Sådan administrerer du opfordringer og bud på Funding & Tenders-portalen

I udbud med forhandling og udbud med forhandling på konkurrencevilkår uden foregående offentliggørelse er det kun de kandidater, der har modtaget en opfordring, der kan indgive et bud.

Hvis du opfordres til at indgive et bud vil du modtage:

• en e-mail med opfordring til indgivelse af bud
• en meddelelse på F&T-portalen.

I opfordringen, som du modtager på e-mail, får du et link, der fører dig til Invitation(s) (opfordringer) på F&T-portalen – du skal logge ind med dit EU Login. Hvis du endnu ikke har en EU Login-konto knyttet til den e-mailadresse, som den ordregivende myndighed anvendte til opfordringen, vil F&T-portalen automatisk oprette den for dig. Se detaljeret forklaring her.

Se opfordring(er)

I navigationsmenuen til venstre finder du opfordringerne under Invitations. Der findes også et søgefelt til højre ovenover listen med opfordringer.

Klik på Select Organisation fra menuen (tre punkter)  i den modtagne opfordring – du skal vælge den organisation, der er angivet som "Deltager" i e-mailen om opfordringen.

 Der vises et pop op-vindue, hvor du har to muligheder:

• My organisations – du kan vælge en organisation blandt dem, du har en rolle i: rolle i organisationen (f.eks. selvregistrant, LEAR, LSIGN) eller i et projekt (bud/opfordring/kontrakt/tilskud) . Hvis din organisation endnu ikke er registreret, skal du først registrere den i deltagerregistret for at få en PIC (deltageridentifikationskode). Læs mere her. Når din organisation er registreret, kan du vælge den nyoprettede PIC.

• Andre organisationer - du kan søge efter andre organisationer, der er registreret på F&T-portalen, ved at indtaste enten organisationens navn eller PIC-nummer

Først når du har valgt din organisation, vil du kunne se yderligere oplysninger om opfordringen og dokumenterne.

Hvis du klikker på procedurens referencenummer, kommer du til siden med nærmere oplysninger om proceduren.

Under afsnittet nærmere oplysninger kan du::

• Se nærmere oplysninger om proceduren
  Under generelle oplysninger kan du se oplysningerne i forbindelse med proceduren.

• Se udbudsdokumenter med begrænset adgang
  Under afsnittet Dokumenter med begrænset adgang kan du se dokumenterne i udbuddet.  
  
  

Hvis der er flere versioner af et dokument, vil du se seneste version på skærmen. For at se en ældre version kan du klikke på rullemenuen og vælge den version, du vil se. Du kan også konsultere de tilgængelige oversættelser (hvis der er nogen).  

• • Se afsnittet med spørgsmål og svar med begrænset adgang  
    I dette afsnit kan du stille et spørgsmål vedrørende proceduren.   

Hvis den ordregivende myndighed besvarer spørgsmålet privat kan svaret ses i afsnittet "My Q&A". Hvis svaret gives til alle ansøgere, der opfordres til at deltage i udbuddet, vil det blive vist under "Restricted Q&A" (Spørgsmål og svar med begrænset adgang). For yderligere oplysninger henvises til "How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal".

  Buddet kan kun indsendes fra afsnittet "My Invitation(s)". Der kan ikke afgives bud fra siden med udbudsoplysninger.

Afsnittet "Invitation(s)"

For hver opfordring kan du se udbuddets referencenummer, status for opfordringen (modtaget, bekræftet), fristen, delkontrakten (hvis dette er relevant), udbuddets titel, udbuddets type og trinnet. I menuen (tre punkter) for opfordringen/buddet kan du udføre forskellige handlinger afhængigt af opfordringens/buddets status.

For opfordringer, der har status som Received (modtaget):  

• Acknowledge Receipt (kvittering for modtagelse): klik her for at bekræfte, at du har modtaget opfordringen til at indsende et bud. Du vil blive ført til eSubmission-portalen, hvor du kan indsende dit bud.
• Manage Roles (administrer roller):  Du vil kunne se og administrere adgangen til din opfordring (tilføje/fjerne personer, som også vil kunne få adgang til opfordringen og afgive et bud).
• See Details (se nærmere oplysninger): Du vil kunne se nærmere oplysninger om udbuddet (se foroven).

