Comment préparer votre offre dans eSubmission

Tout opérateur économique peut soumettre une offre en utilisant le portail «Funding & Tenders» (Financements et appels d'offres) via un lien figurant dans l’avis de marché.

Une fois sur le portail «Funding & Tenders», vous devez cliquer sur Access submission (accéder aux soumissions): Vous serez redirigé(e) vers le portail eSubmission, sous réserve que vous soyez connecté(e) avec votre compte EU Login.  

Tout d’abord, vous devrez lire et accepter les conditions générales, et déclarer que vous avez lu et compris la déclaration relative à la protection de la vie privée du portail «Funding & Tenders» et la déclaration relative à la protection de la vie privée concernant l’attribution et la gestion des marchés publics.

Dans eSubmission, cliquez sur New submission pour lancer une nouvelle soumission ou sur Resume draft pour reprendre un projet existant. Vous pouvez aussi reprendre un projet existant depuis le portail «Funding & Tenders» (pour plus d’informations, voir la section Gérer les soumissions sur le portail «Funding & Tenders» du présent guide).

Navigation dans eSubmission

Lorsque vous aurez commencé votre soumission, vous verrez apparaître une barre d’avancement en haut de l’écran. Cette barre indique toutes les étapes à suivre avant de soumettre votre offre. Elle vous permet aussi de voir à quelle étape vous vous trouvez actuellement.

À tout moment au cours du processus de soumission, vous pouvez vérifier quels documents ont été chargés en cliquant sur le bouton Submission documents sur la gauche de l’écran.  

Manières de soumettre une offre  

Lorsque vous commencerez une nouvelle soumission, il vous sera demandé d’indiquer:

• la manière dont vous allez soumettre votre offre: Sole submission (Offre individuelle) ou Joint submission (Offre conjointe);
• si la soumission prévoit un recours à la sous-traitance;
• dans quelle langue la soumission sera rédigée.

Une fois que vous aurez fait votre choix, cliquez sur le bouton Next (Suivant) en bas de la page.

Parties

Dans cette section, vous devez désigner les organisations participant à votre soumission (les participants). Cliquez sur New party (Nouvelle partie) et sélectionnez le type de participant: participant principal (en cas d’offre individuelle), chef du groupe ou membre du groupe (en cas d’offre conjointe) et sous-traitant (le cas échéant).

Tous les participants, à l’exception des sous-traitants, doivent être identifiés par un PIC (Participant Identification Code).  Pour vérifier si une entité possède déjà un PIC (autrement dit, si elle est déjà inscrite dans le registre des participants), utilisez le champ «Search organisation» (Rechercher une organisation). Il existe deux options de recherche:  My organisations (Mes organisations) ou Other organisations (Autres organisations).

My Organisations:  Cliquez sur le menu déroulant pour afficher la liste des organisations que l’utilisateur connecté a utilisées pour les soumissions précédentes ou pour lesquelles un rôle lui a été attribué [par exemple, auteur de l’auto-enregistrement, LEAR (représentant désigné par l’entité légale) ou administrateur de compte]. Ce sont les mêmes organisations que celles que l’utilisateur peut voir sous l’onglet «My organisations» dans le menu de gauche du portail «Funding & Tenders» après s’être connecté à son compte EU Login.

Other Organisations: Vous pourrez rechercher parmi les organisations inscrites dans le registre des participants en saisissant soit le nom de l’organisation, soit le PIC (Participant Identification Code).

Si la recherche ne donne pas de résultats, l’organisation doit s’enregistrer pour obtenir un PIC. Une fois votre organisation enregistrée, vous pouvez revenir sur eSubmission et sélectionner le PIC récemment créé en utilisant l’une des deux options de recherche.

Les données associées au PIC dans le Participant Register (Registre des participants) apparaîtront à l’écran et il vous sera demandé de fournir les données/documents obligatoires suivants:

• uniquement pour le participant principal ou le chef du groupe:
• personne de contact (nom et adresse électronique)
• numéro de compte bancaire/IBAN
  Si le compte bancaire a un code IBAN, veuillez cocher la case «IBAN» et eSubmission vérifiera si l’IBAN est valide;

• pour tous les participants: déclaration sur l’honneur (dûment complétée et signée) dans la section Attachments (Pièces jointes).

Dans la section Contact Person (Personne de contact), l’utilisateur peut se désigner lui-même (le nom est déjà prérempli) ou désigner quelqu’un d’autre comme personne de contact pour la soumission de l’offre. La personne de contact se voit attribuer le rôle de Primary Coordinator Contact (contact coordonateur principal, PCoCo) dans le portail «Funding & Tenders» et l’utilisateur qui soumet l’offre (s’il diffère de la personne de contact), le rôle de Coordinator Contact (contact coordonateur, CoCo). 

Si le PCoCo n’a pas de compte EU Login, un compte EU Login temporaire sera automatiquement créé sur la base de l’adresse électronique de la personne de contact et la personne sera invitée par courrier électronique à terminer l’enregistrement EU Login. Cette invitation sera un message système automatique sans référence à la procédure.

Dans la section Attachments (Pièces jointes) de chaque participant, vous pouvez charger les documents du participant demandés par le pouvoir adjudicateur avec l’offre. Vérifiez le cahier des charges afin d’identifier quels sont les documents à inclure dans la soumission pour chaque participant.

