informācijas sadaļa

Detalizētās informācijas sadaļā jūs varēsiet:

• apskatīt detalizētu informāciju par procedūru:
  sadaļā “Vispārīga informācija” (“General information”) varat apskatīt ar procedūru saistīto informāciju; 

• piekļūt ierobežotas pieejamības iepirkuma procedūras dokumentiem:

Sadaļā Ierobežotas pieejamības dokumenti (“Restricted documents”) uzaicinātie kandidāti var skatīt procedūras 2. posma dokumentus. Ja līgumslēdzēja iestāde ir publicējusi dokumentu jaunā redakcijā, būs apskatāmas visas dokumenta redakcijas. Ekrānā tiek parādīta jaunākā redakcija. Lai aplūkotu vecāku redakciju, varat noklikšķināt uz nolaižamās izvēlnes un atlasīt redakciju, kuru vēlaties aplūkot.

  Ja dokuments ir pieejams kādā citā valodā, būs aplūkojams arī tulkotais dokuments;

•   piekļūt ierobežotas pieejamības jautājumiem un atbildēm:    

Šajā sadaļā varat uzdot jautājumu par procedūras 2. posmu. Ja līgumslēdzēja iestāde atbildi sniegs individuāli, tā parādīsies sadaļā Mani jautājumi un atbildes (“My Q&A”); ja atbilde tiks sniegta visiem kandidātiem, kas uzaicināti uz 2. posmu, tā parādīsies sadaļā Ierobežotas pieejamības jautājumi un atbildes (“Restricted Q&A”).

Plašāku informāciju atradīsiet sadaļā  “Kā izveidot un iesniegt jautājumu Finansējuma un iepirkumu portālā (“How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal”).

Sadaļa “Konsorcijs” (“Consortium”)

Šajā sadaļā varat aplūkot tās organizācijas datus, kurai ir nosūtīts šis uzaicinājums (konsorcija gadījumā redzēsiet visus konsorcija locekļus).

Noklikšķiniet uz bultiņas , lai apskatītu organizācijas locekļiem piešķirtās lomas. Noklikšķiniet uz pogas Rediģēt lomas (“Edit Roles”), lai pārvaldītu lomas.

Sadaļa “Uzaicinājumi”

PCoCo/CoCo var apskatīt procedūras atsauces numuru, uzaicinājuma statusu (saņemts, apstiprināts), termiņu, daļu (ja ir vairākas), procedūras nosaukumu, procedūras veidu un attiecīgo posmu katram uzaicinājumam. Noklikšķinot uz izvēlnes pogas (trīs punkti)  pie uzaicinājuma/iesnieguma, PCoCo/CoCo varēs veikt dažādas darbības atkarībā no konkrētā uzaicinājuma/iesnieguma statusa.

Uzaicinājumiem, kuru statuss ir Saņemts (“Received”):   

• apstiprināt saņemšanu (“acknowledge receipt”): noklikšķiniet šeit, lai apstiprinātu, ka esat saņēmis uzaicinājumu iesniegt piedāvājumu;
• pārvaldīt lomas (“manage roles”):  varēsiet aplūkot un pārvaldīt piekļuvi uzaicinājumiem (pievienot/dzēst personas, kuras arī varēs veikt šeit aprakstītās darbības ar jūsu uzaicinājumiem);
• skatīt detalizētu informāciju: jūs varēsiet redzēt detalizētu informāciju par procedūru.

Uzaicinājumiem, kuru statuss ir Apstiprināts (“Acknowledged”):

• izveidot jaunu iesniegumu (“start new submission): noklikšķiniet, lai iesniegtu jaunu piedāvājumu;
• pārvaldīt lomas (“manage roles”): varēsiet aplūkot un pārvaldīt piekļuvi uzaicinājumiem (pievienot/dzēst personas, kuras arī varēs veikt šeit aprakstītās darbības ar jūsu uzaicinājumiem).

Lai apskatītu un pārvaldītu ar uzaicinājumu saistītos iesniegumus, noklikšķiniet uz saites Iesniegumi (“Submission(s)”). Izvēlnes poga (trīs punkti) [  kas atrodas pa labi no katra iesnieguma (ja vien iesniegums nav izdzēsts), ļauj PCoCo/CoCo veikt dažādas darbības atkarībā no konkrētā iesnieguma statusa.

