Kuidas koostada eSubmissionis pakkumust?

Iga ettevõtja võib esitada pakkumuse, kasutades hanketeates märgitud rahastamis- ja hankeportaali linki.

Rahastamis- ja hankeportaalis tuleb klõpsata nupul Access submission: teid suunatakse eSubmissioni portaali, tingimusel et olete EU Logini kontoga sisse logitud.  

Kõigepealt peate tutvuma tingimustega ja nendega nõustuma ning kinnitama, et olete lugenud rahastamis- ja hankeportaali isikuandmete kaitse põhimõtteid ja hankelepingute sõlmimisel ja haldamisel kohaldatavaid isikuandmete kaitse põhimõtteid ning nendest aru saanud.

Rakenduses eSubmission klõpsake uue avalduse koostamiseks nupul Uus pakkumus  või varem alustatud poolelioleva avaldusega jätkamiseks Jätka poolelioleva pakkumusega. Poolelioleva avaldusega võite jätkata ka rahastamis- ja hankeportaalis (lisateavet leiab käesoleva juhendi jaotisest „Kuidas rahastamis- ja hankeportaalis esitatavaid avaldusi hallata?“).

Kuidas rakenduses eSubmission navigeerida?

Avaldust koostama asudes näete ekraani ülaosas olekuriba, mis näitab kõiki etappe, mille peate läbima enne pakkumuse esitamist. Ühtlasi näete, millises etapis parajasti olete.

Avalduse esitamise protsessis võite igal ajal kontrollida, millised dokumendid on üles laaditud – selleks klõpsake ekraani vasakpoolsel nupul Pakkumuse dokumendid.  

Esitamisvõimalused  

Kui alustate uue pakkumuse esitamist, palutakse teil märkida järgmine teave:

• kuidas te oma pakkumuse esitate: üksikpakkumuse või ühispakkumusena;
• kas esitatav avaldus sisaldab alltöövõttu;
• avalduse esitamise keel.

Kui olete oma valiku teinud, klõpsake lehe allosas nupul Edasi.

Osalejad

Selles osas tuleb identifitseerida teie pakkumuses osalevad organisatsioonid (osalejad). Klõpsake nupul Uus osaleja ja valige osaleja liik: peamine osaleja (üksikpakkumuse korral), rühma juht või rühma liige (ühispakkumuse korral) ning alltöövõtja (kui on asjakohane).

Kõik osalejad peale alltöövõtjate tuleb identifitseerida osaleja tunnuskoodiga PIC.  Et kontrollida, kas üksusel on juba PIC (st üksus on juba osalejate registris registreeritud), kasutage organisatsioonide otsingu välja. Otsimiseks on kaks võimalust:  Minu organisatsioonid või Muud organisatsioonid .

Minu organisatsioonid:  klõpsake rippmenüül, et kuvada loetelu organisatsioonidest, mida sisselogitud kasutaja on varasemates avaldustes kasutanud või mille puhul on talle määratud roll (nt iseregistreerunu, õigussubjekti määratud esindaja või konto haldaja). Need on samad organisatsioonid, mida kasutaja näeb pärast oma EU Logini kontoga sisselogimist rahastamis- ja hankeportaali vasakpoolse menüü vahekaardil „Minu organisatsioonid“.

Muud organisatsioonid: saate otsida osalejate registris registreeritud organisatsioone, sisestades organisatsiooni nime või PICi (osaleja tunnuskood).

Kui otsing ei anna tulemusi, peab organisatsioon end PICi saamiseks registreerima. Kui teie organisatsioon on registreeritud, saate minna tagasi rakendusse eSubmission ja valida äsja loodud PICi, kasutades ühte kahest otsinguvariandist.

Ekraanil kuvatakse osalejate registris PICiga seostatud teave ja teil palutakse esitada järgmised kohustuslikud andmed/dokumendid:

• peamisel osalejal või rühma juhil:
• kontaktandmed (nimi ja e-posti aadress);
• IBAN / pangakonto number
  Kui pangakontol on IBAN, märgistage ruut „IBAN“ ja eSubmission kontrollib, kas IBANi konto on kehtiv;

• kõigil osalejatel: (nõuetekohaselt täidetud ja allkirjastatud) kirjalik kinnitus manuste osas.

Pakkumuse esitamise kontaktisikuks saab kasutaja märkida ennast (nime väli on juba eeltäidetud) või muu isiku. Kontaktisikust saab rahastamis- ja hankeportaalis peamine koordineeriv kontaktisik ning pakkumuse esitanud kasutajast (kui ta ei ole kontaktisik) koordineeriv kontaktisik. 

Kui peamisel koordineerival kontaktisikul ei ole EU Logini kontot, siis luuakse selle isiku e-posti aadressi põhjal automaatselt ajutine EU Logini konto ja isikut kutsutakse e-posti teel ennast EU Loginis registreerima. Kutse on automaatne süsteemiteade, milles ei osutata hankemenetlusele.

Iga osaleja manuste osas saate üles laadida osaleja dokumendid, mille esitamist koos pakkumusega hankija nõuab. Tutvuge hanke tingimustega, et teha kindlaks, millised dokumendid tuleb millise osaleja puhul esitamisel lisada.

Kui olete lõpetanud, klõpsake nupul Valmis. 

Jätkamiseks klõpsake nupul Edasi.

Hanke osad

Kui menetlus on jaotatud mitmesse ossa, valige osa(d), mille kohta soovite pakkumust esitada, ja klõpsake seejärel nupul Edasi.

Pakkumuse andmed

 ]  

Sellesse lahtrisse peate sisestama oma pakkumuse summa (ainult madalaima maksumuse ja madalaima hinnaga lepingu sõlmimise meetodi korral) (kasutage kindlasti sama vormingut nagu ekraanil esitatud näites) ja/või kinnitama, kas teie pakkumus vastab hankedokumentides sätestatud miinimumnõuetele või mitte.

