Hur du ställer samman ditt anbud i eSubmission

Alla ekonomiska aktörer får lämna anbud genom att använda den länk i finansierings- och anbudsportalen som anges i meddelandet om upphandling.

När du är i finansierings- och anbudsportalen måste du klicka på Access submission. Då skickas du vidare till eSubmission-portalen, förutsatt att du är inloggad med ditt EU Login-konto.

Först måste du läsa och godkänna villkoren och bekräfta att du har läst och förstått finansierings- och anbudsportalens meddelande om skydd av personuppgifter och meddelandet om skydd av personuppgifter vid tilldelning och hantering av kontrakt .
I eSubmission klickar du på Nytt anbud för att starta ett nytt anbud eller Fortsätt med utkastet för att fortsätta att arbeta med ett utkast du hade börjat på tidigare. Du kan också hämta utkastet i finansierings- och anbudsportalen (läs mer i avsnittet om hur du hanterar anbud i finansierings- och anbudsportalen ).

Navigera i eSubmission

När du börjar sammanställa ditt anbud visas en linje överst på sidan med alla steg som du måste gå igenom innan du kan lämna in anbudet. Du ser också var du befinner dig i processen.
Du kan när som helst under inlämningsprocessen kontrollera vilka dokument som laddats upp genom att klicka på Dokument i anbudet till vänster på skärmen.

Sätt att skicka

  
När du börjar med ett nytt anbud, uppmanas du att uppge följande:

• Om du vill lämna in ditt anbud som ensam anbudsgivare eller som ett gemensamt anbud.
• Om anbudet kommer att omfatta underleverantörer.
• På vilket språk anbudet kommer att skrivas.

När du har gjort ditt val klickar du på Nästa längst ner på sidan.

Medlemmar

  
I detta avsnitt ska du uppge vilka organisationer som deltar i ditt anbud (deltagare). Klicka på Ny medlem och välj typ av deltagare: huvudansvarig deltagare (vid ensam anbudsgivare), gruppledare eller gruppmedlem (vid gemensamt anbud) och underleverantör (i tillämpliga fall).
Alla deltagare utom underleverantörer måste identifieras med ett PIC-nummer.  Använd sökfunktionen (Find a registered organisation) för att kontrollera om en enhet redan har ett PIC-nummer (dvs. redan är registrerad i deltagarregistret). Det finns två sökalternativ:  Mina organisationer eller Andra organisationer .

Mina organisationer:  Klicka på rullgardinsmenyn för att visa listan över organisationer som den inloggade användaren har använt i tidigare anbud eller för vilka han eller hon har tilldelats en roll (t.ex. självregistrant, Lear-ombud eller kontoadministratör). Det rör sig om samma organisationer som användarna kan se under fliken "My organisations" i menyn till vänster i Finansierings- och anbudsportalen efter att ha loggat in med sitt EU Login-konto.

Andra organisationer: Du kan söka på de organisationer som är registrerade i deltagarregistret genom att ange organisationens namn eller PIC-nummer (Participant Identification Code).

Om sökningen inte ger någon träff måste organisationen registrera sig för att få ett PIC-nummer. När din organisation har registrerats kan du gå tillbaka till eSubmission och välja det nyskapade PIC-numret med hjälp av ett av de två sökalternativen.
De uppgifter som är kopplade till PIC-numret i deltagarregistret visas på skärmen och du uppmanas att uppge följande obligatoriska uppgifter och bifoga följande dokument:

• För den huvudansvarige deltagaren eller gruppledaren:
  • Kontaktperson (namn och e-postadress)
  • IBAN/bankkonto Om bankkontot har IBAN-kod ska du kryssa i IBAN-rutan och eSubmission kommer att kontrollera om IBAN-kontot är giltigt.
• För alla deltagare: Försäkran på heder och samvete (vederbörligen ifylld och undertecknad) i avsnittet Bilagor.

I avsnittet om kontaktperson kan användaren uppge sig själv (namnet är redan ifyllt) eller någon annan person som kontaktperson för anbudsinlämningen. Kontaktpersonen får rollen som primär samordningskontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo ) i finansierings- och anbudsportalen och den som lämnar in anbudet (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (Coordinator Contact, CoCo ). 
Om den primära samordningskontakten saknar EU Login-konto skapas automatiskt ett tillfälligt EU Login-konto baserat på kontaktpersonens e-postadress, och personen inbjuds via e-post att registrera ett EU Login-konto. Inbjudan kommer i form av ett automatiskt systemmeddelande utan hänvisning till förfarandet.
I avsnittet Bilagor kan du för varje deltagare ladda upp de handlingar som den upphandlande myndigheten efterfrågat i anbudet. Kontrollera i kravspecifikationerna vilka dokument som varje deltagare måste bifoga till anbudet.
Klicka på OK (Done) när du är klar. 

Klicka på Nästa för att gå vidare till nästa steg.

