Πώς να εκπονήσετε την προσφορά σας στο eSubmission

Προσφορά μπορεί να υποβάλει οποιοσδήποτε οικονομικός φορέας χρησιμοποιώντας τον σύνδεσμο της πύλης χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders Portal) που αναφέρεται στην προκήρυξη της σύμβασης.

Μόλις εγγραφείτε στην πύλη χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders Portal), πρέπει να κάνετε κλικ στην επιλογή Πρόσβαση στην προσφορά (Access submission): θα μεταφερθείτε στην πύλη eSubmission, υπό την προϋπόθεση ότι έχετε συνδεθεί με τον λογαριασμό σας EU Login.

Αρχικά, πρέπει να διαβάσετε και να αποδεχθείτε τους όρους και τις προϋποθέσεις και να επιβεβαιώσετε ότι έχετε διαβάσει και κατανοήσει τη δήλωση περί απορρήτου της πύλης χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders Portal) και τη δήλωση περί απορρήτου για την ανάθεση και διαχείριση συμβάσεων.

Στο eSubmission, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα προσφορά (New submission) για να ξεκινήσετε νέα προσφορά ή Επιστροφή στο σχέδιο (Resume draft) για να συνεχίσετε την εργασία σε ένα σχέδιο προσφοράς που είχατε ξεκινήσει νωρίτερα. Μπορείτε να συνεχίσετε επίσης την εργασία στο σχέδιό σας από την πύλη χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders Portal) [για περισσότερες πληροφορίες, βλ. την ενότητα Διαχείριση προσφορών στην πύλη χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders Portal) στον παρόντα οδηγό].

Περιήγηση στο eSubmission

Όταν ξεκινήσετε την προσφορά σας, θα δείτε μια γραμμή προόδου στο επάνω μέρος της οθόνης. Σε αυτήν τη γραμμή εμφανίζονται όλα τα βήματα που πρέπει να ολοκληρώσετε για να υποβάλετε την προσφορά σας. Μπορείτε επίσης να δείτε το βήμα στο οποίο βρίσκεστε τη συγκεκριμένη στιγμή.

Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας υποβολής, μπορείτε πάντα να ελέγχετε ποια έγγραφα έχετε αναφορτώσει, κάνοντας κλικ στο κουμπί Έγγραφα προσφοράς (Submission documents) στα αριστερά της οθόνης.

Τρόποι υποβολής

Όταν ξεκινάτε νέα προσφορά, θα σας ζητηθεί να αναφέρετε:

• πώς θα υποβάλετε την προσφορά σας: μεμονωμένη προσφορά ή κοινή προσφορά,
• αν η προσφορά θα περιλαμβάνει υπεργολάβους,
• σε ποια γλώσσα θα υποβληθεί η προσφορά.

Μόλις πραγματοποιήσετε την επιλογή σας, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο (Next) στο κάτω μέρος της σελίδας.

Μέρη

Σε αυτήν την ενότητα πρέπει να ταυτοποιήσετε τους οργανισμούς που συμμετέχουν στην προσφορά σας (συμμετέχοντες/-ουσες). Κάντε κλικ στην επιλογή Νέο μέρος (New Party) και επιλέξτε τον τύπο συμμετέχοντος/-ουσας: βασικός/-ή συμμετέχων/-ουσα (σε περίπτωση μεμονωμένης προσφοράς), επικεφαλής ομάδας ή μέλος ομάδας (σε περίπτωση κοινής προσφοράς) και υπεργολάβος (κατά περίπτωση).

Όλοι/Όλες οι συμμετέχοντες/-ουσες, εκτός από τους/τις υπεργολάβους, πρέπει να ταυτοποιούνται με PIC (κωδικό ταυτοποίησης συμμετέχοντος). Για να ελέγξετε αν μια οντότητα διαθέτει ήδη κωδικό PIC (δηλαδή αν έχει ήδη καταχωριστεί στο μητρώο συμμετεχόντων) χρησιμοποιήστε το πεδίο «Αναζήτηση οργανισμού» (Search organisation). Υπάρχουν δύο είδη αναζητήσεων:  Οι οργανισμοί μου (My organisations) ή Άλλοι οργανισμοί (Other organisations) .

