Gestionarea invitațiilor și a dosarelor pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare

În cadrul procedurilor negociate sau al procedurilor competitive cu negociere fără publicare, numai candidații invitați pot depune o ofertă.

Dacă sunteți invitat să depuneți o ofertă, veți primi:

• un e-mail de invitație
• o notificare pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare

În e-mailul de invitație, veți primi un link către secțiunea Invitation(s) (Invitație/invitații) de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare - trebuie să vă conectați cu datele de autentificare EU Login. Dacă nu aveți încă un cont EU Login conectat la adresa de e-mail care a fost utilizată de autoritatea contractantă pentru invitație, Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare îl va crea automat pentru dumneavoastră. Puteți vedea explicația detaliată aici .

Consultați invitația/invitațiile

Din meniul de navigare din stânga, veți găsi invitația/invitațiile în secțiunea Invitations (Invitații). De asemenea, există un câmp de căutare în partea dreaptă a ecranului, deasupra listei invitațiilor.

Faceți clic pe  Select Organisation (Selectare organizație) din  butonul de meniu (trei puncte)  pentru invitația primită - trebuie să selectați organizația indicată în e-mail-ul de invitație drept „Participant”.

 Va apărea o fereastră pop-up în care veți avea două opțiuni:

• My organisations  (Organizațiile mele) - puteți selecta o organizație dintre cele pentru care aveți un rol: rol pentru organizație (de exemplu, persoană care se autoînregistrează, LEAR, LSIGN) sau pentru un proiect (dosar/invitație/contract/grant) . Dacă organizația dumneavoastră nu este încă înregistrată, trebuie mai întâi să o înregistrați în Registrul participanților pentru a obține un cod de identificare a participantului (Participant Identification Code, PIC). Aflați mai multe aici. După ce organizația dumneavoastră este înregistrată, puteți selecta PIC-ul nou creat.

• Other organisation (Altă organizație) - puteți căuta organizațiile înregistrate pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare introducând fie numele organizației, fie numărul PIC.

Numai după ce ați selectat organizația, veți putea vedea detaliile și documentele invitației.

Dacă faceți clic pe numărul de referință al procedurii, veți fi direcționat către pagina cu detalii referitoare la procedură.

În secțiunea „Details” (Detalii) veți avea posibilitatea de:

• a vizualiza detaliile procedurii
  În secțiunea General information (Informații generale), puteți vizualiza informațiile referitoare la procedură.

• a accesa documentele de achiziție restricționate
  În secțiunea Restricted documents (Documente restricționate), puteți consulta documentele referitoare la procedură.  
  
  

Dacă există mai multe versiuni ale unui document, veți vedea  cea mai recentă versiune pe ecran. Pentru a vizualiza o versiune mai veche, faceți clic pe meniul derulant și selectați versiunea pe care doriți să o vedeți. De asemenea, puteți consulta traducerile disponibile (dacă există).  

• • Accesați secțiunea Restricted Questions & answers (Q&A) (Întrebări și răspunsuri restricționate).  

Din această secțiune puteți adresa o întrebare cu privire la procedură.   

În cazul în care autoritatea contractantă furnizează răspunsul în privat, acesta va apărea în secțiunea My Q&A (Întrebările și răspunsurile mele). Dacă răspunsul este furnizat tuturor candidaților invitați la procedură, acesta va apărea în secțiunea Restricted Q&A (Întrebări și răspunsuri restricționate). Pentru informații suplimentare a se vedea Cum să creați și să trimiteți o întrebare pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

Depunerea se poate face numai din secțiunea „My Invitation(s)” (Invitația mea/invitațiile mele). Oferta (ofertele) nu poate (pot) fi depusă (depuse) de pe pagina cu detalii referitoare la procedură.

Secțiunea Invitation(s) (Invitație/invitații)

Pentru fiecare invitație, puteți vedea numărul de referință al procedurii, statutul invitației (primită, confirmată), termenul-limită, lotul (dacă este cazul), titlul procedurii, tipul procedurii și etapa.  Butonul de meniu (trei puncte) din invitație/dosar vă permite să efectuați diferite acțiuni în funcție de statutul invitației/dosarului.

