Uzaicinājumu un iesniegumu pārvaldīšana Finansējuma un iepirkumu portālā

Sarunu procedūrā vai konkursa procedūrā ar sarunām bez publicēšanas piedāvājumu iesniegt drīkst tikai uzaicinātie kandidāti.

Ja jūs uzaicinās iesniegt piedāvājumu, jūs saņemsiet:

• uzaicinājuma e-pastu,
• paziņojumu Finansējuma un iepirkumu portālā.

Uzaicinājuma e-pastā būs saite uz Finansējuma un iepirkumu portāla sadaļu Uzaicinājumi (“Invitation(s)”). Jums jāpiesakās sistēmā EU Login. Ja jums vēl nav EU Login konta, kas piesaistīts e-pasta adresei, kuru līgumslēdzēja iestāde izmantoja uzaicinājumam, tad šis konts Finansējuma un iepirkumu portālā tiks izveidots automātiski. Detalizētāku skaidrojumu skatiet šeit.

Uzaicinājumu skatīšana

Savu uzaicinājumu vai uzaicinājumus varat skatīt sadaļā “Uzaicinājumi” (“Invitations”), kurai var piekļūt no kreisajā pusē esošās navigācijas izvēlnes. Labajā pusē virs uzaicinājumu saraksta ir arī meklēšanas lauks.

No izvēlnes pogas (trīs punkti), kas saistīta ar saņemto uzaicinājumu, noklikšķiniet uz Izvēlēties organizāciju (“Select Organisation”) – jums jāatlasa organizācija, kas uzaicinājuma vēstulē norādīta kā “Dalībnieks” (“Participant”).

 Parādīsies uznirstošais logs, kurā būs pieejamas divas iespējas.

• Manas organizācijas (“My organisations”): varat atlasīt organizāciju no tām, kurās jums ir kāda loma: loma organizācijā (piem., pašreģistrētājs, tiesību subjekta iecelts pārstāvis (LEAR), juridiskais parakstītājs (LSIGN)) vai loma projektā (iesniegumā/uzaicinājumā/līgumā/dotācijā). Ja jūsu organizācija vēl nav reģistrēta, jums tā vispirms ir jāreģistrē Dalībnieku reģistrā, lai saņemtu dalībnieka identifikācijas kodu (PIC). Vairāk lasiet šeit. Pēc savas organizācijas reģistrēšanas varat atlasīt jaunizveidoto PIC.

• Cita organizācija (“Other organisation”): varat meklēt Finansējuma un iepirkumu portālā reģistrētās organizācijas, ievadot vai nu organizācijas nosaukumu, vai dalībnieka identifikācijas kodu.

Tikai pēc tam, kad būsiet atlasījis savu organizāciju, varēsiet redzēt informāciju par iesniegumu un saistītos dokumentus.

Noklikšķinot uz procedūras atsauces numura, jūs tiksiet novirzīts uz lapu ar detalizētu informāciju par procedūru.

Sadaļā “Detalizēta informācija” (“Details”) jūs varēsiet:

• skatīt informāciju par procedūru
  Sadaļā Vispārīgā informācija (“General information”) varat apskatīt ar procedūru saistīto informāciju.

• piekļūt ierobežotas pieejamības iepirkuma dokumentiem
  Sadaļā Ierobežotas piekļuves dokumenti (“Restricted documents”) varat iepazīties ar procedūras dokumentiem.  
  

Ja dokumentam ir vairākas redakcijas, ekrānā redzēsiet jaunāko redakciju. Lai aplūkotu vecāku redakciju, noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes un atlasiet redakciju, kuru vēlaties aplūkot. Varat apskatīt arī pieejamos tulkojumus (ja tādi būs).  

• piekļūt sadaļai “Ierobežotas piekļuves jautājumi un atbildes” (“Restricted Questions & answers (Q&A))”  
  Šajā sadaļā varat uzdot jautājumus par procedūru.   
  
  
  Ja līgumslēdzēja iestāde atbildi sniedz individuāli, atbilde parādīsies sadaļā Mani jautājumi un atbildes (“My Q&A”). Ja atbilde tiek sniegta visiem kandidātiem, kas uzaicināti piedalīties procedūrā, tā parādīsies sadaļā Ierobežotas piekļuves jautājumi un atbildes (“Restricted Q&A”). Sīkāku informāciju skatiet sadaļā Kā izveidot un iesniegt jautājumu Finansējuma un iepirkumu portālā (“How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal”).

