Īsā rokasgrāmata: divu posmu iepirkuma procedūras – 2. posms

(slēgta procedūra, konkursa procedūra ar sarunām un metu konkurss)

Īsās rokasgrāmatas ir atjauninātas, lai ņemtu vērā jauno procedūru publicēšanas procedūru ar paziņojumu par līgumu, kas attiecas uz visām jaunajām procedūrām, kuras publicētas no 2023. gada 25. oktobra. Šī atjauninātā versija pašlaik nav pieejama kā angļu valodā. Drīzumā būs pieejami tulkojumi visās ES valodās.

Pamatinformācija

Šī īsā rokasgrāmata attiecas tikai uz divu posmu procedūru 2. posmu. Šajā posmā piedāvājumu drīkst iesniegt tikai tie uzaicinātie kandidāti, kuri 1. posmā apliecinājuši savu atbilstību izslēgšanas un atlases kritērijiem. Īsā rokasgrāmata par divu posmu procedūru 1. posmu, kā arī rokasgrāmatas par citām iepirkuma procedūrām ir pieejamas portāla “Funding & Tenders” e-iepirkuma vikivietnē.

Kā ekonomikas dalībnieks jūs varat:

• ievadīt iesniedzamos datus, atsaucoties uz ES iestādes vai struktūras sāktu procedūru,

• nosūtīt iesniegumu drošā veidā,

• skatīt saglabātu iesnieguma projektu, kā arī rediģēt to,

• dzēst iesnieguma projektu,

• saņemt pierādījumu par iesniegšanu (“Submission Receipt”),

• atsaukt iesniegumu, pirms pienācis iesniegumu saņemšanas termiņš,

• saņemt pierādījumu par atsaukšanu (“Withdrawal Receipt”).

Noteikti izlasiet aprakstu par sistēmas prasībām.

Tas ir atrodams lietotnes “eSubmission” sākumlapā, kā arī pielikumu sadaļā lapā “Puses”.

Kā saņemt tehnisku palīdzību?

Ja vajadzīga palīdzība, no plkst. 8.00 līdz 20.00 pēc Centrāleiropas laika (CET/CEST) varat sazināties ar mūsu atbalsta grupu.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 229 71063

 Saziņa ar atbalsta grupu iespējama tikai angļu valodā.

Kā sagatavot piedāvājumu lietotnē “eSubmission”? 

Ja dalības pieteikums sekmīgi izgājis procedūras 1. posmu, no “TED eTendering” saņemsit paziņojumu, kurā būs aicinājums apstiprināt piekļuvi iepirkuma procedūras dokumentiem un iesniegt piedāvājumu.

Paziņojums tiks nosūtīts:

• uz tās kontaktpersonas e-pasta adresi, kas norādīta dalības pieteikumā (Primary Coordinator Contact (PCoCo)),
• e-pasta adresi (jā tā ir atšķirīga), kas piesaistīta “EU Login” kontam, kas izmantots dalības pieteikuma iesniegšanai (Coordinator Contact (CoCo)),
• uz jebkuras citas tās personas e-pasta adresi, kam piešķirta loma “Coordinator Contact(s)” (CoCo) un kas pievienota, izmantojot pie iesniegtā dalības pieteikuma atrodamo darbību pogu “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”).

Paziņojumiem var piekļūt arī no “TED eTendering” sadaļas “Mani ziņojumi”.

Lai apstiprinātu piekļuvi iepirkuma procedūras dokumentiem, PCoCo/CoCo jānoklikšķina uz paziņojumā atrodamās saites. Saite pārvirzīs uz platformas “TED eTendering” lapu, kurā ir uzaicinājumi iesniegt piedāvājumus un poga “Iesniegt piedāvājumu”. Šī poga jūs aizvedīs uz portāla “Funding & Tenders” sadaļu “Mani uzaicinājumi” (“My Invitations”).

Lai varētu iesniegt piedāvājumu, PCoCo/CoCo  vispirms jāapstiprina, ka ir saņemts uzaicinājums iesniegt piedāvājumu:

• sameklējiet procedūru sadaļā “Mani uzaicinājumi” (“My Invitations”) portālā “Funding & Tenders”,
• pie attiecīgās procedūras izvēlnē “Darbības” (“Action”) noklikšķiniet uz “Apstiprināt saņemšanu” (“Acknowledge Receipt”), lai apstiprinātu, ka esat saņēmis uzaicinājumu. Uzaicinājuma statuss nomainīsies uz “Apstiprināts” (“Acknowledged”).

