Īsā rokasgrāmata: sarunu procedūras – 2. kārta/nākamā(-ās) kārta(-as)

(sarunu procedūra un konkursa procedūra ar sarunām bez publicēšanas)

Pamatinformācija

Šī īsā rokasgrāmata attiecas uz visām sarunu procedūru nākamajām kārtām un konkursa procedūrām ar sarunām bez publicēšanas, kurās līgumslēdzēja iestāde lūdz lietotnē “eSubmission” iesniegt pārskatītu piedāvājumu (ņemiet vērā, ka līgumslēdzēja iestāde var nolemt nepieprasīt jūsu piedāvājuma pārskatīšanu vai pieprasīt, lai jūs pārskatīto piedāvājumu iesniegtu ārpus “eSubmission”).   Īsās rokasgrāmatas par sākotnējo piedāvājumu iesniegšanu sarunu procedūrās, kā arī rokasgrāmatas par citām iepirkuma procedūrām ir pieejamas portāla “Funding & Tenders” e-iepirkuma vikivietnē.

Kā ekonomikas dalībnieks jūs varat:

• ievadīt iesniedzamos datus, atsaucoties uz ES iestādes vai struktūras sāktu procedūru,
• nosūtīt iesniegumu drošā veidā,
• skatīt saglabātu iesnieguma projektu, kā arī rediģēt to,
• dzēst iesnieguma projektu,
• saņemt pierādījumu par iesniegšanu (“Submission Receipt”),
• atsaukt iesniegumu, pirms pienācis iesniegumu saņemšanas termiņš,
• saņemt pierādījumu par atsaukšanu (“Withdrawal Receipt”).

Noteikti izlasiet aprakstu par sistēmas prasībām.

Tas ir atrodams lietotnes “eSubmission” sākumlapā, kā arī  pielikumu sadaļā lapā “Puses”.

Kā saņemt tehnisku palīdzību?

Ja vajadzīga palīdzība, no plkst. 8.00 līdz 20.00 pēc Centrāleiropas laika (CET/CEST) varat sazināties ar mūsu atbalsta grupu.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 229 71063

 Saziņa ar atbalsta grupu iespējama tikai angļu valodā.

Kā sagatavot piedāvājumu lietotnē “eSubmission”?

Ja līgumslēdzēja iestāde nolems aicināt jūs iesniegt pārskatītu piedāvājumu, saņemsit paziņojumu no portāla “Funding & Tenders”.

Paziņojums tiks nosūtīts:

• uz tās kontaktpersonas e-pasta adresi, kas norādīta pēdējā iesniegtajā piedāvājumā (Primary Coordinator Contact (PCoCo)),

• uz visu to personu e-pasta adresēm, kam uzaicinājuma saņemšanas brīdī ir piešķirta Coordinator Contacts (CoCo) loma, proti, tām CoCo loma piešķirta vienā no turpmāk minētajiem veidiem un nav dzēsta, izmantojot pogu “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”):
  • jebkura kontaktpersona, kas norādīta iepriekšējos iesniegtajos piedāvājumos, bet ne pēdējā;
  • jebkura kontaktpersona, kuras “EU Login” konts ir izmantots sākotnējā piedāvājuma, kā arī visu pārskatīto piedāvājumu iesniegšanā;
  • jebkura kontaktpersona, kas pievienota, izmantojot pogu “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”).

Paziņojumam var piekļūt arī no portāla “Funding & Tenders” sadaļas “Mani paziņojumi” (“My notifications”).

Lai vēlākā kārtā iesniegtu pārskatītu piedāvājumu, PCoCo/CoCo vispirms jāapstiprina uzaicinājuma saņemšana:

• sameklējiet procedūru sadaļā “Mani uzaicinājumi” (“My Invitations”) portālā “Funding & Tenders”,
• pie attiecīgās procedūras izvēlnē “Darbības” (“Action”) noklikšķiniet uz “Apstiprināt saņemšanu” (“Acknowledge Receipt”), lai apstiprinātu, ka esat saņēmis uzaicinājumu. Uzaicinājuma statuss nomainīsies uz “Apstiprināts” (“Acknowledged”).

