A meghívások és beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon

Ha az ajánlatkérő szerv felülvizsgált ajánlat benyújtására kéri Önt, kapni fog:

• egy e-mailt a felkérésről,
• egy értesítést az F&T portálon.

A felkérésről szóló e-mailt és az értesítést a rendszer a következő címekre küldi:

• a kapcsolattartónak („elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” – PCoCo) a legutóbbi ajánlat benyújtásakor megadott e-mail-címére;
• minden olyan személy e-mail-címére, aki koordinátor-kapcsolattartói (CoCo) szerepkört töltött be a felkérés elküldésekor, azaz a CoCo szerepkört az alábbi módok valamelyikén kapta meg, és a szerepkört időközben nem törölték a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) funkció révén:
• a korábban beadott ajánlatokban, de nem az utolsóban megjelölt kapcsolattartók;
• minden olyan kapcsolattartó, amelynek EU Login-fiókját használták az eredeti ajánlat és bármely módosított ajánlat benyújtásához;
• a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) funkció használatával hozzáadott kapcsolattartók.

Az értesítéseket a Funding & Tenders portál „Notifications” (Értesítések) menüpontján keresztül érheti el.

View Invitation(s) (Felkérés(ek) megtekintése)

A felkérésről szóló e-mailben található linkre kattintva megnyílik az F&T portál „Invitations” (Felkérések) menüpontja, ahol be kell jelentkeznie EU Login azonosítójával. Ha még nincs EU Login-fiókja, azt az F&T portál automatikusan létrehozza az Ön számára. Ennek részletes leírását itt találja.

A bal oldalon található navigációs menüben az „Invitations” (Felkérések) menüpontban találja meg a felkérés(eke)t. A felkérések listája felett jobbra egy keresőmezőt is talál.

    A felülvizsgált ajánlat későbbi forduló(k)ban való benyújtására vonatkozó felkérés külön felkérésként jelenik meg az „Invitations” (Felkérések) menüpont alatt, nem az első forduló vagy (adott esetben) későbbi fordulók tekintetében küldött felkérések részeként. E felkéréshez (adott esetben) külön részletes leírás és dokumentáció, valamint a felkéréshez tartozó menügomb (három pont) alatt az ajánlat benyújtására szolgáló új link tartozik. Az új felkérés nem tartalmazza a korábbi felkérésekhez tartozó dokumentumokat, azokat továbbra is a korábbi felkérések alatt tekintheti meg.

Az „Invitations” (Felkérések) menüpontban tekintheti meg a felhívás részleteit és a felhíváshoz kapcsolódó dokumentumokat.

 Az eljárás hivatkozási számára vagy a „See Details” (Részletek megtekintése) menüpontra kattintva ugorhat a felkérés részleteit tartalmazó oldalra, ahol a „Details” (Részletek) vagy a „Consortium” (Konzorcium) menüpontokra kattinthat. 

„Details” (Részletek) rész

A „Details” (Részletek) rész alatt az alábbi funkciók érhetők el:         

  Az eljárás részleteinek megtekintése

• A „General information” (Általános információk) menüpontban megtekintheti az eljárással kapcsolatos információkat.

• Hozzáférés a korlátozott hozzáférésű közbeszerzési dokumentumokhoz
  A „Restricted documents” (Korlátozott hozzáférésű dokumentumok) menüpontban megtekintheti az eljárással kapcsolatos dokumentumokat. 

Ha egy adott dokumentumhoz több verzió tartozik, mindig a legújabb verzió jelenik meg a képernyőn. Régebbi verzió megtekintéséhez kattintson a legördülő menüre, és válassza ki a kívánt verziót. Megtekintheti a rendelkezésre álló fordításokat is (ha létezik fordítás).

• Hozzáférés a „(Q&A)” Korlátozott hozzáférésű kérdések és válaszok  részhez 
  Ebben a részben az eljárással kapcsolatban tehet fel kérdést.

Ha az ajánlatkérő szerv zárt körben ad választ, az a „My Q&A” (Saját kérdések és válaszok) részben jelenik meg. Ha a választ az eljárásra meghívott valamennyi pályázó megkapja, az a „Restricted Q&A” (Korlátozott hozzáférésű kérdések és válaszok) részben jelenik meg. További információkért lásd: „How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal” (Kérdés létrehozása és benyújtása a finanszírozási és pályázati portálon).

