Kuidas hallata rahastamis- ja hankeportaalis (Funding & Tenders Portal) esitatavaid kutseid ja pakkumusi?

Kui hankija otsustab paluda teil esitada muudetud pakkumuse, saate:

• kutse e-posti teel;
• teate rahastamis- ja hankeportaalis.

Kutse ja teade saadetakse:

• viimases pakkumuses märgitud kontaktisiku e-posti aadressile (peamine koordineeriv kontaktisik);
• kõigi nende isikute e-posti aadressidele, kes on pakkumuse saatmise ajal koordineerivad kontaktisikud, st kellele on omistatud koordineeriva kontaktisiku roll ühel järgmistest viisidest ja kui seda rolli ei ole vahepeal funktsiooni „Manage roles“ (Halda rolle) kaudu eemaldatud:
• kontaktisikud, kes on märgitud varasemates pakkumustes, peale viimase;
• kontaktisikud, kelle EU Logini kontot kasutati esialgse pakkumuse ja muudetud pakkumuse esitamiseks;
• kontaktisikud, kes on lisatud funktsiooni „Manage roles“ (Halda rolle) kaudu.

Teadetele pääseb ligi rahastamis- ja hankeportaali jaotise „Notifications“ (Teated) kaudu.

Kutsete vaatamine

Kutses saate lingi, mis viib teid rahastamis- ja hankeportaali jaotisesse „Invitations“ (Kutsed), kuhu peate sisse logima oma EU Loginiga. Kui teil ei ole veel EU Logini kontot, loob rahastamis- ja hankeportaal selle teile automaatselt. Vaata üksikasjalikku selgitust siit.

 
Vasakul asuvast navigeerimismenüüst leiate kutse(d) jaotises „Invitation(s)“ (Kutse(d)). Kutsete nimekirja kohal paremal asub ka otsinguväli.

     Ettepanek esitada muudetud pakkumus järgmis(t)eks vooru(de)ks on eraldi kutsena jaotises „Invitations“ (Kutsed). See ei ole osa kutsest, mis saadeti hankemenetluse algvooru või järgmisesse vooru (kui see on olemas). Sellel kutsel on oma andmed ja dokumendid (kui neid on) ning link uue pakkumuse esitamiseks kutsete jaotise menüünupu (kolm punkti) all. Uus kutse ei sisalda eelmiste kutsete dokumente – nendega saab siiski tutvuda eelmistes kutsetes.

Jaotises „Invitations “ (Kutsed) näete kutse üksikasju ja dokumente.

 Hankemenetluse viitenumbrile või valikule „See Details“ (Vaata üksikasju) klõpsamine viib teid kutse üksikasjade lehele, kus te saate valida jaotise „Details“ (Üksikasjad) või jaotise „Consortium“ (Konsortsium).

Jaotis „Details“ (Üksikasjad)

Jaotises „Details“ (Üksikasjad) saate teha järgmist.

 Tutvuda hankemenetluse üksikasjadega.

• Hankemenetlusega seotud teavet saate vaadata jaotises „General information“ (Üldteave).

• Tutvuda piiratud juurdepääsuga hankedokumentidega.
  Hankemenetluse dokumentidega saate tutvuda jaotises „Restricted documents“ (Piiratud juurdepääsuga hankedokumendid).

Kui dokumendil on mitu versiooni, näete ekraanil viimast versiooni. Vanema versiooni vaatamiseks klõpsake rippmenüül ja valige soovitud versioon. Võite tutvuda ka olemasolevate tõlgetega (kui neid on).

• Pääseda ligi piiratud juurdepääsuga küsimuste ja vastuste jaotisele. 
  Selles jaotises saate esitada küsimusi hankemenetluse kohta.

Kui hankija annab vastuse eraviisiliselt, kuvatakse see jaotises „My Q&A“ (Minu küsimused ja vastused). Kui vastus antakse kõigile osalema kutsutud kandidaatidele, kuvatakse see jaotises „Restricted Q&A“ (Piiratud juurdepääsuga küsimused ja vastused). Lisateabe saamiseks vt „How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal“ (Kuidas koostada ja esitada küsimusi rahastamis- ja hankeportaalis?).

