Gestione degli inviti e delle offerte nel portale Funding & Tenders

Il portale Funding & Tenders  è il punto di accesso unico (spazio unico di interscambio dei dati elettronici) per i partecipanti e gli esperti dei programmi di finanziamento e delle gare d'appalto gestiti dalla Commissione europea e da altre istituzioni, organi od organismi dell'UE.

Se la domanda di partecipazione ha superato la prima fase della procedura, il portale F&T invierà una notifica contenente un invito a partecipare alla fase successiva della procedura.

La notifica sarà inviata:

• all'indirizzo e-mail della persona di contatto indicata nella domanda di partecipazione presentata (contatto del coordinatore principale – PCoCo);
• all'indirizzo e-mail (se diverso) collegato all'account EU Login utilizzato per presentare la domanda di partecipazione (contatto del coordinatore – CoCo);
• all'indirizzo e-mail di eventuali altri contatti del coordinatore (CoCo) aggiunti usando il pulsante "Manage roles" (Gestisci i ruoli) sulla domanda di partecipazione.

Per accedere all'area personale occorre autenticarsi utilizzando il pulsante Sign in (Accedi) del portale Funding & Tenders nell'angolo in alto a destra della homepage (inserire il proprio EU Login e la password).

 
Dall'area personale del portale Funding & Tenders è possibile:

• visualizzare i propri inviti a presentare offerte
• confermare di aver ricevuto un invito
• accedere ai documenti di gara ad accesso limitato
• accedere alle domande e risposte ad accesso limitato
• creare e presentare domande per la fase 2 della procedura
• iniziare la presentazione di una nuova offerta in risposta a un invito
• visualizzare, modificare o cancellare le bozze di offerta
• ritirare le offerte presentate
• accedere alle Submission/Withdrawal Receipts (ricevute di invio/ritiro di un'offerta)
• gestire i ruoli
• gestire le notifiche.
  
  

Visualizzare gli inviti

Dal menu di navigazione sulla sinistra il PCoCo/CoCo troverà gli inviti alla fase 2 sotto Invitations (Inviti). Un campo di ricerca è inoltre disponibile a destra sopra l'elenco degli inviti.

Per ciascun invito si troverà:

• il numero di riferimento della procedura
• il lotto (se del caso)
• la scadenza
• lo stato dell'invito (ricevuto, ricevimento confermato, chiuso
• il tipo di procedura e la fase (procedure in due fasi) o la tornata (procedure negoziate)
• il titolo della procedura.
  

Cliccando sul numero di riferimento della procedura oppure sull'opzione See Details (Visualizza i dettagli) si accederà alla pagina contenente i dettagli dell'invito, dove si può cliccare sulla sezione Details (Dettagli) oppure sulla sezione Consortium (Consorzio).

 Sezione "Details" (Dettagli) 

Nella sezione Details (Dettagli) sarà possibile:

• visualizzare i dettagli della procedura.
  Nella sezione contenente le informazioni generali è possibile visualizzare le informazioni relative alla procedura.
  

• Accedere ai documenti di gara ad accesso limitato

Nella sezione Restricted documents (Documenti ad accesso limitato), i candidati invitati possono visualizzare i documenti per la fase 2 della procedura. Se l'amministrazione aggiudicatrice ha pubblicato una nuova versione del documento, sarà possibile visualizzare tutte le versioni. L'ultima versione è quella che compare sullo schermo; per visualizzare le precedenti è possibile cliccare sul menu a tendina e selezionare la versione che si desidera visualizzare.

Se il documento è disponibile in una lingua diversa sarà possibile visualizzarne anche una traduzione.

•  Accedere alle domande e risposte ad accesso limitato.

In questa sezione è possibile porre domande relative alla fase 2 della procedura. Se l'amministrazione aggiudicatrice fornisce la risposta privatamente, questa apparirà nella sezione My Q&A (Le mie domande e risposte). Se è fornita a tutti i candidati invitati alla fase 2, la risposta apparirà nella sezione Restricted Q&A (Domande e risposte ad accesso limitato).

Per maggiori informazioni: How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal (Come creare e presentare una domanda sul portale Funding and Tenders).

