Kuidas rahastamis- ja hankeportaalis (Funding & Tenders Portal) esitatavaid kutseid ja pakkumusi hallata?

Väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetluse või konkurentsipõhise läbirääkimistega hankemenetluse puhul võivad pakkumuse esitada ainult kutsutud kandidaadid.

Kui teil palutakse esitada pakkumus, saate:

• kutse e-posti teel;
• teate rahastamis- ja hankeportaalis.

Kutses saate lingi, mis viib teid rahastamis- ja hankeportaali rubriiki „Invitation(s)“ (Kutse(d)), kuhu peate sisse logima oma EU Loginiga. Kui teil ei ole veel EU Logini kontot, mis on seotud e-posti aadressiga, mida hankija kasutas kutse jaoks, loob rahastamis- ja hankeportaal selle teie jaoks automaatselt. Vaata üksikasjalikku selgitust siit.

Kutsete vaatamine

Vasakul asuvast navigeerimismenüüst leiate kutse(d) jaotises „Invitations“ (Kutsed). Kutsete nimekirja kohal paremal asub ka otsinguväli.

Klõpsake „Select Organisation“ (Vali organisatsioon) menüünupu (kolm punkti) all, et näha saadud kutseid – kutsel märgitud osaleja tuleb valida kui „Participant“ (Osaleja).

 Avaneb hüpikaken, kus teil on kaks võimalust:

• „My organisations“ (Minu organisatsioonid) – võite valida organisatsiooni, mille puhul on teil roll: roll organisatsiooni puhul  (nt iseregistreerunu, LEAR, LSIGN) või  projekti puhul (pakkumus/kutse/leping/toetus) . Kui teie organisatsioon ei ole veel registreeritud, peate osaleja tunnuskoodi (PIC) saamiseks kõigepealt registreerima selle osalejate registris. Lugege lähemalt siit. Pärast organisatsiooni registreerimist saate valida äsja loodud PICi.

• „Other organisation“ (Muu organisatsioon) saate teha otsinguid rahastamis- ja hankeportaalis registreeritud organisatsioonide kohta, sisestades kas organisatsiooni nime või PIC-koodi.

Alles pärast organisatsiooni valimist saate näha kutse üksikasju ja dokumente.

Hanke viitenumbrile klõpsamine viib teid hankemenetluse üksikasjade lehele.

Jaotise „Details“ (Üksikasjad) all saate teha järgmist.

• Vaadata hankemenetlusega seotud teavet
  Jaotises „General information“ (Üldteave) saate vaadata hankemenetlusega seotud teavet.

• Tutvuda piiratud juurdepääsuga hankedokumentidega
  Jaotises „Restricted documents“ (Piiratud juurdepääsuga hankedokumendid) saate tutvuda hankemenetluse dokumentidega.  
  
  

Kui dokumendil on mitu versiooni, näete ekraanil viimast versiooni . Vanema versiooni vaatamiseks klõpsake rippmenüül ja valige soovitud versioon. Võite tutvuda ka olemasolevate tõlgetega (kui neid on).  

• Pääseda ligi piiratud juurdepääsuga küsimuste ja vastuste jaotisele.  
  Selles jaotises saate esitada küsimusi hankemenetluse kohta.   
  
  
  Kui hankija annab vastuse eraviisiliselt, kuvatakse see jaotises „My Q&A“ (Minu küsimused ja vastused). Kui vastus antakse kõigile osalema kutsutud kandidaatidele, kuvatakse see jaotises „Restricted Q&A“ (Piiratud juurdepääsuga küsimused ja vastused). Lisateabe saamiseks vt „Kuidas koostada ja esitada küsimusi rahastamis- ja hankeportaalis?“.

  Pakkumusi saab esitada ainult jaotisest „My Invitation(s)“ (Minu kutsed). Pakkumusi ei saa esitada hankemenetluse üksikasjade lehelt.

Jaotis „Invitation(s)“ (Kutsed)

Saate iga kutse juures vaadata hanke viitenumbrit, staatust (kätte saadud, kinnitatud), tähtaega, osa numbrit (kui see on asjakohane), hankemenetluse pealkirja, liiki ja etappi. Kutse/pakkumuse juures olevmenüünupp (kolm punkti) võimaldab teha erinevaid toiminguid sõltuvalt kutse/pakkumuse staatusest.

Kätte saadud kutsed (staatus „Received“):  

• „Acknowledge Receipt“ (Kinnita kättesaamist): klõpsake siin, et kinnitada pakkumuse esitamise kutse kättesaamist. Teid suunatakse rakendusse eSubmission, kus saate esitada oma pakkumuse.
• „Manage Roles“ (Halda rolle):  teil on võimalik vaadata oma kutsele juurdepääsu ja seda hallata (lisada/eemaldada isikuid, kellel on kutsele juurdepääs ja õigus esitada pakkumus).
• „See Details“ (Vaata üksikasju): võite vaadata hankemenetluse üksikasju (vt eespool).