Οι οργανισμοί μου: Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού για να εμφανίσετε τον κατάλογο των οργανισμών τους οποίους έχει χρησιμοποιήσει ο συνδεδεμένος χρήστης σε προηγούμενες υποβολές προσφορών ή για τους οποίους του έχει ανατεθεί ρόλος [π.χ. αυτοκαταχωρίζων, διορισμένος εκπρόσωπος νομικής οντότητας (LEAR) ή διαχειριστής λογαριασμού]. Οι χρήστες μπορούν να δουν τους ίδιους οργανισμούς στην καρτέλα «Οι οργανισμοί μου» (My organisations) στο αριστερό μενού στην πύλη χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders Portal) αφού συνδεθούν στον λογαριασμό τους EU Login.

Άλλοι οργανισμοί: Μπορείτε να αναζητήσετε τους οργανισμούς που είναι εγγεγραμμένοι στο μητρώο συμμετεχόντων εισάγοντας είτε το όνομα του οργανισμού είτε τον κωδικό PIC (κωδικό ταυτοποίησης συμμετέχοντος).

Αν από την αναζήτηση δεν προκύψουν αποτελέσματα, ο οργανισμός πρέπει να εγγραφεί για να αποκτήσει κωδικό PIC. Μετά την καταχώριση του οργανισμού σας, μπορείτε να επιστρέψετε στο eSubmission και να επιλέξετε τον νέο κωδικό PIC χρησιμοποιώντας έναν από τους δύο τρόπους αναζήτησης.

Τα δεδομένα που σχετίζονται με τον κωδικό PIC στο μητρώο συμμετεχόντων θα εμφανίζονται στην οθόνη και θα σας ζητηθεί να δώσετε τα ακόλουθα υποχρεωτικά στοιχεία/έγγραφα:

• για τον/τη βασικό/-ή συμμετέχοντα/-ουσα ή τον/την επικεφαλής της ομάδας:
• υπεύθυνος/-η επικοινωνίας (όνομα και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)
• αριθμός IBAN / αριθμός τραπεζικού λογαριασμού
  Εάν ο τραπεζικός λογαριασμός διαθέτει κωδικό IBAN, θα πρέπει να σημειώσετε το τετραγωνίδιο «IBAN» και το eSubmission θα επαληθεύσει αν ο αριθμός τραπεζικού λογαριασμού IBAN είναι έγκυρος.

• για όλους/όλες τους/τις συμμετέχοντες/-ουσες: υπεύθυνη δήλωση (δεόντως συμπληρωμένη και υπογεγραμμένη) στην ενότητα Συνημμένα (Attachments).

Στην ενότητα Υπεύθυνος επικοινωνίας (Contact person), ο/η χρήστης/-ρια μπορεί να δηλώσει τον εαυτό του/της (το όνομα έχει ήδη προσυμπληρωθεί) ή άλλο πρόσωπο ως υπεύθυνο επικοινωνίας για την υποβολή της προσφοράς. Ο/Η υπεύθυνος/-η επικοινωνίας λαμβάνει τον ρόλο του/της κύριου/-ας υπεύθυνου/-ης επικοινωνίας του/της συντονιστή/-ριας (PCoCo) στην πύλη χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders Portal) και ο/η χρήστης/-ρια που υποβάλλει την προσφορά (αν διαφέρει από τον/την υπεύθυνο/-η επικοινωνίας) λαμβάνει τον ρόλο του/της υπεύθυνου/-ης επικοινωνίας του/της συντονιστή/-ριας (CoCo). 

Αν ο/η PCoCo δεν διαθέτει λογαριασμό EU Login, δημιουργείται αυτόματα προσωρινός λογαριασμός EU Login με βάση την ηλεκτρονική διεύθυνση του/της υπεύθυνου/-ης επικοινωνίας και το εν λόγω πρόσωπο καλείται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να ολοκληρώσει την εγγραφή του στο EU Login. Η πρόσκληση είναι μήνυμα που παράγεται αυτόματα από το σύστημα χωρίς αναφορά στη διαδικασία.

Στην ενότητα Συνημμένα (Attachments) κάθε συμμετέχοντος/-ουσας, μπορείτε να αναφορτώσετε τα έγγραφα του/της συμμετέχοντος/-ουσας που ζητούνται από την αναθέτουσα αρχή μαζί με την προσφορά. Ελέγξτε τη συγγραφή υποχρεώσεων για να εντοπίσετε τα έγγραφα που πρέπει να περιλαμβάνονται στην προσφορά για κάθε συμμετέχοντα/-ουσα.

