Kako pripremiti i podnijeti ponudu putem sustava eSubmission

Svi gospodarski subjekti mogu podnijeti ponudu putem poveznice na portalu Financiranje i natječaji navedene u objavi poziva na nadmetanje.

Na portalu Financiranje i natječaji trebate kliknuti na Podnošenje zahtjeva (Access submission): to će vas preusmjeriti na portal eSubmission, pod uvjetom da ste prijavljeni sa svojim računom za EU Login. 

Prvo trebate pročitati i pristati na uvjete te naznačiti da ste pročitali i da razumijete izjavu o privatnosti portala Financiranje i natječaji i izjavu o privatnosti za dodjelu i upravljanje projektima javne nabave.

U sustavu eSubmission kliknite gumb Nova ponuda/zahtjev kako biste započeli s podnošenjem nove ponude ili gumb Nastavak izrade nacrta kako biste nastavili s radom na ranije započetom nacrtu. Rad na nacrtu možete nastaviti i s portala Financiranje i natječaji (za više informacija vidjeti odjeljak Upravljanje ponudama na portalu Financiranje i natječaji u ovom Vodiču).

Kako se snaći u sustavu eSubmission

Nakon što započnete s izradom ponude, na vrhu zaslona moći ćete pratiti svoje napredovanje na traci s tijekom postupka. Na traci su prikazani svi koraci koje je potrebno proći do podnošenja ponude. Na njoj ćete vidjeti na kojem se koraku trenutačno nalazite.

U postupku izrade ponude u svakom trenutku možete provjeriti osnovne podatke o postupku klikom na Dokumentacija ponude/zahtjeva s lijeve strane zaslona.    

Kako podnijeti ponudu   

Kad započnete s podnošenjem nove ponude, od vas će se tražiti da navedete:

• podnosite li ponudu kao: pojedinačnu ponudu ili zajedničku ponudu
• hoće li ponuda uključivati podugovaranje
• na kojem ćete jeziku podnijeti ponudu.

Nakon odabira odgovarajuće opcije kliknite gumb Sljedeće na dnu stranice.

Stranke

U ovom odjeljku treba navesti organizacije koje sudjeluju u podnošenju vaše ponude (sudionici). Kliknite na Nova stranka (New party) i odaberite vrstu sudionika: glavni sudionik (u slučaju pojedinačne ponude), voditelj skupine ili član skupine (u slučaju zajedničke ponude) i podugovaratelj (prema potrebi).

Svi sudionici, osim podugovaratelja, moraju imati oznaku PIC (identifikacijska oznaka sudionika).  Kako biste provjerili je li subjektu već dodijeljen PIC (tj. je li već registriran u Registru sudionika), poslužite se gumbom Pretraži organizaciju (Search organisation). Moguće su dvije vrste pretraživanja:  Moje organizacije ili Druge organizacije.

Moje organizacije:  Kliknite na padajući izbornik kako biste prikazali popis organizacija kojima se prijavljeni korisnik koristio u prethodnim podnescima ili za koje mu je dodijeljena uloga (npr. samoregistrator, LEAR ili administrator računa). Iste te organizacije korisnici mogu vidjeti u kartici „Moje organizacije” na lijevom izborniku nakon prijave putem računa za EU Login.

Druge organizacije. Možete pretraživati organizacije registrirane u Registru sudionika unošenjem imena ili PIC-a (Participant Identification Code) organizacije.

Ako pri pretraživanju ne bude rezultata, organizacija se mora registrirati za PIC. Nakon registracije organizacije možete se vratiti na sustav eSubmission i odabrati novostvoreni PIC u jednoj od dvije opcija pretraživanja.

Na zaslonu će se prikazati podaci povezani s PIC-om u Registru sudionika te će se od vas zatražiti da pošaljete sljedeće obvezne podatke i dokumente:

• za glavnog sudionika ili voditelja skupine:
• osobu za kontakt (ime i e-adresa)
• IBAN / broj bankovnog računa
  Ako bankovni račun ima IBAN, trebate označiti potvrdni okvir „IBAN”, a sustav eSubmission provjerit će valjanost IBAN-a.

• za sve sudionike: časnu izjavu (uredno ispunjenu i potpisanu) u odjeljku Prilozi.

U odjeljku Osoba za kontakt korisnik kao osobu za kontakt za podnesenu ponudu može navesti sebe (ime je unaprijed uneseno) ili drugu osobu. Osobi za kontakt dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) na portalu Financiranje i natječaji, a korisniku koji podnosi ponudu (ako se razlikuje od osobe za kontakt) uloga koordinatora za kontakt (Coordinator Contact, CoCo). 

Ako primarni koordinator za kontakt nema račun za EU Login, automatski će se stvoriti privremeni račun na temelju e-adrese osobe za kontakt i ta će osoba e-poštom dobiti poziv da dovrši registraciju za EU Login. Poziv se sastoji od automatske poruke sustava bez upućivanja na postupak.

U odjeljku Prilozi za svakog sudionika možete uz ponudu učitati dokumente sudionika koje je zatražio javni naručitelj. U natječajnim specifikacijama provjerite koji se dokumenti moraju uključiti u ponudu za svakog sudionika.

Kad završite, kliknite na gumb Gotovo (Done). 