Pēc uzaicinājuma saņemšanas apstiprinājuma jūs automātiski novirzīs uz “eSubmission”, kur varēsiet sākt sava piedāvājuma iesniegšanu, noklikšķinot uz “Jauns iesniegums” (New submission).

Ja vēlaties sākt iesniegšanu vēlāk:

• piesakieties portālā “Funding & Tenders” ar tās personas “EU Login” kontu, kas kā kontaktpersona (PCoCo) norādīta piedāvājumā, vai, ja tas atšķiras, ar tās personas “EU Login” kontu, kurš izmantots piedāvājuma iesniegšanai (CoCo), vai arī jebkuras citas tādas personas kontu (CoCo), kam atļauja piešķirta, izmantojot portāla “Funding & Tenders” opciju “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”) (vairāk par to lasiet šīs rokasgrāmatas nodaļā “Lomu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”),
• dodieties uz sadaļu “Mani uzaicinājumi” (“My Invitations”) un sameklējiet attiecīgo procedūru,
• pie attiecīgās procedūras izvēlnē “Darbības” (“Action”) izvēlieties “Izveidot jaunu iesniegumu” (“Start new submission”). Pēc tam jūs novirzīs uz lietotni “eSubmission”.

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, lietotnē “eSubmission” noklikšķiniet uz “Jauns iesniegums” (New submission), bet, lai turpinātu darbu ar iepriekš izveidotu iesniegumu, noklikšķiniet uz “Melnraksta rediģēšana” (Resume draft). Atsākt darbu ar melnrakstu iespējams arī portālā “Funding & Tenders” (papildu informāciju sk. šīs rokasgrāmatas nodaļā Iesniegumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”).

Darbošanās lietotnē “eSubmission”

Sākot darbu pie iesnieguma, ekrāna augšējā daļā būs redzama progresa josla. Šajā joslā ir attēloti visi soļi, kas jāpaveic, lai varētu iesniegt piedāvājumu. Tajā var redzēt arī aktuālo soli.

Ekrāna kreisajā pusē noklikšķinot uz pogas “Iesnieguma dokumenti”, jebkurā iesnieguma veidošanas brīdī varat pārbaudīt, kuri dokumenti ir augšupielādēti.

Līgumslēdzējai iestādei dokumenti tiek iesniegti tikai tad, kad iesniegšanas procesa beigās tiek noklikšķināts uz pogas “Iesniegt”.

Puses

Šajā posmā rediģēt var tikai kontaktpersonas sadaļu “Contact Person”.

Lietotājs, kurš lietotnē “eSubmission” sācis veidot piedāvājumu, par kontaktpersonu var norādīt sevi (vārds, uzvārds jau ir aizpildīts) vai kādu citu personu. Ja šai citai personai nav “EU Login” konta, automātiski tiks izveidots pagaidu “EU Login” konts, pamatojoties uz kontaktpersonas e-pasta adresi, un šī persona pa e-pastu saņems uzaicinājumu pabeigt “EU Login” konta reģistrāciju. Uzaicinājums būs automātisks sistēmas paziņojums, un tajā nebūs atsauces uz procedūru.

Portālā “Funding &Tenders” kontaktpersonai tiek piešķirta loma PCoCo, bet lietotājam, kurš iesniedz piedāvājumu (ja attiecīgā persona atšķiras no kontaktpersonas), – loma CoCo. 

Lai piekļūtu nākamajam darba solim, noklikšķiniet uz pogas “Tālāk”.

Piedāvājuma dati

Šajā sadaļā jānorāda piedāvājuma summa (tikai tad, ja līgumslēgšanas tiesības tiek piešķirtas, izmantojot viszemāko izmaksu un zemākās cenas metode; summa jānorāda piemērā redzamajā formātā) un/vai jāapstiprina, vai jūsu piedāvājums atbilst vai neatbilst minimālajām prasībām, kas norādītas iepirkuma procedūras dokumentos.

