Sådan administrerer du opfordringer og bud på Funding & Tenders Portal  

Hvis den ordregivende myndighed beslutter at opfordre dig til at indsende et revideret bud, vil du modtage:

• en e-mail med opfordring til indgivelse af bud
• en meddelelse på Funding & Tenders Portal

E-mailen med opfordringen og meddelelsen vil blive sendt til:

• e-mailadressen på den kontaktperson, der er angivet i det seneste bud (den primære koordinator (PCoCo))
• e-mailadresserne på alle personer, der har rollen som koordinatorer (CoCo), når opfordringen sendes, dvs. de har modtaget CoCo-rollen på en af følgende måder, og rollen er ikke blevet fjernet via funktionen "Administrer roller" i mellemtiden:
• enhver kontaktperson, der er anført i tidligere tilbud, men ikke i det sidste tilbud
• enhver kontakt, hvis EU Login-konto blev anvendt til at afgive det indledende bud samt ethvert revideret bud
• enhver kontakt tilføjet ved hjælp af "Manage Roles" (administrer roller).

Meddelelserne kan tilgås i afsnittet Notifications på Funding & Tenders Portal.

Se opfordring(er)

I opfordringen, som du modtager på e-mail, får du et link, der fører dig til Invitation(s) (opfordringer) på Funding & Tenders Portal – du skal logge ind med dit EU Login. Hvis du endnu ikke har en EU Login-konto, opretter Funding & Tenders Portal den automatisk for dig. Se detaljeret forklaring her.

I navigationsmenuen til venstre finder du opfordringerne under afsnittet Invitations (opfordringer). Der findes også et søgefelt til højre ovenover listen med opfordringer.

     Opfordringen til at afgive et revideret bud i en eller flere efterfølgende runder vil være en særskilt opfordring under Invitation(s). Det vil ikke være en del af den opfordring, der sendes til den indledende runde eller en eller flere efterfølgende runder (hvis der er nogen) i forbindelse med udbuddet. Denne opfordring vil have sine egne detaljer og dokumenter (hvis der er nogen) samt et nyt indsendelseslink under menuen for opfordringer (tre punkter. Dokumenterne fra de tidligere opfordringer er ikke medtaget i den nye opfordring – de kan stadig ses i de tidligere opfordringer.

Under Invitation(s) kan du se nærmere oplysninger om opfordringen og dokumenterne.

Hvis du klikker på procedure reference number (udbuddets referencenummer) eller See Details (Se nærmere oplysninger) kommer du til siden med nærmere oplysninger om indkaldelsen, hvor du kan klikke på afsnittene Details (Nærmere oplysninger) eller Consortium (Konsortie) 

Afsnittet Details (Nærmere oplysninger)

Under afsnittet Details kan du:         

  Se nærmere oplysninger om udbuddet.

• I afsnittet General information (Generelle oplysninger) kan du se oplysningerne om udbuddet.

• Se udbudsdokumenter med begrænset adgang
  Under afsnittet Dokumenter med begrænset adgang kan du se dokumenterne i udbuddet. 

Hvis der er flere versioner af et dokument, vil du se seneste version på skærmen. For at se en ældre version kan du klikke på rullemenuen og vælge den version, du vil se. Du kan også konsultere de tilgængelige oversættelser (hvis der er nogen).

• Se Afsnittet med spørgsmål og svar med begrænset adgang 
  I dette afsnit kan du stille et spørgsmål vedrørende udbuddet.

Hvis den ordregivende myndighed besvarer spørgsmålet privat, kan svaret ses i afsnittet "My Q&A" (Mine spørgsmål og svar). Hvis svaret gives til alle ansøgere, der opfordres til at deltage i udbuddet, vil det blive vist under "Restricted Q&A" (Q&A med begrænset adgang). For yderligere oplysninger henvises til How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal.

   Buddet kan kun indsendes fra afsnittet "My Invitation(s)". Der kan ikke afgives bud fra siden med udbudsoplysninger.

Afsnittet konsortium

Under dette afsnit kan du se oplysningerne om den organisation, som denne opfordring sendes til (hvis der er tale om et konsortium, vil du se alle konsortiets medlemmer).

Klik på pilen for at se de roller, der er tildelt organisationen . Klik på knappen Edit Roles (rediger roller) for at forvalte roller.

Afsnittet Opfordringer

For hver opfordring kan du se udbuddets referencenummer, status for opfordringen (modtaget, bekræftet), fristen, delkontrakten (hvis dette er relevant), udbuddets titel, udbuddets type og trinnet. I menuen (tre punkter) for opfordringen/buddet kan du udføre forskellige handlinger afhængigt af opfordringens/buddets status.

