A meghívások és beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon

A hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárásokban és tárgyalásos versenyeljárásokban csak a meghívott pályázók nyújthatnak be ajánlatot.

Amennyiben Önt felkérik ajánlat benyújtására, kapni fog:

• egy e-mailt a felkérésről,
• egy értesítést az F&T portálon.

A felkérésről szóló e-mailben található linkre kattintva megnyílik az F&T portál „Invitation(s)” (Felkérések) menüpontja, ahol be kell jelentkeznie EU Login azonosítójával. Ha még nem rendelkezik az ajánlatkérő szerv által a felkérés elküldésekor használt e-mail-címhez kapcsolt EU Login-regisztrációval, azt az F&T portál automatikusan létrehozza Önnek. Ennek részletes leírását itt találja.

View Invitation(s) (Felkérés(ek) megtekintése)

A bal oldalon található navigációs menüben az „Invitation(s)” (Felkérések) menüpontban találja meg a felkérés(eke)t. A felkérések listája felett jobbra egy keresőmezőt is talál.

A beérkezett felkérések megtekintéséhez a menügombnál (három pont) kattintson a „Select Organisation” (Szervezet kiválasztása) fülre –a felkérésről szóló levélben „résztvevőként” feltüntetett szervezetet kell kiválasztania.

 A felugró ablakban két lehetőség közül választhat:

• A „My organisations” (Szervezeteim) menüpontban kiválaszthat egy szervezetet azok közül, amelyek tekintetében: szervezeti (pl. szervezet regisztrálását elvégző személy, LEAR, LSIGN) vagy projekt-szintű (beadvány, felkérés, szerződés, támogatás) szerepkörrel rendelkezik. A nyilvántartásban még nem szereplő szervezetet először regisztrálni kell a résztvevői nyilvántartásban, hogy PIC-résztvevő-azonosító kódot kapjon. További információkért kattintson ide. A szervezet regisztrálását követően kiválaszthatja az újonnan létrehozott PIC-kódot.

• Az „Other organisation” (Más szervezet) menüpontban szervezetnév vagy PIC-szám alapján böngészhet az F&T portálon regisztrált szervezetek között.

Csak saját szervezetének kiválasztása után tekintheti meg a felhívás részleteit és az ahhoz kapcsolódó dokumentumokat.

Az eljárás hivatkozási számára kattintva megjelenik az eljárás részletes ismertetését tartalmazó oldal.

A „Details” (Részletek) rész alatt:

• megtalálja „View the procedure details” (Az eljárás részleteinek megtekintése) menüpontot
  A „General information” (Általános információk) menüpontban megtekintheti az eljárással kapcsolatos információkat.

• Hozzáférés a korlátozott hozzáférésű közbeszerzési dokumentumokhoz
  A „Restricted documents” (Korlátozott hozzáférésű dokumentumok) menüpontban megtekintheti az eljárással kapcsolatos dokumentumokat.  
  
  

Ha egy adott dokumentumhoz több verzió tartozik, mindig a legújabb verzió jelenik meg a képernyőn. Régebbi verzió megtekintéséhez kattintson a legördülő menüre, és válassza ki a kívánt verziót. Megtekintheti a rendelkezésre álló fordításokat is (ha létezik fordítás).  

• Hozzáférés a Korlátozott hozzáférésű kérdések és válaszok (Q&A) részhez  
  Ebben a részben az eljárással kapcsolatban tehet fel kérdést.  

Ha az ajánlatkérő szerv zárt körben ad választ, az a „My Q&A” (Saját kérdések és válaszok) részben jelenik meg. Ha a választ az eljárásra meghívott valamennyi pályázó megkapja, az a „Restricted Q&A” (Korlátozott hozzáférésű kérdések és válaszok) részben jelenik meg. További információkért lásd: „How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal” (Kérdés létrehozása és benyújtása a finanszírozási és pályázati portálon).