Ja apstiprināsit, ka jūsu piedāvājums neatbilst minimālajām prasībām, jums tiks lūgts sniegt paskaidrojumu īpašā tekstlodziņā. Atbilstības vai neatbilstības apstiprinājums un paskaidrojums neatbilstības gadījumā tiks atspoguļots iesnieguma pārskatā.

Noklikšķinot uz pogas “Saglabāt”, jūs varat augšupielādēt finansiālo piedāvājumu un, ja līgumslēdzēja iestāde to pieprasījusi specifikācijās, tehnisko piedāvājumu. Augšupielādējot tehnisko/finansiālo piedāvājumu, varat pievienot vairāk nekā vienu failu. 

Ja uzskatāt, ka piedāvājuma dati ir pareizi un iesniegums – pilnīgs, noklikšķiniet uz pogas “Tālāk”. Poga ir aktīva tikai tad, ja ievadīti visi obligātie dati un augšupielādēti visi obligātie dokumenti.

Šajā posmā ne piedāvājuma projekts, ne augšupielādētie dokumenti vēl nav iesniegti.

Iesnieguma pārskats

Iesnieguma pārskatu ģenerē sistēma, un tas pieder pie iesnieguma. Pārskatā uzskaitīti visi iesniegumam pievienotie dokumenti.

Lietotne “eSubmission” automātiski izveido iesnieguma pārskatu un to pievieno iesniegumam. Iesnieguma pārskatu (pirms piedāvājuma iesniegšanas) var gan aplūkot uz ekrāna, gan lejupielādēt. Nav vajadzības pārskatu nedz parakstīt, nedz augšupielādēt lietotnē “eSubmission”.

Pēc iesnieguma pārskata apskatīšanas, ja uzskatāt, ka iesniegums ir pilnīgs un gatavs iesniegšanai, noklikšķiniet uz “Tālāk”.

Iesnieguma pārskats nav pierādījums par iesniegšanu. Jūs vēl neesat iesniedzis iesniegumu. Lūdzu, pārejiet uz nākamo soli un noklikšķiniet uz “Iesniegt”, lai pabeigtu iesniegšanu.

Jūsu piedāvājuma iesniegšana

Kad esat gatavs piedāvājumu iesniegt, noklikšķiniet uz “Iesniegt”. Parādīsies sistēmas ģenerēts apstiprinājuma paziņojums par iesnieguma apstiprināšanu.

Ja vēlaties apstiprināt, noklikšķiniet uz “Jā”. Turpmāk šo iesniegumu vairs nevarēs izmainīt.

Lūdzam ņemt vērā, ka sistēma neļaus iesniegt dokumentus pēc iesniegumu saņemšanas termiņa beigām.

E-pasta paziņojums tiks nosūtīts uz e-pasta adresi, kas piesaistīta šim piedāvājumam norādītās Primary Coordinator Contact (PCoCo) un visu norādīto Coordinator Contact (CoCo) “EU Login” kontam. Pa e-pastu saņemtajā paziņojumā būs saite uz portālu “Funding & Tenders”, kurā atrodams iesniegšanas apliecinājums (“Submission Receipt”). 

Iesniegšanas apliecinājums (“Submission Receipt”) ir pierādījums tam, ka iesniegumu saņemšanas termiņš ir ievērots.

Lomu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”

Kontaktpersonai, kas lietotnē “eSubmission” norādīta pārskatītajā piedāvājumā, portālā “Funding &Tenders” piešķir lomu “Primary Coordinator Contact” (PCoCo) par pārskatītā piedāvājuma iesniegšanu. Katram iesniegumam var būt tikai viena “Primary Coordinator Contact” loma.

Lietotājs, kurš iesniedz pārskatīto piedāvājumu (ja attiecīgā persona atšķiras no kontaktpersonas), saņem lomu “Coordinator Contact (CoCo)”.