  Iesniegšanu varat veikt tikai sadaļā “Mani uzaicinājumi” (“My Invitation(s)”). Piedāvājumu(-us) nedrīkst iesniegt no procedūras informācijas lapas.

Sadaļa “Uzaicinājumi” (“Invitation(s)”)

Katram uzaicinājumam jūs varat apskatīt procedūras atsauces numuru, uzaicinājuma statusu (saņemts (“received”), apstiprināts (“acknowledged”)), termiņu, daļu (ja ir vairākas), procedūras nosaukumu, procedūras veidu un attiecīgo posmu. Noklikšķinot uz uzaicinājuma/iesnieguma izvēlnes pogas (trīs punkti), varēsiet veikt dažādas darbības atkarībā no konkrētā uzaicinājuma/iesnieguma statusa.

Uzaicinājumiem, kuru statuss ir Saņemts (“Received”):  

• apstiprināt saņemšanu (“acknowledge receipt”): noklikšķiniet šeit, lai apstiprinātu, ka esat saņēmis uzaicinājumu iesniegt piedāvājumu. Jūs tiksiet novirzīts uz “eSubmission” portālu, kurā varēsiet iesniegt savu piedāvājumu;
• pārvaldīt lomas (“manage roles”):  varēsiet aplūkot un pārvaldīt piekļuvi jūsu uzaicinājumam (pievienot/dzēst personas, kuras arī varēs piekļūt uzaicinājumam un iesniegt piedāvājumu);
• skatīt informāciju (“see details”): jūs varēsiet aplūkot sīkāku informāciju par procedūru (skatīt iepriekš).

Uzaicinājumiem, kuru statuss ir apstiprināts (“acknowledged”): 

• izveidot jaunu iesniegumu (“start new submission”): noklikšķiniet šeit, lai iesniegtu jaunu piedāvājumu;
• pārvaldīt lomas (“manage roles”): varēsiet aplūkot un pārvaldīt piekļuvi savam uzaicinājumam (pievienot/dzēst personas, kuras arī varēs aplūkot uzaicinājumu un iesniegt piedāvājumu);
• skatīt informāciju (“see details”): jūs varēsiet aplūkot sīkāku informāciju par procedūru (skatīt iepriekš).

Ja esat sācis sagatavot iesniegumu vai jau esat to iesniedzis, redzēsiet saiti Iesniegumi (“Submission(s)”).

Noklikšķinot uz izvēlnes pogas (trīs punkti) katra iesnieguma labajā pusē, varēsiet veikt dažādas darbības atkarībā no iesnieguma statusa.

Iesniegumiem, kuru statuss ir Projekts (“Draft”):

• rediģēt (“edit”): sistēma “eSubmission” atvērs logu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt sistēmu. Tad varēsiet iesniegumu rediģēt sistēmā “eSubmission”;
• skatīt (“view”): sistēma “eSubmission” atvērs logu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt sistēmu. Iesniegums būs atvērts lasīšanas režīmā, tāpēc to nebūs iespējams rediģēt; 
• dzēst (“delete”): iesnieguma projekts tiks dzēsts no Finansējuma un iepirkumu portāla.

Iesniegumiem, kuru statuss ir Iesniegts (“Submitted”):

• skatīt apliecinājumu (“view receipt”): sistēma attēlos iesniegšanas apliecinājumu;
• atsaukt (“withdraw”): iespējams tikai tad, ja iesniegšanas termiņš vēl nav pienācis.  Norādiet iesnieguma atsaukšanas iemeslu un apstipriniet, noklikšķinot uz pogas Atsaukt (“Withdraw”). Atsauktu iesniegumu vairs nevarēs ne skatīt, ne rediģēt, ne arī iesniegt vēlreiz.

Iesniegumiem, kuru statuss ir Atsaukts (“Withdrawn”):

• skatīt atsaukuma apliecinājumu (“view withdrawal receipt”): sistēma attēlos atsaukuma apliecinājumu.

Iesniegumiem, kuru statuss ir Dzēsts (“Deleted”):

• piedāvājumiem ar statusu Dzēsts (“Deleted”) izvēlne “Darbības” (“Action”) nav pieejama. Ja piedāvājuma projekts ir izdzēsts, pretendents to nevarēs atgūt.   