For opfordringer, der har status som Acknowledged (modtagelse bekræftet): 

• Start New Submission (opret nyt bud): Klik for at indsende et nyt bud.
• Manage Roles (administrer roller): Du vil kunne se og administrere adgangen til din opfordring (tilføje/fjerne personer, som også vil kunne se opfordringen og afgive et bud).
• See Details (se nærmere oplysninger): Du vil kunne se nærmere oplysninger om udbuddet (se foroven).

Hvis du er begyndt at udarbejde et bud eller allerede har indsendt et, vil du se linket Submission(s) (bud).

Menuen (tre punkter) til højre for hvert bud giver dig mulighed for at udføre forskellige handlinger afhængigt af indsendelsesstatus.

For bud, der har status som Draft (udkast):

• Edit (rediger): eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Du kan nu redigere dit bud i eSubmission.
• View (se): eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Buddet åbnes i skrivebeskyttet tilstand og kan derfor ikke redigeres. 
• Delete (slet): Udkastet til bud bliver slettet fra Funding & Tenders-portalen.

For bud, der har status som Submitted (indsendt):

• View Receipt (se bekræftelse på modtagelse): Bekræftelsen på, at buddet er modtaget, vises.
• Withdraw (træk buddet tilbage – kan kun anvendes, såfremt fristen ikke er udløbet):  Indtast begrundelsen for tilbagetrækningen, og bekræft derefter, at du vil trække dit bud tilbage, ved at klikke på knappen Withdraw. Når du har trukket et bud tilbage, kan du ikke længere se, redigere eller indsende det.

For bud, der har status som Withdrawn (trukket tilbage):

• View Withdrawal Receipt (se bekræftelse på tilbagetrækning): Bekræftelsen på, at buddet er trukket tilbage, vises.

For bud, der har status som Deleted (slettet):

• Action-menuen er ikke tilgængelig for bud med status som Deleted. Når et udkast til bud er blevet slettet, kan budgiveren ikke hente det igen.   

Sådan udarbejder du dit bud i eSubmission

For at kunne afgive bud skal du først bekræfte modtagelsen af opfordringen til at afgive bud:

• Find udbuddet i Invitation(s) (opfordringer) på Funding & Tenders Portal.
• Klik på Acknowledge Receipt i udbuddets menu (tre punkter) for at bekræfte, at du har modtaget opfordringen. Opfordringens status ændres nu til Acknowledged (modtagelse bekræftet).

Når du har bekræftet modtagelsen af opfordringen, vil du automatisk blive videreført til eSubmission, hvor du kan oprette dit bud ved at klikke på New Submission (nyt bud). 

Hvis du hellere vil oprette dit bud senere:

• Log ind på Funding & Tenders Portal.
• Gå til Invitation(s), og find udbuddet.
• Klik på Start New Submission i udbuddets menu (tre punkter). Du vil derefter blive videreført til eSubmission.

I eSubmission kan du klikke på New submission for at oprette et nyt bud eller på Resume draft for at gå videre med et tidligere oprettet udkast. 

Navigering i eSubmission 

Når du opretter et bud, vil du kunne se en statuslinje øverst på siden. Denne linje viser de trin, du skal igennem, før du indsender dit bud. Du kan også se, hvilket trin du i øjeblikket er på. Du kan til enhver tid under indgivelsen af dit bud kontrollere, hvilke dokumenter der er uploadet, ved at klikke på Submission documents i venstre side af skærmen.

Sådan opretter du et bud

Når du opretter et nyt bud,, vil du blive bedt om at anføre:

• hvordan du vil indgive dit bud: som et individuelt bud eller som et fælles bud,
• om buddet omfatter underleverandører og
• på hvilket sprog buddet affattes.

