Uzaicinājumu un iesniegumu pārvaldīšana Finansējuma un iepirkumu portālā

Ja līgumslēdzēja iestāde izlems jūs uzaicināt iesniegt pārskatītu piedāvājumu, jūs saņemsiet:

• uzaicinājuma e-pastu,
• paziņojumu Finansējuma un iepirkumu portālā.

Uzaicinājuma e-pasts un paziņojums tiks nosūtīts uz šādu adresi:

• uz tās kontaktpersonas e-pasta adresi, kura norādīta pēdējā iesniegtajā piedāvājumā (galvenā koordinatora kontaktpersona (Primary Coordinator Contact, PCoCo));
• uz visu to personu e-pasta adresēm, kurām uzaicinājuma nosūtīšanas brīdī ir piešķirta koordinatora kontaktpersonu (CoCo) loma, proti, personām, kurām CoCo loma piešķirta vienā no tālāk minētajiem veidiem un kopš tā laika nav dzēsta, izmantojot funkciju “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”):
• jebkurai kontaktpersonai, kas norādīta iepriekšējos iesniegtajos piedāvājumos, bet ne pēdējā piedāvājumā;
• jebkurai kontaktpersonai, kuras EU Login konts ir izmantots sākotnējā piedāvājuma, kā arī visu pārskatīto piedāvājumu iesniegšanai;
• jebkurai kontaktpersonai, kas pievienota, izmantojot funkciju “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”).

Paziņojumiem varat piekļūt, izmantojot Finansējuma un iepirkumu portāla sadaļu Paziņojumi (“Notifications”).

Uzaicinājuma(-u) skatīšana

Uzaicinājuma e-pastā būs saite uz Finansējuma un iepirkumu portāla sadaļu Uzaicinājumi (“Invitations”). Jums jāpiesakās sistēmā EU Login. Ja jums vēl nav EU Login konta, Finansējuma un iepirkumu portālā tas jums tiks izveidots automātiski. Detalizētāku skaidrojumu skatiet šeit.

Savu uzaicinājumu vai uzaicinājumus varat skatīt sadaļā Uzaicinājumi (“Invitations”), kurai varat piekļūt no kreisajā pusē esošās navigācijas izvēlnes. Labajā pusē virs uzaicinājumu saraksta ir arī meklēšanas lauks.

  Uzaicinājums iesniegt pārskatītu piedāvājumu nākamajai kārtai vai kārtām būs pieejams kā atsevišķs uzaicinājums sadaļā “Uzaicinājumi” (“Invitations”). Tas nebūs daļa no uzaicinājuma, kas nosūtīts par procedūras sākotnējo kārtu vai turpmāku kārtu vai kārtām, ja tāda(-as) bija vai būs. Šim uzaicinājumam būs pievienota pašam sava informācija un dokumenti (attiecīgā gadījumā), kā arī jauna iesniegšanas saite, kas būs pieejama, uzklikšķinot uz ielūguma izvēlnes pogas (trīs punkti). Iepriekšējo uzaicinājumu dokumenti jaunajā uzaicinājumā nav iekļauti – ar tiem joprojām var iepazīties iepriekšējos uzaicinājumos.

Sadaļā Uzaicinājumi (“Invitations”) varēsiet redzēt sīkāku informāciju par uzaicinājumu un dokumentus.

 Noklikšķinot uz procedūras atsauces numura vai uz iespējas Skatīt informāciju (“See Details”), jūs tiksiet pārvirzīts uz uzaicinājuma informācijas lapu, kurā varēsiet noklikšķināt uz sadaļas Informācija (“Details”) vai Konsorcijs (“Consortium”). 

Detalizētās informācijas sadaļa 

Sadaļā “Informācija” (“Details”) jūs varēsiet:         

  apskatīt informāciju par procedūru:

• sadaļā Vispārīga informācija (“General information”) varat apskatīt ar procedūru saistīto informāciju;

• piekļūt ierobežotas piekļuves iepirkuma procedūras dokumentiem
  Sadaļā Ierobežotas piekļuves dokumenti (“Restricted documents”) varat iepazīties ar procedūras dokumentiem. 

Ja dokumentam ir vairākas redakcijas, ekrānā redzēsiet jaunāko redakciju. Lai aplūkotu vecāku redakciju, noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes un atlasiet redakciju, kuru vēlaties aplūkot. Varat apskatīt arī pieejamos tulkojumus (ja tādi ir);

• piekļūt sadaļai “Ierobežotas piekļuves jautājumi un atbildes” (“Restricted Questions & answers (Q&A)”). 
  Šajā sadaļā varat uzdot jautājumus par procedūru.