Kā sagatavot piedāvājumu sistēmā “eSubmission”?

Lai varētu iesniegt piedāvājumu, jums vispirms ir jāapstiprina, ka esat saņēmis uzaicinājumu iesniegt piedāvājumu:

• procedūra atrodama Finansējuma un iepirkumu portāla sadaļā Uzaicinājumi (“Invitation(s)”).
• Noklikšķiniet uz procedūras izvēlnes pogas (trīs punkti) un tad – uz Apstiprināt saņemšanu (“Acknowledge Receipt”), lai apstiprinātu, ka esat saņēmis uzaicinājumu. Uzaicinājuma statuss nomainīsies uz Apstiprināts (“Acknowledged”).

Pēc uzaicinājuma saņemšanas apstiprinājuma jūs automātiski tiksiet novirzīts uz sistēmu “eSubmission”, kur varēsiet uzsākt piedāvājuma iesniegšanu, noklikšķinot uz Jauns iesniegums. 

Ja vēlaties iesniegšanu sākt vēlāk:

• piesakieties Finansējuma un iepirkumu portālā,
• dodieties uz sadaļu Uzaicinājumi (“Invitation(s)”) un atrodiet attiecīgo procedūru,
• noklikšķiniet uz procedūras izvēlnes pogas (trīs punkti) un tad – uz Izveidot jaunu iesniegumu (“Start new submission”). Jūs tiksiet novirzīts uz sistēmu “eSubmission”.

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, sistēmā “eSubmission” noklikšķiniet uz Jauns iesniegums, bet, lai turpinātu darbu ar iepriekš izveidotu iesniegumu, noklikšķiniet uz Iesnieguma projekta rediģēšana. 

Darbs ar sistēmu “eSubmission” 

Sākot iesniegšanu, ekrāna augšējā daļā būs redzama progresa josla. Šajā joslā ir attēloti visi soļi, kas jāpaveic pirms piedāvājuma iesniegšanas. Tajā var redzēt arī pašreizējo soli. Ekrāna kreisajā pusē noklikšķinot uz pogas Iesnieguma dokumenti, jebkurā iesnieguma veidošanas brīdī varat skatīt, kuri dokumenti ir augšupielādēti.

Iesniegšanas veidi

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, jānorāda:

• kāda veida piedāvājums tiks iesniegts – individuāls iesniegums vai kopīgs iesniegums,
• vai iesniegums būs ar apakšuzņēmēju dalību,
• kādā valodā iesniegumu sagatavosiet.

Kad izvēle būs veikta, lapas apakšā noklikšķiniet uz pogas Tālāk.

Puses

Šajā sadaļā jānorāda organizācijas, kuras piedalās iesniegšanā (dalībnieki). Noklikšķiniet uz Jauna puse un atlasiet dalībnieka veidu: galvenais dalībnieks (individuāla iesnieguma gadījumā), grupas vadītājs vai grupas loceklis (kopīga iesnieguma gadījumā), apakšuzņēmējs (ja tāds ir). Visiem dalībniekiem, izņemot apakšuzņēmējus, ir jānorāda PIC – dalībnieka identifikācijas kods. 

Galvenā dalībnieka vai grupas vadītāja PIC vajadzētu būt tādam pašam kā PIC, kas saistīts ar uzaicinājumu uz šo sarunu procedūru Finansējuma un iepirkumu portāla sadaļā “Uzaicinājumi” (“Invitations”).

Lai atrastu pareizo PIC un pārbaudītu, vai subjektam jau ir PIC (t. i., vai tas jau ir reģistrēts Dalībnieku reģistrā), izmantojiet lauku Meklēt organizāciju (“Search organisation”). Pastāv divas meklēšanas iespējas: manas organizācijas vai citas organizācijas.

Manas organizācijas.  Lai apskatītu sarakstu ar organizācijām, ko sistēmā pieteicies lietotājs ir izmantojis iepriekšējos iesniegumos vai attiecībā uz kurām šim lietotājam ir piešķirta loma (piemēram, pašreģistrētājs, tiesību subjekta iecelts pārstāvis (LEAR) vai konta administrators), noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes. Tās ir tās pašas organizācijas, kuras lietotāji pēc pieteikšanās savā EU Login kontā var redzēt cilnē “Manas organizācijas” (“My organisations”) Finansējuma un iepirkumu portāla izvēlnē pa kreisi.

