Guida rapida per le procedure negoziate - Tornata 2/tornate successive

(procedure negoziate e procedura competitiva con negoziazione senza pubblicazione)

Da dove iniziare

La presente guida rapida si applica a tutte le eventuali tornate successive delle procedure negoziate e delle procedure competitive con negoziazione senza pubblicazione in cui l'amministrazione aggiudicatrice ha chiesto di presentare un'offerta riveduta tramite eSubmission (si noti che l'amministrazione aggiudicatrice può decidere di non chiedere di rivedere l'offerta o di chiedere di presentare l'offerta riveduta con sistemi diversi da eSubmission).  Le guide rapide per la presentazione delle offerte iniziali nelle procedure negoziate e per le altre procedure di appalto sono reperibili sul wiki del portale eProcurement Funding & Tenders.

Gli operatori economici possono:

• inserire una risposta a una procedura pubblicata da un'istituzione o da un organismo dell'UE
• inoltrare documenti in ambiente sicuro
• visualizzare o riprendere una bozza salvata
• cancellare una bozza
• ottenere la ricevuta di invio (Submission Receipt)
• ritirare un'offerta prima del termine stabilito per il ricevimento
• ricevere la prova dell'avvenuto ritiro (Withdrawal Receipt).

Assicurarsi di leggere i requisiti di sistema.

È possibile trovarli nella prima pagina dell'applicazione eSubmission e nella sezione Allegati della pagina Parties.

Come ottenere assistenza tecnica

Per ricevere assistenza, contattare il nostro help desk dalle 8.00 alle 20.00 (CET/CEST).

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 L'help desk lavora esclusivamente in inglese.

Come preparare l'offerta in eSubmission

Se l'amministrazione aggiudicatrice decide di invitare a presentare un'offerta riveduta, si riceve una notifica dal Portale Funding & Tenders.

La notifica sarà inviata:

• all'indirizzo email della persona di contatto indicata nell'ultima offerta presentata (contatto del coordinatore principale (Primary Coordinator Contact) – PCoCo);

• agli indirizzi email di tutte le persone alle quali è stato attribuito il ruolo di contatto del coordinatore (Coordinator Contacts) (CoCo) al momento dell'invio dell'invito, ossia alle quali è stato attribuito secondo una delle seguenti modalità il ruolo di CoCo che, nel frattempo, non è stato soppresso attraverso la funzione "Manage Roles" (Gestire i ruoli):
  • a ogni persona di contatto indicata nelle offerte precedenti, ma non nell'ultima;
  • a ogni contatto il cui account EU Login è stato utilizzato per presentare l'offerta iniziale e ogni eventuale offerta riveduta;
  • a ogni contatto aggiunto utilizzando la funzione "Manage Roles" Gestire i ruoli).

Le notifiche possono essere consultate anche attraverso l'area My notifications (Le mie notifiche) del portale Funding & Tenders.

Per presentare un'offerta riveduta per una tornata successiva, il PCoCo/CoCo deve innanzitutto confermare di aver ricevuto l'invito:

• reperire la procedura in My Invitationsnel portale Funding & Tenders;
• nel menu Action (Azione) della procedura, cliccare su Acknowledge Receipt (Confermare ricevimento) per confermare di aver ricevuto l'invito. Lo stato dell'invito diventa Acknowledged (Confermato).

Dopo aver confermato di aver ricevuto l'invito, il PCoCo/CoCo sarà automaticamente reindirizzato a eSubmission, dove potrà iniziare la presentazione dell'offerta cliccando su Nuova offerta (New submission).

Se si preferisce iniziare a presentare l'offerta in un secondo momento, occorre:

• accedere al portale Funding & Tenders con l'account EU Login della persona indicata come persona di contatto (PCoCo) nell'offerta o, se diversa, con l'account EU Login utilizzato per presentare l'offerta (CoCo) o l'account EU Login di qualsiasi altro CoCo autorizzato tramite la funzione "Manage Roles" del portale Funding & Tenders (per maggiori informazioni, consultare la sezione Gestione dei ruoli nel portale Funding & Tenders nella presente guida);
• andare su My Invitationse reperire la procedura;
• dal menu Action della procedura, cliccare su Start new submission (Iniziare nuova offerta). Si verrà così reindirizzati a eSubmission.

