Verwalten der Einladungen und der Einreichungen im Förder- und Ausschreibungsportal

In einem Verhandlungsverfahren oder einem wettbewerblichen Vergabeverfahren mit verhandlung ohne Bekanntmachung können nur eingeladene Bewerber ein Angebot einreichen.

Wenn Sie zur Abgabe eines Angebots eingeladen werden, erhalten Sie

• eine E-Mail zur Einladung
• eine Benachrichtigung im F&T-Portal.

In der Einladungs-E-Mail erhalten Sie einen Link, der Sie zum Abschnitt „Invitation(s)“ (Einladungen) im F&T-Portal führt – Sie müssen sich mit Ihrem EU-Login anmelden. Wenn Sie noch kein EU­Login-Konto haben, das mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist, die der öffentliche Auftraggeber für die Einladung verwendet hat, erstellt das F&T-Portal es automatisch für Sie. Siehe ausführliche Erläuterung hier.

Einladungen ansehen

Im Navigationsmenü finden Sie die Einladungen auf der linken Seite im Abschnitt „Einladungen“. Rechts oberhalb der Liste der Einladungen ist auch ein Suchfeld verfügbar.

Klicken Sie auf „Organisation auswählen“ in der Menü-Schaltfläche (drei Punkte) für die erhaltene Einladung – Sie müssen die Organisation auswählen, die in der Einladungsmail als „Teilnehmer“ angegeben ist.

 Es wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie zwei Optionen haben:

• Meine Organisationen – Sie können eine Organisation auswählen, für die Sie eine Rolle ausüben: Rolle für die Organisation (z. B. Selbstregistrierung, LEAR, LSIGN) oder für ein Projekt (Einreichung/Einladung/Vertrag/Finanzhilfe). Ist Ihre Organisation noch nicht registriert, müssen Sie sie zunächst im Teilnehmerregister registrieren, um eine PIC (Teilnehmerkennung) zu erhalten. Weitere Informationen sind hier verfügbar. Nachdem Ihre Organisation registriert ist, können Sie die neu erstellte PIC auswählen.

• Andere Organisation – Sie können nach Organisationen suchen, die im F&T-Portal registriert sind, indem Sie entweder den Namen der Organisation oder die PIC-Nummer eingeben.

Erst wenn Sie Ihre Organisation ausgewählt haben, können Sie die Einzelheiten der Einladung und die Dokumente einsehen.

Wenn Sie auf die Referenznummer des Verfahrens klicken, gelangen Sie zur Seite „Einzelheiten zum Verfahren“.

Im Abschnitt „Einzelheiten“ können Sie

• Einzelheiten zum Verfahren ansehen
  Im Abschnitt „Allgemeine Informationen“ können Sie die Informationen zum Verfahren einsehen.

• • Auf zugangsbeschränkte Auftragsunterlagen zugreifen
    Im Abschnitt „Zugangsbeschränkte Unterlagen“ können Sie die Unterlagen zum Verfahren einsehen.   
    

Wenn es mehrere Fassungen eines Dokuments gibt, wird die neueste Faussung auf dem Bildschirm angezeigt. Sofern Sie eine ältere Fassung konsultieren möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die gewünschte Fassung aus. Sie können gegebenenfalls auch die verfügbaren Übersetzungen einsehen.

• • Zugang zum Abschnitt „Zugangsbeschränkte Fragen und Antworten“   

In diesem Abschnitt können Sie Fragen zum Verfahren stellen.   

 
Erteilt der öffentliche Auftraggeber die Antwort nicht öffentlich, erscheint sie im Abschnitt „Meine Fragen und Antworten“. Wird die Antwort für alle Bewerber sichtbar gemacht, die zu dem Verfahren eingeladen wurden, erscheint sie im Abschnitt „Zugangsbeschränkte Fragen und Antworten“. Hier finden Sie weitere Informationen dazu, wie Sie im Förder- und Ausschreibungsportal eine Frage erstellen und einreichen.

  Die Einreichung kann nur im Abschnitt „Meine Einladungen“ erfolgen. Angebote können nicht auf der Seite mit den Einzelheiten zum Verfahren eingereicht werden.

Abschnitt „Einladungen“

Zu jeder Einladung können Sie die Referenznummer des Verfahrens, den Status der Einladung (erhalten, bestätigt), die Frist, das Los (falls zutreffend), den Verfahrenstitel, die Verfahrensart und den Verfahrensschritt einsehen. Über die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) der Einladung/Einreichung können Sie je nach Status der Einladung/Einreichung unterschiedliche Aktionen durchführen.