În cazul invitațiilor cu statutul Received (Primită):  

• Acknowledge Receipt (Confirmați primirea): faceți clic aici pentru a confirma că ați primit invitația de a depune o ofertă. Veți fi direcționat(ă) către portalul eSubmission, unde puteți depune oferta.
• Manage Roles (Gestionare roluri):  veți putea să vizualizați și să gestionați accesul la invitația dvs. (să adăugați/eliminați alte persoane care vor putea, de asemenea, să acceseze invitația și să depună o ofertă).
• See Details (Vizualizare detalii): veți putea vedea detaliile referitoare la procedură (a se vedea mai sus).

În cazul invitațiilor cu statutul Acknowledged (Primire confirmată): 

• Start New Submission (Creare dosar nou): faceți clic aici pentru a trimite o nouă ofertă.
• Manage Roles (Gestionare roluri): veți putea să vizualizați și să gestionați accesul la invitația dvs. (să adăugați/eliminați alte persoane care vor putea, de asemenea, să vizualizeze invitația și să depună o ofertă).
• See Details (Vizualizare detalii): veți putea vedea detaliile referitoare la procedură (a se vedea mai sus).

Dacă ați început pregătirea unui dosar sau ați trimis deja un dosar, veți vedea linkul Submission(s) (Dosar/dosare).

Butonul de meniu (trei puncte) din dreapta fiecărui dosar vă permite să efectuați diferite acțiuni, în funcție de statutul dosarului.

În cazul dosarelor cu statutul Draft (Proiect):

• Edit (Editare): eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Acum puteți să vă editați dosarul în eSubmission.
• View (Vizualizare): eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Nu puteți edita dosarul, deoarece îl vizualizați în modul care permite numai citirea. 
• Delete (Ștergere): proiectul de dosar va fi șters de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

În cazul dosarelor aflate în stadiul Submitted (Depus):

• View Receipt (Vizualizați confirmarea de primire): se afișează confirmarea de primire a dosarului.
• Withdraw (Retragere) (acțiune disponibilă doar până la termenul-limită pentru depunere):  precizați motivul pentru care doriți să retrageți dosarul și confirmați făcând clic pe butonul Withdraw (Retragere). După ce ați retras un dosar, nu îl mai puteți vizualiza, edita sau depune din nou.

În cazul dosarelor cu statutul Withdrawn (Retras):

• View Withdrawal Receipt (Vizualizați confirmarea de retragere): se afișează confirmarea de retragere.

În cazul dosarelor cu statutul Deleted (Șters):

• Meniul Action (Acțiuni) nu este disponibil pentru ofertele cu statutul Deleted (Șters). După ștergere, proiectul de dosar nu mai poate fi recuperat de către ofertant.   

Cum să vă pregătiți oferta în eSubmission

Pentru a putea depune o ofertă, trebuie să confirmați mai întâi că ați primit o invitație de participare la procedura de ofertare:

• Găsiți procedura în secțiunea Invitation(s) (Invitație/Invitații) pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.
• În butonul de meniu (trei puncte) al procedurii, faceți clic pe Acknowledge Receipt (Confirmați primirea), pentru a confirma că ați primit invitația. Statutul invitației va deveni Acknowledged (Primire confirmată).

După ce ați confirmat primirea invitației, veți fi redirecționat(ă) automat către eSubmission, unde puteți începe depunerea ofertei dvs. făcând clic pe  New submission (Dosar nou). 

Dacă preferați să începeți depunerea mai târziu:

• Conectați-vă la Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.
• Mergeți la Invitation(s) (Invitație/Invitații) și găsiți procedura.
• Din butonul de meniu (trei puncte)al procedurii, faceți clic pe butonul Start New Submission (Creare dosar nou). Veți fi redirecționat(ă) către eSubmission.

În eSubmission, faceți clic pe New submission  (Dosar nou) sau pe Resume draft (Reluare proiect) pentru a relua proiectul de dosar început anterior. 

Navigarea în eSubmission 

Atunci când creați dosarul, veți vedea o bară de progres în partea de sus a ecranului. Această bară arată toate etapele pe care trebuie să le parcurgeți pentru a depune oferta. De asemenea, puteți vedea în ce etapă vă aflați. Pe toată durata procesului de depunere, puteți vedea ce documente au fost încărcate făcând clic pe butonul Submission documents (Documentele din dosar) aflat în partea stângă a ecranului.

Modalități de depunere

Atunci când creați un dosar nou, vi se va cere să indicați:

• cum veți depune oferta: Sole submission (Dosar individual) sau Joint submission (Dosar de grup),
• dacă dosarul va implica subcontractare,
• în ce limbă va fi pregătit dosarul.