Pakkumusi saab esitada ainult jaotisest „Invitation(s)“ (Kutsed). Pakkumusi ei saa esitada hankemenetluse üksikasjade lehelt.

Jaotis „Consortium“ (Konsortsium)

Selles jaotises saate vaadata selle organisatsiooni andmeid, kellele kutse saadetakse (konsortsiumi puhul näete kõiki konsortsiumi liikmeid).

Organisatsioonile määratud rollide nägemiseks klõpsake noolel, . Rollide haldamiseks klõpsake nupul „Edit Roles“ (Muuda rolle).

 
Jaotis „Invitation(s)“ (Kutsed)

Saate iga kutse juures vaadata hankemenetluse viitenumbrit, staatust (kätte saadud, kinnitatud), tähtaega, osa numbrit (kui see on asjakohane), hankemenetluse pealkirja, liiki ja etappi. Kutse/pakkumuse juures olev menüünupp (kolm punkti)  võimaldab teha erinevaid toiminguid sõltuvalt kutse/pakkumuse staatusest.

Kätte saadud kutsed (staatus „Received“)   

• „Acknowledge Receipt“ (Kinnita kättesaamist): klõpsake siin, et kinnitada pakkumuse esitamise kutse kättesaamist. Teid suunatakse rakendusse eSubmission, kus saate esitada oma pakkumuse.
• „Manage Roles“ (Halda rolle) teil on võimalik vaadata oma kutsele juurdepääsu ja seda hallata (lisada/eemaldada isikuid, kellel on kutsele juurdepääs ja õigus esitada pakkumus).
• „See Details“ (Vaata üksikasju): võite vaadata hanke üksikasju (vt eespool).

Kinnitatud kutsed (staatus „Acknowledged“) 

• „Start New Submission“ (Alusta uut pakkumust): klõpsake, et esitada uus pakkumus.
• „Manage Roles“ (Halda rolle): teil on võimalik vaadata oma kutsele juurdepääsu ja seda hallata (lisada/eemaldada isikuid, kellel on kutsele juurdepääs ja õigus esitada pakkumus).
• „See Details“ (Vaata üksikasju): võite vaadata hankemenetluse üksikasju (vt eespool).

Kui olete alustanud pakkumuse esitamist või selle juba esitanud, näete linki „Submission(s)“ (Pakkumused).

Iga pakkumuse juures paremal asuv menüünupp (kolm punkti)  võimaldab teil teha erinevaid toiminguid sõltuvalt pakkumuste staatusest.

Pooliolevate pakkumuste puhul (staatus „Draft“)

• „Edit“ (Muuda): eSubmission avaneb viimasel lehel, kus te enne rakendusest lahkumist olite. Saate nüüd rakenduses eSubmission oma pakkumust muuta.
• „View“ (Vaata): eSubmission avaneb viimasel lehel, kus te enne rakendusest lahkumist olite. Esitatavat pakkumust ei ole võimalik muuta, sest see on avatud kirjutuskaitstuna. 
• „Delete“ (Kustuta): pooleliolev pakkumus kustutatakse rahastamis- ja hankeportaalist.

Esitatud pakkumuste puhul (staatus „Submitted“)

• „View Receipt“ (Vaata kinnitust): kuvatakse esitamise kinnitus.
• „Withdraw“ (Võta tagasi) (võimalik ainult enne esitamise tähtaega):  nimetage põhjus, miks te soovite esitatud pakkumuse tagasi võtta ja klõpsake kinnitamiseks nuppu „Withdraw “ (Võta tagasi). Kui olete esitatud pakkumuse tagasi võtnud, ei saa te seda enam vaadata, muuta ega esitada.

Tagasivõetud pakkumuste puhul (staatus „Withdrawn“)

• „View Withdrawal Receipt“ (Vaata tagasivõtmise kinnitust): kuvatakse tagasivõtmise kinnitus.