Bei Einladungen mit dem Status „Erhalten“ haben Sie folgende Optionen:   

• Erhalt bestätigen: Klicken Sie hier, um zu bestätigen, dass Sie die Einladung zur Einreichung eines Angebots erhalten haben. Sie werden zum eSubmission-Portal weitergeleitet, auf dem Sie Ihr Angebot einreichen können.
• Rollen verwalten:  Hier können Sie die Zugriffsrechte für Ihre Einladungen einsehen und verwalten, d. h. Personen hinzufügen/entfernen, die ebenfalls berechtigt sind, auf die Einladung zuzugreifen und ein Angebot einzureichen).
• Einzelheiten anzeigen: Sie können die Einzelheiten des Verfahrens einsehen (siehe oben).

Bei Einladungen mit dem Status „Bestätigt“ haben Sie folgende Optionen: 

• Neue Einreichung beginnen: Klicken Sie hier, um ein neues Angebot einzureichen.
• Rollen verwalten: Hier können Sie die Zugriffsrechte für Ihre Einladungen einsehen und verwalten, d. h. Personen hinzufügen/entfernen, die ebenfalls berechtigt sind, die Einladung anzusehen und ein Angebot einzureichen.
• Einzelheiten anzeigen: Sie können die Einzelheiten des Verfahrens einsehen (siehe oben).

Wenn Sie mit der Vorbereitung einer Einreichung begonnen oder eine solche bereits vorgenommen haben, sehen Sie den Link „Einreichungen“.

Über die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) rechts neben jeder Einreichung können Sie je nach Einreichungsstatus unterschiedliche Aktionen durchführen.

Bei Einreichungen mit dem Status „Entwurf“ bestehen folgende Optionen:

• Bearbeiten: eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite. Sie können Ihre Einreichung jetzt in e-Submission bearbeiten.
• Anzeigen: eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite innerhalb der Anwendung. Es ist hier aber nicht möglich, die Einreichung zu bearbeiten, da sie schreibgeschützt ist. 
• Löschen: Der Einreichungsentwurf wird aus dem Förder- und Ausschreibungsportal gelöscht.

Bei Einreichungen mit dem Status „Eingereicht“ bestehen folgende Optionen:

• Bestätigung ansehen: Die Einreichungsbestätigung wird nun angezeigt.
• Einreichung zurückziehen (nur wenn die Einreichungsfrist noch nicht abgelaufen ist):  Geben Sie den Grund für die Zurücknahme der Einreichung an und bestätigen Sie die Aktion mit einem Klick auf die Schaltfläche „Zurückziehen“. Nachdem Sie eine Einreichung zurückgezogen haben, können Sie diese nicht mehr ansehen, bearbeiten oder erneut einreichen.

Bei Einreichungen mit dem Status „Zurückgezogen“ bestehen folgende Optionen:

• Rückzugsbestätigung ansehen: Die Rückzugsbestätigung wird nun angezeigt.

Bei Einreichungen mit dem Status „Gelöscht“ bestehen folgende Optionen:

• Für Einreichungen mit dem Status „Gelöscht“ ist das Aktionsmenü nicht verfügbar. Sobald ein Angebotsentwurf gelöscht wurde, kann er nicht mehr abgerufen werden.  

Einreichung des Angebots in eSubmission vorbereiten

Um ein Angebot abgeben zu können, müssen Sie zuerst den Erhalt der Einladung zur Angebotsabgabe bestätigen:

• Das Verfahren finden Sie im Abschnitt „Invitation(s)“ (Einladungen) auf dem Förder- und Ausschreibungsportal.
• Wählen Sie in der Menü-Schaltfläche (drei Punkte) für das Verfahren „Erhalt bestätigen“, um zu bestätigen, dass Sie die Einladung erhalten haben. Der Status der Einladung ändert sich dann zu „Bestätigt“.

Nachdem Sie den Erhalt der Einladung bestätigt haben, werden Sie automatisch zu eSubmission weitergeleitet, wo sie mit der Einreichung des Angebots beginnen können, indem sie auf „Neue Einreichung“ klicken.  

Sie können Ihre Einreichung aber auch später beginnen:

• Melden Sie sich im Förder- und Ausschreibungsportal
• Suchen Sie das Verfahren unter „Einladungen“.
• Wählen Sie über die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) für das Verfahren „Neue Einreichung beginnen“. Sie werden dann zu eSubmission weitergeleitet.

Klicken Sie in eSubmission auf „Neue Einreichung“, um eine neue Einreichung zu beginnen, oder auf „Entwurf laden“, um eine zuvor angefangene Einreichung fortzusetzen. 

Navigation in eSubmission 

Wenn Sie Ihre Einreichung beginnen, sehen Sie oben auf dem Bildschirm eine Fortschrittsleiste. Sie zeigt alle erforderlichen Schritte bis zur Einreichung des Angebots. Dort sehen Sie auch, in welchem Schritt Sie sich gerade befinden. Sie können die Einreichungsunterlagen während des laufenden Einreichungsverfahrens jederzeit einsehen, indem Sie auf der linken Seite des Bildschirms auf die Schaltfläche „Einreichungsunterlagen“ klicken.