Pēc uzaicinājuma saņemšanas apstiprināšanas PCoCo/CoCo  automātiski tiks novirzīta uz lietotni “eSubmission”, kur varēs sākt sava piedāvājuma iesniegšanu, noklikšķinot uz “Jauns iesniegums”. 

Ja vēlaties sākt iesniegšanu vēlāk:

• piesakieties portālā “Funding & Tenders” ar tās personas “EU Login” kontu, kas kā kontaktpersona (PCoCo) norādīta dalības pieteikumā, vai, ja tas atšķiras, ar tās personas “EU Login” kontu, kurš izmantots dalības pieteikuma iesniegšanai (CoCo), vai arī jebkuras citas tādas personas kontu (CoCo), kam atļauja piešķirta, izmantojot portāla “Funding & Tenders” opciju “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”)   (vairāk par to lasiet šīs rokasgrāmatas nodaļā “Lomu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”),
• dodieties uz sadaļu “Mani uzaicinājumi” (“My Invitations”) un sameklējiet attiecīgo procedūru,
• pie attiecīgās procedūras izvēlnē “Darbības” (“Action”) izvēlieties “Izveidot jaunu iesniegumu” (“Start new submission”). Pēc tam jūs novirzīs uz lietotni “eSubmission”.
  

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, lietotnē “eSubmission” noklikšķiniet uz “Jauns iesniegums”, bet, lai turpinātu darbu ar iepriekš izveidotu iesniegumu, noklikšķiniet uz “Melnraksta rediģēšana”. Atsākt darbu ar melnrakstu iespējams arī portālā “Funding & Tenders” (papildu informāciju sk. šīs rokasgrāmatas nodaļā Iesniegumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders” ).

Darbošanās lietotnē “eSubmission”

Sākot darbu pie iesnieguma, ekrāna augšējā daļā būs redzama progresa josla. Šajā joslā ir attēloti visi soļi, kas jāpaveic, lai varētu iesniegt piedāvājumu. Tajā var redzēt arī aktuālo soli.

Ekrāna kreisajā pusē noklikšķinot uz pogas “Iesnieguma dokumenti”, jebkurā iesnieguma veidošanas brīdī varat pārbaudīt, kuri dokumenti ir augšupielādēti.

Līgumslēdzējai iestādei dokumenti tiek iesniegti tikai tad, kad iesniegšanas procesa beigās tiek noklikšķināts uz pogas “Iesniegt”.

Puses

Šajā posmā rediģēt var tikai kontaktpersonas sadaļu “Contact Person”.

Lietotājs, kurš sācis veidot piedāvājuma iesniegumu, par kontaktpersonu var norādīt sevi (vārds, uzvārds jau ir aizpildīts) vai kādu citu personu. Ja šai citai personai nav “EU Login” konta, automātiski tiks izveidots pagaidu “EU Login” konts, pamatojoties uz kontaktpersonas e-pasta adresi, un šī persona pa e-pastu saņems uzaicinājumu pabeigt “EU Login” konta reģistrāciju. Uzaicinājums būs automātisks sistēmas paziņojums, un tajā nebūs atsauces uz procedūru.

Portālā “Funding &Tenders” kontaktpersonai tiek piešķirta loma “Primary Coordinator Contact” (PCoCo), bet lietotājam, kurš iesniedz piedāvājumu (ja attiecīgā persona atšķiras no kontaktpersonas), – loma “Coordinator Contact” (CoCo). 

Lai piekļūtu nākamajam darba solim, noklikšķiniet uz pogas “Tālāk”.

Piedāvājuma dati

Šajā sadaļā jānorāda piedāvājuma summa (tikai tad, ja līgumslēgšanas tiesības tiek piešķirtas, izmantojot viszemāko izmaksu vai zemākās cenas metodi; pārliecinieties, ka izmantojiet tādu pašu formātu kā ekrānā redzamajā) un/vai jāapstiprina, ka jūsu piedāvājums atbilst vai neatbilst iepirkuma procedūras dokumentos noteiktajām minimālajām prasībām.

