Einreichung des Angebots in eSubmission vorbereiten

Jeder Wirtschaftsteilnehmer kann über den in der Vertragsbekanntmachung angegebenen Link zum Förder- und Ausschreibungsportal ein Angebot einreichen.

Auf dem Förder- und Ausschreibungsportal müssen Sie auf „Einreichung abrufen“ klicken: Sie werden dann auf das eSubmission-Portal weitergeleitet, sofern Sie mit Ihrem EU Login-Konto angemeldet sind.

Zunächst müssen Sie die Geschäftsbedingungen lesen und annehmen sowie bestätigen, dass Sie die Datenschutzerklärung für das F&T-Portal sowie die Datenschutzerklärung für die Auftragsvergabe und -verwaltung gelesen und verstanden haben.

Klicken Sie in eSubmission auf „Neue Einreichung“, um eine neue Einreichung zu beginnen, oder auf „Entwurf laden“, um eine zuvor angefangene Einreichung fortzusetzen. Sie können Ihren Entwurf auch vom Förder- und Ausschreibungsportal aus weiter bearbeiten (siehe dazu die Hinweise im Abschnitt Verwalten der Einreichungen im Förder- und Ausschreibungsportal dieser Anleitung).

Navigation in eSubmission

Wenn Sie Ihre Einreichung beginnen, sehen Sie oben auf dem Bildschirm eine Fortschrittsleiste. Sie zeigt alle erforderlichen Schritte bis zur Einreichung des Angebots. Dort sehen Sie auch, in welchem Schritt Sie sich gerade befinden.

Sie können die Einreichungsunterlagen während des laufenden Einreichungsverfahrens jederzeit einsehen, indem Sie auf der linken Seite des Bildschirms auf die Schaltfläche „ Einreichungsunterlagen “ klicken.

Möglichkeiten der Einreichung

Wenn Sie eine neue Einreichung beginnen, müssen Sie angeben,

• wie Sie Ihr Angebot einreichen wollen: als Einzige Einreichung oder als Gemeinsame Einreichung,
• ob die Einreichung eine Vergabe von Unteraufträgen umfasst,
• in welcher Sprache die Einreichung erfolgen soll.

Klicken Sie nach erfolgter Auswahl auf die Schaltfläche „Weiter“ unten auf der Seite.

Parteien

In diesem Abschnitt müssen Sie Angaben zu den an Ihrer Einreichung beteiligten Organisationen machen (Teilnehmer). Klicken Sie auf „Neue Partei“ und wählen Sie die Art des Teilnehmers aus: Hauptteilnehmer (Einzige Einreichung), federführendes Mitglied oder Mitglied der Gruppe (Gemeinsame Einreichung) und gegebenenfalls Unterauftragnehmer.

Für alle Teilnehmer außer Unterauftragnehmern muss eine PIC (Participant Identification Code, Teilnehmerkennung) angegeben werden. Um zu prüfen, ob eine Einrichtung bereits über eine PIC verfügt (d. h. bereits im Teilnehmerregister registriert ist), klicken Sie auf die Schaltfläche zur Suche nach Organisationen. Es gibt zwei Suchoptionen: Meine Organisationen oder Andere Organisationen .

Meine Organisationen: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um die Liste der Organisationen anzuzeigen, die der angemeldete Nutzer in früheren Einreichungen verwendet hat oder für die ihm eine Rolle zugewiesen wurde (z. B. Selbstregistrierung, LEAR oder Verwalter des Kontos). Dies sind dieselben Organisationen, die die Nutzer unter der Registerkarte „Meine Organisationen“ im Menü links im F&T-Portal einsehen können, nachdem sie sich mit ihrem EU Login-Konto angemeldet haben.

Andere Organisationen: Sie können nach Organisationen suchen, die im Teilnehmerregister registriert sind, indem Sie den Namen der Organisation oder die PIC (Teilnehmerkennung) eingeben.

Ergibt die Suche keine Ergebnisse, muss sich die Organisation registrieren, um eine PIC zu erhalten. Sobald Ihre Organisation registriert ist, können Sie über eine der beiden Suchoptionen zu eSubmission zurückkehren und die neu erstellte PIC auswählen.