Ja līgumslēdzēja iestāde atbildi sniedz individuāli, tā parādīsies sadaļā Mani jautājumi un atbildes (“My Q&A”). Ja atbilde tiek sniegta visiem kandidātiem, kas uzaicināti piedalīties procedūrā, tā parādīsies sadaļā Ierobežotas piekļuves jautājumi un atbildes (“Restricted Questions & answers (Q&A)”). Sīkāku informāciju skatiet sadaļā Kā izveidot un iesniegt jautājumu Finansējuma un iepirkumu portālā (“How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal”).

  Piedāvājuma iesniegšanu var veikt tikai sadaļā Uzaicinājumi (“Invitation(s)”). Piedāvājumu(-us) nevar iesniegt no procedūras informācijas lapas.

Sadaļa “Konsorcijs” (“Consortium”) 

Šajā sadaļā varat aplūkot tās organizācijas datus, kurai ir nosūtīts šis uzaicinājums (konsorcija gadījumā redzēsiet visus konsorcija locekļus).

Noklikšķiniet uz bultiņas , lai redzētu organizācijas locekļiem piešķirtās lomas. Noklikšķiniet uz pogas Rediģēt lomas (“Edit roles”), lai pārvaldītu lomas.

Sadaļa “Uzaicinājumi” (“Invitation(s)”)

Katram uzaicinājumam jūs varat apskatīt procedūras atsauces numuru, uzaicinājuma statusu (saņemts (“received”), apstiprināts (“acknowledged”)), termiņu, daļu (ja ir vairākas), procedūras nosaukumu, procedūras veidu un attiecīgo posmu. Noklikšķinot uz izvēlnes pogas (trīs punkti) pie uzaicinājuma/iesnieguma, varēsiet veikt dažādas darbības atkarībā no konkrētā uzaicinājuma/iesnieguma statusa.

Uzaicinājumiem, kuru statuss ir Saņemts (“Received”):  

• apstiprināt saņemšanu (“acknowledge receipt”): noklikšķiniet šeit, lai apstiprinātu, ka esat saņēmis uzaicinājumu iesniegt piedāvājumu. Jūs tiksiet novirzīts uz “eSubmission” portālu, kurā varēsiet iesniegt savu piedāvājumu.
• pārvaldīt lomas (“manage roles”): varēsiet aplūkot un pārvaldīt piekļuvi savam uzaicinājumam (pievienot/dzēst personas, kuras arī varēs aplūkot uzaicinājumu un iesniegt piedāvājumu).
• skatīt informāciju (“see details”): jūs varēsiet aplūkot detalizētu informāciju par procedūru (skatīt iepriekš).

Uzaicinājumiem, kuru statuss ir Apstiprināts (“Acknowledged”): 

• izveidot jaunu iesniegumu (“start new submission”): noklikšķiniet, lai iesniegtu jaunu piedāvājumu;
• pārvaldīt lomas (“manage roles”): varēsiet aplūkot un pārvaldīt piekļuvi savam uzaicinājumam (pievienot/dzēst personas, kuras arī varēs aplūkot uzaicinājumu un iesniegt piedāvājumu).
• skatīt informāciju (“see details”): jūs varēsiet aplūkot detalizētu informāciju par procedūru (skatīt iepriekš).

Ja esat sācis sagatavot iesniegumu vai jau esat to iesniedzis, redzēsiet saiti Iesniegumi (“Submission(s)”).

Noklikšķinot uz izvēlnes pogas (trīs punkti) katra iesnieguma labajā pusē, varēsiet veikt dažādas darbības atkarībā no iesnieguma statusa.

Iesniegumiem, kuru statuss ir Projekts (“Draft”):

• rediģēt (“edit”): sistēma “eSubmission” atvērs logu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt sistēmu. Tad varēsiet iesniegumu rediģēt sistēmā “eSubmission”;
• skatīt (“view”): sistēma “eSubmission” atvērs logu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt sistēmu. Iesniegums būs atvērts lasīšanas režīmā, tāpēc to nebūs iespējams rediģēt; 
• dzēst (“delete”): iesnieguma projekts no Finansējuma un iepirkumu portāla tiks dzēsts.

Iesniegumiem, kuru statuss ir Iesniegts (“Submitted”):

• skatīt apliecinājumu (“view receipt”): sistēma parādīs iesniegšanas apliecinājumu;
• atsaukt (“withdraw”) (iespējams tikai tad, ja iesniegšanas termiņš vēl nav pienācis):  norādiet iesnieguma atsaukšanas iemeslu un apstipriniet, noklikšķinot uz pogas Atsaukt (“Withdraw”). Atsauktu iesniegumu vairs nevar ne skatīt, ne rediģēt, ne iesniegt vēlreiz.