Kinnitatud kutsed (staatus „Acknowledged“): 

• „Start New Submission“ (Alusta uut pakkumust): klõpsake , et esitada uus pakkumus.
• „Manage Roles“ (Halda rolle): teil on võimalik vaadata oma kutsele juurdepääsu ja seda hallata (lisada/eemaldada isikuid, kellel on kutsele juurdepääs ja õigus esitada pakkumus).
• „See Details“ (Vaata üksikasju): võite vaadata hankemenetluse üksikasju (vt eespool).

Kui olete alustanud pakkumuse esitamist või selle juba esitanud, näete linki „Submission(s)“ (Pakkumused).

Iga pakkumuse juures paremal asuv menüünupp (kolm punkti) võimaldab teil teha erinevaid toiminguid sõltuvalt pakkumuste staatusest.

Pooliolevate pakkumuste puhul (staatus „Draft“)

• Edit (Muuda): eSubmission avaneb viimasel lehel, kus te enne rakendusest lahkumist olite. Saate nüüd rakenduses eSubmission oma pakkumust muuta.
• View (Vaata): eSubmission avaneb viimasel lehel, kus te enne rakendusest lahkumist olite. Esitatavat pakkumust ei ole võimalik muuta, sest see on avatud kirjutuskaitstuna. 
• Delete (Kustuta): pooleliolev pakkumus kustutatakse rahastamis- ja hankeportaalist.

Esitatud pakkumuste puhul (staatus „Submitted“):

• View Receipt (Vaata kinnitust): kuvatakse esitamise kinnitus.
• Withdraw (Võta tagasi) (võimalik ainult enne esitamise tähtaega):  nimetage põhjus, miks te soovite esitatud pakkumuse tagasi võtta ja klõpsake kinnitamiseks nuppu „Withdraw“ (Võta tagasi). Kui olete esitatud pakkumuse tagasi võtnud, ei saa te seda enam vaadata, muuta ega uuesti esitada.

Tagasivõetud pakkumuste puhul (staatus „Withdrawn“)

• View Withdrawal Receipt (Vaata tagasivõtmise kinnitust): kuvatakse tagasivõtmise kinnitus.

Kustutatud pakkumuste puhul (staatus „Deleted“)

• staatusega „Deleted“ (Kustutatud) pakkumuste puhul ei ole menüü „Action“ (Tegevus) kättesaadav. Kui pooleliolev pakkumus on kustutatud, ei saa pakkuja seda enam taastada.   

Kuidas koostada rakenduse eSubmission pakkumust?

Pakkumuse esitamiseks peate kõigepealt kinnitama, et olete pakkumiskutse kätte saanud:

• Leidke hankemenetlus rahastamis- ja hankeportaali jaotises „Invitation(s)“ (Kutsed).
• Valige hankemenetluse menüünupp (kolm punkti) ja klõpsake „Acknowledge Receipt “ (Kinnita kättesaamist), et kinnitada kutse kättesaamist. Kutse staatuseks saab „Acknowledged“ (Kinnitatud).

Pärast seda, kui olete kutse kättesaamise kinnitanud, suunatakse ta automaatselt rakendusse eSubmission, kus ta saab alustada pakkumuse esitamist, klõpsates nupul „New submission“ (Uus pakkumus). 

Kui soovite esitada oma pakkumuse hiljem:

• logige rahastamis- ja hankeportaali;
• valige „Invitation(s)“ (Kutsed) ja otsige üles õige hankemenetlus;
• valige hankemenetluse menüünupp (kolm punkti) ja klõpsake „Start new submission“ (Alusta uut pakkumust). Seejärel suunatakse teid edasi rakendusse eSubmission.

Rakenduses eSubmission klõpsake uue pakkumuse alustamiseks nupul „New submission“ (Uus pakkumus) või varem alustatud poolelioleva pakkumusega jätkamiseks „Resume draft“ (Jätka poolelioleva pakkumusega). 

Kuidas rakenduses eSubmission navigeerida? 

Pakkumust koostama asudes näete ekraani ülaosas olekuriba, mis näitab kõiki etappe, mille peate läbima enne pakkumuse esitamist. Ühtlasi näete, millises etapis parajasti olete. Pakkumuse esitamise protsessis võite igal ajal kontrollida, millised dokumendid on üles laaditud – selleks klõpsake ekraani vasakpoolsel nupul „Submission documents“ (Pakkumuse dokumendid).