  A beadvány csak a „My Invitation(s)” (Felkéréseim) oldalról küldhető el. Az eljárás részletes ismertetését tartalmazó oldalról ajánlat nem nyújtható be.

Az „Invitation(s)” (Felkéréseim) menüpont

Itt tekintheti meg az egyes felkérésekhez kapcsolódó eljárások hivatkozási számát, a felkérés státuszát (kézbesítve, visszaigazolva), a határidőt, annak a tételnek a számát, amelyre a felkérés vonatkozik (adott esetben), az eljárás címét és típusát, valamint a szakasz sorszámát. A felkéréshez/beadványhoz tartozó menügomb (három pont) segítségével a felkérés/beadvány státuszától függően különböző műveleteket hajthat végre.

A „Received” (Beérkezett) státuszú felkérések esetében:  

• „Acknowledge Receipt” (Kézhezvétel visszaigazolása): kattintson ide annak megerősítéséhez, hogy megkapta az ajánlattételi felhívást. A rendszer átirányítja Önt az eSubmission portálra, ahonnan benyújthatja ajánlatát.
• „Manage roles” (Szerepkörök kezelése):  megtekintheti és kezelheti a felkérésével kapcsolatos hozzáférési jogokat (pl. hozzáadhat/törölhet olyan személyeket, akik az Önhöz beérkezett felkéréshez hozzáférhetnek és ajánlatot nyújthatnak be).
• „See Details” (Részletek megtekintése): megtekintheti az eljárás részletes leírását (lásd fent).

Az „Acknowledged” (Visszaigazolt) státuszú felkérések esetében: 

• „Start New Submission” (Új beadvány létrehozása): új ajánlat benyújtásához kattintson a gombra.
• „Manage roles” (Szerepkörök kezelése): megtekintheti és kezelheti a felkérésével kapcsolatos hozzáférési jogokat (pl. hozzáadhat/törölhet olyan személyeket, akik az Önhöz beérkezett felkérést megtekinthetik és ajánlatot nyújthatnak be).
• „See Details” (Részletek megtekintése): megtekintheti az eljárás részletes leírását (lásd fent).

Ha korábban már készített vagy nyújtott már be valamilyen beadványt, azokat az itt megjelenő „Submission(s)” (Beadványok) linken keresztül érheti el.

Minden egyes beadvány jobb oldalán megtalálja a menügombot (három pont), amely lehetővé teszi, hogy a beadvány státuszától függően különböző műveleteket hajtson végre.

A „Draft” (Tervezet) státuszú beadványok esetében:

• „Edit” (Szerkesztés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. Ekkor megkezdheti a beadvány szerkesztését az eSubmission alkalmazásban.
• „View” (Megtekintés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. A beadvány ilyenkor nem szerkeszthető, mivel írásvédett módban jelenik meg. 
• „Delete” (Törlés): a rendszer törli a beadványtervezetet a Funding & Tenders portálról.

A „Submitted” (Benyújtva) státuszú beadványok esetében:

• „View Receipt” (Benyújtási igazolás megtekintése): megjelenik a benyújtási igazolás.
• „Withdraw” (Visszavonás) (csak a benyújtási határidő lejárta előtt lehetséges):  adja meg a beadvány visszavonásának okát, majd a „Withdraw” (Visszavonás) gomb megnyomásával erősítse meg szándékát. Miután visszavont egy beadványt, a továbbiakban már nem tudja megtekinteni, szerkeszteni vagy benyújtani azt.

A „Withdrawn” (Visszavont) státuszú beadványok esetében:

• „View Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás megtekintése): megjelenik a visszavonási igazolás.

A „Deleted” (Törölve) státuszú beadványok esetében:

• az „Action” (Művelet) menü nem áll rendelkezésre a „Deleted” (Törölve) státuszú ajánlatok esetében. Miután az ajánlattervezetet törölték, azt az ajánlattevő nem tudja visszakeresni.   

Hogyan készítheti el ajánlatát az eSubmission alkalmazásban?