Delar

I en upphandling med flera delar ska du välja den eller de delar för vilka du vill lämna in ett anbud och sedan klicka på Nästa.

Anbudsdata

I det här avsnittet anger du anbudsbeloppet (endast vid tilldelningsmetoderna lägsta kostnad eller lägsta pris – se till att du använder samma format som i exemplet på skärmen). Du ska också bekräfta att ditt anbud uppfyller minimikraven i upphandlingsdokumentationen.

Om du anger att ditt anbud inte uppfyller minimikraven kommer du att uppmanas att ange en förklaring i en särskild textruta. Din bekräftelse på att kraven är uppfyllda, och förklaringen i de fall då kraven inte är det, kommer att framgå av anbudsrapporten.
Efter att du har klickat på Spara kan du ladda upp det ekonomiska anbudet och, om den upphandlande myndigheten kräver det enligt kravspecifikationerna, det tekniska anbudet. Du kan ladda upp flera filer som tekniska/ekonomiska anbud.
När du anser att anbudsuppgifterna är korrekta och anbudet fullständigt klickar du på Nästa. Den knappen är endast aktiv om alla obligatoriska uppgifter har uppgetts och alla obligatoriska handlingar laddats upp.

Anbudsrapport

Anbudsrapporten genereras av systemet och utgör en del av ditt anbud. I anbudsrapporten förtecknas alla bifogade dokument.
eSubmission genererar automatiskt anbudsrapporten och bifogar den till ditt anbud. Innan du lämnar in ditt anbud kan du läsa anbudsrapporten på skärmen eller ladda ned den om du vill spara den. Du behöver inte underteckna och ladda upp den undertecknade rapporten i eSubmission.
När du har granskat anbudsrapporten och bestämt att anbudet är komplett och klart för att lämnas in, klickar du på Nästa för att fortsätta.

Lämna in ditt anbud

När du är redo att lämna in ditt anbud klickar du på Skicka. Systemet visar då ett meddelande där du ska bekräfta inlämningen.

Klicka på Ja om du vill bekräfta anbudet: det innebär att du inte längre kan göra några ändringar.
Observera att det inte går att lämna in anbudet om tidsfristen har löpt ut.
Om mindre än en dag återstår till sista inlämningsdag visar eSubmission de återstående timmarna/minuterna fram tills tidsfristen löper ut. 
Ett meddelande kommer att skickas till kontaktpersonens e-postadress enligt anbudet (den primära samordningskontakten) och den e-postadress (om annan) som är kopplad till det EU Login-konto som användes för att skicka in anbudet (samordningskontakten). I meddelandet finns en länk till finansierings- och anbudsportalen där inlämningsbeviset finns.
Notera att innehavarna av det PIC-nummer som du har angett också kommer att informeras.

Hur du hanterar anbud i finansierings- och anbudsportalen

För att logga in i din privata del av finansierings- och anbudsportalen måste du autentisera dig genom att klicka på Sign in i övre högra hörnet på finansierings- och anbudsportalen (ange ditt användarnamn och lösenord till EU Login).

Visa inlämnade anbud

I avsnittet My area till vänster hittar den primära samordningskontakten/samordningskontakten anbuden i avsnittet Procurement centre / Submissions.
Det finns ett sökfält till höger ovanför listan med anbud.

Avsnittet med inlämnande anbud  

För varje anbud kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten se förfarandets referensnummer, anbuds-id, datum för sista vidtagna åtgärd och inlämningsstatus (utkast, inlämnat, dragits tillbaka eller raderat), sista inlämningsdag, delen (i tillämpliga fall), titeln på förfarandet och typ av förfarande.
Genom menyknappen med tre punkter till höger om varje anbud (såvida inte anbudet har raderats) kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten vidta olika åtgärder beroende på det inlämnade anbudets status.
För anbud med statusen Draft (Utkast):

• Edit (Redigera): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Du kan nu redigera ditt anbud i eSubmission.
• View (Visa): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Det går inte att redigera anbudet eftersom det visas i skrivskyddat läge. 
• Delete (Radera): utkastet till anbud raderas i finansierings- och anbudsportalen.

För anbud med statusen Submitted (Inlämnat):

• View Receipt (Visa inlämningsbevis): inlämningsbeviset visas.
• Withdraw (Dra tillbaka) (endast tillgängligt fram till sista inlämningsdagen): ange skälet till att du vill dra tillbaka ditt anbud och bekräfta genom att klicka på Withdraw (Dra tillbaka). När du har dragit tillbaka ett anbud kan du inte se, redigera eller lämna in det på nytt.

För anbud med statusen Withdrawn (Dragits tillbaka):

• View Withdrawal Receipt (Visa bevis på att ansökan dragits tillbaka): beviset på att ansökan har dragits tillbaka visas.

För anbud med statusen Deleted (Raderat):

Inga åtgärder kan vidtas när det gäller anbud med statusen Deleted (Raderat). När ett utkast till anbud har raderats går det inte längre att få tillbaka det.