In eSubmission cliccare su Nuova offerta (New submission) per iniziare una nuova offerta o Riprendi la bozza (Resume draft) per riprendere una bozza di offerta iniziata in precedenza. Si può anche riprendere la bozza dal portale Funding & Tenders (per maggiori informazioni, consultare la sezione Gestione delle offerte nel portale Funding & Tenders in questa guida).

Navigare in eSubmission 

Quando si crea un'offerta, nella parte superiore dello schermo sarà visualizzata una linea di avanzamento. Questa linea mostra tutte le fasi da seguire prima di presentare l'offerta. È inoltre possibile vedere in quale fase ci si trova in quel momento.

In qualsiasi momento della procedura di presentazione dell'offerta è possibile verificare quali documenti sono stati caricati cliccando sul pulsante Documenti dell'offerta sul lato sinistro dello schermo.

Nessun elemento viene inviato all'amministrazione aggiudicatrice fino a quando non si è cliccato sul pulsante Invia alla fine della procedura di presentazione.

Parti

In questa fase è possibile modificare solo la sezione Persona di contatto.

L'utente che ha avviato la presentazione dell'offerta in eSubmission può indicare come persona di contatto se stesso (il nome è già precompilato) o un'altra persona. Se quest'ultima non dispone di un account EU Login, ne verrà creato automaticamente uno temporaneo sulla base dell'indirizzo email della persona di contatto e la persona sarà invitata per email a completare la registrazione EU Login. L'invito sarà un messaggio inviato automaticamente dal sistema senza alcun riferimento alla procedura.

Alla persona di contatto è attribuito il ruolo di PCoCo nel portale Funding & Tenders e all'utente che presenta l'offerta (se diverso dalla persona di contatto) quello di CoCo. 

Cliccare su Avanti per passare alla fase successiva.

Dati dell'offerta

In questa sezione occorre indicare l'importo dell'offerta (solo nel caso del metodo di aggiudicazione del costo più basso e del prezzo più basso, utilizzando lo stesso formato dell'esempio a schermo) e/o confermare se l'offerta soddisfa o no i requisiti minimi specificati nei documenti di gara.

Se si conferma che l'offerta non soddisfa i requisiti minimi, verrà chiesto di fornire una spiegazione in un'apposita casella di testo. La conferma della conformità o della non conformità e la spiegazione in caso di non conformità saranno riportate nella sintesi dell'offerta.

Dopo aver cliccato sul pulsante Salva è possibile caricare l'offerta finanziaria e, se richiesto dall'amministrazione aggiudicatrice nel capitolato d'oneri, l'offerta tecnica. È possibile caricare più di un file come offerta tecnica/finanziaria. 

Quando si ritiene che i dati dell'offerta siano corretti e l'offerta completa, cliccare sul pulsante Avanti. Il pulsante sarà attivo solo se saranno stati forniti tutti i dati e i documenti obbligatori.

A questo punto, la bozza di offerta, comprensiva di tutti i documenti, non risulta ancora presentata.

Sintesi dell'offerta

La sintesi dell'offerta è generata dal sistema e fa parte dell'offerta. La sintesi elenca tutti i documenti inclusi nell'offerta.

eSubmission genera automaticamente e aggiunge la sintesi all'offerta. È possibile consultare la sintesi a schermo o scaricarla per conservarne una copia (prima dell'invio dell'offerta). Non è necessario firmare e caricare la sintesi firmata in eSubmission.

Dopo aver visionato la sintesi, se si ritiene che l'offerta sia completa e pronta per l'invio, cliccare sul pulsante Avanti per continuare.

