Gestionarea invitațiilor și a dosarelor pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare

Dacă autoritatea contractantă decide să vă invite să depuneți o ofertă revizuită, veți primi:

• un e-mail de invitație
• o notificare pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare

E-mailul de invitație și notificarea vor fi trimise la:

• adresa de e-mail a persoanei de contact indicată la depunerea ultimei oferte (Contact coordonator principal – PCoCo);
• adresele de e-mail ale tuturor persoanelor cu rol de Contact coordonator (CoCo) în momentul trimiterii invitației, și anume care au primit rolul de CoCo într-unul din modurile următoare, iar rolul nu a fost eliminat între timp prin intermediul funcționalității „Manage roles” (Gestionare roluri):
• orice Persoană de contact indicată la depunerea ofertelor anterioare, dar nu la depunerea ultimei oferte;
• orice contact ale cărui date de autentificare EU Login au fost utilizate pentru a depune oferta inițială, precum și orice oferte revizuite;
• orice contact adăugat utilizând „Manage roles” (Gestionare roluri).

Notificările pot fi accesate prin intermediul secțiunii Notifications (Notificări) de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

Consultați invitația/invitațiile

În e-mailul de invitație, veți primi un link către secțiunea Invitations (Invitații) de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare - trebuie să vă conectați cu datele de autentificare EU Login. Dacă nu aveți încă un cont EU Login, Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare îl va crea automat pentru dumneavoastră. Puteți vedea explicația detaliată aici.

Din meniul de navigare din stânga, veți găsi invitația/invitațiile în secțiunea Invitations (Invitații). De asemenea, există un câmp de căutare în partea dreaptă a ecranului, deasupra listei invitațiilor.

    Invitația de a depune o ofertă revizuită pentru o rundă sau pentru rundele următoare va fi o invitație separată în secțiunea Invitations (Invitații). Nu va face parte din invitația trimisă pentru runda inițială sau pentru o rundă sau rundele următoare (dacă există) din cadrul procedurii. Această invitație va avea propriile detalii și documente (dacă este cazul), precum și un nou link pentru depunere în butonul de meniu (trei puncte). Documentele invitațiilor precedente nu sunt incluse în noua invitație - ele pot fi consultate încă în invitațiile precedente.

În secțiunea Invitations (Invitații), veți putea vedea detaliile și documentele invitației.

 Făcând click pe numărul de referință al procedurii sau pe opțiunea See Details (Vizualizare detalii), veți ajunge pe pagina cu informațiile referitoare la invitație de unde puteți face click pe  Details  (Detalii) sau pe secțiunea Consortium (Consorțiu). 

Secțiunea Details (Detalii)

În secțiunea Details (Detalii) veți avea posibilitatea de:         

  a vizualiza detaliile procedurii

• În secțiunea General information (Informații generale), puteți vizualiza informațiile referitoare la procedură.

• a accesa documentele de achiziție restricționate
  În secțiunea Restricted documents (Documente restricționate), puteți consulta documentele referitoare la procedură. 

Dacă există mai multe versiuni ale unui document, veți vedea ultima versiune pe ecran. Pentru a vizualiza o versiune mai veche, faceți clic pe meniul derulant și selectați versiunea pe care doriți să o vedeți. De asemenea, puteți consulta traducerile disponibile (dacă există).

• Accesați secțiunea Restricted Questions & answers (Q&A) (Întrebări și răspunsuri restricționate). 
  Din această secțiune puteți adresa o întrebare cu privire la procedură.

În cazul în care autoritatea contractantă furnizează răspunsul în privat, acesta va apărea în secțiunea My Q&A (Întrebările și răspunsurile mele). Dacă răspunsul este furnizat tuturor candidaților invitați la procedură, acesta va apărea în secțiunea Restricted Q&A (Întrebări și răspunsuri restricționate). Pentru informații suplimentare a se vedea Cum să creați și să trimiteți o întrebare pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

  Depunerea se poate face numai din secțiunea Invitation(s) (Invitație/invitații). Oferta (ofertele) nu poate (pot) fi depusă (depuse) de pe pagina cu detalii referitoare la procedură.

Secțiunea Consortium (Consorțiu) 

În această secțiune puteți vizualiza datele organizației căreia îi este trimisă această invitație (în cazul unui consorțiu, veți vedea toți membrii consorțiului).

Faceți clic pe săgeată pentru a vedea rolurile atribuite organizației . Faceți clic pe butonul Edit Roles (Editare roluri) pentru a gestiona rolurile.

Secțiunea Invitation(s) (Invitație/invitații)

Pentru fiecare invitație, puteți vedea numărul de referință al procedurii, statutul invitației (primită, confirmată), termenul-limită, lotul (dacă este cazul), titlul procedurii, tipul procedurii și etapa.  Butonul de meniu (trei puncte) din invitație/dosar vă permite să efectuați diferite acțiuni în funcție de statutul invitației/dosarului.