După ce ați selectat opțiunile, faceți clic pe butonul Next (Înainte) aflat în partea de jos a paginii.

Părți

În această secțiune trebuie să identificați organizațiile participante în dosarul dumneavoastră (participanții). Faceți clic pe New party (Parte nouă) și selectați tipul de participant: participant principal (în cazul unui dosar individual), lider de grup sau membru al grupului (în cazul unui dosar de grup), subcontractant (dacă există). Toți participanții, cu excepția subcontractanților, trebuie să fie identificați printr-un cod de identificare a participantului (PIC). 

Numărul PIC al participantului principal sau al liderului de grup ar trebui să fie același cu numărul PIC legat de invitația pentru această procedură negociată pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare de la rubrica „Invitations” (Invitații).

Pentru a alege numărul PIC corect și a verifica dacă entitatea are deja un PIC (adică dacă este deja înscrisă în Registrul participanților), utilizați butonul Search organisation field (Căutați în câmpul organizației). Există două opțiuni de căutare: Organizațiile mele sau alte organizații.

Organizațiile mele:  Faceți clic pe butonul derulant pentru a afișa lista organizațiilor pe care utilizatorul conectat le-a utilizat în transmiterile anterioare sau pentru care i s-a atribuit un rol (de exemplu, persoană care se autoînregistrează, LEAR sau administrator de cont). Acestea sunt aceleași organizații pe care utilizatorii le pot vedea la rubrica “My organisations” (Organizațiile mele) din meniul din partea stângă a Portalului pentru oportunități de finanțare și ofertare după ce se conectează cu contul lor EU Login.

Alte organizații: Puteți căuta organizațiile înscrise în Registrul participanților introducând numele sau PIC (codul de identificare a participantului).

Dacă nu primiți niciun rezultat, organizația trebuie să se înregistreze pentru a obține un PIC. După ce organizația dumneavoastră este înregistrată, puteți reveni la eSubmission și puteți selecta PIC nou creat utilizând una dintre cele două opțiuni de căutare.

Datele asociate PIC-ului în Registrul participanților vor apărea pe ecran și vi se va cere să furnizați următoarele date/documente obligatorii:

• pentru participantul principal sau liderul de grup:
• persoana de contact (nume și adresă de e-mail);
• numărul contului bancar/IBAN.
  Dacă contul bancar are un cod IBAN, trebuie să bifați căsuța „IBAN”, iar eSubmission va verifica dacă contul bancar IBAN este valid.
• pentru toți participanții: declarația pe propria răspundere (completată corespunzător și semnată), în secțiunea Attachments (Fișiere atașate).

În secțiunea „Contact Person” (Persoană de contact), utilizatorul se poate desemna pe sine însuși ca persoană de contact pentru ofertă (numele este deja completat) sau poate desemna pe altcineva. Persoanei de contact i se atribuie rolul de Contact coordonator principal ( PCoCo) în cadrul Portalului pentru oportunități de finanțare și ofertare, iar utilizatorului care depune oferta (dacă este diferit de persoana de contact) i se atribuie rolul de Contact coordonator (CoCo). 

Dacă persoana cu rol de PCoCo nu are cont EU Login, va fi creat automat un cont EU Login temporar, pe baza adresei de e-mail a persoanei de contact, iar persoana va fi invitată prin e-mail să finalizeze înregistrarea în EU Login. Invitația va fi un mesaj automat transmis de sistem, fără nicio trimitere la procedură.

Folosiți secțiunea Attachments (Fișiere atașate) a fiecărui participant pentru a încărca documentele participantului referitoare la criteriile de excludere și de selecție. Verificați caietul de sarcini pentru a vedea ce documente trebuie incluse în dosar pentru fiecare participant.

Faceți clic pe butonul „Done” (Finalizare) când ați terminat. 

Faceți clic pe butonul Next (Înainte) pentru a trece la etapa următoare.

Loturile

În cazul unei proceduri cu mai multe loturi, selectați lotul (loturile) pentru care ați dori să depuneți o ofertă și apoi faceți clic pe butonul Next (Înainte).  