For opfordringer, der har status som Received (modtaget):  

• Acknowledge Receipt (bekræft modtagelse): klik her for at bekræfte, at du har modtaget opfordringen til at indsende et bud. Du vil blive ført til eSubmission-portalen, hvor du kan indsende dit bud.
• Manage Roles (administrer roller): Du vil kunne se og administrere adgangen til din opfordring (tilføje/fjerne personer, som også vil kunne se opfordringen og afgive et bud).
• See Details (se nærmere oplysninger): Du vil kunne se nærmere oplysninger om udbuddet (se foroven).

For opfordringer, der har status som Acknowledged (modtagelse bekræftet): 

• Start New Submission (opret nyt bud): Klik for at indsende et nyt bud.
• Manage Roles (administrer roller): Du vil kunne se og administrere adgangen til din opfordring (tilføje/fjerne personer, som også vil kunne se opfordringen og afgive et bud).
• See Details (se nærmere oplysninger): Du vil kunne se nærmere oplysninger om udbuddet (se foroven).

Hvis du er begyndt at udarbejde et bud eller allerede har indsendt et, vil du se linket Submission(s) (bud)

Menuen (tre punkter) til højre for hvert bud giver dig mulighed for at udføre forskellige handlinger afhængigt af indsendelsesstatus.

For bud, der har status som Draft (udkast):

• Edit (rediger): eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Du kan nu redigere dit bud i eSubmission.
• View (se): eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Buddet åbnes i skrivebeskyttet tilstand og kan derfor ikke redigeres. 
• Delete (slet): Udkastet til bud bliver slettet fra Funding & Tenders Portal

For bud, der har status som Submitted (indsendt):

• View Receipt (se bekræftelse på modtagelse): Bekræftelsen på, at buddet er modtaget, vises.
• Withdraw (træk buddet tilbage – kan kun anvendes, såfremt fristen ikke er udløbet): Indtast begrundelsen for tilbagetrækningen, og bekræft derefter, at du vil trække dit bud tilbage, ved at klikke på knappen Withdraw. Når du har trukket et bud tilbage, kan du ikke længere se, redigere eller indsende det.

For bud, der har status som Withdrawn (trukket tilbage):

• View Withdrawal Receipt (se bekræftelse på tilbagetrækning): Bekræftelsen på, at buddet er trukket tilbage, vises.

For bud, der har status som Deleted (slettet):

• Menuen (tre punkter) er ikke tilgængelig for bud med status som slettet. Når et udkast til bud er blevet slettet, kan budgiveren ikke hente det igen. 

Sådan udarbejder du dit bud i eSubmission

For at afgive et revideret bud til en efterfølgende runde skal PCoCo/CoCo først bekræfte modtagelsen af opfordringen:

• Find udbuddet i Invitation(s) (Opfordringer) påFunding & Tenders Portal.
• Klik på Acknowledge Receipt i udbuddets menu (tre punkter) for at bekræfte, at du har modtaget opfordringen. Status for opfordringen ændres nu til Acknowledged (modtagelse bekræftet).

Når du har bekræftet modtagelsen af opfordringen, vil du automatisk blive videreført til eSubmission, hvor du kan oprette dit bud ved at klikke på New Submission (nyt bud).

Hvis du hellere vil oprette dit bud senere:

• Log ind på Funding & Tenders Portal
• Gå til Invitation(s), og find udbuddet.
• Klik på Start New Submission i udbuddets menu (tre punkter). Du vil derefter blive videreført til eSubmission.

I eSubmission kan du klikke på Nyt bud for at oprette et nyt bud eller på Gå videre med udkast for at gå videre med et tidligere oprettet udkast. 

Navigering i eSubmission 

Når du opretter et bud, vil du kunne se en statuslinje øverst på siden. Denne linje viser de trin, du skal igennem, før du indsender dit bud. Du kan også se, hvilket trin du i øjeblikket er på. Du kan til enhver tid under indsendelsen af dit bud kontrollere, hvilke dokumenter der er uploadet, ved at klikke på Submission documents i venstre side af skærmen.

Kontrahenter

På dette trin er det kun afsnittet Kontaktperson, der kan redigeres.

Den bruger, der opretter buddet i eSubmission, kan angive sig selv som kontaktperson (navnet vil allerede være udfyldt) eller en anden person. Hvis sidstnævnte ikke har en EU Login-konto, oprettes der automatisk en midlertidig EU Login-konto baseret på kontaktpersonens e-mailadresse, og personen vil pr. e-mail blive opfordret til at færdiggøre sin EU Login-konto. Opfordringen tager form af en automatisk systemmeddelelse uden henvisning til udbuddet.