Ahhoz, hogy ajánlatot nyújthasson be, először vissza kell igazolnia az ajánlattételi felkérés kézhezvételét:

• keressen rá a vonatkozó eljárásra az „Invitation(s)” (Felkérések) menüben a Funding & Tenders portálon.
• Az eljáráshoz tartozó menügombon (három pont) kattintson az „Acknowledge Receipt” (Kézhezvétel visszaigazolása) opcióra annak megerősítéséhez, hogy megkapta az ajánlattételi felkérést. A felkérés státusza „Acknowledged” (Visszaigazolt)

Miután visszaigazolta a felkérés kézhezvételét, a rendszer automatikusan átirányítja Önt az eSubmission alkalmazásba, ahol a „New submission” (Új beadvány) gombra kattintva megkezdheti ajánlatának létrehozását. 

Ha a beadványt később kívánja létrehozni:

• Jelentkezzen be a Funding & Tenders portálra.
• Az „Invitation(s)” (Felkérések) menüből válassza ki az eljárást.
• Az eljárás menügombján (három pont) kattintson a „Start New Submission” (Új beadvány létrehozása) Ezután a rendszer átirányítja az eSubmission alkalmazásba.

Az alkalmazásban kattintson a „New submission” (Új beadvány) gombra, ha új beadványt kíván létrehozni, vagy pedig a „Resume draft” (Tervezet folytatása) gombra, ha egy korábban megkezdett beadványtervezeten szeretne tovább dolgozni. 

Navigálás az eSubmission alkalmazáson belül 

Beadványa létrehozásakor a képernyő felső részén folyamatjelző sáv jelenik meg. Ez a sáv megjeleníti mindazokat a lépéseket, amelyeket az ajánlat benyújtásáig végre kell hajtania. Azt is láthatja, hogy jelenleg melyik lépésnél tart. A benyújtás folyamata során a képernyő bal oldalán található „Submission documents” (Beadványok) gombra kattintva bármikor ellenőrizheti, hogy mely dokumentumokat töltötte fel.

A beadványok benyújtásának módjai

Új beadvány létrehozásakor a következő információkat kell megadnia:

• milyen formában kívánja beadni ajánlatát: önálló vagy közös beadványként,
• a beadványban szerepelnek-e alvállalkozók,
• milyen nyelven készül a beadvány.

A fenti információk megadása után kattintson az oldal alján található „Next” (Tovább) gombra.

Gazdasági szereplők

Ebben a részben meg kell neveznie a beadványában részt vevő szervezeteket (résztvevők). Kattintson a „New Party” (Új gazdasági szereplő) gombra, és válassza ki a résztvevő típusát: fő résztvevő (önálló beadvány esetében), csoport vezetője vagy csoport tagja (közös beadvány esetében), és alvállalkozó (ha van). Az alvállalkozók kivételével minden résztvevőt PIC-résztvevő-azonosító kóddal kell azonosítani. 

A fő résztvevő vagy csoportvezető PIC-számának meg kell egyeznie az adott tárgyalásos eljárásra vonatkozó felkéréshez kapcsolódó PIC-számmal, amely az F&T portálon az „Invitations” (Felkérések) menüpont alatt található.

A „Search organisation” (Szervezet keresése) mező segítségével választhatja ki a megfelelő PIC-számot, és ellenőrizheti, hogy az egyes gazdasági szereplők rendelkeznek-e már PIC-kóddal (azaz szerepelnek-e a résztvevői nyilvántartásban). Két keresési opció van: My organisations (Saját szervezetek), illetve Other organisations (Egyéb szervezetek).

„My Organisations” (Saját szervezetek):  A legördülő menüre kattintva megjelenítheti azon szervezetek listáját, amelyeket a bejelentkezett felhasználó a korábbi beadványokban megadott, vagy amelyekhez szerepkört társított (pl. szervezet regisztrálását elvégző személy, LEAR vagy számlakezelő). Ezek ugyanazok a szervezetek, amelyeket a felhasználók az F&T portál bal oldali menüjében a „My organisations” (Saját szervezetek) fül alatt láthatnak, miután bejelentkeztek EU Login-fiókjukkal.