Iesniegumiem, kuru statuss ir Projekts (“Draft”):

• rediģēt (“edit”): sistēma “eSubmission” atvērs ekrānu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt sistēmu. Tad varēsiet iesniegumu rediģēt sistēmā “eSubmission”;
• skatīt (“view”):  sistēma “eSubmission” atvērs ekrānu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt sistēmu. Iesniegums tiks atvērts lasīšanas režīmā, tāpēc rediģēt to nebūs iespējams; 
• dzēst (“delete”):  iesnieguma projekts no Finansējuma un iepirkumu portāla tiks izdzēsts.

Iesniegumiem, kuru statuss ir Iesniegts (“Submitted”):

• skatīt apliecinājumu (“view receipt”): sistēma parādīs iesniegšanas apliecinājumu;
• atsaukt (“withdraw”) (iespējams tikai tad, ja iesniegšanas termiņš vēl nav pienācis):  norādiet iesnieguma atsaukšanas iemeslu un apstipriniet, noklikšķinot uz pogas “Atsaukt” (“Withdraw”). Atsauktu iesniegumu vairs nevarēs ne skatīt, ne rediģēt, ne arī iesniegt vēlreiz.

Iesniegumiem, kuru statuss ir Atsaukts (“Withdrawn”):

• skatīt atsaukuma apliecinājumu (“view withdrawal receipt”): sistēma parādīs atsaukuma apliecinājumu.

Iesniegumiem, kuru statuss ir Dzēsts (“Deleted”):
piedāvājumiem ar statusu “Dzēsts” (“Deleted”) nav pieejamas nekādas darbības. Ja piedāvājuma projekts ir izdzēsts, pretendents to nevarēs atgūt. 

Kā sagatavot piedāvājumu sistēmā “eSubmission”? 

Lai varētu iesniegt piedāvājumu, PCoCo/CoCo  vispirms ir jāapstiprina uzaicinājuma iesniegt piedāvājumu saņemšana:

• procedūra atrodama Finansējuma un iepirkumu portāla sadaļāUzaicinājumi (“Invitations”);
• Lai apstiprinātu, ka esat saņēmis uzaicinājumu, ar procedūru saistītajā darbību izvēlnē noklikšķiniet uz Apstiprināt saņemšanu (“Acknowledge Receipt”). Uzaicinājuma statuss nomainīsies uz Apstiprināts (“Acknowledged”).

Pēc uzaicinājuma saņemšanas apstiprinājuma PCoCo/CoCo tiks automātiski novirzīts uz sistēmu “eSubmission” , kur būs iespējams uzsākt piedāvājuma iesniegšanu, noklikšķinot uz Jauns iesniegums. 

Ja vēlaties sākt iesniegšanu vēlāk:

• piesakieties Finansējuma un iepirkumu portālā, izmantojot tās personas EU Login kontu, kura dalības pieteikumā norādīta kā galvenā koordinatora kontaktpersona (PCoCo), vai, ja atšķiras, tās personas EU Login kontu, kura iesniedza dalības pieteikumu (CoCo), vai jebkuras citas tādas PCoCo/CoCo kontu, kurai piešķirta atļauja, izmantojot Finansējuma un iepirkumu portāla funkciju “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”) (vairāk par to lasiet šīs pamācības sadaļāLomu pārvaldīšana Finansējuma un iepirkumu portālā);
• dodieties uz sadaļuUzaicinājumi (“Invitations”) un atrodiet attiecīgo procedūru;
• noklikšķiniet uz procedūrasizvēlnes pogas (trīs punkti)  un tad – uz Izveidot jaunu iesniegumu (“Start new submission”). Jūs tiksiet novirzīts uz sistēmu “eSubmission”.  

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, sistēmā “eSubmission” noklikšķiniet uz Jauns iesniegums, bet, lai turpinātu darbu ar iepriekš izveidotu iesnieguma projektu, noklikšķiniet uz Iesnieguma projekta rediģēšana. Rediģēt iesnieguma projektu iespējams arī Finansējuma un iepirkumu portālā (papildinformāciju skatiet šīs pamācības sadaļā  Iesniegumu pārvaldīšana Finansējuma un iepirkumu portālā (“Manage submissions in Funding & Tenders Portal”)).