Iesniegumiem, kuru statuss ir Atsaukts (“Withdrawn”):

• skatīt atsaukuma apliecinājumu (“view withdrawal receipt”): sistēma parādīs atsaukuma apliecinājumu.

Iesniegumiem, kuru statuss ir Dzēsts (“Deleted”):

• piedāvājumiem ar statusu Dzēsts (“Deleted”) izvēlnes poga (trīs punkti) nav pieejama. Ja piedāvājuma projekts ir izdzēsts, pretendents to nevarēs atgūt. 

Kā sagatavot piedāvājumu sistēmā “eSubmission”?

Lai iesniegtu pārskatītu piedāvājumu turpmākajai kārtai, PCoCo/CoCo vispirms ir jāapstiprina attiecīgā uzaicinājuma saņemšana.

• Procedūra atrodama Finansējuma un iepirkumu portāla sadaļā “Uzaicinājumi” (“Invitation(s)”).
• Lai apstiprinātu, ka esat saņēmis uzaicinājumu, noklikšķiniet uz procedūras izvēlnes pogas (trīs punkti) un tad – uz Apstiprināt saņemšanu (“Acknowledge receipt”). Uzaicinājuma statuss nomainīsies uz Apstiprināts (“Acknowledged”).

Pēc uzaicinājuma saņemšanas apstiprinājuma jūs tiksiet automātiski novirzīts uz sistēmu “eSubmission”, kur varēsiet sākt piedāvājuma iesniegšanu, noklikšķinot uz Jauns iesniegums.

Ja vēlaties sākt iesniegšanu vēlāk:

• piesakieties Finansējuma un iepirkumu portālā,
• dodieties uz sadaļu Uzaicinājumi (“Invitation(s)”) un atrodiet attiecīgo procedūru,
• noklikšķiniet uz procedūras izvēlnes pogas (trīs punkti) un tad – uz Izveidot jaunu iesniegumu (“Start New Submission”). Pēc tam jūs tiksiet novirzīts uz sistēmu “eSubmission”.

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, sistēmā “eSubmission” noklikšķiniet uz Jauns iesniegums, bet, lai turpinātu darbu ar iepriekš izveidotu iesniegumu, noklikšķiniet uz Rediģēt iesnieguma projektu. 

Darbs ar sistēmu “eSubmission” 

Sākot darbu ar iesniegumu, ekrāna augšējā daļā būs redzama progresa josla. Šajā joslā ir parādīti visi soļi, kas jāveic, lai varētu iesniegt piedāvājumu. Tajā var redzēt arī pašreizējo soli. Ekrāna kreisajā pusē noklikšķinot uz pogas Iesnieguma dokumenti, jebkurā iesnieguma veidošanas brīdī varat apskatīt, kuri dokumenti ir augšupielādēti.

Puses

Šajā posmā rediģēt var tikai sadaļu kontaktpersona.

Lietotājs, kurš sācis veidot iesniegumu sistēmā “eSubmission”, par kontaktpersonu var norādīt sevi (vārda un uzvārda lauks jau ir aizpildīts) vai kādu citu personu. Ja šai citai personai nav EU Login konta, automātiski tiks izveidots pagaidu EU Login konts, pamatojoties uz kontaktpersonas e-pasta adresi, un šī persona pa e-pastu saņems uzaicinājumu pabeigt EU Login konta reģistrēšanu. Uzaicinājums būs automātisks sistēmas paziņojums, un tajā nebūs atsauces uz procedūru.

Finansējuma un iepirkumu portālā kontaktpersonai tiek piešķirta loma Galvenā koordinatora kontaktpersona (PCoCo), bet lietotājam, kurš iesniedz piedāvājumu (ja šis lietotājs atšķiras no kontaktpersonas), – loma Koordinatora kontaktpersona (CoCo). 

Lai piekļūtu nākamajam darba solim, noklikšķiniet uz pogas Tālāk.

Piedāvājuma dati

Šajā sadaļā ir jānorāda piedāvājuma summa (tikai tad, ja līgumslēgšanas tiesības tiek piešķirtas, izmantojot zemāko izmaksu un zemākās cenas metodi, un izmantojot tādu pašu formātu kā ekrānā redzamajā piemērā) un/vai jāapstiprina, ka jūsu piedāvājums atbilst vai neatbilst minimālajām prasībām, kas norādītas iepirkuma procedūras dokumentos.

Ja apstiprināsiet, ka jūsu piedāvājums neatbilst minimālajām prasībām, jums tiks lūgts sniegt paskaidrojumu īpašā tekstlodziņā. Atbilstības vai neatbilstības apstiprinājums un paskaidrojums neatbilstības gadījumā tiks atspoguļots iesnieguma pārskatā.