A beadvány csak az „Invitation(s)” (Felkérések) oldalról küldhető el. Az eljárás részletes ismertetését tartalmazó oldalról ajánlat nem nyújtható be.

Konzorcium rész

Ebben a részben megtekintheti annak a szervezetnek az adatait, amely számára az adott felhívást elküldték (konzorcium esetében az összes konzorciumi tag megjelenik).

A szervezethez rendelt szerepkörök megtekintéséhez kattintson a nyílra . A szerepkörök kezeléséhez kattintson az „Edit Roles” (Szerepkörök módosítása) gombra.

„Invitation(s)” (Felkérések) rész

Itt tekintheti meg az egyes felkérésekhez kapcsolódó eljárások hivatkozási számát, a felkérés státuszát (kézbesítve, visszaigazolva), a határidőt, annak a tételnek a számát, amelyre a felkérés vonatkozik (adott esetben), az eljárás címét és típusát, valamint a szakasz sorszámát. A felkéréshez/beadványhoz tartozó menügomb (három pont) segítségével a felkérés/beadvány státuszától függően különböző műveleteket hajthat végre.

A „Received” (Beérkezett) státuszú felkérések esetében:  

• „Acknowledge Receipt” (Kézhezvétel visszaigazolása): kattintson ide annak megerősítéséhez, hogy megkapta az ajánlattételi felhívást. A rendszer átirányítja Önt az eSubmission portálra, ahonnan benyújthatja ajánlatát.
• „Manage roles” (Szerepkörök kezelése): megtekintheti és kezelheti a felkérésével kapcsolatos hozzáférési jogokat (pl. hozzáadhat/törölhet olyan személyeket, akik az Önhöz beérkezett felkérést megtekinthetik és ajánlatot nyújthatnak be).
• „See Details” (Részletek megtekintése): megtekintheti az eljárás részletes leírását (lásd fent).

Az „Acknowledged” (Visszaigazolt) státuszú felkérések esetében: 

• „Start New Submission” (Új beadvány létrehozása): új ajánlat benyújtásához kattintson a gombra.
• „Manage roles” (Szerepkörök kezelése): megtekintheti és kezelheti a felkérésével kapcsolatos hozzáférési jogokat (pl. hozzáadhat/törölhet olyan személyeket, akik az Önhöz beérkezett felkérést megtekinthetik és ajánlatot nyújthatnak be).
• „See Details” (Részletek megtekintése): megtekintheti az eljárás részletes leírását (lásd fent).

Ha korábban már készített vagy nyújtott már be valamilyen beadványt, azokat az itt megjelenő „Submission(s)” (Beadványok) linken keresztül érheti el.

Minden egyes beadvány jobb oldalán megtalálja a menügombot (három pont), amely lehetővé teszi, hogy a beadvány státuszától függően különböző műveleteket hajtson végre.

A „Draft” (Tervezet) státuszú beadványok esetében:

• „Edit” (Szerkesztés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. Ekkor megkezdheti a beadvány szerkesztését az eSubmission alkalmazásban.
• „View” (Megtekintés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. A beadvány ilyenkor nem szerkeszthető, mivel írásvédett módban jelenik meg. 
• „Delete” (Törlés): a rendszer törli a beadványtervezetet a Funding & Tenders portálról.

A „Submitted” (Benyújtva) státuszú beadványok esetében:

• View Receipt (Benyújtási igazolás megtekintése): megjelenik a benyújtási igazolás.
• „Withdraw” (Visszavonás) (csak a benyújtási határidő lejárta előtt lehetséges):  adja meg a beadvány visszavonásának okát, majd a „Withdraw” (Visszavonás) gomb megnyomásával erősítse meg szándékát. Miután visszavont egy beadványt, a továbbiakban már nem tudja megtekinteni, szerkeszteni vagy benyújtani azt.

A „Withdrawn” (Visszavont) státuszú beadványok esetében:

• „View Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás megtekintése): megjelenik a visszavonási igazolás.