Sezione "Consortium" (Consorzio)

In questa sezione è possibile visualizzare i dati dell'organizzazione cui è inviato l'invito (in caso di consorzio saranno visualizzati tutti i membri dello stesso).

Cliccare sulla freccia  per visualizzare i ruoli assegnati all'organizzazione. Cliccare sul pulsante Edit Roles (Modifica i ruoli) per gestire i ruoli.

Sezione Invitations (Inviti)

Per ciascun invito, il PCoCo/CoCo può vedere il numero di riferimento della procedura, lo stato dell'invito (received (ricevuto) o acknowledged (ricevimento confermato)), il termine, il lotto (se del caso), il titolo della procedura, il tipo di procedura e la fase. Il pulsante del menu (tre puntini) dell'invito/offerta consente al PCoCo/CoCo di eseguire diverse azioni a seconda dello stato dell'invito/offerta.

Per gli inviti il cui stato è Received (ricevuto):

• Acknowledge Receipt (Conferma ricevimento): cliccare qui per confermare di aver ricevuto l'invito a presentare un'offerta.
• Manage Roles (Gestisci i ruoli): sarà possibile visualizzare e gestire l'accesso ai propri inviti (aggiungere/rimuovere altre persone che potranno eseguire le azioni qui descritte relative agli inviti).
• See Details (Visualizza i dettagli): sarà possibile visualizzare i dettagli relativi alla procedura.

Per gli inviti il cui stato è Acknowledged (Ricevimento confermato):

• Start New Submission (Inizia nuova offerta/comunicazione): cliccare qui per presentare una nuova offerta.
• Manage Roles (Gestisci i ruoli): sarà possibile visualizzare e gestire l'accesso ai propri inviti (aggiungere/rimuovere altre persone che potranno eseguire le azioni qui descritte relative agli inviti).

Per visualizzare e gestire le offerte presentate a seguito di un invito, cliccare sul link Submission(s) (Offerte/comunicazioni). Il pulsante del menu (tre puntini)a destra di ogni offerta (tranne nel caso in cui l'offerta sia stata cancellata) consente al PCoCo/CoCo di eseguire diverse azioni a seconda dello stato dell'offerta.

Per le offerte il cui stato è Draft (Bozza):

• Edit (Modifica): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. È ora possibile modificare l'offerta in eSubmission.
• View (Visualizza): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. Non è possibile modificare l'offerta in quanto la visualizzazione avviene in modalità di sola lettura. 
• Delete (Cancella): la bozza di offerta sarà cancellata dal portale Funding & Tenders.

Per le offerte il cui stato è Submitted (Inviata):

• View Receipt (Visualizza ricevuta): viene visualizzata la conferma di ricevimento dell'offerta.
• Withdraw (Ritira) (disponibile solo prima del termine di presentazione): indicare il motivo del ritiro dell'offerta e confermare cliccando sul pulsante Withdraw (Ritira). Una volta ritirata l'offerta, non è più possibile visualizzarla, modificarla o inviarla di nuovo.

Per le offerte il cui stato è Withdrawn (Ritirata):

• View Withdrawal Receipt (Visualizza la conferma del ritiro): viene visualizzata la conferma del ritiro.

Per le offerte il cui stato è Deleted (Cancellata):
non sono disponibili azioni per le offerte il cui status è Deleted (Cancellata). Una volta cancellata, una bozza di offerta non può essere recuperata dall'offerente. 

Come preparare l'offerta in eSubmission 

Per poter presentare un'offerta, il PCoCo/CoCo deve innanzitutto confermare il ricevimento dell'invito a presentare offerte:

• reperire la procedura nella sezione Invitations (Inviti) del portale Funding &Tenders;
• nel menu Action (Azione) della procedura, cliccare su Acknowledge Receipt (Conferma ricevimento) per confermare di aver ricevuto l'invito. Lo stato dell'invito diventa Acknowledged (Ricevimento confermato).

Dopo aver confermato il ricevimento dell'invito, il PCoCo/CoCo verrà automaticamente reindirizzato a eSubmission, dove potrà iniziare la presentazione dell'offerta cliccando su New submission (Nuova offerta/comunicazione).

