Guida rapida per le procedure di appalto in due fasi - Fase 1

(procedure ristrette, procedure competitive con negoziazione, dialoghi competitivi, partenariati per l'innovazione e concorsi di progettazione)

Da dove iniziare

Benvenuto in eSubmission!

eSubmission consente agli operatori economici di rispondere per via elettronica a un bando di gara dell'UE preparando le domande di partecipazione e presentandole in forma elettronica, in modo sicuro e strutturato.

La presente guida rapida si applica solo alla prima fase delle procedure in due fasi. In questa fase gli operatori economici possono presentare la domanda di partecipazione. Le guide rapide per la seconda fase delle procedure in due fasi e per le altre procedure di appalto sono reperibili sul wiki del portale eProcurement Funding & Tenders .

Gli operatori economici possono:

• inserire una risposta a una procedura pubblicata da un'istituzione, un organo o un organismo dell'UE

• inoltrare documenti in ambiente sicuro

• visualizzare o riprendere una bozza salvata

• cancellare una bozza

• ottenere la ricevuta di invio (Submission Receipt)

• ritirare una domanda di partecipazione prima del termine stabilito per il ricevimento

• ricevere la prova dell'avvenuto ritiro (Withdrawal Receipt).

Assicurarsi di leggere i requisiti di sistema.

È possibile trovarli nella prima pagina dell'applicazione eSubmission e nella sezione Allegati della pagina Parties.

Come ottenere assistenza tecnica

Per ricevere assistenza, contattare il nostro help desk dalle 8.00 alle 20.00 CET/CEST (ora di Bruxelles) .

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 (0) 229 71063

 L'help desk lavora esclusivamente in inglese.

Come accedere a eSubmission

Sarà sempre possibile accedere a eSubmission nel contesto di una procedura di appalto (bando di gara). I bandi di gara pubblicati delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'UE sono disponibili al seguente indirizzo:

• Portale Funding & Tenders

• Applicazione TED eTendering (per i bandi di gara pubblicati prima del 25.10.2023)

Cosa occorre per usare eSubmission

Per utilizzare eSubmission e rispondere a un bando di gara pubblicato sul portale Funding & Tenders occorre registrarsi nel servizio di autenticazione degli utenti della Commissione europea (EU Login). 

Per rispondere a un bando di gara pubblicato prima del 25.10.2023 occorre anche un account su TED eTendering.

Perché possa essere identificata in eSubmission, l'organizzazione deve essere iscritta nel registro delle organizzazioni della Commissione (registro dei partecipanti) e disporre di un PIC (codice identificativo del partecipante). Maggiori informazioni sul PIC sono reperibili qui.  La registrazione è aperta a tutte le organizzazioni e gratuita.

EU Login

EU Login è la porta d'ingresso per registrarsi nei vari servizi e/o sistemi della Commissione europea. Se non si dispone ancora di un account EU Login è possibile crearne uno.

Per ulteriori informazioni, consultare l'assistenza di EU Login.

Portale Funding & Tenders

Il portale Funding & Tenders è il punto di accesso unico (spazio unico di interscambio dei dati elettronici) per i partecipanti e gli esperti dei programmi di finanziamento e delle gare d'appalto gestiti dalla Commissione europea e da altre istituzioni, organi e organismi dell'UE.

Tramite il portale Funding & Tenders i partecipanti possono:

• cercare opportunità nei programmi di finanziamento o nelle procedure di appalto dell'UE

• abbonarsi ai bandi di gara
• consultare i documenti di gara
• creare e rivolgere una domanda 

• iscriversi al registro dei partecipanti 

• accedere a eSubmission

• accedere alle ricevute di invio (Submission Receipt)

• visualizzare, modificare o cancellare le bozze di offerte/domande di partecipazione

• ritirare le offerte/domande di partecipazione e accedere alla conferma del ritiro (Withdrawal Receipt)

• gestire i ruoli.

Registro dei partecipanti

La Commissione ha istituito un registro online delle organizzazioni che partecipano ai bandi di gara dell'UE per applicare il principio "una tantum": i dati relativi all'organizzazione di un partecipante vanno inviati una sola volta. Dopo aver effettuato la registrazione, ogni organizzazione riceve un codice identificativo univoco del partecipante (PIC). Per sapere come ottenere un PIC nel registro dei partecipanti , consultare questa pagina.

Come preparare la domanda di partecipazione in eSubmission

Qualsiasi operatore economico può presentare una domanda di partecipazione utilizzando il link del portale Funding & Tenders indicato nel bando di gara/concorso di progettazione.

