Kā sagatavot dalības pieteikumu sistēmā “eSubmission”?

Ikviens ekonomikas dalībnieks dalības pieteikumu var iesniegt, izmantojot paziņojumā par līgumu / paziņojumā par metu konkursu norādīto saiti uz Finansējuma un iepirkumu portālu.

Finansējuma un iepirkumu portālā jānoklikšķina uz Piekļūt iesniegumam (“Access submission”). Ja ienācāt ar EU Login lietotāja kontu, jūs tiksiet pārvirzīts uz sistēmu “eSubmission”.

Pirmkārt, jums ir jāizlasa un jāpieņem noteikumi un jāapliecina, ka esat izlasījis un sapratis Finansējuma un iepirkumu portāla paziņojumu par privātumu un paziņojumu par privātumu, kas saistīts ar līgumu slēgšanas tiesību piešķiršanu un pārvaldīšanu.

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, sistēmā “eSubmission” noklikšķiniet uz Jauns iesniegums, bet, lai turpinātu darbu ar iepriekš izveidotu iesniegumu, noklikšķiniet uz Rediģēt iesnieguma projektu. Rediģēt iesnieguma projektu iespējams arī Finansējuma un iepirkumu portālā (papildinformāciju skatiet šīs pamācības sadaļā Iesniegumu pārvaldīšana Finansējuma un iepirkumu portālā).

Darbs ar sistēmu “eSubmission” 

Sākot darbu ar iesniegumu, ekrāna augšējā daļā būs redzama progresa josla. Šajā joslā ir attēloti visi soļi, kas jāpaveic pirms dalības pieteikuma iesniegšanas. Tajā var redzēt arī pašreizējo soli.

Ekrāna kreisajā pusē noklikšķinot uz pogas Iesnieguma dokumenti, jebkurā iesnieguma veidošanas brīdī varat skatīt, kuri dokumenti ir augšupielādēti.

Iesniegšanas veidi

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, jānorāda:

• kāda veida dalības pieteikums tiks iesniegts – individuāls iesniegums vai kopīgs iesniegums,
• vai iesniegums būs ar apakšuzņēmēju dalību,
• kādā valodā iesniegumu sagatavosiet.

Kad izvēle izdarīta, lapas apakšā noklikšķiniet uz pogas Tālāk.

Puses

Šajā sadaļā jānorāda organizācijas, ar kurām kopā tiek iesniegts iesniegums (dalībnieki). Noklikšķiniet uz Jauna puse un atlasiet dalībnieka veidu: galvenais dalībnieks (individuāla iesnieguma gadījumā), grupas vadītājs vai grupas loceklis (kopīga iesnieguma gadījumā), apakšuzņēmējs (ja tāds ir).

Visiem dalībniekiem, izņemot apakšuzņēmējus, jānorāda PIC – dalībnieka identifikācijas kods. Lai pārbaudītu, vai subjektam jau ir PIC (t. i., vai tas jau ir reģistrēts Dalībnieku reģistrā), izmantojiet lauku Meklēt organizāciju.

Pastāv divas meklēšanas iespējas: manas organizācijas vai citas organizācijas.

Manas organizācijas.  Noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes, lai apskatītu sarakstu ar organizācijām, ko sistēmā pieteicies lietotājs ir izmantojis iepriekšējos iesniegumos vai attiecībā uz kurām šim lietotājam ir piešķirta loma (piemēram, pašreģistrētājs, tiesību subjekta iecelts pārstāvis (LEAR) vai konta administrators). Tās ir tās pašas organizācijas, kuras lietotāji pēc pieteikšanās savā EU Login kontā var redzēt cilnē “Manas organizācijas” (“My organisations”), Finansējuma un iepirkumu portāla izvēlnē pa kreisi.

Citas organizācijas. Varat meklēt Dalībnieku reģistrā reģistrētās organizācijas, ievadot organizācijas nosaukumu vai PIC (dalībnieka identifikācijas kodu).

 Ja meklējot nekas netiek atrasts, organizācija ir jāreģistrē, lai iegūtu PIC. Kad organizācija ir reģistrēta, varat atgriezties sistēmā “eSubmission” un atlasīt jaunizveidoto PIC, izmantojot vienu no abām meklēšanas iespējām.

Ekrānā būs redzami Dalībnieku reģistra dati, kas piesaistīti PIC, un tiks prasīts norādīt šādus obligātos datus/dokumentus:

• par galveno dalībnieku vai grupas vadītāju:
• kontaktpersona (vārds, uzvārds un e-pasta adrese);
• IBAN / bankas konta numurs;
  Ja bankas kontam ir IBAN kods, jāatzīmē izvēles rūtiņa “IBAN”, un sistēma “eSubmission” pārbaudīs, vai bankas konta IBAN ir derīgs;

• par visiem dalībniekiem: apliecinājums ar godavārdu (pilnīgi aizpildīts un parakstīts) sadaļā “Pielikumi”.