Se si preferisce iniziare a presentare l'offerta in un secondo momento, occorre:

• accedere al portale Funding & Tenders con l'account EU Login della persona indicata come persona di contatto (PCoCo) nella domanda di partecipazione o, se diversa, con l'account EU Login della persona tramite la quale è stata presentata la domanda di partecipazione (CoCo) oppure di qualsiasi altro PCoCo/CoCo autorizzato mediante la funzione "Manage roles" (Gestisci i ruoli) del portale Funding & Tenders (per maggiori informazioni consultare la sezione Gestione dei ruoli nel portale Funding & Tenders in questa guida).
• accedere alla sezione Invitations (Inviti) e reperire la procedura;
• dal pulsante del menu (cliccare sui tre puntini) della procedura, cliccare su Start new submission (Inizia nuova offerta/comunicazione). Si verrà così reindirizzati a eSubmission.

In eSubmission cliccare su New submission (Nuova offerta/comunicazione) per iniziare una nuova offerta o Resume draft (Riprendi la bozza) per riprendere una bozza iniziata in precedenza. Si può anche riprendere la bozza dal portale Funding & Tenders (per maggiori informazioni, consultare la sezione Gestione delle offerte nel portale Funding & Tenders in questa guida).

Navigare in eSubmission

Quando si crea un'offerta, nella parte superiore dello schermo sarà visualizzata una linea di avanzamento. Questa linea mostra tutte le fasi da seguire prima di presentare l'offerta. È inoltre possibile vedere in quale fase ci si trova in ogni momento. In qualsiasi momento della procedura di presentazione dell'offerta è possibile verificare quali documenti sono stati caricati cliccando sul pulsante Submission documents (Documenti relativi all'offerta/comunicazione) sul lato sinistro dello schermo.

Nessun elemento viene inviato all'amministrazione aggiudicatrice fino a quando non si è cliccato sul pulsante Submit (Invia) alla fine della procedura di presentazione.

Parti

In questa fase è possibile modificare solo la sezione Contact Person (Persona di contatto).

L'utente che avvia la presentazione dell'offerta può indicare come persona di contatto sé stesso (il nome è già precompilato) o un'altra persona. Se quest'ultima non dispone di un account EU Login, ne verrà creato automaticamente uno temporaneo sulla base dell'indirizzo email della persona di contatto e la persona sarà invitata per email a completare la registrazione EU Login. L'invito sarà un messaggio inviato automaticamente dal sistema senza alcun riferimento alla procedura.

Alla persona di contatto è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore principale (PCoCo) nel portale Funding & Tenders e all'utente che presenta l'offerta (se diverso dalla persona di contatto) quello di contatto del coordinatore (CoCo). 

Cliccare su Next (Avanti) per passare alla fase successiva.

Dati dell'offerta

In questa sezione occorre indicare l'importo dell'offerta (solo nel caso del metodo di aggiudicazione del costo più basso o del prezzo più basso; assicurarsi di utilizzare lo stesso formato dell'esempio a schermo) e/o confermare se l'offerta soddisfa o no i requisiti minimi specificati nei documenti di gara.

Se si conferma che l'offerta non soddisfa i requisiti minimi, verrà chiesto di fornire una spiegazione in un'apposita casella di testo. La conferma della conformità o della non conformità e la spiegazione in caso di non conformità saranno riportate nella sintesi dell'offerta.

Dopo aver cliccato sul pulsante Save (Salva) è possibile caricare l'offerta finanziaria e, se richiesto dall'amministrazione aggiudicatrice nel capitolato d'oneri, l'offerta tecnica. È possibile caricare più di un file come offerta tecnica/finanziaria. 

Quando si ritiene che i dati dell'offerta siano corretti e l'offerta completa, cliccare sul pulsante Next (Avanti). Il pulsante sarà attivo solo se saranno stati forniti tutti i dati e i documenti obbligatori.

Sintesi dell'offerta

La sintesi dell'offerta è generata dal sistema e fa parte dell'offerta. La sintesi elenca tutti i documenti inclusi nell'offerta.

eSubmission la genera automaticamente e la aggiunge all'offerta. È possibile consultare la sintesi a schermo o scaricarla per conservarne una copia (prima dell'invio dell'offerta). Non è necessario firmare e caricare la sintesi firmata in eSubmission.