Όταν είστε έτοιμος/-η, πατήστε «Ολοκληρώθηκε» (Done).

Κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο (Next) για να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα.

Παρτίδες

Σε μια διαδικασία με περισσότερες παρτίδες, επιλέξτε την/τις παρτίδα/-ες για την/τις οποία/-ες θα θέλατε να υποβάλετε προσφορά και στη συνέχεια πατήστε το κουμπί Επόμενο (Next).

Στοιχεία προσφοράς

Στην παρούσα ενότητα πρέπει να καταχωρίσετε το ποσό της προσφοράς σας (μόνο στην περίπτωση της μεθόδου χαμηλότερου κόστους και της μεθόδου ανάθεσης με τη χαμηλότερη τιμή — βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τον ίδιο μορφότυπο όπως στο παράδειγμα στην οθόνη) και/ή να επιβεβαιώσετε αν η προσφορά σας συμμορφώνεται ή όχι με τις ελάχιστες απαιτήσεις που καθορίζονται στα έγγραφα της σύμβασης.

Αν επιβεβαιώσετε ότι η προσφορά σας δεν πληροί τις ελάχιστες απαιτήσεις, θα σας ζητηθεί να παράσχετε επεξήγηση σε ειδικό πλαίσιο κειμένου. Η επιβεβαίωση της συμμόρφωσης ή της μη συμμόρφωσης και η επεξήγηση σε περίπτωση μη συμμόρφωσης θα αποτυπωθούν στην έκθεση υποβολής.

Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση (Save), μπορείτε να αναφορτώσετε την οικονομική προσφορά και, αν απαιτείται από την αναθέτουσα αρχή στη συγγραφή υποχρεώσεων, την τεχνική προσφορά. Μπορείτε να αναφορτώσετε περισσότερα του ενός αρχεία ως τεχνική/οικονομική προσφορά.

Εφόσον θεωρείτε ότι τα στοιχεία της προσφοράς είναι σωστά και ότι η προσφορά είναι πλήρης, πατήστε το κουμπί Επόμενο (Next). Το κουμπί θα είναι ενεργό μόνο αν έχουν παρασχεθεί όλα τα υποχρεωτικά στοιχεία και έγγραφα.

Έκθεση προσφοράς

Η έκθεση προσφοράς δημιουργείται από το σύστημα και αποτελεί μέρος της προσφοράς. Στην έκθεση απαριθμούνται όλα τα έγγραφα που περιλαμβάνονται στην προσφορά.

Το eSubmission δημιουργεί αυτόματα και προσθέτει την έκθεση προσφοράς στην προσφορά σας. Μπορείτε να συμβουλευθείτε την έκθεση στην οθόνη ή να την τηλεφορτώσετε και να την αποθηκεύσετε στα αρχεία σας (προτού υποβάλετε την προσφορά σας). Δεν χρειάζεται να υπογράψετε και να αναφορτώσετε την υπογεγραμμένη έκθεση στο eSubmission.

Αφού δείτε την έκθεση προσφοράς, αν θεωρείτε ότι η προσφορά είναι πλήρης και έτοιμη προς υποβολή, πατήστε Επόμενο (Next) για να συνεχίσετε.

Υποβολή της προσφοράς σας

Όταν είστε έτοιμος/-η να υποβάλετε την προσφορά σας, πατήστε Υποβολή (Submit). Το σύστημα θα εμφανίσει ένα μήνυμα επιβεβαίωσης.

Πατήστε Ναι (Yes) για επιβεβαίωση: δεν θα μπορείτε πλέον να τροποποιήσετε αυτήν την προσφορά .

Επισημαίνεται ότι το σύστημα δεν θα σας επιτρέψει να υποβάλετε προσφορά αν έχει παρέλθει η προθεσμία για την παραλαβή των προσφορών.

Όταν απομένει λιγότερο από μία ημέρα έως την προθεσμία υποβολής, το eSubmission εμφανίζει τις ώρες / τα λεπτά που απομένουν μέχρι τη λήξη της προθεσμίας. 

Θα αποσταλεί ειδοποίηση στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του υπεύθυνου επικοινωνίας που αναφέρεται στην προσφορά (PCoCo) και στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (αν είναι διαφορετική) που συνδέεται με τον λογαριασμό EU Login που χρησιμοποιήθηκε για την υποβολή της προσφοράς (CoCo). Αυτή η ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιέχει σύνδεσμο προς την πύλη χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders Portal), όπου μπορείτε να βρείτε την απόδειξη υποβολής (Submission Receipt).