   Sadaļā “Kontaktpersona” lietotājs kā kontaktpersonu dalības pieteikuma iesniegšanai var norādīt sevi (vārds un uzvārds jau ir aizpildīts) vai kādu citu personu. Finansējuma un iepirkumu portālā kontaktpersonai tiek piešķirta loma Galvenā koordinatora kontaktpersona (“Primary Coordinator Contact”) (PCoCo), bet lietotājam, kurš iesniedz dalības iesniegumu (ja šis lietotājs atšķiras no kontaktpersonas), – loma Koordinatora kontaktpersona (“Coordinator Contact”) (CoCo). 

Ja personai, kam piešķirta PCoCo loma, nav EU Login konta, automātiski tiks izveidots pagaidu EU Login konts, pamatojoties uz kontaktpersonas e-pasta adresi, un šī persona pa e-pastu saņems uzaicinājumu pabeigt EU Login konta reģistrāciju. Uzaicinājums būs automātisks sistēmas paziņojums, un tajā nebūs atsauces uz procedūru. 

Katra dalībnieka sadaļā Pielikumi varat augšupielādēt dalībnieka dokumentus saistībā ar izslēgšanas un atlases kritērijiem. Pārbaudiet iepirkuma procedūras specifikācijas, lai noskaidrotu, kuram dalībniekam kādi dokumenti ir jāpievieno iesniegumam.

Kad pabeigts, noklikšķiniet uz pogas Gatavs. 

Lai piekļūtu nākamajam darba solim, noklikšķiniet uz pogas Tālāk.

Daļas

Ja procedūrai ir vairākas daļas, izvēlieties to daļu vai daļas, par kurām vēlaties iesniegt dalības pieteikumu, un tad noklikšķiniet uz pogas Tālāk.

Iesnieguma pārskats

Iesnieguma pārskatu ģenerē sistēma, un tas pieder pie iesnieguma. Pārskatā uzskaitīti visi iesniegumam pievienotie dokumenti.

Sistēma “eSubmission” automātiski izveido iesnieguma pārskatu un to pievieno iesniegumam. Iesnieguma pārskatu (pirms dalības pieteikuma iesniegšanas) var gan aplūkot ekrānā, gan lejupielādēt savām vajadzībām. Nav vajadzības pārskatu nedz parakstīt, nedz augšupielādēt sistēmā “eSubmission”.

Pēc iesnieguma pārskata apskatīšanas, ja uzskatāt, ka iesniegums ir pilnīgs un gatavs iesniegšanai, noklikšķiniet uz Tālāk.

Dalības pieteikuma iesniegšana 

Kad dalības pieteikums ir gatavs iesniegšanai, noklikšķiniet uz Iesniegt. Parādīsies sistēmas ģenerēts paziņojums par iesnieguma apstiprināšanu.

Ja vēlaties apstiprināt, noklikšķiniet uz Jā. Turpmāk šo iesniegumu vairs nevarēs mainīt.

Lūdzam ņemt vērā, ka sistēma neļaus iesniegt dokumentus pēc dalības pieteikuma saņemšanas termiņa beigām.

Ja līdz iesniegšanas termiņam ir palikusi mazāk nekā viena diena, sistēma “eSubmission” uzrāda līdz termiņa beigām atlikušās stundas/minūtes. 

E-pasta paziņojums tiks nosūtīts uz PCoCo/CoCo e-pasta adresi. E-pastā saņemtajā paziņojumā būs saite uz Finansējuma un iepirkumu portālu, kurā PCoCo/CoCo varēs atrast iesniegšanas apliecinājumu. Paturiet prātā, ka tiks informēti izmantotā PIC īpašnieki.

Lomu pārvaldīšana Finansējuma un iepirkumu portālā

Sistēmā “eSubmission” norādītajai kontaktpersonai dalības pieteikuma iesniegšanā un uzaicinājumā uz 2. posmu Finansējuma un iepirkumu portālā tiek piešķirta loma Galvenā koordinatora kontaktpersona (PCoCo). Lietotājam, kas iesniedz pieteikumu (ja atšķiras no pieteikumā norādītās kontaktpersonas), pieteikuma iesniegšanā un uzaicinājumā uz 2. posmu tiek piešķirta loma koordinatora kontaktpersona (CoCo), izņemot gadījumus, kad laikposmā starp pieteikumu atvēršanu (ko veic līgumslēdzēja iestāde) un brīdi, kad ir saņemts uzaicinājums uz 2. posmu, PCoCo / cita pieteikuma iesniegšanas CoCo ir atcēlusi šo lomu.