Citas organizācijas. Varat meklēt Dalībnieku reģistrā reģistrētās organizācijas, ievadot organizācijas nosaukumu vai PIC (dalībnieka identifikācijas kodu).

Ja meklējot nekas netiek atrasts, organizācija ir jāreģistrē, lai iegūtu PIC. Kad organizācija ir reģistrēta, varat atgriezties sistēmā “eSubmission” un atlasīt jaunizveidoto PIC, izmantojot vienu no abām meklēšanas iespējām.

Ekrānā būs redzami Dalībnieku reģistra dati, kas piesaistīti PIC, un tiks prasīts norādīt šādus obligātos datus/dokumentus:

• par galveno dalībnieku vai grupas vadītāju:
• kontaktpersona (vārds, uzvārds un e-pasta adrese),
• IBAN / bankas konta numurs.
  Ja bankas kontam ir IBAN kods, jāatzīmē izvēles rūtiņa “IBAN”, un sistēma “eSubmission” pārbaudīs, vai bankas konta IBAN ir derīgs;
• par visiem dalībniekiem: apliecinājums ar godavārdu (pilnīgi aizpildīts un parakstīts) sadaļā Pielikumi.

Sadaļā “Kontaktpersona” lietotājs kā kontaktpersonu piedāvājuma iesniegšanai var norādīt sevi (vārda un uzvārda lauks jau ir aizpildīts) vai kādu citu personu. Finansējuma un iepirkumu portālā kontaktpersonai tiek piešķirta loma Galvenā koordinatora kontaktpersona (“Primary Coordinator Contact”) (PCoCo), bet lietotājam, kurš iesniedz piedāvājumu (ja šis lietotājs atšķiras no kontaktpersonas), – loma Koordinatora kontaktpersona (“Coordinator Contact”) (CoCo). 

Ja personai, kurai piešķirta PCoCo loma, nav EU Login konta, automātiski tiks izveidots pagaidu EU Login konts, pamatojoties uz kontaktpersonas e-pasta adresi, un šī persona pa e-pastu saņems uzaicinājumu pabeigt EU Login konta reģistrēšanu. Uzaicinājums būs automātisks sistēmas paziņojums, un tajā nebūs atsauces uz procedūru.

Katra dalībnieka sadaļā Pielikumi varat augšupielādēt dalībnieka dokumentus saistībā ar izslēgšanas un atlases kritērijiem. Pārbaudiet iepirkuma procedūras specifikācijas, lai noskaidrotu, kuram dalībniekam kādi dokumenti ir jāpievieno iesniegumam.

Kad iesniegums pabeigts, noklikšķiniet uz pogas “Gatavs”. 

Lai piekļūtu nākamajam darba solim, noklikšķiniet uz pogas Tālāk.

Daļas

Ja procedūrai ir vairākas daļas, izvēlieties to daļu vai daļas, par kuru(-ām) vēlaties iesniegt piedāvājumu, un tad noklikšķiniet uz pogas Tālāk.  

Piedāvājuma dati

Šajā sadaļā ir jānorāda piedāvājuma summa (tikai tad, ja līgumslēgšanas tiesības tiek piešķirtas, izmantojot zemāko izmaksu vai zemākās cenas metodi; pārliecinieties, ka izmantojat tādu pašu formātu kā ekrānā redzamajā piemērā) un/vai jāapstiprina, ka jūsu piedāvājums atbilst vai neatbilst iepirkuma procedūras dokumentos noteiktajām minimālajām prasībām.

Ja apstiprināsiet, ka jūsu piedāvājums neatbilst minimālajām prasībām, jums tiks lūgts sniegt paskaidrojumu īpašā tekstlodziņā. Atbilstības vai neatbilstības apstiprinājums un paskaidrojums neatbilstības gadījumā tiks atspoguļots iesnieguma pārskatā.

Noklikšķinot uz pogas Saglabāt, varat augšupielādēt finansiālo piedāvājumu un, ja līgumslēdzēja iestāde to pieprasījusi specifikācijās, tehnisko piedāvājumu. Augšupielādējot tehnisko/finansiālo piedāvājumu, varat pievienot vairākus failus. 

Ja uzskatāt, ka piedāvājuma dati ir pareizi un iesniegums ir pilnīgs, noklikšķiniet uz pogas Tālāk. Šī poga būs aktīva tikai tad, ja būs ievadīti visi obligātie dati un augšupielādēti visi obligātie dokumenti.