Klik på knappen Next nederst på siden, efter du har truffet dit valg.

Kontrahenter

I denne sektion skal du angive de organisationer, der deltager i buddet (deltagerne). Klik på New party og angiv deltagerens type: hovedansvarlig deltager (i individuelle bud), gruppeleder eller gruppemedlem (i fælles bud) og underleverandør (hvis det er relevant). Alle deltagere bortset fra underleverandører skal identificeres med en PIC – en deltageridentifikationskode. 

Den primære deltagers eller gruppeleders PIC-nummer bør være det samme som den PIC, der er knyttet til opfordringen til dette udbud med forhandling på Funding & Tenders Portal under "Invitations".

Du kan bruge feltet Search organisation field. for at se, om en enhed allerede har en PIC (dvs. allerede er registreret i deltagerregistret). Der er to søgemuligheder: My organisations eller Other organisations.

Mine organisationer: Klik på rullemenuen for at vise listen over organisationer, som den loggede bruger har anvendt i tidligere indsendelser, eller for hvilke vedkommende har fået tildelt en rolle (f.eks. selvregistrant, LEAR eller kontoadministrator). Det er de samme organisationer, som brugerne kan se under fanebladet "My organisations" i menuen til venstre på Funding & Tenders Portal, når de har logget på deres EU Login-konto.

Andre organisationer: Du kan søge efter organisationer, der er registreret i deltagerregistret, ved at indtaste organisationens navn eller PIC (deltageridentifikationskode).

Hvis søgningen ikke giver noget resultat, skal organisationen registrere sig for at få en PIC. Når din organisation er registreret, kan du gå tilbage til eSubmission og vælge den nyoprettede PIC ved hjælp af en af de to søgemuligheder.

Deltagerregistrets data om den pågældende PIC vises på skærmen, hvorefter du vil blive bedt om at indsende følgende obligatoriske oplysninger/dokumenter:

• for den hovedansvarlige deltager eller lederen af gruppen:
• Kontaktperson (navn og e-mailadresse)
• IBAN/bank-kontonummer
  Hvis bankkontoen har IBAN-kode, skal du sætte kryds i afkrydsningsfeltet "IBAN", og eSubmission vil kontrollere, om IBAN-bankkontoen er gyldig.
• for samtlige deltagere: Erklæring på tro og love (behørigt udfyldt og underskrevet) i afsnittet Bilag.

I afsnittet Kontaktperson kan brugeren angive sig selv (navnet vil allerede være udfyldt) eller en anden person som kontaktperson for buddet. Kontaktpersonen får rollen som primær koordinator ("Primary Coordinator Contact" eller PCoCo) på Funding & Tenders Portal. Hvis buddet indsendes af en anden person end kontaktpersonen, får denne person rollen som kontaktkoordinator ("Coordinator Contact" eller CoCo). 

Hvis PCoCo ikke har en EU Login-konto, oprettes der automatisk en midlertidig EU Login-konto baseret på kontaktpersonens e-mailadresse, og personen vil blive opfordret pr. e-mail til at færdiggøre sin EU Login-konto. Opfordringen tager form af en automatisk systemmeddelelse uden henvisning til proceduren.

I afsnittet Bilag kan du for hver deltager uploade de deltagerdokumenter, der er relateret til udelukkelses- og udvælgelseskriterier. Kontroller udbudsbetingelserne for at finde frem til, hvilke dokumenter der skal indgå i buddet for hvilke deltagere.

Klik på knappen Udført, når du er klar. 

Klik på Next for at gå videre til næste trin.

Delkontrakter

Ved procedurer med flere delkontrakter skal du vælge de delkontrakter, som du vil afgive bud på, og derefter klikke på knappen Next.  

Buddata

I dette afsnit skal du angive beløbet i dit bud (kun i tilfælde, hvor tildelingen afhænger af de laveste omkostninger eller den laveste pris – husk at bruge samme format som eksemplet på skærmen) og/eller angive, om dit bud opfylder mindstekravene i udbudsdokumenterne.