Za prelazak na sljedeći korak kliknite Sljedeće.

Grupe (lotovi)

U postupku s nekoliko grupa (lotova) odaberite grupe za koje želite podnijeti ponudu i zatim kliknite gumb Sljedeće.

Podaci o ponudi

U ovom odjeljku trebate unijeti iznos ponude (samo u slučaju dodjele ugovora na temelju najnižeg troška i najniže cijene – upotrijebite isti format kao u primjeru na zaslonu) i/ili potvrditi da je vaša ponuda u skladu s minimalnim zahtjevima navedenima u dokumentaciji o nabavi.

Ako izjavite da vaša ponuda nije u skladu s minimalnim zahtjevima, od vas će se zatražiti da to obrazložite u posebnom okviru za unos teksta. Potvrda o sukladnosti ili nesukladnosti i obrazloženje u slučaju nesukladnosti bit će navedeni u izvješću o podnošenju.

Nakon što kliknete gumb Spremi, možete učitati financijsku ponudu i, ako to zahtijeva javni naručitelj, tehničku ponudu. Možete učitati više datoteka kao tehničku/financijsku ponudu.

Kad budete sigurni da su podaci o ponudi točni i da je ponuda potpuna, kliknite na Sljedeće. Gumb će biti aktivan samo ako su uneseni svi obvezni podaci i dokumenti.

Izvješće o podnošenju

Izvješće o podnošenju generira sustav i dio je podnošenja ponude. U izvješću se navode svi dokumenti uključeni u ponudu.

Sustav eSubmission automatski generira izvješće o ponudi i dodaje ga u vašu ponudu. Prije podnošenja ponude možete pregledati izvješće o ponudi na zaslonu ili ga preuzeti za vlastitu evidenciju. Nije ga potrebno potpisati niti učitati potpisano izvješće u sustav eSubmission.

Nakon što pregledate izvješće o ponudi i zaključite da je vaša ponuda potpuna i spremna za podnošenje, kliknite Sljedeće da biste nastavili.

Podnesite ponudu

Kad budete spremni podnijeti svoju ponudu, kliknite Podnesi. Na zaslonu će se prikazati poruka s potvrdom podnošenja.

Kliknite na Da ako pristajete na to da više nećete moći mijenjati ovu ponudu/zahtjev.

Sustav vam neće dopustiti podnošenje ako je prošao rok za zaprimanje ponuda.

Ako je do roka za podnošenje preostalo manje od jednog dana, eSubmission prikazuje preostale sate/minute.. 

Obavijest e-poštom šalje se na e-adresu osobe za kontakt navedene u ponudi (primarni koordinator za kontakt) i na e-adresu (ako je različita) povezanu s računom za EU Login koji se upotrebljava za podnošenje ponude (koordinator za kontakt). U obavijesti se navodi poveznica na portal Financiranje i natječaji na kojem možete pronaći potvrdu o podnošenju.

Imajte na umu da će subjekti čiji je PIC naveden u podnesku dobiti obavijest.

Upravljanje ponudama na portalu Financiranje i natječaji

Za pristup osobnom prostoru na portalu Financiranje i natječaji morate se autentificirati klikom na gumb Sign in (Prijava) u gornjem desnom kutu početne stranice portala Financiranje i natječaji (unesite svoje korisničko ime i lozinku za EU Login).

Pregled ponude

Primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt moći će pronaći ponude u odjeljku My area (Moj prostor) na lijevoj strani pod Procurement centre / Submissions (Centar za nabavu / ponude).

S desne strane iznad popisa ponuda dostupno je i polje za pretraživanje.

Odjeljak o podnescima 

Za svaku ponudu primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može vidjeti referentni broj postupka, identifikacijsku oznaku ponude, datum posljednje obavljene radnje i status ponude (nacrt, podneseno, povučeno, izbrisano), rok, grupu (lot) (ako postoji) te naslov i vrstu postupka.

Gumb izbornika (tri točke) , koji se nalazi desno od svake ponude (ako nije izbrisana), omogućuje primarnom koordinatoru za kontakt / koordinatoru za kontakt obavljanje različitih radnji ovisno o statusu ponude.

Ponude sa statusom „Draft” (nacrt) možete:

• uređivati: u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; ponudu tada možete uređivati u sustavu eSubmission.
• pregledavati:  u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; ponuda se ne može uređivati jer je pregledavate u formatu samo za čitanje. 
• izbrisati: nacrt ponude izbrisat će se s portala Financiranje i natječaji.

Za podneske sa statusom podneseno (submitted) možete:

• pogledati potvrdu(View Receipt): prikazat će se potvrda o podnesenoj ponudi.
• povući ponudu (samo ako još nije prošao rok za podnošenje): navedite razlog zbog kojeg želite povući podnesak i potvrdite to klikom na gumb Povuci (Withdraw); Povučena ponuda ne može se više pregledavati, uređivati niti ponovno podnijeti.

Za podneske sa statusom povučeno (Withdrawn) možete:

• pogledati potvrdu o povlačenju: prikazat će se potvrda o povlačenju.

Za podneske sa statusom izbrisano (Deleted):

nema radnji koje se mogu izvoditi za ponude sa statusom Deleted. Nakon brisanja nacrta ponude ponuditelj mu više ne može pristupiti.