Esitamisvõimalused

Kui alustate uue pakkumuse esitamist, palutakse teil märkida järgmine teave:

• kuidas te oma pakkumuse esitate: üksikpakkumuse või ühispakkumusena;
• kas esitatav pakkumus sisaldab alltöövõttu;
• pakkumuse esitamise keel.

Kui olete oma valiku teinud, klõpsake lehe allosas nupul „Next“ (Edasi).

Osalised

Selles osas tuleb identifitseerida teie pakkumuses osalevad organisatsioonid (osalejad). Klõpsake nupul „New party“ (Uus osaleja) ja valige osaleja liik: peamine osaleja (üksikpakkumuse korral), rühma juht või rühma liige (ühispakkumuse korral) ning alltöövõtja (kui see on asjakohane). Kõik osalejad peale alltöövõtjate tuleb identifitseerida osaleja tunnuskoodiga PIC. 

Peamise osaleja või rühma juhi PIC-kood peaks olema sama, mis selle osaleja või rühmajuhi PIC, kes on seotud rahastamis- ja hankeportaali jaotises „Invitations“ (Kutsed) esitatud kutsega osaleda läbirääkimistega menetluses.

Et valida õige PIC ja kontrollida, kas üksusel on juba PIC (st üksus on juba osalejate registris registreeritud), kasutage organisatsioonide otsingu välja. Otsimiseks on kaks võimalust: Minu organisatsioonid või Muud organisatsioonid.

Minu organisatsioonid:  klõpsake rippmenüül, et kuvada loetelu organisatsioonidest, mida sisselogitud kasutaja on varasemates pakkumustes kasutanud või kellele on määratud roll (nt iseregistreerija, juriidilise isiku määratud esindaja või konto haldaja). Need on samad organisatsioonid, mida kasutajad näevad rahastamis- ja hankeportaali vasakpoolse menüü vahekaardil „My organisations“ pärast sisselogimist oma EU Logini kontoga.

Muud organisatsioonid: võite otsida osalejate registris registreeritud organisatsioone, sisestades nime või PICi (osaleja tunnuskood).

Kui otsing ei anna tulemusi, peab organisatsioon end PICi saamiseks registreerima. Kui teie organisatsioon on registreeritud, saate minna tagasi eSubmissioni juurde ja valida äsja loodud PICi, kasutades ühte kahest otsinguvariandist.

Ekraanil kuvatakse osalejate registris PICiga seostatud teave ja teil palutakse esitada järgmised kohustuslikud andmed/dokumendid:

• peamisel osalejal või rühma juhil:
• kontaktandmed (nimi ja e-posti aadress);
• IBAN / pangakonto number;
  Kui pangakontol on IBAN, märgistage ruut „IBAN“ ja eSubmission kontrollib, kas IBANi konto on kehtiv;
• kõigil osalejatel: (nõuetekohaselt täidetud ja allkirjastatud) kirjalik kinnitus jaotises „Attachments“ (Manused).

Pakkumuse kontaktisikuna saab kasutaja märkida end (nime väli on juba eeltäidetud) või muu isiku. Kontaktisikust saab rahastamis- ja hankeportaalis peamine koordineeriv kontaktisik ning pakkumuse esitanud kasutajast (kui ta ei ole kontaktisik) koordineeriv kontaktisik. 

Kui peamisel koordineerival kontaktisikul ei ole EU Logini kontot, siis luuakse selle isiku e-posti aadressi põhjal automaatselt ajutine EU Logini konto ja isikut kutsutakse e-posti teel ennast EU Loginis registreerima. Kutse on automaatne süsteemiteade, milles ei osutata hankemenetlusele.

Iga osaleja manuste jaotises saate üles laadida osaleja dokumendid, mis on seotud menetlusest kõrvalejätmise ja valikukriteeriumidega. Tutvuge hanke tingimustega, et teha kindlaks, millised dokumendid tuleb millise osaleja puhul esitamisel lisada.

Kui olete lõpetanud, klõpsake nupul „Done“ (Valmis). 

Jätkamiseks klõpsake nupul „Next“ (Edasi).

Hanke osad

Kui hankemenetlus on jaotatud mitmesse ossa, valige osa(d), mille kohta soovite pakkumust esitada, ja klõpsake seejärel nupul „Next“ (Edasi).  

Pakkumuse andmed

Selles jaotises peate sisestama oma pakkumuse summa (ainult väikseima maksumuse või väikseima hinnaga lepingu sõlmimise meetodi korral) (kasutage kindlasti sama vormingut nagu ekraanil esitatud näites) ja/või kinnitama, kas teie pakkumus vastab hankedokumentides sätestatud miinimumnõuetele või mitte.