„Other organisations” (Egyéb szervezetek): A résztvevői nyilvántartásban regisztrált szervezetek között szervezetnév vagy PIC-kód (résztvevői azonosító kód) alapján kereshet.

Ha a keresés nem ad találatot, a szervezetnek regisztrálnia kell ahhoz, hogy PIC-kódot kapjon. A szervezet regisztrálását követően visszaléphet az eSubmission alkalmazásba, és a két keresési opció egyikével kiválaszthatja az újonnan létrehozott PIC-kódot.

Ekkor megjelennek a résztvevői nyilvántartásban szereplő, a PIC-kódhoz tartozó adatok, és meg kell adnia a következő kötelező adatokat/dokumentumokat:

• a fő résztvevő vagy csoport vezetője esetében:
• kapcsolattartó (név és e-mail-cím),
• IBAN-szám/bankszámlaszám;
  Ha a bankszámla IBAN-kóddal rendelkezik, jelölje be az „IBAN” jelölőnégyzetet, és az eSubmission alkalmazás ellenőrzi, hogy az IBAN-kód érvényes bankszámlát jelöl-e.
• valamennyi résztvevő esetében: (megfelelően kitöltött és aláírt) nyilatkozat a „Attachments” (Mellékletek) részben.

A „Contact Person” (Kapcsolattartó) menüpontban a felhasználó megjelölheti saját magát (ezt a nevet írja be előre az alkalmazás) vagy más személyt az adott ajánlat kapcsolattartójaként. A kapcsolattartóhoz a Funding & Tenders portál az „elsődleges koordinátor kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepkört, az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a kapcsolattartótól) pedig a „koordinátor kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepkört társítja. 

Ha a PCoCo nem rendelkezik EU Login-fiókkal, a kapcsolattartó e-mail-címe alapján a rendszer automatikusan létrehoz egy ideiglenes EU Login-fiókot, és az érintett személyt e-mailben felkérik, hogy adja meg az EU Login-regisztráció befejezéséhez szükséges adatokat. A meghívó egy automatikusan generált rendszerüzenet, amely nem tartalmaz hivatkozást az eljárásra.

Az egyes résztvevőkhöz tartozó „Attachments” (Csatolmányok) menüpontban feltöltheti a résztvevő kizárási kritériumokkal és kiválasztási szempontokkal kapcsolatos dokumentumait. Ellenőrizze a kiírási feltételekben, hogy mely résztvevők esetében mely dokumentumokra van szükség az ajánlat benyújtásához.

A fenti lépések befejezése után kattintson a „Done” (Kész) gombra. 

A következő lépéshez kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

Részek

Amennyiben több részből álló eljárásban kíván részt venni, válassza ki az(oka)t a rész(eke)t, amely(ek)re ajánlatot kíván benyújtani, majd kattintson a „Next” (Tovább) gombra.  

Az ajánlat adatai

Ebben a részben meg kell adnia az ajánlat összegét (csak a legalacsonyabb összegű ajánlat módszerének alkalmazása esetén – használjon a képernyőn látható mintáéval megegyező formátumot), és/vagy meg kell erősítenie, hogy ajánlata megfelel-e a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott minimumkövetelményeknek.

Ha megerősíti, hogy ajánlata nem felel meg a minimális követelményeknek, kérjük, adjon magyarázatot az erre a célra szolgáló szövegmezőben. A megfelelés vagy meg nem felelés megerősítését és a meg nem felelés esetén adott magyarázatot a benyújtási jelentés is tartalmazza.

Miután a „Save” (Mentés) gombra kattintott, feltöltheti a pénzügyi ajánlatot és – amennyiben az ajánlatkérő előírja – a műszaki ajánlatot. Műszaki/pénzügyi ajánlatként egynél több fájlt is feltölthet. 