Datele despre ofertă

În această secțiune trebuie să introduceți valoarea ofertei dumneavoastră (numai în cazul metodei de atribuire „costul cel mai scăzut sau prețul cel mai scăzut” - asigurați-vă că utilizați același format ca în exemplul de pe ecran) și/sau că precizați dacă oferta dumneavoastră respectă sau nu cerințele minime specificate în documentele achiziției.

Dacă menționați că oferta dumneavoastră nu respectă cerințele minime, vi se va cere să furnizați o explicație într-o casetă de text dedicată. Confirmarea conformității sau a neconformității și explicația în caz de neconformitate se vor reflecta în raportul privind dosarul.

După ce faceți clic pe butonul Save (Salvare), puteți încărca oferta financiară și, dacă autoritatea contractantă o solicită în caietul de sarcini, oferta tehnică. Puteți încărca mai multe fișiere ca ofertă tehnică/financiară. 

Atunci când considerați că datele despre ofertă sunt corecte și că dosarul este complet, faceți clic pe Next (Înainte). Butonul va fi activ doar dacă au fost furnizate toate datele și toate documentele obligatorii.

Raportul privind dosarul

Raportul privind dosarul este generat de sistem și face parte din dosar. Raportul enumeră toate documentele incluse în dosar. eSubmission generează automat raportul privind dosarul și îl adaugă la dosarul dvs. Puteți consulta raportul privind dosarul pe ecran sau îl puteți descărca pentru a-l păstra în evidențele proprii (înainte de a depune oferta). Nu este nevoie să semnați și să încărcați raportul semnat în eSubmission.

Dacă, după vizualizarea raportului privind dosarul, considerați că dosarul este complet și gata de depunere, faceți clic pe Next (Înainte) pentru a continua.

Depuneți oferta

Când sunteți gata să depuneți oferta, faceți clic pe Submit (Depunere). Sistemul va afișa un mesaj pentru a vă întreba dacă doriți să confirmați operațiunea.

Faceți clic pe Yes (Da) dacă doriți să confirmați: din acest moment nu veți mai putea modifica acest dosar.

Menționăm că sistemul nu vă va permite să depuneți dosarul dacă a fost atins termenul-limită pentru primirea dosarelor. Va fi trimisă o notificare prin e-mail pe adresa de e-mail a persoanei cu rol de PCoCo/CoCo. Această notificare prin e-mail conține un link către Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, unde persoana cu rol de PCoCo/CoCo poate găsi confirmarea de primire. Menționăm că titularii PIC-ului utilizat în dosar vor fi informați.

Gestionarea rolurilor pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare

Contul EU Login legat la adresa de e-mail la care a fost trimisă invitația primește rolul de Contact coordonator principal (PCoCo) pentru invitație. Prin intermediul butonului Manage Roles (Gestionare roluri) (a se vedea mai jos), persoana cu rol de PCoCo poate adăuga alte persoane din organizația sa în calitate de Contact(e) coordonator (coordonatoare) (CoCo) pentru invitație.

Persoana de contact indicată în dosarul ofertei primește rolul de PCoCo pentru dosar și invitația la runda sau rundele următoare. Utilizatorul care depune oferta (dacă este diferit de persoana de contact din dosar) primește rolul de Contact coordonator (CoCo) pentru dosar și invitația la runda sau rundele următoare, cu excepția cazului în care acest rol a fost eliminat de PCoCo/un alt CoCo din dosar în perioada cuprinsă între deschiderea cererilor de către autoritatea contractantă și primirea invitației la runda sau rundele următoare.

Toate acțiunile descrise mai sus [a se vedea secțiunea My Invitations (Invitațiile mele)] pot fi efectuate de PCoCo sau CoCos pentru elementul respectiv (invitație sau transmitere). Vă atragem atenția asupra faptului că nu poate exista decât un singur PCoCo pentru fiecare invitație sau dosar.

Pentru a adăuga/elimina roluri în cadrul unui dosar, urmați pașii de mai jos:

  Persoanele care au fost adăugate în acest mod drept CoCo după ce autoritatea contractantă i-a trimis ofertantului invitația de a depune o ofertă revizuită prin intermediul Portalului nu vor putea depune oferte. Numai persoanele cu rol de PCoCo/CoCo care au primit invitația sau persoanele cu rol de CoCo care au fost adăugate folosind butonul „Manage roles” (Gestionare roluri) din invitație vor putea depune o ofertă revizuită [a se vedea orientările privind runda 2/ runda (rundele) următoare].