Come preparare la domanda di partecipazione in eSubmission

Qualsiasi operatore economico può presentare una domanda di partecipazione utilizzando il link del portale Funding & Tenders indicato nel bando di gara/concorso di progettazione.

Una volta nel portale Funding & Tenders, occorre cliccare su Access submission (Accedi all'offerta/comunicazione). In tal modo si viene reindirizzati al portale eSubmission, purché l'accesso sia stato effettuato con l'account EU Login.

Innanzi tutto occorre leggere e accettare i termini e le condizioni e dichiarare di aver letto e compreso l'informativa sulla privacy del portale F&T e l'informativa sulla privacy per l'aggiudicazione e la gestione degli appalti.

In eSubmission cliccare su New submission (Nuova offerta/comunicazione) per iniziare una nuova domanda di partecipazione o Resume draft (Riprendi bozza) per riprendere una bozza iniziata in precedenza. Si può anche riprendere la bozza dal portale Funding & Tenders (per maggiori informazioni, consultare la sezione Manage submissions in Funding & Tenders Portal (Gestione delle domande di partecipazione nel portale Funding & Tenders) in questa guida).

Navigare in eSubmission 

Quando si crea una domanda di partecipazione, nella parte superiore dello schermo sarà visualizzata una linea di avanzamento. Questa linea mostra tutte le fasi da seguire prima di presentare la domanda di partecipazione. È inoltre possibile vedere in quale fase ci si trova in ogni momento.

In qualsiasi momento della procedura di presentazione della domanda di partecipazione è possibile verificare quali documenti sono stati caricati cliccando sul pulsante Submission documents (Documenti relativi all'offerta/comunicazione) sul lato sinistro dello schermo.

Ways to submit (Modalità di presentazione)

Quando si crea una nuova domanda, verrà chiesto di indicare:

• come si intende presentare la domanda di partecipazione: domanda di partecipazione individuale (pulsante: Sole submission) oppure domanda di partecipazione congiunta (pulsante: Joint submission);
• se è previsto il subappalto;
• la lingua in cui sarà redatta la domanda di partecipazione.

Dopo aver effettuato la scelta, cliccare su Next (Avanti) in fondo alla pagina.

Parti

In questa sezione occorre identificare le organizzazioni che partecipano alla domanda (partecipanti). Cliccare su New party (Nuova parte) e selezionare il tipo di partecipante: partecipante principale (in caso di domanda di partecipazione individuale), capofila (anche noto come capogruppo) o membro del raggruppamento (anche noto come membro del consorzio) (in caso di domanda di partecipazione congiunta), subappaltatore (eventuale).

Tutti i partecipanti, ad eccezione dei subappaltatori, devono essere identificati con un codice identificativo del partecipante (PIC). Per verificare se un soggetto dispone già di un PIC (ossia se è già registrato nel registro dei partecipanti) usare la casella "Search organisation" (Cerca organizzazione).

Esistono due opzioni di ricerca: My organisations (Le mie organizzazioni) oppure Other organisations (Altre organizzazioni).

My Organisations (Le mie organizzazioni): cliccare sul menu a discesa per visualizzare l'elenco delle organizzazioni utilizzate per comunicazioni precedenti dall'utente che ha effettuato l'accesso o per le quali gli è stato assegnato unruolo (ad es. auto-registrazione, LEAR o amministratore dell'account). Si tratta delle stesse organizzazioni che gli utenti possono visualizzare nella scheda "My organisations" ("Le mie organizzazioni") nel menu a sinistra del portale Funding & Tenders dopo aver effettuato l'accesso con l'account EU Login.

Other Organisations (Altre organizzazioni): è possibile cercare le organizzazioni inserite nel registro dei partecipanti digitando il nome o il PIC (codice identificativo del partecipante) dell'organizzazione.

 Se la ricerca non dà risultati, l'organizzazione deve registrarsi per ottenere un PIC. Una volta registrata l'organizzazione, è possibile tornare a eSubmission e selezionare il nuovo PIC utilizzando una delle due opzioni di ricerca.

I dati associati al PIC nel registro dei partecipanti appariranno sullo schermo e verrà chiesto di fornire i seguenti dati/documenti obbligatori:

• per il partecipante principale o il capofila:
• persona di contatto (nome e indirizzo email);
• IBAN/numero di conto bancario. Se il conto bancario ha un codice IBAN, barrare la casella "IBAN" ed eSubmission verificherà se il conto bancario è valido.