Die mit der PIC im Teilnehmerregister verknüpften Daten werden auf dem Bildschirm angezeigt, und Sie werden aufgefordert, die folgenden obligatorischen Angaben zu machen bzw. Unterlagen zu übermitteln:

• für den Hauptteilnehmer oder das federführende Mitglied der Gruppe:
• Kontaktperson (Name und E-Mail-Adresse)
• IBAN/Nummer des Kontonummer
  Wenn es für das Bankkonto einen IBAN-Code gibt, sollten Sie das „IBAN“-Kästchen auswählen, und eSubmission prüft, ob das IBAN-Konto gültig ist.

• für alle Teilnehmer: ehrenwörtliche Erklärung im Abschnitt Anlagen (ordnungsgemäß ausgefüllt und unterzeichnet).

Im Abschnitt „Kontaktperson“ kann der Nutzer sich selbst (der Name ist bereits ausgefüllt) oder eine andere Person als Ansprechpartner für die Einreichung des Angebots angeben. Die Kontaktperson hat im Förder- und Ausschreibungsportal die Rolle des Primary Coordinator Contact (Hauptkontaktperson des Koordinators, PCoCo) und der Nutzer, der das Angebot einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson), die Rolle des Coordinator Contact (Kontaktperson des Koordinators, CoCo). 

Falls die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) noch kein EU Login-Konto hat, wird anhand der E-Mail-Adresse der Kontaktperson automatisch ein vorläufiges EU Login-Konto eingerichtet, und die Person wird per E-Mail aufgefordert, die EU Login-Registrierung abzuschließen. Bei dieser Einladung handelt es sich um eine automatische Systemnachricht ohne Bezugnahme auf das Verfahren.

Im Abschnitt „Anlagen“ können Sie die vom öffentlichen Auftraggeber mit dem Angebot angeforderten Unterlagen des Teilnehmers hochladen. In den Spezifikationen der Ausschreibung erfahren Sie, welche Unterlagen des Teilnehmers für die Einreichung erforderlich sind.

Klicken Sie anschließend auf Fertig. 

Klicken Sie auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Lose

In einem Verfahren mit mehreren Losen wählen Sie das Los bzw. die Lose, für das bzw. die Sie ein Angebot einreichen möchten. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Weiter“.

Angebotsdaten

In diesem Abschnitt müssen Sie den Betrag Ihres Angebots angeben (nur bei Zuschlagsmethode niedrigster Preis und niedrigste Kosten; Format wie im nachstehenden Beispiel) und/oder bestätigen, dass Ihr Angebot die in den Auftragsunterlagen genannten Mindestanforderungen erfüllt.

Wenn Sie angeben, dass Ihr Angebot die Mindestanforderungen nicht erfüllt, werden Sie aufgefordert, in einem speziellen Textfeld eine Erklärung hierzu abzugeben. Die Bestätigung der Erfüllung bzw. Nichterfüllung und die Erklärung im Falle der Nichterfüllung werden in den Einreichungsbericht aufgenommen.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ geklickt haben, können Sie das finanzielle Angebot und – falls vom Auftraggeber in den Spezifikationen der Ausschreibung verlangt – auch das technische Angebot hochladen. Sie können mehr als eine Datei als technisches/finanzielles Angebot hochladen.

Sobald Sie der Ansicht sind, dass die Angebotsdaten richtig sind und die Einreichung vollständig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Diese Schaltfläche wird erst dann aktiviert, wenn alle obligatorischen Daten und Dokumente vorliegen.

Einreichungsbericht

Der Einreichungsbericht wird vom System erzeugt und ist Bestandteil der Einreichung. Darin werden alle in der Einreichung enthaltenen Unterlagen aufgeführt.

In eSubmission wird der Einreichungsbericht automatisch erzeugt und ihrer Einreichung hinzugefügt. Sie können den Bericht vor Einreichung des Angebots am Bildschirm ansehen oder ihn für Ihre eigenen Unterlagen herunterladen. Der Bericht muss weder zu unterschreiben werden noch unterschrieben in eSubmission hochgeladen werden.

