Ghid rapid privind procedurile negociate – Runda 2/Runda (rundele) următoare

(proceduri de negociere și proceduri competitive cu negociere fără publicare)

M ergeți la  prima rundă a procedurii pentru orientări cu privire la modul de depunere a ofertei inițiale.

Introducere

Prezentele orientări se aplică eventualelor runde ulterioare ale procedurilor negociate și ale procedurilor competitive cu negociere fără publicare în care autoritatea contractantă v-a solicitat să depuneți o ofertă revizuită prin intermediul eSubmission (de remarcat că autoritatea contractantă poate decide să nu vă solicite să vă revizuiți oferta sau să solicite ca oferta dvs. revizuită să fie depusă altfel decât prin intermediul eSubmission). Pentru informații suplimentare privind depunerea ofertelor inițiale în cadrul procedurilor negociate, consultați secțiunea referitoare la prima rundă a procedurilor negociate.

În calitate de operator economic, puteți:

• să introduceți răspunsul la o procedură lansată de o instituție a UE sau de un organism al UE
• să transmiteți dosare în condiții de siguranță
• să consultați sau să reluați un proiect salvat
• să ștergeți un proiect de dosar
• să primiți dovada depunerii (confirmare de primire)
• să retrageți un dosar înaintea termenului-limită pentru primirea dosarelor
• să primiți dovada retragerii (confirmare de retragere)

Asigurați-vă că ați citit cerințele de sistem.

Le puteți găsi pe pagina de pornire a aplicației eSubmission și în secțiunea dedicată fișierelor atașate pe pagina Părți .

Cum obțin asistență tehnică?

Dacă aveți nevoie de ajutor, puteți contacta echipa noastră de asistență în intervalul orar 08:00-20:00 CET/CEST.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 229 71063

 Echipa de asistență lucrează doar în limba engleză.

Dacă autoritatea contractantă decide să vă invite să depuneți o ofertă revizuită, veți primi:

• un e-mail de invitație
• o notificare pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare

E-mailul de invitație și notificarea  vor fi trimise la:

• adresa de e-mail a persoanei de contact indicată la depunerea ultimei oferte (Contact coordonator principal – PCoCo);

• adresele de e-mail ale tuturor persoanelor cu rol de Contact coordonator (CoCo) în momentul trimiterii invitației, și anume care au primit rolul de CoCo într-unul din modurile următoare iar rolul nu a fost eliminat între timp prin intermediul funcționalității Gestionare roluri (Manage roles):
  • orice Persoană de contact indicată la depunerea ofertelor anterioare, dar nu la depunerea ultimei oferte;
  • orice contact ale cărui date de autentificare EU Login au fost utilizate pentru a depune oferta inițială, precum și orice oferte revizuite;
  • orice contact adăugat utilizând Gestionare roluri (Manage roles).

Notificările pot fi accesate prin intermediul spațiului My notifications Portalului pentru oportunități de finanțare și ofertare.

Consultați invitația/invitațiile

În e-mailul de invitație, veți primi un link către secțiunea Invitația mea/invitațiile mele [My Invitation(s)] de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare - trebuie să vă conectați cu datele de autentificare EU Login. Dacă nu aveți încă un cont EU Login, Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare îl va crea automat pentru dumneavoastră.   Puteți vedea explicația detaliată  aici .

Din meniul de navigare din stânga, veți găsi invitația/invitațiile în secțiunea Invitația mea/invitațiile mele [My Invitation(s)] . De asemenea, există un câmp de căutare în partea dreaptă a ecranului, deasupra listei invitațiilor.

  Invitația de a depune o ofertă revizuită pentru o rundă sau pentru rundele următoare va fi o invitație separată în secțiunea Invitația mea/invitațiile mele [My Invitation(s)]. Nu va face parte din invitația trimisă pentru runda inițială sau pentru o rundă sau rundele următoare (dacă există) din cadrul procedurii. Această invitație va avea propriile detalii și documente (dacă este cazul), precum și un nou link pentru depunere în meniul Acțiuni (Action). Documentele invitațiilor precedente nu sunt incluse în noua invitație - ele pot fi consultate încă în invitațiile precedente.

În secțiunea Invitația mea/invitațiile mele [My Invitation(s)], veți putea vedea detaliile și documentele invitației.

 Faceți clic pe linkul Vizualizare detalii (See details) pentru: 

• a vizualiza detaliile procedurii
  În secțiunea Informații generale (General information), puteți vizualiza informațiile referitoare la procedură.

• a accesa documentele de achiziție restricționate
  În secțiunea Documente restricționate (Restricted documents), puteți vizualiza documentele referitoare la procedură. 