Iesnieguma pārskats

Iesnieguma pārskatu ģenerē sistēma, un tas ir šā iesnieguma daļa. Pārskatā ir uzskaitīti visi iesniegumā iekļautie dokumenti. Sistēma “eSubmission” automātiski ģenerē un pievieno iesnieguma ziņojumu jūsu iesniegumam. Iesnieguma pārskatu (pirms piedāvājuma iesniegšanas) var gan aplūkot ekrānā, gan lejupielādēt savām vajadzībām. Nav vajadzības pārskatu nedz parakstīt, nedz augšupielādēt sistēmā “eSubmission”.

Pēc iesnieguma pārskata apskatīšanas, ja uzskatāt, ka iesniegums ir pilnīgs un gatavs iesniegšanai, noklikšķiniet uz Tālāk.

Jūsu piedāvājuma iesniegšana

Kad esat gatavs piedāvājumu iesniegt, noklikšķiniet uz Iesniegt. Parādīsies sistēmas ģenerēts apstiprinājums.

Ja vēlaties apstiprināt, noklikšķiniet uz Jā. Turpmāk šo iesniegumu vairs nevarēs mainīt.

Ņemiet vērā, ka sistēma neļaus iesniegt dokumentus pēc iesniegumu saņemšanas termiņa beigām. Uz PCoCo/CoCo e-pasta adresi tiks nosūtīts e-pasta ziņojums. E-pastā saņemtajā paziņojumā būs saite uz Finansējuma un iepirkumu portālu, kurā PCoCo/CoCo varēs atrast iesniegšanas apliecinājumu. Paturiet prātā, ka tiks informēti izmantotā PIC īpašnieki.

Lomu pārvaldīšana Finansējuma un iepirkumu portālā

EU Login kontam, kas piesaistīts e-pasta adresei, uz kuru nosūtīts uzaicinājums, uzaicinājumā tiks piešķirta loma Galvenā koordinatora kontaktpersona (“Primary Coordinator Contact”) (PCoCo). Izmantojot pogu Pārvaldīt lomas (“Manage Roles”) (skatīt tālāk), PCoCo var uzaicinājumam pievienot citas personas no savas organizācijas kā koordinatora kontaktpersonu(-as) (“Coordinator Contact(s)” (CoCo).

Piedāvājuma iesniegumā norādītā kontaktpersona saņems galvenā koordinatora kontaktpersonai paredzētos ziņojumus attiecībā uz iesniegumu un uzaicinājumu uz nākamo kārtu vai kārtām. Lietotājam, kas iesniedz piedāvājumu (ja lietotājs atšķiras no iesniegumā norādītās kontaktpersonas), iesniegšanā un uzaicinājumā uz nākamo kārtu vai kārtām tiek piešķirta loma Koordinatora kontaktpersona (“Coordinator Contact”) (CoCo), izņemot gadījumus, kad PCoCo / cita iesnieguma CoCo ir atcēlusi šo lomu laikposmā starp piedāvājuma atvēršanu, ko veic līgumslēdzēja iestāde, un brīdi, kad saņemts uzaicinājums uz nākamo kārtu vai kārtām.

Visas iepriekš aprakstītās darbības (skatiet sadaļu Mani uzaicinājumi) var veikt ar attiecīgo vienumu (ielūgumu vai iesniegumu) saistītā galvenā koordinatora kontaktpersona vai citas koordinatora kontaktpersonas. Ņemiet vērā, ka katram uzaicinājumam vai iesniegumam var būt tikai viena PCoCo.

Lai iesniegumam pievienotu lomas vai tās atceltu, veiciet tālāk minētās darbības.

   Koordinatora kontaktpersonas, kas pievienotas iepriekš minētajā veidā pēc tam, kad līgumslēdzēja iestāde jau ir nosūtījusi pretendentam uzaicinājumu portālā iesniegt pārskatītu piedāvājumu, šo pārskatīto piedāvājumu nevarēs iesniegt. Pārskatīto piedāvājumu varēs iesniegt tikai galvenā koordinatora kontaktpersona / citas koordinatora kontaktpersonas, kas saņēmušas uzaicinājumu, vai koordinatora kontaktpersonas, kas saistībā ar uzaicinājumu pievienotas, izmantojot pogu “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”) (skatiet vadlīnijas par 2. kārtu / nākamo kārtu vai kārtām).