Jak připravit nabídku v aplikaci eSubmission

Kterýkoli hospodářský subjekt může podat nabídku prostřednictvím odkazu na portál pro financování a nabídková řízení, který je uveden v oznámení o zahájení zadávacího řízení.

 
Jakmile se na portál pro financování a nabídková řízení dostanete, musíte kliknout na tlačítko Přejít na podání (Access submission): ten vás přesměruje na portál eSubmission za předpokladu, že jste přihlášeni prostřednictvím svého účtu u služby EU Login.
 

Nejprve musíte přečíst a odsouhlasit podmínkami používání a potvrdit, že jste se seznámili s prohlášením o ochraně osobních údajů portálu pro financování a nabídková řízení a prohlášením o ochraně osobních údajů při zadávání a správě zakázek .
Chcete-li v aplikaci eSubmission učinit nové podání, klikněte na Nové podání (New submission). Pokud chcete pokračovat v již rozpracovaném podání, klikněte na Vrátit se ke konceptu (Resume draft). Ve svém konceptu můžete rovněž pokračovat na portálu pro financování a nabídková řízení (další informace viz kapitola Správa podání na portálu pro financování a nabídková řízení v této příručce).

Navigace v aplikaci eSubmission

Jakmile začnete s podáním nabídky, objeví se v horní části obrazovky osa, která zobrazuje všechny kroky, které musíte před vlastním podáním nabídky provést. Vidíte tak, ve kterém kroku se zrovna nacházíte.
Potřebujete-li se během podávání nabídky podívat, které dokumenty jste již nahráli, klikněte na tlačítko Dokumenty týkající se nabídky (Submission documents) v levé části obrazovky.
  

Způsoby podání nabídky

  
Jakmile začnete vytvářet novou nabídku, budete vyzváni, abyste uvedli:

• jakým způsobem hodláte nabídku podat: podání nabídky jedním uchazečem (Sole submission) nebo společné podání nabídky (Joint submission),
• zda nabídka zahrnuje subdodávky,
• v jakém jazyce bude nabídka vypracována.

Po zvolení odpovídajících možností klikněte na tlačítko Další (Next) v dolní části stránky.

Strany

  
V této sekci musíte uvést organizace, které se na vaší nabídce podílejí (účastníci). Klikněte na tlačítko Nová strana (New party) a vyberte typ účastníka: hlavní účastník (v případě podání jedním uchazečem), vedoucí skupiny nebo člen skupiny (v případě společného podání), subdodavatel (při zahrnutí subdodávek).
Všichni účastníci, s výjimkou subdodavatelů, musí být označeni identifikačním kódem účastníka, tzv. číslem PIC.  Chcete-li zjistit, zda organizace již číslo PIC má (tj. zda je zaregistrována v rejstříku uchazečů), použijte pole Vyhledávání organizace. Existují dvě možnosti vyhledávání:  Moje organizace (My organisations) nebo Jiné organizace (Other organisations) .

 

Moje organizace (My Organisations):  Klikněte na rozbalovací tlačítko a zobrazí se seznam organizací, které přihlášený uživatel použil v předchozích podáních nebo kterým byla přidělena určitá funkce (např. samostatně se registrující osoba, pověřený zástupce právního subjektu nebo správce účtu). Jedná se o tytéž organizace, které uživatelé po přihlášení se svým účtem u služby EU Login vidí v záložce „Moje organizace" v nabídce vlevo na portálu pro financování a nabídková řízení.

Jiné organizace (Other Organisations): V rámci organizací registrovaných v rejstříku účastníků můžete provádět vyhledávání tím, že zadáte název (name) organizace nebo číslo PIC (identifikační kód účastníka) (Participant Identification Code).

Pokud se při vyhledávání nezobrazí žádné výsledky, musí se organizace zaregistrovat, aby získala číslo PIC . Po registraci vaší organizace se můžete vrátit do aplikace eSubmission a vybrat si nově vytvořené číslo PIC pomocí jedné ze dvou možností vyhledávání.
Zobrazí se údaje přiřazené k danému číslu PIC v rejstříku účastníků (Participant Register). Poté budete vyzváni, abyste doplnili následující povinné údaje/dokumenty:

• pouze u hlavního účastníka nebo vedoucího skupiny:
  • kontaktní osoba (jméno a e-mailová adresa)
  • IBAN / číslo bankovního účtu Pokud má bankovní účet IBAN kód, zaškrtněte políčko „IBAN" a aplikace eSubmission ověří, zda je IBAN bankovního účtu platný,
• u všech účastníků: čestné prohlášení (řádně vyplněné a podepsané) v sekci Přílohy (Attachments).

V sekci Kontaktní osoba může uživatel uvést sám sebe (jméno je již předvyplněno), nebo někoho jiného, kdo bude kontaktní osobou pro podání nabídky. Kontaktní osoba získá v rámci portálu pro financování a nabídková řízení funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (Primary Coordinator Contact neboli PCoCo) a uživatel podávající nabídku (pokud nejde u tutéž osobu) pak funkci koordinátora kontaktního místa (Coordinator Contact neboli CoCo). 
Pokud koordinátor PCoCo nemá zřízen účet u služby EU Login, vytvoří se automaticky na základě e-mailové adresy kontaktní osoby účet dočasný. Koordinátor pak e-mailem obdrží výzvu k dokončení registrace ve službě EU Login. E-mail s výzvou bude zaslán automaticky, bez odkazu na konkrétní řízení.
V sekci Přílohy (Attachments) nahrajte u každého z účastníků dokumenty, které požaduje veřejný zadavatel u každého účastníka spolu s nabídkou. Ve specifikacích pro nabídku zjistíte, které dokumenty musejí být součástí podání.
Jsou-li všechny požadované dokumenty nahrány, klikněte na tlačítko Hotovo (Done). 