Dacă există mai multe versiuni ale unui document, veți vedea ultima versiune pe ecran. Pentru a vizualiza o versiune mai veche, faceți clic pe meniul derulant și selectați versiunea pe care doriți să o vedeți. De asemenea, puteți consulta traducerile disponibile (dacă există).

• a accesa secțiunea Întrebări și răspunsuri restricționate [Restricted Questions & answers (Q&A)]. 
  Din această secțiune puteți adresa o întrebare cu privire la procedură.

În cazul în care autoritatea contractantă furnizează răspunsul în privat, acesta va apărea în secțiunea Întrebările și răspunsurile mele (My Q&A). Dacă răspunsul este furnizat tuturor candidaților invitați la procedură, acesta va apărea în secțiunea Întrebări și răspunsuri restricționate (Restricted Q&A). Pentru informații suplimentare consultați secțiunea Cum să creați și să trimiteți o întrebare pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare .

Depunerea se poate face numai din secțiunea Invitația mea/invitațiile mele [My Invitation(s)]. Oferta (ofertele) nu poate (pot) fi depusă (depuse) de pe pagina cu detalii referitoare la procedură.

Secțiunea Invitația mea/invitațiile mele [My Invitation(s)]

Pentru fiecare invitație, puteți vedea numărul de referință al procedurii, statutul invitației (primită, confirmată), termenul-limită, lotul (dacă este cazul), titlul procedurii, tipul procedurii și etapa.

Meniul Acțiuni (Action) din invitație/dosar vă permite să efectuați diferite acțiuni în funcție de statutul invitației/dosarului.

În cazul invitațiilor cu statutul Primită (Received): 

• Confirmați primirea (Acknowledge Receipt): faceți clic aici pentru a confirma că ați primit invitația de a depune o ofertă. Veți fi direcționat(ă) către portalul eSubmission, unde puteți depune oferta.
• Gestionare roluri (Manage Roles): veți putea să vizualizați și să gestionați accesul la invitația dvs. (să adăugați/eliminați alte persoane care vor putea, de asemenea, să vizualizeze invitația și să depună o ofertă).
• Vizualizare detalii (See Details): veți putea vedea detaliile referitoare la procedură ( a se vedea mai sus ).

În cazul invitațiilor cu statutul Primire confirmată (Acknowledged): 

• Creare dosar nou (Start New Submission): faceți clic aici pentru a trimite o nouă ofertă.
• Gestionare roluri (Manage Roles): veți putea să vizualizați și să gestionați accesul la invitația dvs. (să adăugați/eliminați alte persoane care vor putea, de asemenea, să vizualizeze invitația și să depună o ofertă).
• Vizualizare detalii (See Details): veți putea vedea detaliile referitoare la procedură ( a se vedea mai sus ).

Dacă ați început pregătirea unui dosar sau ați trimis deja un dosar, veți vedea linkul Dosar/dosare [Submission(s)].

Meniul Acțiuni (Action) din dreapta fiecărui dosar vă permite să efectuați diferite acțiuni, în funcție de statutul dosarului.

În cazul dosarelor cu statutul Proiect (Draft):

• Editare (Edit): eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Acum puteți să editați dosarul dvs. în eSubmission.
• Vizualizare (View): eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Nu puteți edita dosarul, deoarece îl vizualizați în modul care permite numai citirea. 
• Ștergere (Delete): proiectul de dosar va fi șters de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

În cazul dosarelor cu statutul Depus (Submitted):

• Vizualizați confirmarea de primire (View Receipt): se afișează confirmarea de primire.
• Retragere (Withdraw) (acțiune disponibilă doar până la termenul-limită pentru depunere):  precizați motivul pentru care doriți să retrageți dosarul și confirmați făcând clic pe butonul Retragere (Withdraw). După ce ați retras un dosar, nu îl mai puteți vizualiza, edita sau transmite din nou.

În cazul dosarelor cu statutul Retras (Withdrawn):

• Vizualizați confirmarea de retragere (View Withdrawal Receipt): se afișează confirmarea de retragere.

În cazul dosarelor cu statutul Șters (Deleted):

• Meniul Acțiuni (Action) nu este disponibil pentru ofertele cu statutul Șters (Deleted). După ștergere, proiectul de dosar nu mai poate fi recuperat de către ofertant. 