Pēc tam, kad līgumslēdzēja iestāde ir atvērusi pārskatītos piedāvājumus, bet (ja tas vajadzīgs) pirms tā ir nosūtījusi uzaicinājumu uz nākamo sarunu kārtu, portālā “Funding &Tenders” var pievienot vai dzēst papildu kontaktpersonas, kam piešķirta loma “Coordinator Contact” (CoCo):

• nolaižamajā izvēlnē “Darbības” (“Action”), kas atrodas pa labi no iesniegtā pārskatītā piedāvājuma, izvēlieties “Pārvaldīt lomas” (“Manage Roles”). Šī opcija parādīsies tikai pēc tam, kad līgumslēdzēja iestāde būs atvērusi pārskatītos piedāvājumus,

• noklikšķiniet uz pogas   “Mainīt lomas” (“Edit Roles”),

• lai pievienotu jaunu CoCo, noklikšķiniet uz pogas “Pievienot lomas” (“Add Roles”).

Lai izdzēstu CoCo, noklikšķiniet uz dzēšanas ikonas, kas atrodas blakus attiecīgās personas vārdam.

• Ierakstiet tās personas datus, kas jāpievieno kā CoCo, un noklikšķiniet uz pogas “Ok”.

  CoCo, kas pievienota iepriekš minētajā veidā pēc tam, kad līgumslēdzēja iestāde jau ir nosūtījusi uzaicinājumu uz nākamo sarunu kārtu, piedāvājumu minētajā sarunu kārtā nevarēs iesniegt. Piedāvājumu varēs iesniegt tikai PCoCo/CoCo, kas ir saņēmuši uzaicinājumu, vai tie CoCo, kas saistībā ar uzaicinājumu pievienoti, izmantojot pogu “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”).

Iesniegumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”

Portāls “Funding & Tenders” ir vienots piekļuves punkts (vienota elektroniskās datu apmaiņas telpa), kas paredzēts Eiropas Komisijas un citu ES struktūru pārvaldītu finansējuma programmu un iepirkumu dalībniekiem un ekspertiem.

Savā privātajā zonā portālā “Funding & Tenders” jūs varat:

• skatīt savus uzaicinājumus iesniegt piedāvājumu,
• apstiprināt uzaicinājuma saņemšanu,
• izveidot jaunu iesniegumu, atsaucoties uz uzaicinājumu,
• skatīt, rediģēt vai dzēst iesniegumu projektus (piedāvājumus),
• atsaukt iesniegtos piedāvājumus,
• piekļūt saviem iesniegšanas/atsaukuma apliecinājumiem (“Submission/Withdrawal Receipt”) jeb pierādījumiem par piedāvājuma iesniegšanu/atsaukšanu,
• pārvaldīt lomas.

Lai ieietu savā privātajā zonā portālā “Funding & Tenders”, PCoCo/CoCo jāautentificējas: vietnes sākumlapas labajā augšējā daļā jānoklikšķina uz pogas “Login”   (jāievada savs “EU Login” lietotājvārds un parole).

Skatīt uzaicinājumu(-us)

Nodalījumā “Pārvaldīt manu zonu” (“Manage My Area”), kas atrodas kreisajā pusē, Primary Coordinator Contact (PCoCo) un visas Coordinator Contact(s) (CoCo) atradīs uzaicinājumus uz nākamo(-ajām) kārtu(-ām) sadaļā “Mani iesniegumi” (“My Invitation(s)”). Labajā pusē virs uzaicinājumu saraksta ir arī meklēšanas lauks.

Sadaļa “Mani uzaicinājumi” (“My Invitation(s)”)

PCoCo/CoCo var redzēt katra uzaicinājuma procedūras atsauces numuru, iesniegšanas termiņu, uzaicinājuma statusu (saņemts (“received”), apstiprināts (“acknowledged”)), procedūras nosaukumu, procedūras veidu un attiecīgo kārtu.

Izvēlnē “Darbības” (“Action”) PCoCo/CoCo  var atlasīt dažādas darbības atkarībā no konkrētā uzaicinājuma un iesnieguma statusa.

Uzaicinājumi, kuru statuss ir “Saņemts” (“Received”)

• “Apstiprināt saņemšanu” (“Acknowledge Receipt”): noklikšķiniet, lai apstiprinātu, ka esat saņēmis uzaicinājumu iesniegt piedāvājumu.
• “Pārvaldīt lomas” (“Manage Roles”):  varēsiet aplūkot un pārvaldīt piekļuvi jūsu uzaicinājumiem (pievienot/dzēst personas, kuras ar jūsu uzaicinājumiem var veikt šeit aprakstītās darbības).