Klikněte na Další (Next) a přejděte k dalšímu kroku.

Části

 
V řízení o několika částech zvolte tu, pro kterou chcete podat nabídku, a klikněte na tlačítko Další (Next).

Údaje o nabídce

 
V této sekci je třeba uvést vaši cenovou nabídku (pouze v případě způsobu zadání zakázky na základě kritéria nejnižších nákladů nebo nejnižší nabídkové ceny – částku uveďte ve stejném formátu, jako je zobrazen v příkladu na obrazovce) a potvrdit, zda vaše nabídka splňuje minimální požadavky uvedené v zadávací dokumentaci, či nikoli.
  
Pokud uvedete, že vaše nabídka minimální požadavky nesplňuje, objeví se textové pole, ve kterém budete muset vysvětlit, proč vaše nabídka požadavky nesplňuje. Vaše vyjádření týkající se splnění či nesplnění podmínek (plus vysvětlení) bude uvedeno ve zprávě o podání nabídky.
Po kliknutí na tlačítko Uložit (Save) můžete nahrát finanční nabídku, a požaduje-li to veřejný zadavatel ve specifikaci pro nabídku, i technickou nabídku. Technická/finanční nabídka může mít více souborů.
Jakmile usoudíte, že je nabídka správná a úplná, klikněte na tlačítko Další (Next). Tlačítko je aktivní pouze tehdy, pokud byly poskytnuty všechny povinné údaje a dokumenty.

Zpráva o podání

Tuto zprávu, která je součástí podání, generuje systém automaticky. Obsahuje seznam všech dokumentů, které nabídka obsahuje.
Aplikace eSubmission automaticky generuje zprávu o podání a přikládá ji k vaší žádosti. Zprávu můžete ještě před podáním nabídky zkontrolovat nebo si ji pro vlastní potřebu stáhnout. Zprávu nemusíte podepisovat ani nahrávat do aplikace eSubmission.
Pokud po zobrazení zprávy o podání usoudíte, že je žádost kompletní a připravena k podání, klikněte na tlačítko Další (Next).

Podání nabídky

  
Jakmile jste připraveni nabídku podat, klikněte na tlačítko Podat (Submit). Systém zobrazí zprávu, že nabídka bude odeslána zadavateli.

 
 
Klikněte na možnost Ano (Yes), chcete-li podání potvrdit – potom již nebude možné podání měnit .
Upozornění: systém vám neumožní nabídku podat, pokud byla překročena lhůta pro její podání.
Pokud do lhůty pro podání zbývá méně než jeden den, zobrazí se v aplikaci eSubmission zbývající hodiny/minuty až do uplynutí lhůty. 
Na e-mailovou adresu kontaktní osoby uvedené v nabídce (PCoCo) a na e-mailovou adresu (pokud se liší) spojenou s účtem ve službě EU Login, který byl použit k podání nabídky (CoCo), bude zasláno elektronické oznámení. Toto elektronické oznámení bude obsahovat odkaz na portál pro financování a nabídková řízení, kde najdete potvrzení o podání nabídky.
O podání žádosti budou rovněž informování držitelé čísel PIC, která byla v nabídce použita.

Správa podání na portálu pro financování a nabídková řízení

Chcete-li vstoupit do vaší soukromé zóny na portálu pro financování a nabídková řízení, musíte se Přihlásit (Sign in) na portálu pro financování a nabídková řízení vpravo nahoře na úvodní stránce (zadejte vaše přihlašovací jméno a heslo do služby EU Login).
 

Zobrazit podání

V sekci s názvem Moje zóna (My Area) najde koordinátor PCoCo/CoCo v levé části obrazovky pod názvem Centrum zakázek (Procurement centre) / Podání (Submissions) seznam podaných nabídek.
Vpravo nahoře nad seznamem podání je také k dispozici pole pro vyhledávání.

Sekce Podání (Submissions) 

U každé podané nabídky si může koordinátor PCoCo/CoCo zobrazit referenční číslo řízení, identifikační číslo podání, datum poslední provedené akce a status podání (koncept, podáno, staženo, smazáno), lhůtu, případně část, název řízení a druh řízení.
Pomocí příkazového tlačítka (tři tečky) v pravé části u každého podání (pokud nebylo smazáno) může koordinátor PCoCo/CoCo provádět různé úkony v závislosti na stavu podání nabídky.

U podání se statusem Koncept (Draft):
 

• Upravit (Edit): Aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Nyní můžete svou podanou nabídku v aplikaci eSubmission upravovat.
• Zobrazit (View): Aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Jelikož se nacházíte v režimu prohlížení, podanou nabídku nelze upravovat. 
• Smazat (Delete): Koncept podání bude z portálu pro financování a nabídková řízení smazán.
  
  

U podání se statusem Podáno (Submitted):

• Zobrazit potvrzení (View Receipt): Zobrazí se vám příslušné potvrzení o podání nabídky.
• Stáhnout (Withdraw) (k dispozici pouze před uplynutím lhůty pro podání): Uveďte důvod pro stažení podání a potvrďte kliknutím na tlačítko Stáhnout (Withdraw). Jakmile podání stáhnete, nelze jej zobrazit, upravovat ani znovu podat.
  
  

U podání se statusem Staženo (Withdrawn):
 

• Zobrazit potvrzení o stažení (View Withdrawal Receipt): Zobrazí se vám příslušné potvrzení o stažení.
  
  

U podání se statusem Smazáno (Deleted):
  
U nabídek se statusem Smazáno (Deleted) nejsou k dispozici žádné příkazy Jakmile je koncept nabídky vymazán, uchazeč jej již nemůže získat zpět.