Pentru a depune o ofertă revizuită pentru o rundă următoare, este necesar ca PCoCo/CoCo să confirme primirea invitației:

• Puteți găsi procedura în Invitația mea/invitațiile mele [My Invitation(s)] pe Portalului pentru oportunități de finanțare și ofertare.
• În meniul Acțiuni (Action) al procedurii, faceți clic pe Confirmați primirea (Acknowledge Receipt), pentru a confirma că ați primit invitația. Statutul invitației va deveni Primire confirmată (Acknowledged).

După ce ați confirmat primirea invitației, veți fi redirecționat(ă) automat către eSubmission, unde puteți începe depunerea ofertei dvs. făcând clic pe Dosar nou (New submission).

Dacă preferați să începeți depunerea mai târziu:

• Conectați-vă la Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.
  

• Mergeți la  Invitația mea/invitațiile mele [My Invitation(s)] și găsiți procedura.

• Din meniul Acțiuni (Action) al procedurii, faceți clic pe butonul Creare dosar nou (Start new submission). Veți fi redirecționat(ă) către eSubmission.

În eSubmission, faceți clic pe Dosar nou (New submission) sau pe Reluare proiect (Resume draft) pentru a relua proiectul de dosar început anterior. 

Navigarea în eSubmission 

Atunci când creați dosarul, veți vedea o bară de progres în partea de sus a ecranului. Această bară arată toate etapele pe care trebuie să le parcurgeți pentru de a depune oferta. De asemenea, puteți vedea în ce etapă vă aflați.

Pe toată durata procesului de depunere, puteți vedea ce documente au fost încărcate  făcând clic pe butonul  Documentele din dosar (Submission documents)  aflat în partea stângă a ecranului.

Nu se transmite nimic autorității contractante înainte să faceți clic pe butonul Depunere (Submit) la sfârșitul procesului de depunere.

Părți

În această etapă numai secțiunea  Persoană de contact (Contact Person) poate fi editată .

Utilizatorul care începe procesul de ofertare în eSubmission se poate indica pe sine ca persoană de contact (numele este deja completat în prealabil) sau poate indica o altă persoană. Dacă aceasta din urmă nu are un cont EU Login, va fi creat automat un cont EU Login temporar, pe baza adresei de e-mail a persoanei de contact, iar persoana va fi invitată prin e-mail să finalizeze înregistrarea în EU Login. Invitația va fi un mesaj automat transmis de sistem, fără nicio trimitere la procedură.

Persoanei de contact i se atribuie rolul de PCoCo  pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, iar utilizatorului care își exprimă interesul (dacă este diferit de persoana de contact) i se atribuie rolul de CoCo . 

Faceți clic pe butonul Înainte (Next) pentru a trece la etapa următoare.

Date despre ofertă

În această secțiune trebuie să introduceți valoarea ofertei dvs. ( numai în cazul metodei de atribuire „costul cel mai scăzut și prețul cel mai scăzut” ; utilizând același format ca în exemplul de pe ecran) și/sau să precizați dacă oferta dvs. respectă sau nu cerințele minime specificate în documentele achiziției.

Dacă menționați că oferta dumneavoastră nu respectă cerințele minime, vi se va cere să furnizați o explicație într-o casetă de text dedicată. Confirmarea conformității sau a neconformității și explicația în caz de neconformitate se vor reflecta în raportul privind dosarul.

După ce faceți clic pe butonul Salvare (Save) puteți încărca oferta financiară și, dacă autoritatea contractantă o solicită în caietul de sarcini, oferta tehnică. Puteți încărca mai multe fișiere ca ofertă tehnică/financiară. 

Atunci când considerați că datele despre ofertă sunt corecte și că dosarul este complet, faceți clic pe Înainte (Next). Butonul va fi activ doar dacă au fost furnizate toate datele și toate documentele obligatorii.

În această etapă, proiectul dumneavoastră de ofertă, inclusiv toate documentele aferente, nu este încă depus .

Raportul privind dosarul

Raportul privind dosarul este generat de sistem și face parte din dosar. Raportul enumeră toate documentele incluse în dosar.

eSubmission generează automat raportul privind dosarul și îl adaugă la dosarul dvs. Puteți consulta raportul privind dosarul pe ecran sau îl puteți descărca pentru a-l păstra în evidențele proprii (înainte de a depune oferta). Nu este nevoie să semnați și să încărcați raportul semnat în eSubmission.

Dacă, după vizualizarea raportului privind dosarul, considerați că dosarul este complet și gata de depunere, faceți clic pe Înainte (Next) pentru a continua.

Raportul privind dosarul nu constituie o dovadă a depunerii. Nu ați trimis încă dosarul . Treceți la pasul următor și  faceți clic pe Depunere (Submit)  pentru a finaliza depunerea.