Wenn Sie nach dem Ansehen des Einreichungsberichts die Einreichung als vollständig und abgabebereit erachten, klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren.

Einreichung Ihres Angebots

Wenn Sie bereit sind, Ihr Angebot einzureichen, klicken Sie auf „Einreichen“. Das System zeigt daraufhin eine Bestätigungsmeldung an.

Klicken Sie zur Bestätigung auf „Ja“: Sie können diese Einreichung nun nicht mehr ändern .

Bitte beachten Sie, dass im System eine Einreichung nach Ablauf der Einreichungsfrist nicht möglich ist.

Wenn weniger als ein Tag bis zum Ende der Einreichungsfrist verbleibt, zeigt eSubmission die verbleibenden Stunden/Minuten bis zum Ablauf der Frist an. 

Es wird eine E-Mail-Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse der im Angebot angegebenen Kontaktperson (PCoCo) und – falls abweichend – an die E-Mail-Adresse des für die Einreichung des Angebots verwendeten EU Login-Kontos (CoCo) gesandt. Diese E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zum Förder- und Ausschreibungsportal, in dem die Einreichungsbestätigung zu finden ist.

Der Inhaber der von Ihnen in der Einreichung verwendeten PIC wird benachrichtigt.

Verwalten der Einreichungen im Förder- und Ausschreibungsportal

Um Zugang zum Privatbereich des Förder- und Ausschreibungsportal zu erhalten, müssen Sie sich authentifizieren. Klicken Sie dazu auf der Startseite des Förder- und Ausschreibungsportal (Funding & Tenders Portal) rechts oben auf „Sign in“ und melden Sie sich mit Ihrem EU Login und Ihrem Passwort an.

Einreichungen ansehen

Im Abschnitt Mein Bereich auf der linken Seite befinden sich die Einreichungen für die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) im Abschnitt „Ausschreibungszentrum“/„Meine Einreichungen“.

Rechts oberhalb der Liste der Einreichungen ist auch ein Suchfeld verfügbar.

Abschnitt „Einreichungen“ 

Zu jeder Einreichung können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) die Referenznummer des Verfahrens, die Einreichungskennung, das Datum der letzten durchgeführten Aktion und den Einreichungsstatus (Entwurf, eingereicht, zurückgezogen, gelöscht), die Einreichungsfrist, das Los (falls zutreffend), den Verfahrenstitel und die Verfahrensart einsehen.

Über die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) rechts neben jeder Einreichung (vorausgesetzt die Einreichung wurde nicht gelöscht) können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) je nach Einreichungsstatus unterschiedliche Aktionen durchführen.

Bei Einreichungen mit dem Status „Entwurf“ bestehen folgende Optionen:

• Bearbeiten: eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite. Sie können Ihre Einreichung jetzt in e-Submission bearbeiten.
• Anzeigen: eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite. Es ist hier aber nicht möglich, die Einreichung zu bearbeiten, da sie schreibgeschützt ist.
• Löschen: Der Einreichungsentwurf wird aus dem Förder- und Ausschreibungsportal gelöscht.

Bei Einreichungen mit dem Status „Eingereicht“ bestehen folgende Optionen:

• Bestätigung ansehen: Die Einreichungsbestätigung wird nun angezeigt.
• Einreichung zurückziehen (nur wenn die Einreichungsfrist noch nicht abgelaufen ist): Geben Sie den Grund für das Zurückziehen der Einreichung an und bestätigen Sie die Aktion mit einem Klick auf die Schaltfläche Zurückziehen. Nachdem Sie eine Einreichung zurückgezogen haben, können Sie diese nicht mehr ansehen, bearbeiten oder erneut einreichen.

Bei Einreichungen mit dem Status „Zurückgezogen“ bestehen folgende Optionen:

• Rückzugsbestätigung ansehen: Die Rückzugsbestätigung wird nun angezeigt.

Bei Einreichungen mit dem Status „Gelöscht“ bestehen folgende Optionen:

Für Ausschreibungen mit dem Status „Gelöscht“ stehen keine Optionen zur Verfügung. Sobald ein Angebotsentwurf gelöscht wurde, kann er nicht mehr abgerufen werden.