Kustutatud pakkumuste puhul (staatus „Deleted“)

• Staatusega „Deleted“ (Kustutatud) pakkumuste puhul ei ole menüünupp (kolm punkti) enam kättesaadav. Kui pooleliolev pakkumus on kustutatud, ei saa pakkuja seda enam taastada. 

Kuidas koostada rakenduse eSubmission pakkumust?

Muudetud pakkumuse esitamiseks peab peamine koordineeriv kontaktisik / koordineeriv kontaktisik kinnitama kutse kättesaamist.

• Leidke hankemenetlus rahastamis- ja hankeportaali jaotises „Invitation(s)“ (Kutsed).
• Valige hankemenetluse menüünupp (kolm punkti) ja klõpsake „Acknowledge Receipt “ (Kinnita kättesaamist), et kinnitada kutse kättesaamist. Kutse staatuseks saab „Acknowledged“ (Kinnitatud).

Pärast seda, kui olete kutse kättesaamise kinnitanud, suunatakse teid automaatselt rakendusse eSubmission, kus saate alustada pakkumuse esitamist, klõpsates nupul „New submission“ (Uus pakkumus).

Kui soovite esitada oma pakkumuse hiljem:

• logige rahastamis- ja hankeportaali;
• valige „Invitation(s)“ (Kutsed) ja otsige üles õige hankemenetlus;
• valige hankemenetluse menüünupp (kolm punkti) ja klõpsake „Start new submission“ (Alusta uut pakkumust). Seejärel suunatakse teid edasi rakendusse eSubmission.

Rakenduses eSubmission klõpsake uue pakkumuse koostamiseks nupul „New submission “ (Uus pakkumus) või varem alustatud poolelioleva pakkumusega jätkamiseks „Resume draft “ (Jätka poolelioleva pakkumusega).  

Kuidas rakenduses eSubmission navigeerida?  

Pakkumust koostama asudes näete ekraani ülaosas olekuriba, mis näitab kõiki etappe, mille peate läbima enne pakkumuse esitamist. Ühtlasi näete, millises etapis parajasti olete. Avalduse esitamise protsessis võite igal ajal kontrollida, millised dokumendid on üles laaditud – selleks klõpsake ekraani vasakpoolsel nupul „Submission documents“ (Pakkumuse dokumendid).

Osalised

Selles etapis saab muudatusi teha ainult jaotises „Contact Person“ (Kontaktisik).

Pakkumuse esitamise algatanud isik saab märkida kontaktisikuna enda (nime väli on juba eeltäidetud) või teise isiku. Kui sellel isikul ei ole EU Logini kontot, siis luuakse selle isiku e-posti aadressi põhjal automaatselt ajutine EU Logini konto ja isikut kutsutakse e-posti teel ennast EU Loginis registreerima. Kutse on automaatne süsteemiteade, milles ei osutata hankemenetlusele.

Kontaktisikust saab rahastamis- ja hankeportaalis peamine koordineeriv kontaktisik ning pakkumuse esitanud kasutajast (kui ta ei ole kontaktisik) koordineeriv kontaktisik. 

Jätkamiseks klõpsake nupul „Next“ (Edasi).

Pakkumuse andmed

Selles etapis peate sisestama oma pakkumuse summa (ainult madalaima maksumuse ja madalaima hinnaga lepingu sõlmimise meetodi korral; kasutage sama formaati nagu ekraanil esitatud näites) ja/või kinnitama, kas teie pakkumus vastab hankedokumentides sätestatud miinimumnõuetele või mitte.

Kui kinnitate, et teie pakkumus miinimumnõuetele ei vasta, siis palutakse teil seda selgitada selleks mõeldud tekstikastis. Nõuetele vastavuse või mittevastavuse kinnitus ning mittevastavuse kohta lisatud selgitus kajastub esitamise aruandes.

