Come preparare l'offerta in eSubmission

Qualsiasi operatore economico può presentare un'offerta utilizzando il link del portale Funding & Tenders indicato nel bando di gara.

Una volta nel portale Funding & Tenders, occorre cliccare su Access submission. In tal modo si viene reindirizzati al portale eSubmission, purché l'accesso sia stato effettuato con l'account EU Login.

In primo luogo, occorre leggere e accettare le condizioni generali e confermare di aver letto e compreso l' informativa sulla privacy del portale Funding & Tenders e l'informativa sulla privacy per l'aggiudicazione e la gestione degli appalti.

In eSubmission cliccare su Nuova offerta per iniziare una nuova offerta o Riprendi la bozza per riprendere una bozza di offerta iniziata in precedenza. Si può anche riprendere la bozza dal portale Funding & Tenders (per maggiori informazioni, consultare la sezione Gestione delle offerte nel portale Funding & Tenders in questa guida).

Navigare in eSubmission

Quando si crea un'offerta, nella parte superiore dello schermo sarà visualizzata una linea di avanzamento. Questa linea mostra tutte le fasi da seguire prima di presentare l'offerta. È inoltre possibile vedere in quale fase ci si trova in quel momento.

In qualsiasi momento della procedura di presentazione dell'offerta è possibile verificare quali documenti sono stati caricati cliccando sul pulsante Documenti dell'offerta sul lato sinistro dello schermo.

Modalità di invio delle offerte

Quando si crea una nuova offerta, verrà chiesto di indicare:

• come si intende presentare l'offerta: offerta unica oppure offerta congiunta
• se l'offerta prevede il subappalto
• la lingua in cui sarà redatta l'offerta.

Dopo aver effettuato la scelta, cliccare su Avanti in fondo alla pagina.

Parti

In questa sezione occorre identificare le organizzazioni che partecipano all'offerta (partecipanti). Cliccare su Nuova parte e selezionare il tipo di partecipante: partecipante principale (in caso di offerta unica), capofila (anche noto come capogruppo) o membro del raggruppamento (anche noto come membro del consorzio) (in caso di offerta congiunta), subappaltatore (eventuale).

Tutti i partecipanti, ad eccezione dei subappaltatori, devono essere identificati con un codice identificativo del partecipante (PIC). Per verificare se un soggetto dispone già di un PIC (ossia se è già registrato nel registro dei partecipanti) usare la casella Cerca organizzazione. Esistono due opzioni di ricerca:  Le mie organizzazioni o Altre organizzazioni .

Le mie organizzazioni: cliccare sul menu a discesa per visualizzare l'elenco delle organizzazioni utilizzate per invii precedenti dall'utente che ha effettuato l'accesso o per le quali gli è stato assegnato un ruolo (ad es. auto-registrazione, LEAR o amministratore dell'account). Si tratta delle stesse organizzazioni che gli utenti possono visualizzare nella scheda "Le mie organizzazioni" nel menu a sinistra del portale Funding & Tenders dopo aver effettuato l'accesso con l'account EU Login.

Altre organizzazioni: è possibile cercare le organizzazioni inserite nel registro dei partecipanti digitando il nome dell'organizzazione o il PIC (codice identificativo del partecipante).

Se la ricerca non dà risultati, l'organizzazione deve registrarsi per ottenere un PIC. Una volta registrata l'organizzazione, è possibile tornare a eSubmission e selezionare il nuovo PIC utilizzando una delle due opzioni di ricerca.

I dati associati al PIC nel registro dei partecipanti appariranno sullo schermo e verrà chiesto di fornire i seguenti dati/documenti obbligatori:

• per il partecipante principale o il capofila (o capogruppo):
• persona di contatto (nome e indirizzo e-mail)
• IBAN/numero di conto bancario
  Se il conto bancario ha un codice IBAN, barrare la casella "IBAN" e eSubmission verificherà se il conto bancario è valido.

• per tutti i partecipanti: autocertificazione (ex dichiarazione sull'onore) (debitamente compilata e firmata) nella sezione Allegati.

Nella sezione "Persona di contatto", l'utente può indicare se stesso (il nome è già precompilato) o un'altra persona come referente per la presentazione dell'offerta. Alla persona di contatto è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore principale (PCoCo) nel portale Funding & Tenders, mentre all'utente che presenta l'offerta (se diverso dalla persona di contatto) quello di contatto del coordinatore (CoCo).

Se il PCoCo non dispone di un account EU Login ne verrà automaticamente creato uno temporaneo sulla base dell'indirizzo e-mail della persona di contatto e la persona sarà invitata per e-mail a completare la registrazione EU Login. L'invito sarà un messaggio inviato automaticamente dal sistema senza alcun riferimento alla procedura.

Nella sezione Allegati di ciascun partecipante è possibile caricare insieme all'offerta i documenti del partecipante richiesti dall'amministrazione aggiudicatrice. Verificare il capitolato d'oneri per individuare quali documenti devono essere inclusi per ciascun partecipante.

Cliccare su Fatto quando si è pronti.

Cliccare su Avanti per passare alla fase successiva.