Ha úgy ítéli meg, hogy az ajánlat minden adata helyes, és elkészült a beadvány, kattintson a „Next” (Tovább) gombra. A gomb csak akkor lesz aktív, ha minden kötelező adatot és dokumentumot megadott.

Benyújtási jelentés

A benyújtási jelentést a rendszer hozza létre, és az a beadvány részét képezi. A jelentés a beadványban szereplő összes dokumentumot felsorolja. A benyújtási jelentést az eSubmission automatikusan hozza létre és adja hozzá a beadványához. A jelentést (az ajánlat benyújtása előtt) megtekintheti a képernyőjén, vagy letöltheti, hogy felvehesse saját nyilvántartásába. A jelentést nem kell aláírnia, és az aláírt jelentést nem kell visszatöltenie az eSubmission alkalmazásba.

A benyújtási jelentés megtekintése után, ha úgy ítéli meg, hogy a beadvány hiánytalan és készen áll a benyújtásra, a folytatáshoz kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

Az ajánlat benyújtása

Amikor készen áll ajánlatának benyújtására, kattintson a „Submit” (Benyújtás) gombra. A rendszer ekkor visszaigazoló üzenetet jelenít meg.

Ha meg akarja erősíteni a benyújtást, kattintson a „Yes” (Igen) gombra: ezután már nem lesz lehetősége a beadvány módosítására.

A rendszer nem teszi lehetővé a beadvány benyújtását, ha a benyújtási határidő letelt. Ezt követően a rendszer e-mailben értesítést küld a PCoCo/CoCo e-mail-címére. Az értesítés egy linket tartalmaz, amely átirányítja a Funding & Tenders portálra, ahol a PCoCo/CoCo megtalálja a benyújtási igazolást. Felhívjuk figyelmét, hogy a beadványban szereplő PIC-kódok tulajdonosai értesítést kapnak a benyújtásról.

A szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon

A felkérésről szóló levélben címzettként megadott e-mail-címhez tartozó EU Login-regisztrációhoz a rendszer az adott felkérés tekintetében hozzárendeli az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepkört. A PCoCo a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) gomb megnyomásával a szervezetéhez tartozó további személyeket tud hozzáadni koordinátor-kapcsolattartóként (CoCo) az adott felkéréshez.

A benyújtott ajánlatban megadott kapcsolattartó kapja a PCoCo szerepkört a későbbi tárgyalási forduló(k)hoz kapcsolódó beadványok és a felkérés tekintetében. Az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a beadványban szereplő kapcsolattartótól) a rendszer a beadvány és a felkérés későbbi tárgyalási fordulói tekintetében hozzárendeli a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepkört, kivéve ha az ajánlattételi felhívás ajánlatkérő szerv általi megnyitása és a későbbi tárgyalási fordulókra vonatkozó felkérés kézhezvétele közötti időszakban a beadványhoz hozzárendelt PCoCo vagy másik CoCo megszüntette a szerepkört.

A fent leírt valamennyi műveletet (lásd a „My Invitations” (Felkéréseim) részt) az adott felkéréshez vagy beadványhoz tartozó PCoCo vagy CoCo végezheti el. Kérjük, vegye figyelembe, hogy egy felkéréséhez vagy beadványhoz csak egy PCoCo tartozhat.

A beadványokhoz tartozó szerepkörök hozzáadása/törlése az alábbi módon végezhető el:

   Nem nyújthat be felülvizsgált ajánlatot az a CoCo, akit azután jelöltek ki (a fentiek szerint), hogy az ajánlatkérő szerv az ajánlattevőnek a portálon keresztül elküldte az ajánlat felülvizsgálatára vonatkozó felkérést. Csak azok a PCoCo/CoCo-k nyújthatnak be felülvizsgált ajánlatot, akik megkapták a felkérést, vagy azok a CoCo-ok, akiket a felkérésben a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) gombbal adtak hozzá a kapcsolattartókhoz (lásd a 2. tárgyalási fordulóra / későbbi tárgyalási fordulókra vonatkozó útmutatót).