Möglichkeiten der Einreichung

Wenn Sie eine neue Einreichung beginnen, müssen Sie angeben,

• wie Sie Ihr Angebot einreichen wollen: als Einzige Einreichung oder als Gemeinsame Einreichung,
• ob die Einreichung eine Vergabe von Unteraufträgen umfasst,
• in welcher Sprache die Einreichung erfolgen soll.

Klicken Sie nach erfolgter Auswahl auf die Schaltfläche „Weiter“ unten auf der Seite.

Parteien

In diesem Abschnitt müssen Sie Angaben zu den an Ihrer Einreichung beteiligten Organisationen machen (Teilnehmer). Klicken Sie auf „Neue Partei“ und wählen Sie die Art des Teilnehmers aus: Hauptteilnehmer (Einzige Einreichung), federführendes Mitglied oder Mitglied der Gruppe (Gemeinsame Einreichung) und gegebenenfalls Unterauftragnehmer. Für alle Teilnehmer außer Unterauftragnehmern muss eine PIC (Participant Identification Code, Teilnehmerkennung) angegeben werden. 

Die PIC-Nummer des Hauptteilnehmers oder des federführenden Mitglieds sollte dieselbe sein wie die PIC, die auf dem F&T-Portal unter „Einladungen“ mit der Einladung zu diesem Verhandlungsverfahren verknüpft ist.

Um die korrekte PIC auszuwählen und zu prüfen, ob eine Einrichtung bereits über eine PIC verfügt (d. h. bereits im Teilnehmerregister registriert ist), klicken Sie auf die Schaltfläche zur Suche nach Organisationen: Es gibt zwei Suchoptionen: Meine Organisationen oder Andere Organisationen.

Meine Organisationen:  Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um die Liste der Organisationen anzuzeigen, die der angemeldete Nutzer in früheren Einreichungen verwendet hat oder für die ihm eine Rolle zugewiesen wurde (z. B. Selbstregistrierung, LEAR oder Verwalter des Kontos). Dies sind dieselben Organisationen, die die Nutzer unter der Registerkarte „My Organisations“ (Meine Organisationen) im Menü links im F&T-Portal einsehen können, nachdem sie sich mit ihrem EU Login-Konto angemeldet haben.

Andere Organisationen: Sie können nach Organisationen suchen, die im Teilnehmerregister registriert sind, indem Sie den Namen der Organisation oder die PIC (Teilnehmerkennung) eingeben.

Ergibt die Suche keine Ergebnisse, muss sich die Organisation registrieren, um eine PIC zu erhalten. Sobald Ihre Organisation registriert ist, können Sie über eine der beiden Suchoptionen zu eSubmission zurückkehren und die neu erstellte PIC auswählen.

Die mit der PIC im Teilnehmerregister verknüpften Daten werden auf dem Bildschirm angezeigt, und Sie werden aufgefordert, die folgenden obligatorischen Angaben zu machen bzw. Unterlagen zu übermitteln:

• Für den Hauptteilnehmer oder das federführende Mitglied der Gruppe:
• Kontaktperson (Name und E-Mail-Adresse)
• IBAN/Kontonummer
  Wenn es für das Bankkonto einen IBAN-Code gibt, sollten Sie das „IBAN“-Kästchen auswählen, und eSubmission prüft, ob das IBAN-Konto gültig ist.
• Für alle Teilnehmer: ehrenwörtliche Erklärung im Abschnitt „Anlagen“ (ordnungsgemäß ausgefüllt und unterzeichnet)

Im Abschnitt „Kontaktperson“ kann der Nutzer sich selbst (der Name ist bereits ausgefüllt) oder eine andere Person als Ansprechpartner für das Angebot angeben. Die Kontaktperson erhält im Förder- und Ausschreibungsportal die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) und der Nutzer, der das Angebot einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson), die Rolle der Kontaktperson des Koordinators (CoCo). 

Falls die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) noch kein EU Login-Konto hat, wird anhand der E-Mail-Adresse der Kontaktperson automatisch ein vorläufiges EU Login-Konto eingerichtet, und die Person wird per E-Mail aufgefordert, die EU Login-Registrierung abzuschließen. Bei dieser Einladung handelt es sich um eine automatische Systemnachricht ohne Bezugnahme auf das Verfahren.

Im Abschnitt Anlagen können Sie die Unterlagen des Teilnehmers in Bezug auf die Ausschluss- und Auswahlkriterien hochladen. In den Spezifikationen der Ausschreibung erfahren Sie, welche Unterlagen des Teilnehmers für die Einreichung erforderlich sind.

Klicken Sie anschließend auf „Fertig“. 