Depuneți oferta

Când sunteți gata să depuneți oferta, faceți clic pe Depunere (Submit) . Sistemul va afișa un mesaj pentru a vă întreba dacă doriți să confirmați operațiunea.

Faceți clic pe Da (Yes) dacă doriți să confirmați: din acest moment nu veți mai putea modifica acest dosar.

Menționăm că sistemul nu vă va permite să depuneți dosarul dacă a fost atins termenul-limită pentru primirea dosarelor.

Va fi trimisă o notificare prin e-mail la adresa de e-mail legată de contul EU Login al persoanei cu rol de Contact coordonator principal ( PCoCo ) și tuturor persoanelor cu rol de Contact coordonator ( CoCo ) indicate pentru oferta respectivă. Această notificare prin e-mail conține un link spre Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, unde puteți găsi confirmarea de primire. 

Confirmarea de primire este dovada respectării termenului-limită pentru primirea dosarelor.

Contul EU Login legat de adresa de e-mail la care a fost trimisă invitația primește rolul de Contact coordonator principal   (PCoCo)  pentru invitație.

Prin intermediul butonului Gestionare roluri (Manage Roles) (a se vedea mai jos), PCoCo poate adăuga alte persoane din organizația sa în calitate de Contact(e) coordonator (coordonatoare) (CoCo) pentru invitație.

Persoana de contact indicată în oferta revizuită în eSubmission primește rolul de Contact coordonator principal (PCoCo) pentru dosar și invitația la runda sau rundele următoare. Utilizatorul care depune oferta (dacă este diferit de Persoana de contact din dosar) primește rolul de Contact coordonator (CoCo) pentru dosar și invitația la runda sau rundele următoare, cu excepția cazului în care acest rol a fost eliminat de PCoCo/un alt CoCo din dosar în perioada cuprinsă între deschiderea cererilor de către autoritatea contractantă și primirea invitației la runda sau rundele următoare.

Toate acțiunile descrise mai sus - a se vedea secțiunea Invitația mea/invitațiile mele secțiunea Invitația mea/invitațiile mele [My Invitation(s)] - pot fi efectuate de către PCoCo sau CoCo al/ai elementului respectiv (invitație sau dosar). Vă atragem atenția asupra faptului că nu poate exista decât un singur PCoCo pentru fiecare invitație sau dosar.

Pentru a adăuga/elimina roluri în cadrul unui dosar, urmați pașii de mai jos:

  Persoanele cu rol de CoCo adăugate în modul descris mai sus după ce autoritatea contractantă a trimis o invitație pentru o rundă următoare de negociere nu vor putea depune o ofertă în cadrul rundei respective. Numai persoanele cu rol de PCoCo/CoCo care au primit invitația sau cele cu rol de CoCo care au fost adăugate folosind butonul Gestionare roluri (Manage roles) din invitație vor putea depune o ofertă.

Notificările mele (My notifications)

Persoanele cu rol de PCoCo/CoCo pot accesa această pagină făcând clic pe pictograma în formă de clopoțel din colțul din dreapta sus al ecranului, după ce s-au conectat la Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

Pe această pagină, persoanele cu rol de PCoCo/CoCo pot găsi următoarele notificări:

• Invitația pentru a trimite o ofertă (revizuită)
• O atenționare cu privire la termenul de depunere care se apropie pentru o procedură
• Utilizarea PIC-ului organizației pentru un dosar
• Confirmarea de primire (dovada depunerii unei oferte)
• Confirmarea de retragere (dovada retragerii unei oferte)
  
• Documentele sunt actualizate pentru o procedură
• Întrebările și răspunsurile restricționate sunt publicate
• Autoritatea contractantă publică un anunț
• Detaliile procedurii sunt actualizate (termenul de depunere a ofertelor, titlul, descrierea etc.)

În tabulatorul Preferințe (Preferences) de sub Gestionarea tuturor notificărilor (Manage all notifications) (din partea de jos a listei notificărilor), persoanele cu rol de PCoCo/CoCo pot alege frecvența cu care doresc să primească notificări prin e-mail de la Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare. Independent de opțiunea aleasă, puteți accesa oricând toate notificările dvs. în secțiunea Notificările mele (My notifications) .

Notificarea mea oficială/notificările mele oficiale [My Formal Notification(s)] 

Această secțiune, aflată în meniul de navigare  din partea stângă, nu este folosită în prezent pentru proceduri de achiziții.

  Puteți găsi ghidul rapid pentru procedurile negociate și alte proceduri de achiziții în toate limbile oficiale ale UE în secțiunea noastră eSubmission - Ghiduri rapide .