• per tutti i partecipanti: autocertificazione (debitamente compilata e firmata) nella sezione "Attachments" (Allegati).

Nella sezione "Contact Person" (Persona di contatto), l'utente può indicare sé stesso (il nome è già precompilato) o un'altra persona come referente per la domanda di partecipazione. Alla persona di contatto è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore principale (PCoCo) nel portale Funding & Tenders e all'utente che presenta la domanda di partecipazione (se diverso dalla persona di contatto) quello di contatto del coordinatore (CoCo). 

Se il PCoCo non dispone di un account EU Login ne verrà automaticamente creato uno temporaneo sulla base dell'indirizzo email della persona di contatto e la persona sarà invitata per email a completare la registrazione EU Login. L'invito sarà un messaggio inviato automaticamente dal sistema senza alcun riferimento alla procedura. 

Nella sezione Attachments (Allegati) di ciascun partecipante è possibile caricare i documenti del partecipante relativi ai criteri di esclusione e di selezione. Verificare il capitolato d'oneri per individuare i documenti che devono essere inclusi nella domanda per ciascun partecipante.

Cliccare su Done (Fatto) quando si è pronti. 

Una volta superata la fase "Ways to submit" (Modalità di presentazione), non è più possibile modificare la struttura da domanda di partecipazione congiunta a domanda di partecipazione individuale o viceversa. Se si desidera modificare la struttura della domanda o cambiare il capofila, è necessario creare una nuova domanda sovrascrivendo la bozza (tutti i dati inseriti in precedenza e tutti i documenti caricati saranno cancellati).

Cliccare su Next (Avanti) per passare alla fase successiva.

Lotti

In una procedura che prevede vari lotti, scegliere quello o quelli per i quali si desidera presentare una domanda di partecipazione e poi cliccare sul pulsante Next (Avanti).

L'identificazione dei partecipanti si applica alla domanda di partecipazione nel suo insieme. Pertanto, se la composizione del consorzio è diversa per lotto, occorre presentare una domanda di partecipazione separata per ciascun lotto.

Sintesi della domanda di partecipazione

La sintesi della domanda di partecipazione è generata dal sistema e fa parte della domanda stessa. La sintesi elenca tutti i documenti inclusi nella domanda di partecipazione.

eSubmission la genera automaticamente e la aggiunge alla domanda di partecipazione. È possibile consultare la sintesi a schermo o scaricarla per conservarne una copia (prima dell'invio della domanda di partecipazione). Non è necessario firmare e caricare la sintesi firmata in eSubmission.

Dopo aver visionato la sintesi, se si ritiene che la domanda sia completa e pronta per l'invio, cliccare sul pulsante Next (Avanti) per continuare.

La sintesi della domanda di partecipazione non costituisce una prova dell'avvenuto invio.La domanda non è ancora stata presentata. Passare alla fase successiva e cliccare su Submit (Invia) per finalizzare la presentazione.

Presentare la domanda di partecipazione

Quando si è pronti a presentare la domanda di partecipazione, cliccare su Submit (Invia). Il sistema visualizzerà un messaggio di conferma.

Cliccare su Yes (Sì) per confermare: la domanda di partecipazione non potrà più essere modificata.

Si ricorda che il sistema non consentirà di effettuare l'invio se è scaduto il termine di presentazione della domanda di partecipazione.

Se manca meno di un giorno alla scadenza del termine per la presentazione della domanda di partecipazione, eSubmission indica le ore/i minuti restanti fino alla scadenza. 

Sarà inviata un'e-mail di notifica all'indirizzo e-mail del PCoCo/CoCo. L'e-mail di notifica contiene un link al portale Funding & Tenders in cui il PCoCo/CoCo può trovare la ricevuta di invio (Submission Receipt). Si noti che i titolari del PIC utilizzato per la presentazione saranno informati.

Gestione dei ruoli nel portale Funding & Tenders

Alla persona di contatto indicata in eSubmission è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore principale (PCoCo) per la presentazione della domanda di partecipazione e l'invito alla fase 2 nel portale Funding &Tenders. All'utente che presenta la domanda (se diverso dalla persona di contatto nella domanda) è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore (CoCo) per la presentazione della domanda e l'invito alla fase 2, a meno che il PCoCo/un altro CoCo per la presentazione della domanda non abbia rimosso questo ruolo nel periodo compreso tra l'apertura delle domande da parte dell'amministrazione aggiudicatrice e il ricevimento dell'invito alla fase 2.