Ja apstiprināsit, ka jūsu piedāvājums neatbilst minimālajām prasībām, jums tiks lūgts sniegt paskaidrojumu īpašā tekstlodziņā. Atbilstības vai neatbilstības apstiprinājums un paskaidrojums neatbilstības gadījumā tiks atspoguļots iesnieguma pārskatā.

Noklikšķinot uz pogas “Saglabāt”, jūs varat augšupielādēt finansiālo piedāvājumu un, ja līgumslēdzēja iestāde to pieprasījusi specifikācijās, tehnisko piedāvājumu. Augšupielādējot tehnisko/finansiālo piedāvājumu, varat pievienot vairāk nekā vienu failu. 

Ja uzskatāt, ka piedāvājuma dati ir pareizi un iesniegums – pilnīgs, noklikšķiniet uz pogas “Tālāk”. Poga ir aktīva tikai tad, ja ievadīti visi obligātie dati un augšupielādēti visi obligātie dokumenti.

Šajā posmā ne piedāvājuma projekts, ne augšupielādētie dokumenti vēl nav iesniegti.

Iesnieguma pārskats

Iesnieguma pārskatu ģenerē sistēma, un tas pieder pie iesnieguma. Pārskatā uzskaitīti visi iesniegumam pievienotie dokumenti.

Lietotne “eSubmission” automātiski izveido iesnieguma pārskatu un to pievieno iesniegumam. Iesnieguma pārskatu (pirms piedāvājuma iesniegšanas) var gan aplūkot uz ekrāna, gan lejupielādēt. Nav vajadzības pārskatu nedz parakstīt, nedz augšupielādēt lietotnē “eSubmission”.

Pēc iesnieguma pārskata apskatīšanas, ja uzskatāt, ka iesniegums ir pilnīgs un gatavs iesniegšanai, noklikšķiniet uz “Tālāk”.

Iesnieguma pārskats nav pierādījums par iesniegšanu. Jūs vēl neesat iesniedzis iesniegumu. Lūdzu, pārejiet uz nākamo soli un noklikšķiniet uz “Iesniegt”, lai pabeigtu iesniegšanu.

Jūsu piedāvājuma iesniegšana

Kad esat gatavs piedāvājumu iesniegt, noklikšķiniet uz “Iesniegt”. Parādīsies sistēmas ģenerēts apstiprinājuma paziņojums par iesnieguma apstiprināšanu.

Ja vēlaties apstiprināt, noklikšķiniet uz “Jā”. Turpmāk šo iesniegumu vairs nevarēs izmainīt.

Lūdzam ņemt vērā, ka sistēma neļaus iesniegt dokumentus pēc iesniegumu saņemšanas termiņa beigām.

E-pasta paziņojums tiks nosūtīts uz e-pasta adresi, kas piesaistīta šim piedāvājumam norādītā Primary Coordinator Contact (PCoCo) un visu norādīto Coordinator Contact (CoCo) “EU Login” kontam. Pa e-pastu saņemtajā paziņojumā būs saite uz portālu “Funding & Tenders”, kurā atrodams iesniegšanas apliecinājums (“Submission Receipt”). 

Iesniegšanas apliecinājums (“Submission Receipt”) ir pierādījums tam, ka iesniegumu saņemšanas termiņš ir ievērots.

Lomu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”

Kontaktpersonai, kas lietotnē “eSubmission” norādīta piedāvājumā, portālā “Funding &Tenders” piešķir lomu “Primary Coordinator Contact” (PCoCo) par piedāvājuma iesniegšanu. Katram iesniegumam var būt tikai viena “Primary Coordinator Contact” loma.

Lietotājs, kurš iesniedz piedāvājumu (ja attiecīgā persona atšķiras no kontaktpersonas), saņem lomu “Coordinator Contact (CoCo)”.

Pēc tam, kad līgumslēdzēja iestāde ir nosūtījusi uzaicinājumus uz 2. posmu, portālā “Funding &Tenders” var pievienot vai dzēst papildu kontaktpersonas, kam piešķirta loma “Coordinator Contact” (CoCo):

• nolaižamajā izvēlnē “Darbības” (“Action”), kas atrodas pa labi no uzaicinājuma, izvēlieties “Pārvaldīt lomas” (“Manage Roles”),

• noklikšķiniet uz pogas   “Mainīt lomas” (“Edit Roles”),

• lai pievienotu jaunu CoCo, noklikšķiniet uz pogas “Pievienot lomas” (“Add Roles”).