Lotti

In una procedura che prevede vari lotti, scegliere quello o quelli per i quali si desidera presentare un'offerta e poi cliccare sul pulsante Avanti.

Dati dell'offerta

In questa sezione occorre indicare l'importo dell'offerta (solo nel caso del metodo di aggiudicazione del costo più basso e del prezzo più basso; assicurarsi di utilizzare lo stesso formato dell'esempio a schermo) e/o confermare se l'offerta soddisfa o meno i requisiti minimi specificati nei documenti di gara.

Se si conferma che l'offerta non soddisfa i requisiti minimi, verrà chiesto di fornire una spiegazione in un'apposita casella di testo. La conferma della conformità o della non conformità e la spiegazione in caso di non conformità saranno riportate nella sintesi dell'offerta.

Dopo aver cliccato sul pulsante Salva è possibile caricare l'offerta finanziaria e, se richiesto dall'amministrazione aggiudicatrice nel capitolato d'oneri, l'offerta tecnica. È possibile caricare più di un file come offerta tecnica/finanziaria.

Quando si ritiene che i dati dell'offerta siano corretti e l'offerta completa, cliccare sul pulsante Avanti. Il pulsante sarà attivo solo se saranno stati forniti tutti i dati e i documenti obbligatori.

Sintesi dell'offerta

La sintesi dell'offerta è generata dal sistema e fa parte dell'offerta. La sintesi elenca tutti i documenti inclusi nell'offerta.

eSubmission genera automaticamente e aggiunge la sintesi all'offerta. È possibile consultare la sintesi a schermo o scaricarla per conservarne una copia (prima dell'invio dell'offerta). Non è necessario firmare e caricare la sintesi firmata in eSubmission.

Dopo aver visionato la sintesi, se si ritiene che l'offerta sia completa e pronta per l'invio, cliccare sul pulsante Avanti per continuare.

Invio dell'offerta

Quando si è pronti a presentare l'offerta, cliccare su Invia. Il sistema visualizzerà un messaggio di conferma.

Cliccare su Sì per confermare: non sarà più possibile modificare questa offerta .

Si ricorda che il sistema non consentirà di effettuare l'invio se è scaduto il termine di presentazione.

Se manca meno di un giorno al termine per la presentazione delle offerte, eSubmission indica le ore/minuti restanti fino alla scadenza.

Sarà inviata un'e-mail di notifica all'indirizzo e-mail della persona di contatto indicata nell'offerta (PCoCo) e all'indirizzo e-mail (se diverso) collegato all'account EU Login utilizzato per effettuare l'invio (CoCo). L'e-mail di notifica contiene un link al portale Funding & Tenders in cui è reperibile la ricevuta di invio (Submission Receipt).

Si noti che i titolari del PIC utilizzato per l'offerta saranno informati.

Gestione delle offerte nel portale Funding & Tenders

Per accedere all'area personale occorre autenticarsi utilizzando il pulsante Sign in del portale Funding & Tenders nell'angolo in alto a destra della homepage (inserire il proprio EU Login e la password).

Visualizzare le offerte

Nella sezione Manage my area (Gestire la mia area) sulla sinistra il PCoCo/CoCo troverà le offerte alla sezione Procurement centre / Submissions.

Un campo di ricerca è inoltre disponibile a destra sopra l'elenco delle offerte.

Sezione Submissions (Offerte)

Per ciascuna offerta il PCoCo/CoCo può vedere il numero di riferimento della procedura, l'ID dell'offerta, la data dell'ultima azione eseguita e lo stato dell'offerta, che può essere draft (bozza), submitted (inviata), withdrawn (ritirata) o deleted (cancellata), la scadenza, il lotto (se previsto), il titolo della procedura e il tipo di procedura.

Il  pulsante del menu (tre puntini) a destra di ciascuna offerta (tranne nel caso in cui l'offerta sia stata cancellata) consente al PCoCo/CoCo di eseguire diverse azioni, a seconda dello stato dell'offerta.

Per le offerte il cui stato è Draft:

• Edit (Modificare): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. È ora possibile modificare l'offerta in eSubmission.
• View (Visualizzare): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. Non è possibile modificare l'offerta poiché la visualizzazione avviene in modalità di sola lettura.
• Delete (Cancellare): la bozza di offerta sarà cancellata dal portale Funding & Tenders.

Per le offerte il cui stato è Submitted (Inviata):

• View Receipt (Visualizzare la ricevuta): viene visualizzata la conferma di ricevimento dell'offerta.
• Withdraw (Ritirare) (disponibile solo prima del termine per la presentazione delle offerte): indicare il motivo del ritiro dell'offerta e confermare cliccando sul pulsante Withdraw. Una volta ritirata l'offerta, non è più possibile visualizzarla, modificarla o inviarla di nuovo.

Per le offerte il cui stato è Withdrawn (Ritirata):

• View Withdrawal Receipt (Visualizzare la ricevuta del ritiro): viene visualizzata la ricevuta del ritiro.

Per le offerte il cui stato è Deleted (Cancellata):

Non sono disponibili azioni per le offerte il cui status è Deleted. Una volta cancellata, una bozza di offerta non può essere recuperata dall'offerente.