Cliquez sur Done (Terminé) lorsque vous êtes prêt(e). 

Cliquez sur Next pour passer à l’étape suivante.

Lots

Si la procédure comporte plusieurs lots, choisissez le ou les lots pour lesquels vous souhaitez soumettre l’offre, puis cliquez sur Next.

Données relatives à l’offre

Dans cette section, vous devez indiquer le montant de votre offre (uniquement dans le cas des méthodes d’attribution au coût le plus bas ou au prix le plus bas — veillez à utiliser le même format que celui de l’exemple proposé à l’écran) et/ou confirmer que votre offre satisfait ou non aux exigences minimales indiquées dans les documents de marché.

Si vous confirmez que votre offre ne satisfait pas aux exigences minimales, il vous sera demandé de fournir une explication dans un encadré prévu cet effet. La confirmation du respect des exigences ou de leur non-respect, explication à l’appui, sera consignée dans le rapport d'offre.

Après avoir cliqué sur Save (Sauvegarder), vous pouvez charger l’offre financière et, si le pouvoir adjudicateur l’exige dans le cahier des charges, l’offre technique. Vous pouvez charger plusieurs fichiers d’offre technique/financière.

Une fois que vous considérez que les données de l’offre sont correctes et que la soumission est complète, cliquez sur Next (Suivant). Le bouton ne sera activé que si toutes les données et tous les documents exigés ont été fournis.

Rapport d’offre

Le rapport d’offre est généré par le système et fait partie de la soumission. Le rapport contient la liste de tous les documents inclus dans la soumission.

eSubmission génère automatiquement le rapport d’offre et l’ajoute à votre soumission. Vous pouvez consulter le rapport à l’écran ou le télécharger pour vos propres archives (avant de soumettre l’offre). Vous n’avez pas besoin de signer le rapport ni de charger le rapport signé dans eSubmission.

Après avoir consulté le rapport d’offre, si vous considérez que l’offre est complète et prête à être soumise, cliquez sur Next pour continuer.

Soumettre votre offre

Lorsque vous êtes prêt(e) à soumettre votre offre, cliquez sur Submit. Le système affichera un message de confirmation.

Cliquez sur Yes si vous souhaitez confirmer: vous ne pourrez plus modifier cette soumission.

Veuillez noter que le système ne vous permettra plus d’envoyer votre soumission après la date limite de réception des offres.

Lorsqu’il reste moins d’un jour jusqu’à la date limite de soumission, eSubmission affiche les heures/minutes restantes jusqu’à l’échéance. 

Une notification par courrier électronique sera envoyée à l’adresse électronique de la personne de contact indiquée dans l’offre (PCoCo) et à l’adresse électronique (si elle est différente) liée au compte EU Login utilisé pour soumettre l’offre (CoCo). Cette notification par courrier électronique contient un lien vers le portail «Funding & Tenders», où vous trouverez l’accusé de réception de la soumission (Submission Receipt).

Veuillez noter que les titulaires du PIC utilisé dans la soumission seront informés.

Gérer les soumissions sur le portail «Funding & Tenders»

Pour accéder à votre espace privé sur le portail «Funding & Tenders», vous devez vous authentifier en cliquant sur le bouton Sign in du portail «Funding & Tenders» situé en haut à droite de la page d’accueil (saisissez votre EU Login et votre mot de passe).

Visualiser les soumissions

Dans la section My area (Mon espace), le PCoCo/CoCo trouvera les soumissions sous Procurement centre / Submissions, à gauche de l’écran.

Un champ de recherche est également disponible à droite au-dessus de la liste des soumissions.

Section Soumissions 

Pour chaque soumission, le PCoCo/CoCo peut voir le numéro de référence de la procédure, l’identifiant de la soumission, la date de la dernière action exécutée et le statut de la soumission (Draft, Submitted, Withdrawn, Deleted), la date limite, le lot (le cas échéant), l’intitulé de la procédure et le type de procédure.

Le bouton de menu (trois points) situé à droite de chaque soumission (sauf si la soumission a été supprimée) permet au PCoCo/CoCo d’effectuer différentes actions en fonction du statut de la soumission.

Dans le cas d’une soumission ayant le statut Draft (Projet):

• Edit (Modifier): eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Vous pouvez à présent modifier votre soumission dans eSubmission.
• View (Visualiser):  eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Il n’est pas possible de modifier la soumission lorsque vous la visualisez en mode lecture seule. 
• Delete (Supprimer): le projet de soumission sera supprimé du portail «Funding & Tenders».

Dans le cas d’une soumission ayant le statut Submitted (Soumise):

• View Receipt (Visualiser l’accusé de réception): l’accusé de réception de la soumission s’affiche.
• Withdraw (Retirer) (disponible uniquement avant la date limite de soumission): indiquez le motif du retrait de la soumission et confirmez votre choix en cliquant sur le bouton Withdraw. Une fois la soumission retirée, il n’est plus possible de la visualiser, de la modifier ou de la soumettre à nouveau.

Dans le cas d’une soumission ayant le statut Withdrawn (Retirée):

• View Withdrawal Receipt (Visualiser le récépissé de retrait): le récépissé de retrait s’affiche.

Dans le cas d’une soumission ayant le statut Deleted (Supprimée):

Aucune action n’est possible pour une offre ayant le statut Deleted. Une fois qu’un projet d’offre a été supprimé, il ne peut être récupéré par le soumissionnaire.