Noklikšķinot uz pogas Saglabāt, varat augšupielādēt finansiālo piedāvājumu un, ja līgumslēdzēja iestāde to pieprasījusi specifikācijās, tehnisko piedāvājumu. Augšupielādējot tehnisko/finansiālo piedāvājumu, varat pievienot vairākas datnes. 

Ja uzskatāt, ka piedāvājuma dati ir pareizi un iesniegums ir pilnīgs, noklikšķiniet uz pogas Tālāk. Šī poga būs aktīva tikai tad, ja būs ievadīti visi obligātie dati un augšupielādēti visi obligātie dokumenti.

Iesnieguma pārskats  

Iesnieguma pārskatu ģenerē sistēma, un tas ir šā iesnieguma daļa. Pārskatā ir uzskaitīti visi iesniegumā iekļautie dokumenti. Sistēma “eSubmission” automātiski ģenerē un pievieno iesnieguma pārskatu jūsu iesniegumam. Iesnieguma pārskatu (pirms piedāvājuma iesniegšanas) var gan aplūkot ekrānā, gan lejupielādēt savām vajadzībām. Nav vajadzības pārskatu nedz parakstīt, nedz augšupielādēt sistēmā “eSubmission”.

Pēc iesnieguma pārskata apskatīšanas, ja uzskatāt, ka iesniegums ir pilnīgs un gatavs iesniegšanai, noklikšķiniet uz Tālāk.

Piedāvājuma iesniegšana

Kad esat gatavs piedāvājumu iesniegt, noklikšķiniet uz Iesniegt. Parādīsies sistēmas ģenerēts apstiprinājuma paziņojums.

Ja vēlaties apstiprināt, noklikšķiniet uz Jā. Turpmāk šo iesniegumu vairs nevarēs mainīt. Ņemiet vērā, ka sistēma neļaus iesniegt dokumentus pēc iesniegumu saņemšanas termiņa beigām.

Tiks nosūtīts e-pasta paziņojums uz e-pasta adresi, kas piesaistīta šajā piedāvājumā norādītās galvenās koordinatora kontaktpersonas (PCoCo) un visu norādīto koordinatora kontaktpersonu (CoCo) EU Login kontam. E-pastā saņemtajā paziņojumā būs saite uz Finansējuma un iepirkumu portālu, kurā atrodams iesniegšanas apliecinājums. 

Lomu pārvaldīšana Finansējuma un iepirkumu portālā

EU Login kontam, kas piesaistīts e-pasta adresei, uz kuru nosūtīts uzaicinājums, uzaicinājumā tiek piešķirta loma galvenā koordinatora kontaktpersona (PCoCo). Izmantojot pogu Pārvaldīt lomas (skatīt tālāk), PCoCo var uzaicinājumam pievienot citas personas no savas organizācijas kā koordinatora kontaktpersonas (CoCo).

Sistēmā “eSubmission” pārskatītajā piedāvājumā norādītajai kontaktpersonai tiek piešķirta galvenās koordinatora kontaktpersonas (PCoCo) loma attiecībā uz iesniegumu un uzaicinājumu(-iem) piedalīties nākamajā kārtā vai kārtās. Lietotājam, kas iesniedz piedāvājumu (ja atšķiras no iesniegumā norādītās kontaktpersonas), pieteikuma iesniegšanā un uzaicinājumā uz nākamo kārtu vai kārtām tiek piešķirta loma koordinatora kontaktpersona (CoCo), izņemot gadījumus, kad PCoCo / cita pieteikuma iesniegšanas CoCo laikposmā starp pieteikuma atvēršanu (ko veic līgumslēdzēja iestāde) un brīdi, kad ir saņemts uzaicinājums uz nākamo kārtu vai kārtām, ir atcēlusi šo lomu.

 Visas iepriekš aprakstītās darbības (skatiet sadaļu Uzaicinājumi) var veikt ar attiecīgo vienumu (ielūgumu vai iesniegumu) saistītā galvenā koordinatora kontaktpersona vai citas koordinatora kontaktpersonas. Ņemiet vērā, ka katram uzaicinājumam vai iesniegumam var būt tikai viena PCoCo.

Lai pievienotu/atceltu lomas iesniegumā, izpildiet šādus soļus:

  CoCo, kas pievienota iepriekš minētajā veidā pēc tam, kad līgumslēdzēja iestāde jau ir nosūtījusi uzaicinājumu uz nākamo sarunu kārtu, piedāvājumu šajā kārtā nevarēs iesniegt. Piedāvājumu varēs iesniegt tikai tās PCoCo/CoCo, kas saņēmušas uzaicinājumu, vai tās CoCo, kas uzaicinājumam pievienotas, izmantojot darbības pogu “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”).