La sintesi dell'offerta non è una prova di avvenuto invio. L'offerta non è ancora stata presentata. Passare alla fase successiva e cliccare su Invia per finalizzare l'invio.

Invio dell'offerta

Quando si è pronti a presentare l'offerta, cliccare su Invia. Il sistema visualizzerà un messaggio di conferma.

Cliccare su Sì per confermare: non sarà più possibile modificare questa offerta.

Si ricorda che il sistema non consentirà di effettuare l'invio se è scaduto il termine di presentazione.

Sarà inviata un'email di notifica all'indirizzo email collegato all'account EU Login del contatto del coordinatore principale (PCoCo) e a tutti i contatti del coordinatore (CoCo) indicati per l'offerta in questione. L'email di notifica contiene un link al portale Funding & Tenders in cui è reperibile la ricevuta di invio (Submission Receipt). 

La ricevuta di invio costituisce la prova del rispetto del termine di presentazione.

Gestione dei ruoli nel portale Funding & Tenders 

Alla persona di contatto indicata in un'offerta riveduta in eSubmission è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore principale (Primary Coordinator Contact) (PCoCo) per la presentazione dell'offerta riveduta nel portale Funding &Tenders. Per ogni offerta riveduta può esserci un solo contatto del coordinatore principale.

All'utente che presenta l'offerta riveduta (se diverso dalla persona di contatto) è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore (Coordinator Contact) (CoCo).

Dopo che l'amministrazione aggiudicatrice ha aperto le offerte rivedute e (se del caso) prima che invii gli inviti per la tornata negoziale successiva, nel portale Funding & Tenders è possibile aggiungere o rimuovere altri contatti del coordinatore (CoCo):

• Nel menu a tendina che compare cliccando su Action a destra dell'offerta riveduta, selezionare l'opzione Manage Roles. Questa opzione si visualizzerà solo dopo che l'amministrazione aggiudicatrice avrà aperto le offerte rivedute.

• Cliccare sul pulsante Edit Roles (Modificare i ruoli).

• Per aggiungere un nuovo CoCo, cliccare sul pulsante Add Roles (Aggiungere ruoli).

Per cancellare un CoCo, cliccare sull'icona Delete accanto al nome.

• Inserire i dettagli della persona da aggiungere come CoCo e cliccare sul pulsante Ok.

  Per i CoCo aggiunti seguendo la procedura sopradescritta dopo che l'amministrazione aggiudicatrice ha inviato l'invito per una tornata negoziale successiva non sarà possibile presentare un'offerta in quella tornata. Solo i PCoCo/CoCo che hanno ricevuto l'invito o i CoCo che sono stati aggiunti attraverso il pulsante "Manage roles" nell'invito potranno presentare un'offerta.

Gestione delle offerte nel portale Funding & Tenders

Il portale Funding & Tenders è il punto di accesso unico (spazio unico di interscambio dei dati elettronici) per i partecipanti e gli esperti dei programmi di finanziamento e delle gare d'appalto gestiti dalla Commissione europea e da altri organismi dell'UE.

Dall'area personale del portale Funding & Tenders è possibile:

• visualizzare i propri inviti a presentare offerte
• confermare di aver ricevuto un invito
• iniziare la presentazione di una nuova offerta in risposta a un invito
• visualizzare, modificare o cancellare le bozze di offerta
• ritirare le offerte presentate
• accedere alle Submission/Withdrawal Receipts (prove dell'avvenuta/o presentazione/ritiro di un'offerta)
• gestire i ruoli.

Per accedere all'area personale il PCoCo/CoCo deve autenticarsi utilizzando il pulsante Login del portale Funding & Tenders nell'angolo in alto a destra della homepage (inserire il proprio EU Login e la password).

Visualizzare gli inviti

Nella sezione Manage my area (Gestire la mia area) sulla sinistra il contatto del coordinatore principale (PCoCo) e tutti i contatti del coordinatore (CoCo) troveranno gli inviti per le tornate successive sotto My Invitation(s) (I miei inviti). Un campo di ricerca è inoltre disponibile a destra sopra l'elenco degli inviti.