Kontaktpersonen får rollen som PCoCo på Funding & Tenders Portal og brugeren, der indsender buddet (hvis denne person er en anden end kontaktpersonen), får rollen som CoCo. 

Klik på Next for at gå videre til næste trin.

Buddata

I dette afsnit skal du angive beløbet for dit bud (kun hvis tildelingsmetoden er efter den laveste omkostning og den laveste pris, i samme format som i eksemplet på skærmen) og/eller bekræfte, om dit tilbud opfylder de minimumskrav, der er angivet i udbudsdokumenterne.

Hvis du angiver, at dit bud ikke opfylder minimumskravene, vil du blive bedt om en redegørelse i et dertil indrettet tekstfelt. Angivelsen af, om buddet opfylder kravene, og redegørelsen i benægtende fald vil blive afspejlet i budrapporten.

Når du har klikket på Save (Gem), kan du uploade det finansielle bud og det tekniske bud (såfremt dette kræves af den ordregivende myndighed i udbudsbetingelserne). Du kan uploade mere end én fil som teknisk/finansielt bud. 

Når du mener, at oplysningerne om buddet er korrekte, og buddet er fuldstændigt, skal du klikke på Next (Næste). Denne knap vil kun være aktiv, hvis alle de obligatoriske oplysninger og dokumenter er blevet indgivet.

Budrapport  

Budrapporten genereres af systemet og udgør en del af buddet. Rapporten indeholder en liste over alle de dokumenter, der indgår i buddet. eSubmission genererer og tilføjer automatisk budrapporten til dit bud. Du kan se rapporten på skærmen eller downloade den til egen opbevaring (inden du indsender buddet). Du behøver ikke underskrive og uploade den underskrevne rapport i eSubmission.

Når du har gennemgået budrapporten, og hvis du mener, at buddet er færdigt og klar til indsendelse, skal du klikke på Next for at fortsætte.

Indsend dit bud

Klik på Submit (Indsend), når du er klar til at indsende dit bud. Systemet viser derpå en bekræftelsesmeddelelse.

Klik på Yes (Ja) for at bekræfte. Du vil herefter ikke længere kunne ændre buddet. Bemærk, at systemet ikke giver dig mulighed for at indsende bud, hvis fristen for modtagelse er overskredet.

Der sendes en e-mail til den e-mailadresse, der er knyttet til den primære koordinators EU Login-konto (PCoCo) og alle koordinatorer (CoCo), der er angivet for det pågældende bud. Denne e-mail vil indeholde et link til Funding & Tenders Portal hvor du kan se bekræftelsen på modtagelsen af buddet. 

Sådan administrerer du roller på Funding & Tenders Portal

Den EU Login-konto, der er knyttet til den e-mailadresse, som opfordringen er sendt til, får rollen primær koordinator (PCoCo) for opfordringen. Ved hjælp af knappen "Manage Roles" (administrer roller) (se nedenfor) kan PCoCo tilføje andre personer fra sin organisation som koordinator(er) (CoCo) for opfordringen.

Den kontaktperson, der er angivet i det reviderede bud i eSubmission, får rollen primær koordinator (PCoCo) for buddet og opfordringen til de(n) efterfølgende runde(r). Den bruger, der afgiver buddet (hvis denne er forskellig fra kontaktpersonen i buddet), får rollen koordinator (CoCo) for buddet og opfordringen til efterfølgende runde(r), medmindre rollen er blevet fjernet af PCoCo/en anden CoCo i forbindelse med indgivelsen af buddet i perioden mellem den ordregivende myndigheds åbning af tilbuddet og modtagelsen af opfordringen til efterfølgende runde(r).

Alle de foranstaltninger, der er beskrevet ovenfor (se afsnittet Opfordringer), kan udføres af PCoCo eller CoCo'er for det pågældende punkt (opfordring eller indsendelse). Bemærk venligst, at der kun kan være én PCoCo pr. opfordring eller bud.

For at tilføje/fjerne roller i forbindelse med et bud, skal du følge nedenstående trin:

  En CoCo, der tilføjes som beskrevet ovenfor, efter at den ordregivende myndighed har sendt en opfordring til en efterfølgende forhandlingsrunde, vil ikke kunne afgive bud i den pågældende runde. Kun PCoCo/CoCos som har modtaget opfordringen, eller CoCo'er, der er blevet tilføjet via knappen "Manage roles" på opfordringen, vil kunne afgive bud.