Una volta nel portale Funding & Tenders, occorre cliccare su Access submission (Accedi all'offerta). In tal modo si viene reindirizzati al portale eSubmission, purché l'accesso sia stato effettuato con l'account EU Login.

In primo luogo, occorre leggere e accettare i termini e le condizioni e confermare di aver letto e compreso l'informativa sulla protezione dei dati.

In eSubmission cliccare su New submission (Nuova offerta) per iniziare una nuova domanda di partecipazione o Resume draft (Riprendi bozza) per riprendere una bozza iniziata in precedenza. Si può anche riprendere la bozza dal portale Funding & Tenders (per maggiori informazioni, consultare la sezione Gestione delle domande di partecipazione nel portale Funding & Tenders in questa guida ).

Navigare in eSubmission 

Quando si crea una domanda di partecipazione, nella parte superiore dello schermo sarà visualizzata una linea di avanzamento. Questa linea mostra tutte le fasi da seguire prima di presentare la domanda di partecipazione. È inoltre possibile vedere in quale fase ci si trova in quel momento.

In qualsiasi momento della procedura di presentazione della domanda di partecipazione è possibile verificare quali documenti sono stati caricati cliccando sul pulsante Submission documents (Documenti dell'offerta) sul lato sinistro dello schermo.

Nessun elemento viene inviato all'amministrazione aggiudicatrice fino a quando non si è cliccato sul pulsante Submit (Invia) alla fine della procedura di presentazione.

Modalità di presentazione delle domande di partecipazione

Quando si crea una nuova domanda di partecipazione, verrà chiesto di indicare:

• come si intende presentare la domanda di partecipazione: domanda di partecipazione unica (pulsante: Sole submission) oppure domanda di partecipazione congiunta (pulsante: Join submission)
• se è previsto il subappalto
• la lingua in cui sarà redatta.

Dopo aver effettuato la scelta, cliccare su Next (Avanti) in fondo alla pagina.

Parti

In questa sezione occorre identificare le organizzazioni che partecipano alla domanda di partecipazione (partecipanti). Cliccare su New party (Nuova parte) e selezionare il tipo di partecipante: partecipante principale (in caso di domanda di partecipazione unica), capofila (anche noto come capogruppo) o membro del raggruppamento (anche noto come membro del consorzio) (in caso di domanda di partecipazione congiunta), subappaltatore (eventuale).

Tutti i partecipanti, ad eccezione dei subappaltatori, devono essere identificati con un codice identificativo del partecipante (PIC). Per verificare se un soggetto dispone già di un PIC (ossia se è già registrato nel registro dei partecipanti) usare il pulsante Cerca . La ricerca può essere effettuata per PIC, partita IVA, numero di registrazione nazionale e paese. Per effettuare la ricerca per partita IVA o numero di registrazione nazionale occorre selezionare anche il paese.

Se la ricerca non dà risultati, l'organizzazione deve registrarsi per ottenere un PIC.  Una volta ottenuto il PIC, tornare su eSubmission , effettuare la ricerca per PIC e selezionare l'organizzazione visualizzata.

I dati associati al PIC nel registro dei partecipanti appariranno sullo schermo e verrà chiesto di fornire i seguenti dati/documenti obbligatori:

• per il partecipante principale o il capofila (anche noto come capogruppo):
• persona di contatto (nome e indirizzo email)
• IBAN/numero di conto bancario
• per tutti i partecipanti: autocertificazione (ex dichiarazione sull'onore) (debitamente compilata e firmata) nella sezione Allegati.
  

Nella sezione "Persona di contatto", l'utente può indicare se stesso (il nome è già precompilato) o un'altra persona come referente per la domanda di partecipazione. Alla persona di contatto è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore principale (PCoCo) nel portale Funding & Tenders e all'utente che presenta la domanda di partecipazione (se diverso dalla persona di contatto) quello di contatto del coordinatore (CoCo). 

Se il PCoCo non dispone di un account EU Login ne verrà automaticamente creato uno temporaneo sulla base dell'indirizzo email della persona di contatto e la persona sarà invitata per email a completare la registrazione EU Login. L'invito sarà un messaggio inviato automaticamente dal sistema senza alcun riferimento alla procedura. 

Nella sezione Allegati di ciascun partecipante è possibile caricare i documenti del partecipante relativi ai criteri di esclusione e di selezione. Verificare il capitolato d'oneri per individuare quali documenti devono essere inclusi per ciascun partecipante.