Lai izdzēstu CoCo, noklikšķiniet uz dzēšanas ikonas, kas atrodas blakus attiecīgās personas vārdam.

• Ierakstiet tās personas datus, kas jāpievieno kā CoCo, un noklikšķiniet uz pogas “Ok”.

Iesniegumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”

Portāls “Funding & Tenders” ir vienots piekļuves punkts (vienota elektroniskās datu apmaiņas telpa), kas paredzēts Eiropas Komisijas un citu ES struktūru pārvaldītu finansējuma programmu un iepirkumu dalībniekiem un ekspertiem.

Savā privātajā zonā portālā “Funding & Tenders” jūs varat:

• skatīt savus uzaicinājumus iesniegt piedāvājumu,
• apstiprināt uzaicinājuma saņemšanu,
• izveidot jaunu iesniegumu, atsaucoties uz uzaicinājumu,
• skatīt, rediģēt vai dzēst iesniegumu projektus (piedāvājumus),
• atsaukt iesniegtos piedāvājumus,
• piekļūt saviem iesniegšanas/atsaukuma apliecinājumiem (“Submission/Withdrawal Receipt”) jeb pierādījumiem par piedāvājuma iesniegšanu/atsaukšanu,
• pārvaldīt lomas.

Lai ieietu savā privātajā zonā portālā “Funding & Tenders”, jums jāautentificējas: vietnes sākumlapas labajā augšējā daļā noklikšķiniet uz pogas “Login” (ievadiet savu “EU Login” lietotājvārdu un paroli).

Skatīt uzaicinājumu(-us)

PCoCo/CoCo savus 2. posma uzaicinājumus atradīs sadaļā “Mani uzaicinājumi” (“My Invitation(s)”), kurai var piekļūt no kreisajā pusē esošā nodalījuma “Pārvaldīt manu zonu” (“Manage My Area”). Labajā pusē virs uzaicinājumu saraksta ir arī meklēšanas lauks.

Sadaļa “Mani uzaicinājumi” (“My Invitation(s)”)

PCoCo/CoCo var redzēt katra uzaicinājuma procedūras atsauces numuru,  uzaicinājuma statusu (saņemts (“received”), apstiprināts (“acknowledged”)), termiņu, daļu (ja ir vairākas), procedūras nosaukumu un veidu.

Izvēlnē “Darbības” (“Action”), kas atrodas pie katra iesnieguma labajā pusē (ja vien iesniegums nav izdzēsts), PCoCo/CoCo var atlasīt dažādas darbības atkarībā no konkrētā uzaicinājuma un iesnieguma statusa.

Uzaicinājumi, kuru statuss ir “Saņemts” (“Received”)

• “Apstiprināt saņemšanu” (“Acknowledge Receipt”): noklikšķiniet, lai apstiprinātu, ka esat saņēmis uzaicinājumu iesniegt piedāvājumu.
• “Pārvaldīt lomas” (“Manage Roles”):  varēsiet aplūkot un pārvaldīt piekļuvi jūsu uzaicinājumiem (pievienot/dzēst personas, kuras ar jūsu uzaicinājumiem var veikt šeit aprakstītās darbības).

Uzaicinājumi, kuru statuss ir “Apstiprināts” (“Acknowledged”)

• “Izveidot jaunu iesniegumu” (“Start New Submission”): noklikšķiniet, lai iesniegtu jaunu piedāvājumu.
• “Pārvaldīt lomas” (“Manage Roles”):  varēsiet aplūkot un pārvaldīt piekļuvi jūsu uzaicinājumiem (pievienot/dzēst personas, kuras ar jūsu uzaicinājumiem var veikt šeit aprakstītās darbības).