Επισημαίνεται ότι οι κάτοχοι του PIC που χρησιμοποιήσατε στην προσφορά θα ενημερωθούν.

Διαχείριση προσφορών στην πύλη χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders Portal)

Για να συνδεθείτε στον προσωπικό σας χώρο στην πύλη χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders Portal), πρέπει να επαληθεύσετε την ταυτότητά σας. Χρησιμοποιήστε το κουμπί Σύνδεση (Sign in) στην πύλη χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders Portal) στο άνω δεξί μέρος της αρχικής σελίδας (εισάγετε το EU Login και τον κωδικό πρόσβασής σας).

Προβολή προσφορών

Στην ενότητα Ο χώρος μου (My area) στα αριστερά, ο/η PCoCo/CoCo θα βρει τις προσφορές στην ενότητα Κέντρο διαχείρισης σύναψης συμβάσεων / Προσφορές.

Στη δεξιά πλευρά, πάνω από τη λίστα προσφορών, υπάρχει επίσης ένα πεδίο αναζήτησης.

Προσφορές

Για κάθε προσφορά, ο/η PCoCo/CoCo μπορεί να δει τον αριθμό αναφοράς της διαδικασίας, τον αναγνωριστικό αριθμό της προσφοράς, την ημερομηνία της τελευταίας ενέργειας που εκτελέστηκε και την κατάσταση της προσφοράς (σχέδιο, υποβληθείσα, ανακληθείσα, διαγραμμένη), την προθεσμία, την παρτίδα (κατά περίπτωση), τον τίτλο της διαδικασίας και τον τύπο της διαδικασίας.

Το κουμπί Μενού (τρεις κουκίδες) στη δεξιά πλευρά κάθε προσφοράς (εκτός αν η προσφορά έχει διαγραφεί) δίνει τη δυνατότητα στον/στην PCoCo/CoCo να εκτελεί διάφορες ενέργειες ανάλογα με την κατάσταση της προσφοράς.

Για τις προσφορές που βρίσκονται σε κατάσταση Σχέδιο (Draft):

• Επεξεργασία (Edit): Το eSubmission ανοίγει στην οθόνη στην οποία βρισκόσασταν όταν κλείσατε την εφαρμογή. Μπορείτε τώρα να επεξεργαστείτε την προσφορά σας στο eSubmission.
• Προβολή (View): Το eSubmission ανοίγει στην οθόνη στην οποία βρισκόσασταν όταν κλείσατε την εφαρμογή. Δεν είναι δυνατόν να επεξεργαστείτε την προσφορά διότι προβάλλεται σε μορφή μόνο για ανάγνωση.
• Διαγραφή (Delete): Το σχέδιο της προσφοράς θα διαγραφεί από την πύλη χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders Portal).

Για τις υποβολές που βρίσκονται σε κατάσταση «Υποβλήθηκε» (Submitted):

• Προβολή απόδειξης (View Receipt): Εμφανίζεται η απόδειξη υποβολής.
• Ανάκληση (Withdraw) (η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο πριν από την προθεσμία υποβολής): Αναφέρετε τον λόγο για τον οποίο επιθυμείτε να ανακαλέσετε την προσφορά και επιβεβαιώστε κάνοντας κλικ στο κουμπί «Ανάκληση» (Withdraw). Μετά την ανάκληση μιας προσφοράς, δεν μπορείτε πλέον να τη δείτε, να την επεξεργαστείτε ή να την υποβάλετε ξανά.

Για τις υποβολές που βρίσκονται σε κατάσταση «Ανακλήθηκε» (Withdrawn):

• Προβολή απόδειξης ανάκλησης (View Withdrawal Receipt): Εμφανίζεται η απόδειξη ανάκλησης της προσφοράς.

Για τις προσφορές που βρίσκονται σε κατάσταση Διαγραμμένη (Deleted):

Δεν υπάρχουν διαθέσιμες ενέργειες για τις προσφορές σε κατάσταση Διαγραμμένη (Deleted). Όταν ένα σχέδιο προσφοράς διαγραφεί, δεν μπορεί πλέον να ανακτηθεί από τον/την προσφέροντα/-ουσα.