Dopo aver visionato la sintesi, se si ritiene che l'offerta sia completa e pronta per l'invio, cliccare sul pulsante Next (Avanti) per continuare.

La sintesi dell'offerta non costituisce una prova dell'avvenuto invio. L'offerta non è ancora stata presentata. Passare alla fase successiva e cliccare su Submit (Invia) per finalizzare la presentazione.

Invio dell'offerta

Quando si è pronti a presentare l'offerta, cliccare su Submit (Invia). Il sistema visualizzerà un messaggio di conferma.

Cliccare su Yes (Sì) per confermare: l'offerta non potrà più essere modificata. Si ricorda che il sistema non consentirà di effettuare l'invio se è scaduto il termine di presentazione.

Sarà inviata un'e-mail di notifica all'indirizzo e-mail collegato all'account EU Login del contatto del coordinatore principale (PCoCo) e di tutti i contatti del coordinatore (CoCo) indicati per l'offerta in questione. L'e-mail di notifica contiene un link al portale Funding & Tenders in cui è reperibile la ricevuta di invio (Submission Receipt). 

Gestione dei ruoli nel portale Funding & Tenders

Alla persona di contatto indicata nella domanda di partecipazione (fase 1) in eSubmission è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore principale (PCoCo) per l'invito nel portale Funding & Tenders. All'utente che presenta la domanda (se diverso dalla persona di contatto nella domanda) è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore (CoCo) per la presentazione della domanda e l'invito, a meno che il PCoCo/un altro CoCo per la presentazione della domanda non abbia rimosso questo ruolo nel periodo compreso tra l'apertura delle domande da parte dell'amministrazione aggiudicatrice e il ricevimento dell'invito alla fase 2.

Analogamente, alla persona di contatto indicata nell'offerta (fase 2) in eSubmission è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore principale (PCoCo) per la presentazione dell'offerta. Al PCoCo per l'invito e all'utente che presenta l'offerta (se diverso dalla persona di contatto indicata nell'offerta) è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore (CoCo) per la presentazione dell'offerta.

Ulteriori contatti del coordinatore (CoCo) possono essere aggiunti o rimossi tramite il pulsante Manage Roles (Gestisci i ruoli) (cfr. sotto) per la presentazione della domanda, l'invito e la presentazione dell'offerta.

Si noti che può esserci un solo PCoCo per invito o offerta. Il PCoCo per la presentazione della domanda (fase 1) o la presentazione dell'offerta (fase 2) non può essere sostituito né rimosso.

Il PCoCo per un invito può essere sostituito (non rimosso) solo dai seguenti soggetti:

•  LEAR/amministratore dell'account (se nominato dall'organizzazione, cfr. qui);
•  l'attuale PCoCo (dopo essere stato sostituito, questo PCoCo non può più accedere all'invito);
•  qualsiasi CoCo per l'invito.

Per aggiungere/rimuovere ruoli in relazione a un'offerta o un invito seguire le tappe illustrate di seguito:

Tornate successive per le procedure competitive con negoziazione e i partenariati per l'innovazione

Questa sezione si applica solo alle procedure competitive con negoziazione e ai partenariati per l'innovazione con più tornate negoziali nella seconda fase.

Se l'amministrazione aggiudicatrice decide di invitare l'offerente a presentare un'offerta riveduta tramite eSubmission, il PCoCo/CoCo riceverà una notifica dal portale Funding & Tenders.

Per presentare un'offerta riveduta il PCoCo/CoCo deve confermare di aver ricevuto l'invito. Dopo aver confermato il ricevimento dell'invito, il PCoCo/CoCo sarà automaticamente reindirizzato a eSubmission, dove potrà iniziare la presentazione dell'offerta riveduta cliccando su New submission (Nuova offerta/comunicazione). Per sapere come presentare un'offerta riveduta nella tornata o nelle tornate successive, consultare la guida Quick guide for negotiated procedures - Round 2 /subsequent round(s) (Guida rapida per le procedure negoziate - Seconda tornata/tornate successive).