Ulteriori contatti del coordinatore (CoCo) possono essere aggiunti o rimossi tramite il pulsante Manage Roles (Gestisci i ruoli) (cfr. sotto) per la presentazione della domanda.

Si noti che può esserci un solo PCoCo per invito o presentazione. Il PCoCo per la presentazione della domanda (fase 1) non può essere sostituito né rimosso avvalendosi del portale F&T (contattare l'help desk del portale se il PCoCo deve essere sostituito).

Il PCoCo per un invito alla fase 2 può ora essere sostituito nel portale F&T direttamente dal LEAR e dall'amministratore dell'account (non è più necessario contattare l'help desk F&T), una volta lanciato l'invito alla fase 2.

Per aggiungere/eliminare ruoli in relazione a una domanda seguire le tappe illustrate di seguito:

Per i CoCo aggiunti seguendo la procedura sopradescritta dopo che l'amministrazione aggiudicatrice ha inviato gli inviti alla fase 2 non sarà possibile presentare un'offerta. Solo i PCoCo/CoCo che hanno ricevuto l'invito alla fase 2 o i CoCo che sono stati aggiunti attraverso il pulsante "Manage roles" (Gestisci i ruoli) nell'invito potranno presentare un'offerta (cfr. la Quick Guide for the second step of the two-step procedures (Guida rapida per la seconda fase delle procedure in due fasi)).

Gestione delle domande di partecipazione nel portale Funding & Tenders

Per accedere all'area personale occorre autenticarsi utilizzando il pulsante Sign in(Accedi) del portale Funding & Tenders nell'angolo in alto a destra della homepage (inserire il proprio EU Login e la password).

Visualizzare le domande di partecipazione

Nella sezione My area (La mia area) sulla sinistra il PCoCo/CoCo troverà le domande di partecipazione nella sezione Procurement centre (Centro appalti) / Submissions (Offerte/comunicazioni). Un campo di ricerca è inoltre disponibile a destra sopra l'elenco delle domande di partecipazione.

Sezione Submissions (Offerte/comunicazioni)

Per ciascuna domanda il PCoCo/CoCo può vedere il numero di riferimento della procedura, l'ID della domanda, la data dell'ultima azione eseguita e lo stato della domanda, che può essere draft (bozza), submitted (inviata), withdrawn (ritirata) o deleted (cancellata), la scadenza, il lotto (se previsto), il titolo della procedura e il tipo di procedura.

Il pulsante del menu (tre puntini) a destra di ciascuna domanda di partecipazione (tranne nel caso in cui la domanda sia stata cancellata) consente al PCoCo/CoCo di eseguire diverse azioni, a seconda dello stato della domanda.

Per le domande il cui stato è Draft (Bozza):

• Edit (Modifica): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. È ora possibile modificare la domanda di partecipazione in eSubmission.
• View (Visualizza): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. Non è possibile modificare la domanda di partecipazione in quanto la visualizzazione avviene in modalità di sola lettura. 
• Delete (Cancella): la bozza di domanda di partecipazione sarà cancellata dal portale Funding & Tenders.

Per le domande di partecipazione il cui stato è Submitted (Presentata):

• View Receipt (Visualizza ricevuta): viene visualizzata la ricevuta di invio.
• Withdraw (Ritira) (disponibile solo prima della scadenza del termine di presentazione): indicare il motivo del ritiro della domanda e confermare cliccando sul pulsante Withdraw (Ritira). Una volta ritirata la domanda di partecipazione, non è più possibile visualizzarla, modificarla o inviarla di nuovo.

Per le domande di partecipazione il cui stato è Withdrawn (Ritirata):

• View Withdrawal Receipt (Visualizza la conferma del ritiro): viene visualizzata la conferma del ritiro.

Per le domande di partecipazione il cui stato è Deleted (Cancellata):

Non sono disponibili azioni per le domande di partecipazione il cui status è Deleted (Cancellata). Una volta cancellata, una bozza non può essere recuperata dal partecipante.