A „Deleted” (Törölve) státuszú beadványok esetében:

• A menügomb (három pont) nem áll rendelkezésre a „Deleted” (Törölve) státuszú ajánlatok esetében. Miután az ajánlattervezetet törölték, azt az ajánlattevő nem tudja visszakeresni. 

Hogyan készítheti el ajánlatát az eSubmission alkalmazásban?

Ahhoz, hogy valamelyik későbbi fordulóra felülvizsgált ajánlatot nyújthasson be, a PCoCo/CoCo-nak először vissza kell igazolnia az ajánlattételi felkérés kézhezvételét:

• keressen rá a vonatkozó eljárásra az „Invitation(s)” (Felkérések) menüben a Funding & Tenders portálon.
• Az eljáráshoz tartozó menügombon (három pont) kattintson az „Acknowledge Receipt” (Kézhezvétel visszaigazolása) opcióra annak megerősítéséhez, hogy megkapta az ajánlattételi felkérést. A felkérés státusza „Acknowledged” (Visszaigazolt) lesz.

Miután visszaigazolta a felkérés kézhezvételét, a rendszer automatikusan átirányítja Önt az eSubmission alkalmazásba, ahol a „New submission” (Új beadvány) gombra kattintva megkezdheti ajánlatának létrehozását.

Ha a beadványt később kívánja létrehozni:

• Jelentkezzen be a Funding & Tenders portálra.
• Az „Invitation(s)” (Felkérések) menüből válassza ki az eljárást.
• Az eljárás menügombján (három pont) kattintson a „Start New Submission” (Új beadvány létrehozása) Ezután a rendszer átirányítja az eSubmission alkalmazásba.

Az alkalmazásban kattintson a „New submission” (Új beadvány) gombra, ha új beadványt kíván létrehozni, vagy pedig a „Resume draft” (Tervezet folytatása) gombra, ha egy korábban megkezdett beadványtervezeten szeretne tovább dolgozni. 

Navigálás az eSubmission alkalmazáson belül 

Beadványa létrehozásakor a képernyő felső részén folyamatjelző sáv jelenik meg. Ez a sáv megjeleníti mindazokat a lépéseket, amelyeket az ajánlat benyújtásáig végre kell hajtania. Azt is láthatja, hogy jelenleg melyik lépésnél tart. A benyújtás folyamata során a képernyő bal oldalán található „Submission documents” (Beadványok) gombra kattintva bármikor ellenőrizheti, hogy mely dokumentumokat töltötte fel.

Gazdasági szereplők

Ebben a menüpontban csak a „Contact Person” (Kapcsolattartó) rész szerkeszthető.

Az eSubmission alkalmazásban az ajánlatot kezdeményező felhasználó megjelölheti saját magát (ezt a nevet írja be előre az alkalmazás), vagy megjelölhet más személyt kapcsolattartóként. Ha ez utóbbi nem rendelkezik EU Login-fiókkal, a kapcsolattartó e-mail-címe alapján a rendszer automatikusan létrehoz egy ideiglenes EU Login-fiókot, és az érintett személyt e-mailben felkérik, hogy adja meg az EU Login-regisztráció befejezéséhez szükséges adatokat. A felkérés egy automatikusan generált rendszerüzenet, amely nem tartalmaz hivatkozást az eljárásra.

A kapcsolattartóhoz a Funding & Tenders portál a „PCoCo” (elsődleges koordinátor kapcsolattartó) szerepkört, az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a kapcsolattartótól) pedig a „CoCo” (Koordinátor kapcsolattartó) szerepkört társítja. 

A következő lépéshez kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

Az ajánlat adatai

Ebben a részben meg kell adnia az ajánlat összegét (csak a legalacsonyabb összegű ajánlat módszerének alkalmazása esetén; használjon a képernyőn látható mintáéval megegyező formátumot), és/vagy meg kell erősítenie, hogy ajánlata megfelel-e a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott minimumkövetelményeknek.

Ha megerősíti, hogy ajánlata nem felel meg a minimális követelményeknek, kérjük, adjon magyarázatot az erre a célra szolgáló szövegmezőben. A megfelelés vagy a meg nem felelés megerősítését és a meg nem felelés esetén adott magyarázatot a benyújtási jelentés is tartalmazza.

