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Contrats-Cadres7. Gestion des Livrables
Les livrables contractuels sont définis lors de la préparation de la Demande de Prestation. Suite à l'attribution et à la signature par les deux parties (Contractant-Cadre et Autorité Contractante) du Contrat Spécifique, l’Autorité Contractante (après accord préalable avec le Contractant) fixe la date de début effective du Contrat dans le système, et la mise en œuvre du Contrat commence.
OPSYS met automatiquement à jour les livrables contractuels (tels que définis avec leurs dates d'échéance indicatives lors de la préparation de la Demande de Prestation) avec leurs dates d'échéance effectives une fois que la date de début effective du Contrat est connue.
Le Contractant charge les livrables contractuels requis, avant les dates d'échéance effectives et suivant le plan des échéances du Contrat accessible via le Portail des Opportunités de Financement et d'Appels d'Offres. Les livrables peuvent ensuite être commentés et / ou validés par l'OIA du Contract. Le Contractant a la seule responsabilité de livrer les livrables contractuels requis, ou dans le cas d'un Consortium, cette responsabilité incombe au Chef de File du Consortium. Le Contractant doit également assurer un contrôle de la qualité des livrables requis, avant de les livrer.
7.1 Définir les Livrables du Contrat
Les livrables sont contractuels, tels qu'ils sont définis au niveau de la Demande de Prestations, et font partie intégrante de l'exécution du Contrat. Les livrables requis sont généralement identifiés au niveau du Contrat-Cadre, mais sont clairement détaillés dans les Termes de Référence spécifiques pour la mission individuelle.
Les livrables doivent donc être définis pour chaque mission spécifique, sont encodés dans OPSYS par l'Agent Initiant Opérationnel (OIA) lors de la préparation de la Demande de Prestations, et leur gestion efficace est une condition nécessaire à la bonne exécution du Contrat Spécifique.
Chaque mission peut nécessiter plusieurs livrables, chacun caractérisé par type (p. ex. ensemble de données, document, évaluation, étude, etc.), par langue, par périodicité (une fois ou intermédiaire - interim), délimiteur de période (nombre de jour(s) , mois(s), semaine(s), année(s)), et en définissant le moment de mise en œuvre (début de projet, fin de projet).
Par exemple, Rapport de Lancement dans un délai de 7 jour(s) à compter de la date de début du projet.
7.2 Date de Début Effective du Contrat
Suite aux signatures électroniques du Contrat Spécifique, l’Autorité Contractante fixe la date de début effective du projet dans OPSYS. Il n'y a pas de date limite dans le système pour fixer la date de début effective, et cela devrait être fait après la confirmation de la date de début effective du projet par le Contractant.
Avant d'entrer la date de début effective dans le système, une communication formelle entre le Contractant et l'Autorité Contractante est requise, informant ce dernier du moment où la mise en œuvre du ou des services commencera effectivement. Cette communication se fait par e-mail, et donc en dehors d'OPSYS.
La date de début effective du Contrat Spécifique est également la date de référence principale, à partir de laquelle le système peut calculer la date de fin du projet, et planifier les délais et / ou la périodicité des livrables contractuels fixés lors de la préparation de la Demande de Prestations, par rapport à la (aux) date(s) de référence.7.3 Charger ou Réviser les Livrables Contractuels
Les livrables contractuels sont chargés dans le Contrat par le Contractant – dans le cas d'un Consortium, par le Chef de File du Consortium – via le Portail des Opportunités de Financement et d'Appels d'Offres. Le Contractant recevra un avis par e-mail de la date d'échéance imminente d'un livrable. L'e-mail de notification invitera le Contractant à charger le livrable en suivant le lien dans la notification vers le Contrat. Le Contractant peut également accéder directement au Contrat via le Portail des Opportunités de Financement et d'Appels d'Offres. Le Contractant recevra également un e-mail de notification lorsque la date d'échéance du livrable contractuel aura été atteinte.