Izmantojot pogu Pārvaldīt lomas (“Manage Roles”) (skatīt tālāk), pieteikuma iesniegšanā var pievienot vai dzēst papildu koordinatora kontaktpersonu(-as) (CoCo)).

Ņemiet vērā, ka katram uzaicinājumam vai iesniegumam var būt tikai viens PCoCo. Galveno koordinatora kontaktpersonu pieprasījuma iesniegšanā (1. solis) Finansējuma un iepirkumu portālā nevar ne aizstāt, ne dzēst (sazinieties ar Finansējuma un iepirkumu portāla palīdzības dienestu, ja ir jāaizstāj iesniegšanas procesa PCoCo).

Galvenā koordinatora kontaktpersonu uzaicinājumā uz 2. posmu Finansējuma un iepirkumu portālā tagad var tieši aizstāt tiesību subjekta iecelts pārstāvis (LEAR) un konta administrators (vairs nevajag sazināties ar Finansējuma un iepirkumu portāla atbalsta grupu), tiklīdz ir izsludināts uzaicinājums uz 2. posmu.

Lai pievienotu/atceltu lomas iesniegumā, izpildiet šādus soļus:

  CoCo, kas pievienota iepriekš minētajā veidā pēc tam, kad līgumslēdzēja iestāde jau ir nosūtījusi uzaicinājumus uz 2. posmu, piedāvājumu nevarēs iesniegt. Piedāvājumu varēs iesniegt tikai PCoCo/CoCo, kas ir saņēmusi uzaicinājumu uz 2. posmu, vai tās CoCo, kas saistībā ar uzaicinājumu pievienotas, izmantojot pogu “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”) (skatiet Īso pamācību par divu posmu procedūru 2. posmu).

Iesniegumu pārvaldīšana Finansējuma un iepirkumu portālā

Lai iekļūtu Finansējuma un iepirkumu portāla privātajā zonā, jums ir jāautentificējas: portāla sākumlapas labajā augšējā daļā noklikšķiniet uz pogas Pierakstīties (“Sign in”), tad ievadiet savu EU Login lietotājvārdu un paroli.

Iesniegumu skatīšana

PCoCo/CoCo iesniegumi ir atrodami sadaļas Mana zona (“My area”) kreisajā pusē, sadaļā Iepirkumu centrs (“Procurement centre”) / Iesniegumi (“Submissions”).

Labajā pusē virs iesniegumu saraksta ir arī meklēšanas lauks.

Iesniegumu sadaļa

PCoCo/CoCo var redzēt katra iesnieguma procedūras atsauces numuru, iesnieguma ID, pēdējās veiktās darbības datumu un iesnieguma statusu (projekts (“draft”), iesniegts (“submitted”), atsaukts (“withdrawn”) vai dzēsts (“deleted”)), termiņu, daļu (ja ir vairākas), procedūras nosaukumu, procedūras veidu un attiecīgo posmu.

Izvēlnes poga (trīs punkti), kas atrodas pa labi no katra iesnieguma (ja vien iesniegums nav izdzēsts), ļauj PCoCo/CoCo veikt dažādas darbības atkarībā no konkrētā iesnieguma statusa.

Iesniegumiem, kuru statuss ir Projekts (“Draft”):  

• rediģēt (“edit”): sistēma “eSubmission” atvērs ekrānu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt sistēmu. Tad varēsiet iesniegumu rediģēt sistēmā “eSubmission”;
• skatīt (“view”): sistēma “eSubmission” atvērs ekrānu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt sistēmu. Iesniegums tiks atvērts lasīšanas režīmā, tāpēc rediģēt to nebūs iespējams; 
• dzēst (“delete”): iesnieguma projekts tiks dzēsts no Finansējuma un iepirkumu portāla.

Iesniegumiem, kuru statuss ir Iesniegts (“Submitted”):

• skatīt apliecinājumu (“view receipt”): sistēma attēlos iesniegšanas apliecinājumu;
• atsaukt (“withdraw”) (iespējams tikai tad, ja iesniegšanas termiņš vēl nav pienācis): norādiet iesnieguma atsaukšanas iemeslu un apstipriniet, noklikšķinot uz pogas “Atsaukt” (“Withdraw”). Atsauktu iesniegumu vairs nevarēs ne skatīt, ne rediģēt, ne arī iesniegt vēlreiz.

Iesniegumiem, kuru statuss ir Atsaukts (“Withdrawn”):

• skatīt atsaukuma apliecinājumu (“view withdrawal receipt”): sistēma attēlos atsaukuma apliecinājumu.

Iesniegumiem, kuru statuss ir Dzēsts (“Deleted”):

iesniegumiem ar statusu Dzēsts (“Deleted”) nav pieejamas nekādas darbības. Ja iesnieguma projekts ir izdzēsts, dalībnieks to nevarēs atgūt.