Klicken Sie auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Lose

In einem Verfahren mit mehreren Losen wählen Sie das Los bzw. die Lose, für das bzw. die Sie ein Angebot einreichen möchten. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Weiter“.  

Angebotsdaten

In diesem Abschnitt müssen Sie den Betrag Ihres Angebots angeben (nur bei Zuschlagsmethode niedrigste Kosten oder niedrigster Preis; Format wie im nachstehenden Beispiel) und/oder bestätigen, dass Ihr Angebot die in den Auftragsunterlagen genannten Mindestanforderungen erfüllt.

Wenn Sie angeben, dass Ihr Angebot die Mindestanforderungen nicht erfüllt, werden Sie aufgefordert, in einem speziellen Textfeld eine Erklärung hierzu abzugeben. Die Bestätigung der Erfüllung bzw. Nichterfüllung und die Erklärung im Falle der Nichterfüllung werden in den Einreichungsbericht aufgenommen.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ geklickt haben, können Sie das finanzielle Angebot und – falls vom Auftraggeber in den Spezifikationen der Ausschreibung verlangt – auch das technische Angebot hochladen. Sie können mehr als eine Datei als technisches/finanzielles Angebot hochladen. 

Sobald Sie der Ansicht sind, dass die Angebotsdaten korrekt sind und die Einreichung vollständig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Diese Schaltfläche wird erst dann aktiviert, wenn alle obligatorischen Daten und Dokumente vorliegen.

Einreichungsbericht

Der Einreichungsbericht wird vom System erzeugt und ist Bestandteil der Einreichung. Darin werden alle in der Einreichung enthaltenen Unterlagen aufgeführt. In eSubmission wird der Einreichungsbericht automatisch erzeugt und ihrer Einreichung hinzugefügt. Sie können den Bericht vor Einreichung des Angebots am Bildschirm ansehen oder ihn für Ihre eigenen Unterlagen herunterladen. Der Bericht muss weder unterschrieben werden noch unterschrieben in eSubmission hochgeladen werden.

Wenn Sie nach dem Ansehen des Einreichungsberichts die Einreichung als vollständig und abgabebereit erachten, klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren.

Einreichung Ihres Angebots

Wenn Sie bereit sind, Ihr Angebot einzureichen, klicken Sie auf „Einreichen“. Das System zeigt daraufhin eine Bestätigungsmeldung an.

Klicken Sie zur Bestätigung auf „Ja“: Sie können diese Einreichung nun nicht mehr ändern.

Bitte beachten Sie, dass im System eine Einreichung nach Ablauf der Einreichungsfrist nicht möglich ist. Es wird eine E-Mail-Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse der Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) gesandt. Diese E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zum Förder- und Ausschreibungsportal, wo die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) die Einreichungsbestätigung abrufen können. Der Inhaber der von Ihnen in der Einreichung verwendeten PIC wird benachrichtigt.

Verwalten von Rollen im Förder- und Ausschreibungsportal

Das EU-Login-Konto, das mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist, an die die Einladung gesendet wurde, erhält die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) für die Einladung. Über die Schaltfläche „Rollen verwalten“ (siehe unten) kann die PCoCo weitere Personen aus ihrer Organisation als Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo) für die Einladung hinzufügen.

Die in der Angebotseinreichung angegebene Kontaktperson erhält die Rolle des PCoCo für die Einreichung und die Einladung für die nachfolgenden Runden. Der Nutzer, der das Angebot einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson für die Einreichung) erhält für die Einreichung und die Einladung für die nachfolgende(n) Runde(n) die Rolle der Kontaktperson des Koordinators (CoCo), es sei denn, die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo)/eine andere Kontaktperson des Koordinators (CoCo) hat die Rolle für die Einreichung in der Zeit zwischen der Öffnung des Angebots durch den öffentlichen Auftraggeber und dem Erhalt der Einladung zu(r) nachfolgende(n) Runde(n) entfernt.

Alle oben beschriebenen Aktionen – siehe den Abschnitt „Meine Einladungen“ können von der PCoCo oder den CoCo des jeweiligen Vorgangs (Einladung oder Einreichung) durchgeführt werden. Bitte beachten Sie, dass es pro Einladung oder Einreichung nur eine Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) geben kann.

Schritte für das Hinzufügen/Entfernen von Rollen für eine Einreichung:

  Kontaktpersonen (Coco), die wie oben beschrieben hinzugefügt wurden, nachdem der öffentliche Auftraggeber den Bieter über das Portal bereits zur Einreichung eines überarbeiteten Angebots aufgefordert hat, können kein überarbeitetes Angebot einreichen. Nur Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo), die die Einladung erhalten haben, oder Kontaktpersonen (CoCo), die über die Schaltfläche „Rollen verwalten“ in der Einladung hinzugefügt wurden, können ein überarbeitetes Angebot einreichen (siehe Leitlinien für Runde 2/nachfolgende Runden).