Darbs ar sistēmu “eSubmission”

Sākot darbu ar iesniegumu, ekrāna augšējā daļā būs redzama progresa josla. Šajā joslā ir attēloti visi soļi, kas jāpaveic pirms piedāvājuma iesniegšanas. Tajā var redzēt arī pašreizējo soli. Ekrāna kreisajā pusē noklikšķinot uz pogas Iesnieguma dokumenti, jebkurā iesnieguma veidošanas brīdī varat pārbaudīt, kuri dokumenti ir augšupielādēti.

Puses

Šajā posmā rediģēt var tikai sadaļu Kontaktpersona.

Lietotājs, kurš sācis veidot piedāvājuma iesniegumu, par kontaktpersonu var norādīt sevi (vārda un uzvārda lauks jau ir aizpildīts) vai kādu citu personu. Ja šai citai personai nav EU Login konta, automātiski tiks izveidots pagaidu EU Login konts, pamatojoties uz kontaktpersonas e-pasta adresi, un šī persona pa e-pastu saņems uzaicinājumu pabeigt EU Login konta reģistrēšanu. Uzaicinājums būs automātisks sistēmas paziņojums, un tajā nebūs atsauces uz procedūru.

Finansējuma un iepirkumu portālā kontaktpersonai tiek piešķirta loma Galvenā koordinatora kontaktpersona  (PCoCo), bet lietotājam, kurš iesniedz piedāvājumu (ja šis lietotājs atšķiras no kontaktpersonas), – loma Koordinatora kontaktpersona (CoCo). 

Lai piekļūtu nākamajam darba solim, noklikšķiniet uz pogas Tālāk.

Piedāvājuma dati

Šajā sadaļā ir jānorāda piedāvājuma summa (tikai tad, ja līgumslēgšanas tiesības tiek piešķirtas, izmantojot zemāko izmaksu vai zemākās cenas metodi; pārliecinieties, ka izmantojat tādu pašu formātu kā ekrānā redzamajā piemērā) un/vai jāapstiprina, ka jūsu piedāvājums atbilst vai neatbilst iepirkuma procedūras dokumentos noteiktajām minimālajām prasībām.

Ja apstiprināsiet, ka jūsu piedāvājums neatbilst minimālajām prasībām, jūs lūgs sniegt paskaidrojumu īpašā tekstlodziņā. Atbilstības vai neatbilstības apstiprinājums un paskaidrojums neatbilstības gadījumā tiks atspoguļots iesnieguma pārskatā.

Noklikšķinot uz pogas Saglabāt, varat augšupielādēt finansiālu piedāvājumu un, ja līgumslēdzēja iestāde to pieprasījusi specifikācijās, tehnisko piedāvājumu. Augšupielādējot tehnisko/finansiālo piedāvājumu, varat pievienot vairākas datnes. 

Ja uzskatāt, ka piedāvājuma dati ir pareizi un iesniegums ir pilnīgs, noklikšķiniet uz pogas Tālāk. Šī poga būs aktīva tikai tad, ja būs ievadīti visi obligātie dati un augšupielādēti visi obligātie dokumenti.

Iesnieguma pārskats

Iesnieguma pārskatu ģenerē sistēma, un tas pieder pie iesnieguma. Pārskatā uzskaitīti visi iesniegumam pievienotie dokumenti.

Sistēma “eSubmission” automātiski izveido iesnieguma pārskatu un to pievieno iesniegumam. Iesnieguma pārskatu (pirms piedāvājuma iesniegšanas) var gan aplūkot ekrānā, gan lejupielādēt savām vajadzībām. Nav vajadzības pārskatu nedz parakstīt, nedz augšupielādēt sistēmā “eSubmission”.

Pēc iesnieguma pārskata apskatīšanas, ja uzskatāt, ka iesniegums ir pilnīgs un gatavs iesniegšanai, noklikšķiniet uz Tālāk.

Piedāvājuma iesniegšana

Kad esat gatavs piedāvājumu iesniegt, noklikšķiniet uz Iesniegt. Parādīsies sistēmas ģenerēts apstiprinājuma paziņojums.

Ja vēlaties apstiprināt, noklikšķiniet uz Jā. Turpmāk šo iesniegumu vairs nevarēs mainīt. Lūdzam ņemt vērā, ka sistēma neļaus iesniegt dokumentus pēc iesniegumu saņemšanas termiņa beigām.