Lai aplūkotu un pārvaldītu ar uzaicinājumu saistītos iesniegumus, noklikšķiniet uz saites “Iesniegumi” (“Submission(s)”).
Izvēlnē   “Darbības” (“Action”),  kas atrodas pie katra iesnieguma labajā pusē (ja vien iesniegums nav izdzēsts), PCoCo/CoCo var atlasīt dažādas darbības atkarībā no konkrētā iesnieguma statusa.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Projekts” (“Draft”)

• • • “Rediģēt” (“Edit”): lietotne “eSubmission” atvērs ekrānu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt lietotni. Tagad varat iesniegumu rediģēt lietotnē “eSubmission”.
    • “Skatīt” (“View”):  lietotne “eSubmission”  atvērs ekrānu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt lietotni. Iesniegums ir atvērts lasīšanas režīmā, tāpēc rediģēt to nav iespējams. 
    • “Dzēst” (“Delete”):  iesnieguma projekts tiks dzēsts no portāla “Funding & Tenders”.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Iesniegts” (“Submitted”)

• • • “Skatīt apliecinājumu” (“View Receip”):  lietotne attēlos iesniegšanas apliecinājumu.
    • “Atsaukt” (“Withdraw”) , var izmantot tikai tad, ja iesniegšanas termiņš vēl nav pienācis:  norādiet iesnieguma atsaukšanas iemeslu un apstipriniet, noklikšķinot uz pogas “Atsaukt” (“Withdraw”). Atsauktu iesniegumu vairs nevar ne skatīt, ne rediģēt, ne arī iesniegt vēlreiz.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Atsaukts” (“Withdrawn”)

• • • “Skatīt atsaukuma apliecinājumu” (“View Withdrawal Receipt”): lietotne attēlos atsaukuma apliecinājumu.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Dzēsts” (“Deleted”)

Izvēlne “Darbības” (“Action”) nav pieejama piedāvājumiem ar statusu “Dzēsts” (“Deleted”). Ja piedāvājuma projekts ir izdzēsts, pretendents to nevar atgūt. 

Nākamās kārtas konkursa procedūrās ar sarunām

  Šī sadaļa attiecas vienīgi uz tām konkursa procedūrām ar sarunām, kurās 2. posmā ir vairāk nekā viena sarunu kārta.

Ja līgumslēdzēja iestāde nolems aicināt jūs iesniegt pārskatītu piedāvājumu, izmantojot “eSubmission”, PCoCo/CoCo saņems paziņojumu no portāla “Funding & Tenders”.

Lai iesniegtu pārskatītu piedāvājumu, PCoCo/CoCo  jāapstiprina attiecīgā uzaicinājuma saņemšana. Pēc uzaicinājuma saņemšanas apstiprinājuma PCoCo/CoCo automātiski tiks novirzīta uz lietotni “eSubmission”, kur var sākt pārskatītā piedāvājuma iesniegšanu, noklikšķinot uz “Jauns iesniegums”. Informāciju par to, kā iesniegt pārskatītu piedāvājumu nākamajās kārtās, atradīsit šeit: Īsā rokasgrāmata: sarunu procedūras – 2. kārta/nākamā(-ās) kārta(-as). 

Paziņojumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”

Mani paziņojumi (“My notifications”)

Šai lapai PCoCo/CoCo var piekļūt pēc pieteikšanās portālā “Funding & Tenders”: noklikšķiniet uz zvaniņa ekrāna labajā augšējā daļā.

Šajā lapā PCoCo/CoCo var atrast šos oficiālos paziņojumus:

• iesniegšanas apliecinājums (pierādījums par piedāvājuma iesniegšanu jeb “Submission Receipt”),
• atsaukuma apliecinājums (pierādījums par piedāvājuma atsaukšanu jeb “Withdrawal Receipt”).

Paziņojumu saraksta apakšā esošās sadaļas “Pārvaldīt visus paziņojumus” (“Manage all notifications”) cilnē “Vēlamie parametri” (“Preferences”) PCoCo/CoCo var norādīt, cik bieži no portāla “Funding & Tenders” vēlas saņemt paziņojumu e-vēstules. Neatkarīgi no tā, kas norādīts šajā daļā, visi paziņojumi vienmēr ir redzami sadaļā “Mani paziņojumi” (“My notifications”).

Mani oficiālie paziņojumi (“My Formal Notification(s)”)

Šī sadaļa, kurai var piekļūt no kreisajā pusē esošā nodalījuma “Pārvaldīt manu zonu” (“Manage My Area”), patlaban publiskā iepirkuma procedūrām netiek izmantota.