Sezione My Invitation(s)

Per ciascun invito il PCoCo/CoCo può vedere il numero di riferimento della procedura, il termine per la presentazione, lo stato dell'invito che può essere received (ricevuto) o acknowledged (confermato), il titolo della procedura, il tipo di procedura e la tornata.

Il menu Action consente al PCoCo/CoCo di eseguire le seguenti azioni a seconda dello stato dell'invito e dell'offerta.

Per gli inviti il cui stato è Received (ricevuto):

• Acknowledge Receipt (Confermare ricevimento): cliccare qui per confermare di aver ricevuto l'invito a presentare un'offerta
• Manage Roles (Gestire i ruoli):  sarà possibile visualizzare e gestire l'accesso ai propri inviti (aggiungere/cancellare altre persone che potranno eseguire le azioni qui descritte relative agli inviti).

Per gli inviti il cui stato è Acknowledged (confermato):

• Start New Submission: cliccare qui per presentare una nuova offerta.
• Manage Roles (Gestire i ruoli):  sarà possibile visualizzare e gestire l'accesso ai propri inviti (aggiungere/cancellare altre persone che potranno eseguire le azioni qui descritte relative agli inviti).

Per visualizzare e gestire le offerte a seguito di un invito, cliccare sul link Submission(s).
Il menu Action a destra di ciascuna offerta (tranne nel caso in cui sia stata cancellata) consente al PCoCo/CoCo di eseguire diverse azioni a seconda dello stato.

Per le offerte il cui stato è Draft (Bozza):

• • • Edit (Modificare): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. È ora possibile modificare l'offerta in eSubmission.
    • View (Visualizzare):  eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. Non è possibile modificare l'offerta in quanto la visualizzazione avviene in modalità di sola lettura. 
    • Delete (Cancellare):  la bozza di offerta sarà cancellata dal portale Funding & Tenders.

Per le offerte il cui stato è Submitted (Inviata):

• • • View Receipt (Visualizzare ricevuta): viene visualizzata la conferma di ricevimento dell'offerta.
    • Withdraw (Ritirare) (disponibile solo prima della scadenza del termine di presentazione):  indicare il motivo del ritiro dell'offerta e confermare cliccando sul pulsante Withdraw. Una volta ritirata l'offerta, non è più possibile visualizzarla, modificarla o inviarla di nuovo.

Per le offerte il cui stato è Withdrawn (Ritirata):

• • • View Withdrawal Receipt (Visualizzare ricevuta ritiro): viene visualizzata la ricevuta del ritiro.

Per le offerte il cui stato è Deleted (Cancellata):
il menu Action non è disponibile per le offerte il cui stato è Deleted. Una volta cancellata, una bozza di offerta non può essere recuperata dall'offerente. 

Gestione delle notifiche nel portale Funding & Tenders

My notifications (Le mie notifiche)

Il PCoCo/CoCo può accedere a questa pagina cliccando sull'icona a forma di campana nell'angolo in alto a destra dello schermo dopo aver effettuato il login al portale Funding & Tenders.

Questa pagina contiene le seguenti notifiche:

• Submission Receipt (prova dell'avvenuta presentazione di un'offerta)
• Withdrawal Receipt (prova dell'avvenuto ritiro di un'offerta)

Nella scheda Preferences (Preferenze) sotto Manage all notifications (Gestire tutte le notifiche) (in fondo all'elenco delle notifiche) il PCoCo/CoCo può scegliere la frequenza delle notifiche via email del portale Funding & Tenders. Indipendentemente dalla scelta, tutte le notifiche sono sempre disponibili nella sezione My notifications.

My Formal Notification(s) (Le mie notifiche ufficiali)

Questa sezione, disponibile sotto Manage my area sulla sinistra, non è attualmente utilizzata per le procedure di appalto.