Une fois que le livrable a été chargé, le statut de la soumission du livrable est mis à jour et l'Autorité Contractante est notifiée par e-mail en demandant une approbation de la soumission. Le Contractant peut également être tenu de réviser les livrables à la demande de l'Autorité Contractante.
Veuillez noter que les instructions suivantes doivent être exécutées par le Contractant (ou le Chef deFil du Consortium, s'il s'agit d'un Consortium) à partir de MonEspace (le compte utilisateur une fois connecté) du Contractant dans le Portail des Opportunités de Financement et d'Appels d'Offres.
Comment charger un livrable contractuel sur le Portail des Opportunités de Financement et d'Appels d'Offres
Pour charger un livrable contractuel, en tant que Contractant du Contrat :
1. Dans le Portail > Mon (mes) Contrat(s) (1), utilisez la recherche et / ou agrandissez la liste en cliquant sur l'icône plus
afin de trouver le Contrat (2) ;
2. Cliquez sur le bouton « Action » (3) et sélectionnez l'option « Gérer le contrat » dans la liste déroulante ;
3. Sur la page Contrat > section Processus, cliquez sur l'icône de la flèche vers le bas
du panneau Rapports Continus pour agrandir le panneau et afficher les détails.
4. Dans le panneau Rapports Continus, cliquez à nouveau sur l'icône de la flèche vers la droite
pour agrandir le panneau de Rapport Continu de deuxième niveau, puis cliquez sur le bouton « Gérer les Livrables » pour accéder à la page Soumission des Livrables.
Sur la page de Soumission des Livrables, veuillez noter que chaque livrable requis est représenté par un panneau de tâches, avec le numéro de référence du système, le type de livrable, la date d'échéance, la date de soumission et le statut indiqués.
Chaque panneau a également un indicateur d'état général sur la gauche représenté par une couleur :
- Vert pour accepté ;
- Orange pour dans les délais ou en attente d'une action (chargement, soumission, acceptation, révision) ;
- Rouge pour la date d'échéance dépassée et en attente d'une action (chargement, soumission, acceptation, révision).
Veuillez noter que vous pouvez toujours charger un livrable contractuel même si la date d'échéance est dépassée. Cela ne peut être fait que dans des cas exceptionnels, et le cas échéant, veuillez fournir une justification en tant que commentaire a l'Authorité Contractante (voir le point 7. ci-dessous).
5. Pour le livrable, cliquez sur l'icône flèche de droitepour agrandir les panneaux, puis cliquez sur le bouton « Actions » du livrable et sélectionnez l'option « Charger ».
6. Glissez-déposez le document livrable (au format PDF ou ZIP) dans la zone de dépôt de la fenêtre contextuelle Charger vos fichiers, ou cliquez sur la zone pour sélectionner le fichier sur votre ordinateur, puis cliquez sur le bouton « Charger » pour charger le fichier.
Une fois le livrable chargé (1), le statut passe de « En attente » à « Chargé ».
7. Facultatif - Vous pouvez ajouter un commentaire si nécessaire en cliquant sur le bouton « Ajouter un commentaire » (2), et entrez votre commentaire dans le champ Commentaire (3). Enregistrez vos commentaires en cliquant sur le bouton « Enregistrer » (4). Modifiez ou supprimez les commentaires en cliquant sur les icônes d'édition ou de suppression correspondantes.
Veuillez noter que tous les commentaires relatifs à la soumission des livrables pour le Contrat sont visibles à la fois par le Contractant et par l'Autorité Contractante.
8. N'oubliez pas de soumettre le livrable à l'Autorité Contractante pour acceptation en cliquant sur le bouton « Soumettre » (5) comme illustré dans l'image ci-dessus.
Répétez les étapes 5 à 8 ci-dessus si nécessaire et si plusieurs livrables sont dus pour la date / période actuelle.