Pärast nupul „Save“ (Salvesta) klõpsamist saate üles laadida finantspakkumuse, ja kui hankija seda hanketingimustes nõuab, ka pakkumuse tehnilise osa. Te võite pakkumuse tehnilise või finantsosana üles laadida rohkem kui ühe faili. 

Kui olete veendunud, et pakkumuse andmed on õiged ja esitatav pakkumus on täielik, klõpsake nupul „Next“ (Edasi). Nupp on aktiivne ainult siis, kui kõik kohustuslikud andmed ja dokumendid on esitatud.

Esitamise aruanne  

Esitamise aruande koostab süsteem ja see on pakkumuse osa. Aruandes on loetletud kõik pakkumuses sisalduvad dokumendid. eSubmission loob aruande automaatselt ja lisab selle teie taotlusele. Saate (enne pakkumuse esitamist) aruannet ekraanil vaadata või selle oma tarbeks alla laadida. Te ei pea aruannet allkirjastama ega allkirjastatud aruannet rakendusse eSubmission üles laadima.

Kui olete esitamise aruande üle vaadanud ja teie hinnangul on teie pakkumus terviklik ja esitamiseks valmis, siis klõpsake jätkamiseks nupul „Next“ (Edasi).

Pakkumuse esitamine

Kui olete valmis oma pakkumust esitama, klõpsake nupul „Submit“ (Esita). Süsteem näitab kinnitusteadet.

Klõpsake kinnitamiseks nupul „Yes“ (Jah). Seejärel ei saa te enam seda pakkumust muuta. Pange tähele, et süsteem ei võimalda enam pakkumust esitada, kui selle esitamise tähtaeg on möödunud.

E-kirjaga saadetakse teade peamise koordineeriva kontaktisiku EU Logini kontoga seotud e-posti aadressile, samuti kõigile pakkumuses märgitud koordineerivatele kontaktisikutele. Selles e-kirjas saadetakse rahastamis- ja hankeportaali link, mille kaudu leiate esitamise kinnituse („Submission Receipt“). 

Rollide haldamine rahastamis- ja hankeportaalis

EU Logini konto, mis on seotud e-posti aadressiga, millele kutse saadeti, saab rolli peamine koordineeriv kontaktisik. Nupu „Manage Roles“ (Halda rolle) (vt allpool) abil saab peamine koordineeriv kontaktisik lisada kutsele koordineerivaid kontaktisikuid.

Rakenduse eSubmission muudetud pakkumuses märgitud kontaktisik on peamine koordineeriv kontaktisik pakkumuse esitamiseks ja järgmis(t)e vooru(de) kutse(te)ks. Pakkumuse esitanud kasutajast (kui ta ei ole taotluses märgitud kontaktisik) saab taotluse esitamise ja järgmises etapis osalemise kutse koordineeriv kontaktisik, välja arvatud juhul kui pakkumuse esitamise peamine koordineeriv kontaktisik / teine koordineeriv kontaktisik ei ole seda rolli eemaldanud ajavahemikul pakkumuse avamisest hankija poolt kuni järgmises etapis osalemise kutse saamiseni.

 Kõiki eespool kirjeldatud toiminguid (vt jaotis „Invitations“ (Kutsed)) saab teha asjaomase toimingu (kutse või esitamise) peamine koordineeriv kontaktisik või koordineerivad kontaktisikud. Juhime tähelepanu sellele, et kutse või taotluse kohta võib olla ainult üks peamine koordineeriv kontaktisik.

Taotluse esitamisega seotud rollide lisamiseks või eemaldamiseks järgige allpool loetletud samme:

   Eespool kirjeldatud viisil lisatud koordineerivad kontaktisikud (pärast seda, kui hankija on saatnud järgneva etapi kutsed), ei saa pakkumust esitada. Muudetud pakkumust saavad esitada ainult need peamised koordineerivad kontaktisikud / koordineerivad kontaktisikud, kes on saanud kutse, või koordineerivad kontaktisikud, kes on lisatud kutses leiduva toimingunupu „Manage roles“ (Halda rolle) kaudu.