 [ IMAGE 34]  

Kui kinnitate, et teie pakkumus miinimumnõuetele ei vasta, siis palutakse teil seda selgitada selleks mõeldud tekstikastis. Nõuetele vastavuse või mittevastavuse kinnitus ning mittevastavuse kohta lisatud selgitus kajastub esitamise aruandes.

Pärast nupul „Save“ (Salvesta) klõpsamist saate üles laadida finantspakkumuse, ja kui hankija seda hanketingimustes nõuab, ka pakkumuse tehnilise osa. Te võite pakkumuse tehnilise või finantsosana üles laadida rohkem kui ühe faili. 

Kui olete veendunud, et pakkumuse andmed on õiged ja esitatav pakkumus on täielik, klõpsake nupul „Next“ (Edasi). Nupp on aktiivne ainult siis, kui kõik kohustuslikud andmed ja dokumendid on esitatud.

Esitamise aruanne

Esitamise aruande koostab süsteem ja see on pakkumuse osa. Aruandes on loetletud kõik pakkumuses sisalduvad dokumendid. eSubmission loob aruande automaatselt ja lisab selle teie pakkumusele. Saate (enne pakkumuse esitamist) aruannet ekraanil vaadata või selle oma tarbeks alla laadida. Te ei pea aruannet allkirjastama ega allkirjastatud aruannet rakendusse eSubmission üles laadima.

Kui olete esitamise aruande üle vaadanud ning teie hinnangul on teie pakkumus terviklik ja esitamiseks valmis, siis klõpsake jätkamiseks nupul „Next“ (Edasi).

Pakkumuse esitamine

Kui olete valmis oma pakkumust esitama, klõpsake nupul „Submit“ (Esita). Süsteem näitab kinnitavat teadet.

Klõpsake kinnitamiseks nupul „Yes“ (Jah). Te ei saa siis enam seda pakkumust muuta.

Pange tähele, et süsteem ei võimalda enam pakkumust esitada, kui selle esitamise tähtaeg on möödunud. Peamise koordineeriva kontaktisiku / koordineeriva kontaktisiku e-posti aadressile saadetakse e-kiri. Selles e-kirjas saadetakse link rahastamis- ja hankeportaali, kust peamine koordineeriv kontaktisik ja koordineeriv kontaktisik leiavad esitamise kinnituse (Submission Receipt). Pange tähele, et pakkumusse sisestatud PICide omanikke teavitatakse.

Kuidas hallata rolle rahastamis- ja hankeportaalis?

EU Logini konto, mis on seotud e-posti aadressiga, millele kutse saadeti, saab rolli peamine koordineeriv kontaktisik. Nupu „Manage Roles“ (Halda rolle) (vt allpool) abil saab peamine koordineeriv kontaktisik lisada kutsele koordineerivaid kontaktisikuid.

Pakkumuses märgitud kontaktisik on peamine koordineeriv kontaktisik pakkumuse esitamiseks ja järgmis(t)e vooru(de) kutse(te)ks. Pakkumuse esitanud kasutajast (kui ta ei ole pakkumuses märgitud kontaktisik) saab pakkumuse esitamise ja järgmises etapis osalemise kutse koordineeriv kontaktisik, välja arvatud juhul kui pakkumuse esitamise peamine koordineeriv kontaktisik / teine koordineeriv kontaktisik ei ole seda rolli eemaldanud ajavahemikul pakkumuse avamisest hankija poolt kuni järgmises etapis osalemise kutse saamiseni.

Kõiki eespool kirjeldatud toiminguid (vt jaotis My Invitations (Minu kutsed)) saab teha asjaomase toimingu (kutse või esitamise) peamine koordineeriv kontaktisik või koordineerivad kontaktisikud. Juhime tähelepanu sellele, et kutse või pakkumuse kohta võib olla ainult üks peamine koordineeriv kontaktisik.

Pakkumuse esitamisega seotud rollide lisamiseks või eemaldamiseks järgige järgmisi samme:

   Koordineerivad kontaktisikud, kes on eespool kirjeldatud viisil lisatud pärast seda, kui avaliku sektori hankija on saatnud pakkujale kutse esitada portaali kaudu muudetud pakkumus, ei saa muudetud pakkumust esitada. Muudetud pakkumust saavad esitada ainult need peamised koordineerivad kontaktisikud / koordineerivad kontaktisikud, kes on saanud kutse, või koordineerivad kontaktisikud, kes on lisatud kutses leiduva toimingunupu „Manage roles“ (Halda rolle) kaudu (vt juhend – 2. voor / järgmine voor (järgmised voorud)).