Hvis du angiver, at dit bud ikke opfylder minimumskravene, vil du blive bedt om en redegørelse i et dertil indrettet tekstfelt. Angivelsen af, om buddet opfylder kravene, og redegørelsen i benægtende fald vil blive afspejlet i budrapporten.

Når du har klikket på knappen Save, kan du uploade det finansielle bud og det tekniske bud (såfremt dette kræves af den ordregivende myndighed i udbudsbetingelserne). Du kan uploade mere end én fil som teknisk/finansielt bud. 

Når du mener, at oplysningerne om buddet er korrekte, og buddet er fuldstændigt, skal du klikke på knappen Next. Denne knap vil kun være aktiv, hvis alle de obligatoriske oplysninger og dokumenter er blevet indgivet.

Budrapport

Budrapporten genereres af systemet og udgør en del af buddet. Rapporten indeholder en liste over alle de dokumenter, der indgår i buddet. eSubmission genererer og tilføjer automatisk budrapporten til dit bud. Du kan se rapporten på skærmen eller downloade den til egen opbevaring (inden du indsender buddet). Du behøver ikke underskrive og uploade den underskrevne rapport i eSubmission.

Når du har gennemgået budrapporten, og hvis du mener, at buddet er færdigt og klar til indsendelse, skal du klikke på Next for at fortsætte.

Indsend dit bud

Klik på ISubmit. når du er klar til at indsende dit bud. Systemet viser derpå en bekræftelsesmeddelelse.

 [ IMAGE 39]  

Klik på Yes for at bekræfte. Du vil herefter ikke længere være i stand til at ændre buddet.

Bemærk, at systemet ikke giver dig mulighed for at indsende bud, hvis fristen for modtagelse er overskredet. Der sendes en meddelelse pr. e-mail til adressen på PCoCo/CoCo. Denne e-mail vil indeholde et link til Funding & Tenders Portal, hvor PCoCo/CoCo kan se kvitteringen for modtagelsen af buddet. Bemærk, at indehaverne af den PIC, du har indtastet, underrettes herom.

Sådan administrerer du roller på Funding & Tenders Portal

Den EU Login-konto, der er knyttet til den e-mailadresse, som opfordringen er sendt til, får rollen primær koordinator (PCoCo) for opfordringen. Ved hjælp af "Manage Roles"-knappen (administrer roller) (se nedenfor) kan PCoCo tilføje andre personer fra sin organisation som koordinator(er) (Coordinator Contact(s)/CoCo) for invitationen.

Den kontaktperson, der er angivet i buddet, modtager PCoCo for buddet og opfordringen til de(n) efterfølgende runde(r). Den bruger, der afgiver buddet (hvis denne er forskellig fra kontaktpersonen i buddet), får rollen koordinator (CoCo) for buddet og opfordringen til efterfølgende runde(r), medmindre rollen er blevet fjernet af PCoCo/en anden CoCo i forbindelse med indgivelsen af buddet i perioden mellem den ordregivende myndigheds åbning af udbuddet og modtagelsen af opfordringen til efterfølgende runde(r).

Alle de foranstaltninger, der er beskrevet ovenfor (se afsnittet Mine opfordringer), kan udføres af PCoCo eller CoCo'er for det pågældende punkt (opfordring eller indsendelse). Bemærk venligst, at der kun kan være én PCoCo pr. opfordring eller bud.

For at tilføje/fjerne roller i forbindelse med et bud, skal du følge nedenstående trin:

   En CoCo, der tilføjes som beskrevet ovenfor, efter at den ordregivende myndighed har sendt opfordringen til budgiveren om at afgive et revideret bud via portalen, vil ikke kunne afgive et revideret bud. Kun PCoCo/CoCo'er, som har modtaget opfordringen, eller CoCo'er, der er blevet tilføjet via knappen "Manage roles" (administrer roller) på opfordringen, vil kunne afgive et revideret bud (se retningslinjer for anden runde/efterfølgende runde(r)).