În cazul invitațiilor cu statutul Received (Primită):  

• Acknowledge Receipt (Confirmați primirea): faceți clic aici pentru a confirma că ați primit invitația de a depune o ofertă. Veți fi direcționat(ă) către portalul eSubmission, unde puteți depune oferta.
• Manage Roles (Gestionare roluri): veți putea să vizualizați și să gestionați accesul la invitația dvs. (să adăugați/eliminați alte persoane care vor putea, de asemenea, să vizualizeze invitația și să depună o ofertă).
• See Details (Vizualizare detalii): veți putea vedea detaliile referitoare la procedură (a se vedea mai sus).

În cazul invitațiilor cu statutul Acknowledged (Primire confirmată): 

• Start New Submission (Creare dosar nou): faceți clic aici pentru a trimite o nouă ofertă.
• Manage Roles (Gestionare roluri): veți putea să vizualizați și să gestionați accesul la invitația dvs. (să adăugați/eliminați alte persoane care vor putea, de asemenea, să vizualizeze invitația și să depună o ofertă).
• See Details (Vizualizare detalii): veți putea vedea detaliile referitoare la procedură (a se vedea mai sus).

Dacă ați început pregătirea unui dosar sau ați trimis deja un dosar, veți vedea linkul Submission(s) (Dosar/dosare).

Butonul de meniu (trei puncte) din dreapta fiecărui dosar vă permite să efectuați diferite acțiuni, în funcție de statutul dosarului.

În cazul dosarelor aflate în stadiul Draft (Proiect):

• Edit (Editare): eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Acum puteți să vă editați dosarul în eSubmission.
• View (Vizualizare): eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Nu puteți edita dosarul, deoarece îl vizualizați în modul care permite numai citirea. 
• Delete (Ștergeți): proiectul de dosar va fi șters de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

În cazul dosarelor aflate în stadiul Submitted (Depus):

• View Receipt (Vizualizați confirmarea de primire): se afișează confirmarea de primire a dosarului.
• Withdraw (Retragere) (acțiune disponibilă doar până la termenul-limită pentru depunere):  precizați motivul pentru care doriți să retrageți dosarul și confirmați făcând clic pe butonul Withdraw (Retragere). După ce ați retras un dosar, nu îl mai puteți vizualiza, edita sau depune din nou.

În cazul dosarelor cu statutul Withdrawn (Retras):

• View Withdrawal Receipt (Vizualizați confirmarea de retragere): se afișează confirmarea de retragere.

În cazul dosarelor cu statutul Deleted (Șters):

• Butonul de meniu (trei puncte) nu este disponibil pentru ofertele cu statutul Deleted (Șters). După ștergere, proiectul de dosar nu mai poate fi recuperat de către ofertant. 

Cum să vă pregătiți oferta în eSubmission

Pentru a depune o ofertă revizuită pentru o rundă următoare, este necesar ca PCoCo/CoCo să confirme primirea invitației:

• Găsiți procedura în secțiunea Invitation(s) (Invitație/invitații) pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.
• În butonul de meniu (trei puncte) al procedurii, faceți clic pe Acknowledge Receipt (Confirmați primirea), pentru a confirma că ați primit invitația. Statutul invitației va deveni Acknowledged (Primire confirmată).

După ce ați confirmat primirea invitației, veți fi redirecționat(ă) automat către eSubmission, unde puteți începe depunerea ofertei dvs. făcând clic pe  New submission (Dosar nou).

Dacă preferați să începeți depunerea mai târziu:

• Conectați-vă la Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.
• Mergeți la Invitation(s) (Invitația/Invitații) și găsiți procedura.
• Din butonul de meniu (trei puncte)al procedurii, faceți clic pe butonul Start New Submission (Creare dosar nou). Veți fi redirecționat(ă) către eSubmission.

În eSubmission, faceți clic pe New submission  (Dosar nou) sau pe Resume draft (Reluare proiect)  pentru a relua proiectul de dosar început anterior. 

Navigarea în eSubmission 

Atunci când creați dosarul, veți vedea o bară de progres în partea de sus a ecranului. Această bară arată toate etapele pe care trebuie să le parcurgeți pentru a depune oferta. De asemenea, puteți vedea în ce etapă vă aflați. Pe toată durata procesului de depunere, puteți vedea ce documente au fost încărcate făcând clic pe butonul Submission documents (Documentele din dosar) aflat în partea stângă a ecranului.

Părți

În această etapă numai secțiunea  Contact Person (Persoană de contact) poate fi editată.

Utilizatorul care începe procesul de ofertare în eSubmission se poate indica pe sine ca persoană de contact (numele este deja completat în prealabil) sau poate indica o altă persoană. Dacă aceasta din urmă nu are un cont EU Login, va fi creat automat un cont EU Login temporar, pe baza adresei de e-mail a persoanei de contact, iar persoana va fi invitată prin e-mail să finalizeze înregistrarea în EU Login. Invitația va fi un mesaj automat transmis de sistem, fără nicio trimitere la procedură.