Uzaicinājumi, kuru statuss ir “Apstiprināts” (“Acknowledged”)

• “Izveidot jaunu iesniegumu” (“Start New Submission”): noklikšķiniet, lai iesniegtu jaunu piedāvājumu.
• “Pārvaldīt lomas” (“Manage Roles”):  varēsiet aplūkot un pārvaldīt piekļuvi jūsu uzaicinājumiem (pievienot/dzēst personas, kuras ar jūsu uzaicinājumiem var veikt šeit aprakstītās darbības).

Lai aplūkotu un pārvaldītu ar uzaicinājumu saistītos iesniegumus, noklikšķiniet uz saites   “Iesniegumi” (“Submission(s)”).
Izvēlnē “Darbības” (“Action”), kas atrodas pie katra iesnieguma labajā pusē (ja vien iesniegums nav izdzēsts), PCoCo/CoCo var atlasīt dažādas darbības atkarībā no konkrētā statusa.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Projekts” (“Draft”)

• • • “Rediģēt” (“Edit”): lietotne “eSubmission” atvērs ekrānu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt lietotni. Tagad varat iesniegumu rediģēt lietotnē “eSubmission”.
    • “Skatīt” (“View”):  lietotne “eSubmission” atvērs ekrānu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt lietotni. Iesniegums ir atvērts lasīšanas režīmā, tāpēc rediģēt to nav iespējams. 
    • “Dzēst” (“Delete”):  iesnieguma projekts tiks dzēsts no portāla “Funding & Tenders”.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Iesniegts” (“Submitted”)

• • • “Skatīt apliecinājumu” (“View Receip”):  lietotne attēlos iesniegšanas apliecinājumu.
    • “Atsaukt” (“Withdraw”), var izmantot tikai tad, ja iesniegšanas termiņš vēl nav pienācis:  norādiet iesnieguma atsaukšanas iemeslu un apstipriniet, noklikšķinot uz pogas “Atsaukt” (“Withdraw”). Atsauktu iesniegumu vairs nevar ne skatīt, ne rediģēt, ne arī iesniegt vēlreiz.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Atsaukts” (“Withdrawn”)

• • • “Skatīt atsaukuma apliecinājumu” (“View Withdrawal Receipt”): lietotne attēlos atsaukuma apliecinājumu.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Dzēsts” (“Deleted”)
Izvēlne “Darbības” (“Action”) nav pieejama piedāvājumiem ar statusu “Dzēsts” (“Deleted”). Ja piedāvājuma projekts ir izdzēsts, pretendents to nevar atgūt. 

Paziņojumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”

Mani paziņojumi (“My notifications”)

Šai lapai PCoCo/CoCo var piekļūt pēc pieteikšanās portālā “Funding & Tenders”: noklikšķiniet uz zvaniņa ekrāna labajā augšējā daļā.

Šajā lapā PCoCo/CoCo var atrast šādus oficiālos paziņojumus:

• iesniegšanas apliecinājums (pierādījums par piedāvājuma iesniegšanu jeb “Submission Receipt”),
• atsaukuma apliecinājums (pierādījums par piedāvājuma atsaukšanu jeb “Withdrawal Receipt”).

Paziņojumu saraksta apakšā esošās sadaļas “Pārvaldīt visus paziņojumus” (“Manage all notifications”) cilnē “Vēlamie parametri” (“Preferences”) PCoCo/CoCo var norādīt, cik bieži no portāla “Funding & Tenders” vēlas saņemt paziņojumu e-vēstules. Neatkarīgi no tā, kas norādīts šajā daļā, visi paziņojumi vienmēr ir redzami sadaļā “Mani paziņojumi” (“My notifications”).

Mani oficiālie paziņojumi (“My Formal Notification(s)”)

Šī sadaļa, kurai var piekļūt no kreisajā pusē esošā nodalījuma “Pārvaldīt manu zonu” (“Manage My Area”), patlaban publiskā iepirkuma procedūrām netiek izmantota.