Tiks nosūtīts e-pasta paziņojums uz e-pasta adresi, kas piesaistīta šajā piedāvājumā norādītās galvenās koordinatora kontaktpersonas (PCoCo) un visu norādīto koordinatora kontaktpersonu (CoCo) EU Login kontam. Pa e-pastu saņemtajā paziņojumā būs saite uz Finansējuma un iepirkumu portālu, kurā atrodams iesniegšanas apliecinājums. 

Lomu pārvaldīšana Finansējuma un iepirkumu portālā

Sistēmā eSubmission iesniegtajā dalības pieteikumā (procesa 1. posms) norādītajai kontaktpersonai Finansējuma un iepirkumu portāla uzaicinājumā tiek piešķirta loma galvenā koordinatora kontaktpersona (PCoCo). Lietotājam, kas iesniedz pieteikumu (ja atšķiras no pieteikumā norādītās kontaktpersonas), pieteikuma iesniegšanā un uzaicinājumā tiek piešķirta loma koordinatora kontaktpersona (CoCo), izņemot gadījumus, kad laikposmā starp pieteikumu atvēršanu (ko veic līgumslēdzēja iestāde) un brīdi, kad ir saņemts uzaicinājums uz 2. posmu, PCoCo / cita pieteikuma iesniegšanas CoCo ir atcēlusi šo lomu.

Līdzīgi – kontaktpersonai, kas sistēmā “eSubmission” norādīta piedāvājumā (procesa 2. posms), piedāvājuma iesniegšanā piešķir lomu galvenā koordinatora kontaktpersona (PCoCo). Uzaicinājumā norādītajai PCoCo un lietotājam, kas iesniedz piedāvājumu (ja atšķiras no piedāvājumā norādītās kontaktpersonas), piedāvājuma iesniegšanā piešķir lomu Koordinatora kontaktpersona (CoCo).

Izmantojot pogu Pārvaldīt lomas (“Manage Roles”) (skatīt tālāk), pieteikuma iesniegšanā, uzaicinājumā un piedāvājuma iesniegšanā var pievienot vai dzēst papildu koordinatora kontaktpersonu(-as) (CoCo).

Ņemiet vērā, ka katram uzaicinājumam vai iesniegumam var būt tikai viena PCoCo. Pieteikuma iesniegšanai (1. posms) vai piedāvājuma iesniegšanai (2. posms) norādīto PCoCo nevar mainīt vai dzēst.

Uzaicinājumā norādīto PCoCo var mainīt (bet ne dzēst) tikai šādas personas:

•     tiesību subjekta iecelts pārstāvis (LEAR) / konta administrators (ja jūsu organizācija tādu ir iecēlusi, skatiet šeit);
•     pašreizējā PCoCo (pēc nomaiņas šī PCoCo vairs nevarēs piekļūt uzaicinājumam);
•     jebkura ar uzaicinājumu saistītā CoCo .

Lai iesniegumam vai uzaicinājumam pievienotu lomas vai atceltu tās, veiciet tālāk minētās darbības.

Konkursa procedūru ar sarunām un inovācijas partnerību turpmākās kārtas

Šī sadaļa attiecas tikai uz  konkursa procedūrām ar sarunām un inovācijas partnerībām ar vairāk nekā vienu sarunu kārtu otrajā posmā.

Ja līgumslēdzēja iestāde izlems aicināt jūs iesniegt pārskatītu piedāvājumu, izmantojot sistēmu “eSubmission”, PCoCo/CoCo Finansējuma un iepirkumu portālā saņems paziņojumu.

Lai iesniegtu pārskatītu piedāvājumu, PCoCo/CoCo ir jāapstiprina attiecīgā uzaicinājuma saņemšana. Pēc uzaicinājuma saņemšanas apstiprinājuma PCoCo/CoCo tiks automātiski novirzīta uz sistēmu “eSubmission”, kur būs iespējams uzsākt pārskatītā piedāvājuma iesniegšanu, noklikšķinot uz Jauns iesniegums. Informāciju par to, kā iesniegt pārskatītu piedāvājumu nākamajā kārtā vai kārtās, atradīsiet šeit: Īsā pamācība: sarunu procedūras – 2. kārta / nākamā kārta vai kārtas.