Persoanei de contact i se atribuie rolul de PCoCo pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, iar utilizatorului care își exprimă interesul (dacă este diferit de persoana de contact) i se atribuie rolul de CoCo. 

Faceți clic pe butonul Next (Înainte) pentru a trece la etapa următoare.

Datele despre ofertă

În această secțiune trebuie să introduceți valoarea ofertei dvs. (numai în cazul metodei de atribuire „costul cel mai scăzut și prețul cel mai scăzut”; utilizând același format ca în exemplul de pe ecran) și/sau să precizați dacă oferta dvs. respectă sau nu cerințele minime specificate în documentele achiziției.

Dacă menționați că oferta dumneavoastră nu respectă cerințele minime, vi se va cere să furnizați o explicație într-o casetă de text dedicată. Confirmarea conformității sau a neconformității și explicația în caz de neconformitate se vor reflecta în raportul privind dosarul.

După ce faceți clic pe butonul Save (Salvare), puteți încărca oferta financiară și, dacă autoritatea contractantă o solicită în caietul de sarcini, oferta tehnică. Puteți încărca mai multe fișiere ca ofertă tehnică/financiară. 

Atunci când considerați că datele despre ofertă sunt corecte și că dosarul este complet, faceți clic pe Next (Înainte). Butonul va fi activ doar dacă au fost furnizate toate datele și toate documentele obligatorii.

Raportul privind dosarul  

Raportul privind dosarul este generat de sistem și face parte din dosar. Raportul enumeră toate documentele incluse în dosar. eSubmission generează automat raportul privind dosarul și îl adaugă la dosarul dvs. Puteți consulta raportul privind dosarul pe ecran sau îl puteți descărca pentru a-l păstra în evidențele proprii (înainte de a depune oferta). Nu este nevoie să semnați și să încărcați raportul semnat în eSubmission.

Dacă, după vizualizarea raportului privind dosarul, considerați că dosarul este complet și gata de depunere, faceți clic pe Next (Înainte) pentru a continua.

Depuneți oferta

Când sunteți gata să depuneți oferta, faceți clic pe Submit (Depunere). Sistemul va afișa un mesaj pentru a vă întreba dacă doriți să confirmați operațiunea.

Faceți clic pe Yes  (Da) dacă doriți să confirmați: din acest moment nu veți mai putea modifica acest dosar. Menționăm că sistemul nu vă va permite să depuneți dosarul dacă a fost atins termenul-limită pentru primirea dosarelor.

Va fi trimisă o notificare prin e-mail la adresa de e-mail legată de contul EU Login al persoanei cu rol de Contact coordonator principal (PCoCo) și tuturor persoanelor cu rol de Contact coordonator (CoCo) indicate pentru oferta respectivă. Această notificare prin e-mail conține un link spre Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, unde puteți găsi confirmarea de primire. 

Gestionarea rolurilor pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare

Contul EU Login legat la adresa de e-mail la care a fost trimisă invitația primește rolul de Contact coordonator principal (PCoCo) pentru invitație. Prin intermediul butonului Manage Roles (Gestionare roluri) (a se vedea mai jos), PCoCo poate adăuga alte persoane din organizația sa în calitate de Contact(e) coordonator (coordonatoare) (CoCo) pentru invitație.

Persoana de contact indicată în oferta revizuită în eSubmission primește rolul de Contact coordonator principal (PCoCo) pentru dosar și invitația la runda sau rundele următoare. Utilizatorul care depune oferta (dacă este diferit de persoana de contact din dosar) primește rolul de Contact coordonator (CoCo) pentru dosar și invitația la runda sau rundele următoare, cu excepția cazului în care acest rol a fost eliminat de PCoCo/un alt CoCo din dosar în perioada cuprinsă între deschiderea cererilor de către autoritatea contractantă și primirea invitației la runda sau rundele următoare.

 Toate acțiunile descrise mai sus [a se vedea secțiunea Invitations (Invitații)] pot fi efectuate de PCoCo sau CoCo pentru elementul respectiv (invitație sau dosar). Vă atragem atenția asupra faptului că nu poate exista decât un singur PCoCo pentru fiecare invitație sau dosar.

Pentru a adăuga/elimina roluri în cadrul unui dosar, urmați pașii de mai jos:

  Persoanele cu rol de CoCo adăugate în modul descris mai sus după ce autoritatea contractantă a trimis o invitație pentru o rundă următoare de negociere nu vor putea depune o ofertă în cadrul rundei respective. Numai persoanele cu rol de PCoCo/CoCo care au primit invitația sau cele cu rol de CoCo care au fost adăugate folosind butonul Manage roles (Gestionare roluri) din invitație vor putea depune o ofertă.