Cliccare su Done (Fatto) quando si è pronti. 

Una volta superata la fase "Modalità di presentazione", non è più possibile modificare la struttura da domanda di partecipazione congiunta a domanda di partecipazione unica o viceversa. Se si desidera modificare la struttura della domanda di partecipazione o cambiare il capofila (anche noto come capogruppo), è necessario creare una nuova domanda sovrascrivendo la bozza (tutti i dati inseriti in precedenza e tutti i documenti caricati saranno cancellati).

Cliccare su Next per passare alla fase successiva.

Lotti

In una procedura che prevede vari lotti, scegliere quello o quelli per i quali si desidera presentare una domanda di partecipazione e poi cliccare sul pulsante Next.

L'identificazione dei partecipanti si applica alla domanda di partecipazione nel suo insieme. Pertanto, se la composizione del raggruppamento (o consorzio) è diversa per lotto, occorre presentare una domanda di partecipazione separata per ciascun lotto.

Sintesi della domanda di partecipazione

La sintesi della domanda di partecipazione è generata dal sistema e fa parte della domanda stessa. La sintesi elenca tutti i documenti inclusi nella domanda di partecipazione.

eSubmission genera automaticamente e aggiunge la sintesi alla domanda di partecipazione. È possibile consultare la sintesi a schermo o scaricarla per conservarne una copia (prima dell'invio della domanda di partecipazione). Non è necessario firmare e caricare la sintesi firmata in eSubmission.

Dopo aver visionato la sintesi, se si ritiene che la domanda sia completa e pronta per l'invio, cliccare sul pulsante Next per continuare.

La sintesi della domanda di partecipazione non è una prova di avvenuto invio. La domanda di partecipazione non è ancora stata presentata . Passare alla fase successiva e cliccare su Submit (Invia) per finalizzare l'invio.

Presentare la domanda di partecipazione   

Quando si è pronti a presentare la domanda di partecipazione, cliccare su Submit . Il sistema visualizzerà un messaggio di conferma.

Cliccare su Sì per confermare: non sarà più possibile modificare questa domanda di partecipazione.

Si ricorda che il sistema non consentirà di effettuare l'invio se è scaduto il termine di presentazione.

Sarà inviata un'email di notifica all'indirizzo email del PCoCo/CoCo. L'email di notifica contiene un link al portale Funding & Tenders in cui il PCoCo/CoCo può trovare la ricevuta di invio (Submission Receipt). Si noti che i titolari del PIC utilizzato per la presentazione saranno informati.

La ricevuta di invio costituisce la prova del rispetto del termine di presentazione.

Gestione dei ruoli nel portale Funding & Tenders

Alla persona di contatto indicata in eSubmission è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore principale (PCoCo) per la presentazione della domanda di partecipazione e l'invito alla fase 2 nel portale Funding &Tenders. All'utente che presenta la domanda (se diverso dalla persona di contatto indicata nella domanda) è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore (CoCo) per la presentazione della domanda e l'invito alla fase 2,a meno che il PCoCo/un altro CoCo per la presentazione della domanda non abbia rimosso questo ruolo nel periodo compreso tra l'apertura delle domande da parte dell'amministrazione aggiudicatrice e la ricezione dell'invito per la fase 2.

Ulteriori contatti del coordinatore (CoCo) possono essere aggiunti o rimossi tramite il pulsante Manage Roles (Gestire i ruoli) (cfr. sotto) all'atto della presentazione della richiesta.

Si noti che può esserci un solo PCoCo per invito o presentazione. Il PCoCo per la presentazione della domanda (fase 1) non può essere sostituito né rimosso dal portale F&T (contattare l'apposito help desk se deve essere sostituito).

Il PCoCo per un invito alla fase 2 può ora essere sostituito nel portale F&T direttamente dal LEAR e dall'amministratore dell'account (non è più necessario contattare l'help desk F&T), una volta lanciato l'invito per la fase 2.

Per aggiungere/eliminare ruoli su un'offerta seguire le tappe illustrate di seguito:

1	Nel menu a tendina che compare cliccando su Action (Azione) a destra della presentazione della domanda di partecipazione, selezionare l'opzione Manage Roles. Questa opzione si visualizzerà solo dopo che l'amministrazione aggiudicatrice avrà aperto le domande di partecipazione presentate.
2	Cliccare sul pulsante Edit Roles (Modificare i ruoli).
3	Per aggiungere un altro CoCo per la presentazione, cliccare sul pulsante   Add Roles (Aggiungi ruoli) .
4	Inserire le informazioni relative alla persona da aggiungere come CoCo supplementare e cliccare sul pulsante Save (Salva).
5	Per cancellare un CoCo, cliccare sull'icona Delete accanto al nome.