Après la soumission du livrable contractuel à l'Autorité Contractante :
Le statut passe de « Chargé » à « Soumis » ;
La couleur du statut passe à l'orange lorsqu'une action est en cours, ce qui dans ce cas est l'approbation par l'Autorité Contractante ;
Un e-mail de notification est envoyé à l'Autorité Contractante, l'informant qu'un livrable a été soumis et attend son approbation.
Comment réviser un livrable contractuel sur le Portail des Opportunités de Financement et d'Appels d'Offres
Si une révision de la soumission du livrable est demandée par l'Autorité Contractante, le statut reviendra à « En attente », le panneau sera indiqué comme orange (ou rouge si la date d'échéance est dépassée), et l'icône d'une démande de révision
s'affiche (1) pour le livrable. Un e-mail de notification est envoyé au Contractant pour lui demander de réviser le livrable et de le renvoyer à l'Autorité Contractante pour approbation.
En tant que Contractant du Contrat :
1. Trouvez et accédez à la soumission du livrable « En attente » comme indiqué aux étapes 1 à 4 ci-dessus ;
2. Pour le livrable, cliquez sur les icônes fléchées vers la droite pour agrandir les panneaux (2) pour voir les détails et les commentaires ;
3. Pour appliquer les modifications de la révision :
- Cliquez sur le bouton « Actions » du livrable et sélectionnez l'option « Charger » (3) pour charger une nouvelle version corrigée / modifiée du livrable soumis ; et
- Ajoutez des commentaires en cliquant sur le bouton « Ajouter un commentaire » (4) pour plus d'informations et / ou clarifications.
Une nouvelle version de la soumission du livrable est ajoutée au livrable contractuel et le statut passe de « En attente » à « Chargé ».
Comment soumettre le livrable contractuel révisé
1. Pour le livrable révisé, cliquez sur les icônes fléchées vers la droite pour agrandir à nouveau le panneau (2) pour afficher les détails et les commentaires, y compris la nouvelle version dans la liste des versions livrables (3) ci-dessus ;
2. Cliquez sur le bouton « Soumettre » pour soumettre le livrable à l'Autorité Contractante.
Après la soumission du livrable contractuel révisé à l'Autorité Contractante :
Le statut passe de « Chargé » à « Soumis » ;
- La couleur du statut est mise à jour en orange car une action est en attente, ce qui dans ce cas est l'approbation de l'Autorité Contractante ;
- Un e-mail de notification est envoyé à l'Autorité Contractante, l'informant qu'un livrable a été soumis et attend son approbation.
7.4 Approuver les Livrables Contractuels
L'approbation par l'Autorité Contractante des livrables contractuels transmis par le Contractant atteste que le Contractant se conforme aux modalités du Contrat.
Dans la plupart des cas, les paiements (intermédiaires ou finaux) sont basés sur l'approbation des livrables contractuels. Un paiement partiel doit être déterminé en fonction de la mise en œuvre partielle des services / produits.
Si un livrable doit être approuvé par l'Autorité Contractante et fait l'objet d'une demande de modifications de la part du Contractant, l'Autorité Contractante doit indiquer la période allouée pour les modifications demandées.
Si le Rapport d’Étape Final n'est pas approuvé, la procédure de règlement des différends est automatiquement invoquée.
Si le Contrat est exécuté en phases, la mise en œuvre de chaque phase sera soumise à une soumission provisoire des livrables et à l'approbation ultérieure par l'Autorité Contractante de la phase précédente, sauf lorsque les phases sont exécutées simultanément.
Le délai accordé à l'Autorité Contractante pour approuver les livrables contractuels sera considéré comme inclus dans le délai accordé pour les paiements correspondants, sauf indication contraire dans les conditions particulières du Contrat.
Une fois que le livrable a été chargé, le statut de la soumission du livrable est mis à jour et l'Autorité Contractante est avisée par un e-mail en lui demandant une approbation de la soumission. Le Contractant peut également être tenu de réviser la soumission du (des) livrable(s) à la demande de l'Autorité Contractante.
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