Miután a „Save” (Mentés) gombra kattintott, feltöltheti a pénzügyi ajánlatot és – amennyiben az ajánlatkérő előírja – a műszaki ajánlatot. Műszaki/pénzügyi ajánlatként egynél több fájlt is feltölthet. 

Ha úgy ítéli meg, hogy az ajánlat minden adata helyes, és elkészült a beadvány, kattintson a „Next” (Tovább) gombra. A gomb csak akkor lesz aktív, ha minden kötelező adatot és dokumentumot megadott.

Benyújtási jelentés  

A benyújtási jelentést a rendszer hozza létre, és az a beadvány részét képezi. A jelentés a beadványban szereplő összes dokumentumot felsorolja. A benyújtási jelentést az eSubmission automatikusan hozza létre és adja hozzá a beadványához. A jelentést (az ajánlat benyújtása előtt) megtekintheti a képernyőjén, vagy letöltheti, hogy felvehesse saját nyilvántartásába. A jelentést nem kell aláírnia, és az aláírt jelentést nem kell visszatöltenie az eSubmission alkalmazásba.

A benyújtási jelentés megtekintése után, ha úgy ítéli meg, hogy a beadvány hiánytalan és készen áll a benyújtásra, a folytatáshoz kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

Az ajánlat benyújtása

Amikor készen áll ajánlatának benyújtására, kattintson a „Submit” (Benyújtás) gombra. A rendszer ekkor visszaigazoló üzenetet jelenít meg.

A benyújtás megerősítéséhez kattintson a „Yes” (Igen) gombra: ezután már nem lesz lehetősége a beadvány módosítására. A rendszer nem teszi lehetővé a beadvány benyújtását, ha a benyújtási határidő letelt.

Ezt követően a rendszer értesítést küld az ajánlathoz hozzárendelt „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (PCoCo) és „koordinátor-kapcsolattartó” (CoCo) EU Login-profiljához tartozó e-mail-címre. Az értesítés egy linket tartalmaz, amely átirányítja a Funding & Tenders portálra, ahol a benyújtási igazolás is megtalálható. 

Szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon

A felkérésről szóló levélben címzettként megadott e-mail-címhez tartozó EU Login-regisztrációhoz a rendszer az adott felkérés tekintetében hozzárendeli az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepkört. A PCoCo a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) gomb megnyomásával a szervezetéhez tartozó további személyeket tud hozzáadni koordinátor-kapcsolattartóként (CoCo) az adott felkéréshez.

Az eSubmission alkalmazásban a felülvizsgált ajánlathoz megadott kapcsolattartó kapja az elsődleges koordinátor-kapcsolattartó (PCoCo) szerepkört a későbbi tárgyalási forduló(k)hoz kapcsolódó beadványok és a felkérés tekintetében. Az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a beadványban szereplő kapcsolattartótól) a rendszer a beadvány és a felkérés későbbi tárgyalási fordulói tekintetében hozzárendeli a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepkört, kivéve ha az ajánlattételi felhívás ajánlatkérő szerv általi megnyitása és a későbbi tárgyalási fordulókra vonatkozó felkérés kézhezvétele közötti időszakban a beadványhoz hozzárendelt PCoCo vagy másik CoCo megszüntette a szerepkört.

 A fent leírt valamennyi műveletet (lásd az „Invitations” (Felkérések) részt) az adott felkéréshez vagy beadványhoz tartozó PCoCo vagy CoCo végezheti el. Kérjük, vegye figyelembe, hogy egy felkéréséhez vagy beadványhoz csak egy PCoCo tartozhat.

A beadványokhoz tartozó szerepkörök hozzáadása/törlése az alábbi módon végezhető el:

   Nem nyújthat be ajánlatot az a CoCo, akit azután jelöltek ki (a fentiek szerint), hogy az ajánlatkérő szerv elküldte a későbbi forduló(k)ra vonatkozó felkérést. Csak azok a PCoCo/CoCo-k nyújthatnak be ajánlatot, akik megkapták a felkérést, vagy azok a CoCo-ok, akiket a felkérésben a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) gombbal adtak hozzá a kapcsolattartókhoz.