Kui kinnitate, et teie pakkumus miinimumnõuetele ei vasta, siis palutakse teil seda selgitada selleks mõeldud tekstikastis. Nõuetele vastavuse või mittevastavuse kinnitus ning mittevastavuse kohta lisatud selgitus kajastub esitamisaruandes.

Pärast klõpsamist nupul Salvesta saate üles laadida finantspakkumuse ja kui hankija seda hanketingimustes nõuab, ka pakkumuse tehnilise osa. Te võite pakkumuse tehnilise või finantsosana üles laadida rohkem kui ühe faili.

Kui olete veendunud, et pakkumuse andmed on õiged ja esitatav avaldus on täielik, klõpsake nupul Edasi. Nupp on aktiivne ainult siis, kui kõik kohustuslikud andmed ja dokumendid on esitatud.

Esitamisaruanne

Esitamisaruande koostab süsteem ja see on avalduse osa. Aruandes on loetletud avaldusega esitatavad dokumendid.

Rakendus eSubmission koostab esitamise aruande automaatselt ja lisab selle teie avaldusele. Saate (enne pakkumuse esitamist) aruannet ekraanil vaadata või selle oma tarbeks alla laadida. Te ei pea aruannet allkirjastama ega allkirjastatud aruannet rakendusse eSubmission üles laadima.

Kui olete esitamisaruande üle vaadanud ja teie hinnangul on teie avaldus terviklik ja esitamiseks valmis, siis klõpsake jätkamiseks nupul Edasi.

Pakkumuse esitamine

Kui olete valmis oma pakkumust esitama, klõpsake nupul Esita. Süsteem näitab kinnitavat teadet.

Kinnitamiseks klõpsake nupul Jah – sel juhul ei saa te enam seda avaldust muuta.

Pange tähele, et süsteem ei võimalda enam avaldust esitada, kui selle esitamise tähtpäev on möödunud.

Kui esitamise tähtajani on jäänud vähem kui üks päev, näitab eSubmission tähtajani jäänud tunde/minuteid. 

E-kirjaga saadetakse teade pakkumuses märgitud kontaktisiku e-posti aadressile (peamine koordineeriv kontaktisik) ja pakkumuse esitamiseks kasutatava EU Logini kontoga seotud e-posti aadressile (koordineeriv kontaktisik) (kui see on erinev pakkumuses märgitud kontaktisiku e-posti aadressist). Selles e-kirjas saadetakse rahastamis- ja hankeportaali link, mille kaudu leiate esitamise kinnituse (Submission Receipt).

Pange tähele, et teavitatakse avaldusse sisestatud PICide omanikke.

Kuidas rahastamis- ja hankeportaalis esitatavaid avaldusi hallata?

Rahastamis- ja hankeportaali eraväljale sisenemiseks peate end autentima, kasutades rahastamis- ja hankeportaali nuppu Sign in (Logi sisse), mis asub avalehe paremas ülaservas (sisestage oma EU Logini kasutajatunnus ja salasõna).

Avalduste vaatamine

Vasakpoolse menüü My area (Minu asjad) all leiab peamine koordineeriv kontaktisik / koordineeriv kontaktisik oma avaldused jaotisest Procurement centre / Submissions (Hankekeskus / Avaldused).

Esitatavate avalduste nimekirja kohal paremal asub ka otsinguväli.

Avalduste osa 

Iga esitatava avalduse juures saab peamine koordineeriv kontaktisik / koordineeriv kontaktisik näha hankemenetluse viitenumbrit, avalduse ID-numbrit, viimase tegevuse kuupäeva ja avalduse staatust (pooleli, esitatud, tagasivõetud, kustutatud), tähtaega, osa numbrit (kui see on asjakohane), menetluse pealkirja ja menetluse liiki.

Iga avalduse juures paremal asuv menüünupp (kolm punkti) (välja arvatud juhul, kui avaldus on kustutatud) võimaldab peamisel koordineerival kontaktisikul / koordineerival kontaktisikul teha olenevalt avalduse staatusest eri toiminguid.

Pooliolevate avalduste puhul (staatus Draft):

• Edit (Muuda): eSubmission avaneb viimasel lehel, kus te enne rakendusest lahkumist olite. Saate nüüd rakenduses eSubmission oma avaldust muuta.
• View (Vaata): eSubmission avaneb viimasel lehel, kus te enne rakendusest lahkumist olite. Esitatavat avaldust ei ole võimalik muuta, sest see on avatud kirjutuskaitstuna. 
• Delete (Kustuta): pooleliolev avaldus kustutatakse rahastamis- ja hankeportaalist.

Esitatud avalduste puhul (staatus Submitted):

• View Receipt (Vaata kinnitust): kuvatakse esitamise kinnitus.
• Withdraw (Võta tagasi) (võimalik ainult enne esitamise tähtaega): nimetage põhjus, miks te soovite esitatud avalduse tagasi võtta ja klõpsake kinnitamiseks nuppu Withdraw (Võta tagasi). Kui olete esitatud avalduse tagasi võtnud, ei saa te seda enam vaadata, muuta ega esitada.

Tagasivõetud avalduste puhul (staatus Withdrawn):

• View Withdrawal Receipt (Vaata tagasivõtmise kinnitust): kuvatakse tagasivõtmise kinnitus.

Kustutatud avalduste puhul (staatus Deleted):

staatusega Kustutatud (Deleted) pakkumuste puhul ei ole toimingute tegemine võimalik. Kui pooleliolev pakkumus on kustutatud, ei saa pakkuja seda enam taastada.