    Per i CoCo aggiunti seguendo la procedura sopradescritta dopo che l'amministrazione aggiudicatrice ha inviato gli inviti per la fase 2 non sarà possibile presentare un'offerta. Solo i PCoCo/CoCo che hanno ricevuto l'invito per la fase 2 o i CoCo che sono stati aggiunti attraverso il pulsante "Manage roles" nell'invito potranno presentare un'offerta (cfr. la guida rapida per la seconda fase delle procedure in due fasi).

Gestione delle domande di partecipazione nel portale Funding & Tenders

Per accedere all'area personale occorre autenticarsi utilizzando il pulsante Sign in del portale Funding & Tenders nell'angolo in alto a destra della homepage (inserire il proprio EU Login e la password).

Visualizzare le domande di partecipazione

Nella sezione Manage my area (Gestire la mia area) sulla sinistra il PCoCo/CoCo troverà le domande di partecipazione sotto My Submission(s) (Le mie offerte/domande di partecipazione).
Un campo di ricerca è inoltre disponibile a destra sopra l'elenco delle offerte/domande.

Sezione My Submission(s)

Per ciascuna domanda di partecipazione il PCoCo/CoCo può vedere il numero di riferimento della procedura, l'ID della domanda, la data dell'ultima azione eseguita e lo stato della domanda che può essere draft (bozza), subimitted (inviata), withdrawn (ritirata) o deleted (cancellata), il termine, il lotto (se del caso), il titolo della procedura, il tipo di procedura e la fase.

Il menu Action a destra di ciascuna domanda di partecipazione (tranne nel caso in cui sia stata cancellata) consente al PCoCo/CoCo di eseguire diverse azioni a seconda dello stato della domanda.

Per le domande di partecipazione il cui stato è Draft:  

• Edit (Modificare): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. È ora possibile modificare la domanda di partecipazione in eSubmission.
• View (Visualizzare): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. Non è possibile modificare la domanda di partecipazione in quanto la visualizzazione avviene in modalità di sola lettura. 
• Delete (Cancellare): la bozza di domanda di partecipazione sarà cancellata dal portale Funding & Tenders.
  
  

Per le domande di partecipazione il cui stato è Submitted :

• View Receipt (Visualizzare ricevuta): viene visualizzata la ricevuta di invio.
• Withdraw (Ritirare) (disponibile solo prima del termine di presentazione): indicare il motivo del ritiro della domanda e confermare cliccando sul pulsante Withdraw. Una volta ritirata la domanda di partecipazione, non è più possibile visualizzarla, modificarla o inviarla di nuovo.
  
  

Per le domande di partecipazione il cui stato è Withdrawn:

• View Withdrawal Receipt (Visualizzare ricevuta ritiro): viene visualizzata la ricevuta del ritiro.

Per le domande di partecipazione il cui stato è Deleted:

il menu Action non è disponibile per le domande di partecipazione il cui stato è Deleted. Una volta cancellata, una bozza non può essere recuperata dal partecipante. 

Gestione delle notifiche nel portale Funding & Tenders 

My notifications (Le mie notifiche)

Il PCoCo/CoCo può accedere a questa pagina cliccando sull'icona a forma di campana nell'angolo in alto a destra dello schermo dopo aver effettuato il login al portale Funding & Tenders.

Questa pagina contiene le seguenti notifiche:

• Submission Receipt (prova dell'avvenuta presentazione di una domanda di partecipazione)
• Withdrawal Receipt (prova dell'avvenuto ritiro di una domanda di partecipazione)

Nella scheda Preferences (Preferenze) sotto Manage all notifications (Gestire tutte le notifiche) (in fondo all'elenco delle notifiche) il PCoCo/CoCo può scegliere la frequenza delle notifiche via email del portale Funding & Tenders. Indipendentemente dalla scelta, tutte le notifiche sono sempre disponibili nella sezione My notifications .

My Formal Notification(s) (Le mie notifiche ufficiali) 

Questa sezione, disponibile sotto Manage my area sulla sinistra, non è attualmente utilizzata per le procedure di appalto.