Verwalten der Einladungen und der Einreichungen im Förder- und Ausschreibungsportal

Wenn der öffentliche Auftraggeber beschließt, Sie zur Einreichung eines überarbeiteten Angebots aufzufordern, erhalten Sie:

• eine E-Mail zur Einladung
• eine Benachrichtigung im F&T-Portal.

Die E-Mail zur Einladung und die Mitteilung werden an folgende Adressen geschickt:

• die E-Mail-Adresse der Kontaktperson, die bei der letzten Einreichung des Angebots angegeben wurde (Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo)),
• die E-Mail-Adressen aller Personen, die zum Zeitpunkt der Versendung der Einladung die Rolle einer Kontaktperson des Koordinators (CoCo) innehaben, also die auf eine der im Folgenden beschriebenen Arten die Rolle als CoCo erhalten haben, und denen die Rolle in der Zwischenzeit nicht wieder mit der Funktion „Rollen verwalten“ entzogen wurde:
• in früheren Einreichungen von Angeboten angegebene Kontaktpersonen, außer der letzten Person,
• Kontakte, deren EU Login-Konto zur Einreichung des Erstangebots Angebots und etwaiger überarbeiteter Angebote verwendet wurde,
• Kontakte, die mit der Funktion „Rollen verwalten“ hinzugefügt wurden.

Die Mitteilungen können über den Abschnitt „Notifications“ (Mitteilungen) im Förder- und Ausschreibungsportal abgerufen werden.

Einladungen ansehen

In der Einladungs-E-Mail erhalten Sie einen Link, der Sie zum Abschnitt „Invitations“ (Einladungen) im F&T-Portal führt – Sie müssen sich mit Ihrem EU-Login anmelden. Wenn Sie noch kein EU-Login-Konto haben, wird es automatisch über das F&T-Portal für Sie erstellt. Siehe ausführliche Erläuterung hier.

 
Im Navigationsmenü finden Sie die Einladungen auf der linken Seite im Abschnitt „Invitations“ (Einladungen). Rechts oberhalb der Liste der Einladungen ist auch ein Suchfeld verfügbar.

   Die Einladung zur Einreichung eines überarbeiteten Angebots für spätere Runden ist eine gesonderte Einladung im Abschnitt „Invitations“ (Einladungen). Sie ist nicht Teil der Einladung für die erste Runde oder (gegebenenfalls) nachfolgende Runden des Verfahrens. Diese Einladung enthält eigene Einzelheiten und ggf. Dokumente sowie einen neuen Link zur Einreichung von Angeboten über die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) der Einladung. Die Dokumente der vorherigen Einladungen sind in der neuen Einladung nicht enthalten – sie können weiterhin in den vorherigen Einladungen eingesehen werden.

Im Abschnitt „Invitations“ (Einladungen) können Sie die Einzelheiten der Einladung und die Dokumente einsehen.

 Durch Klicken auf die Referenznummer des Verfahrens oder auf die Option „Einzelheiten anzeigen“ gelangen Sie auf die Seite mit Einzelheiten der Einladung, auf der Sie die Abschnitte Einzelheiten oder Bietergemeinschaft anklicken können.

Abschnitt „Einzelheiten“

Im Abschnitt „Einzelheiten“ können Sie

 Einzelheiten zum Verfahren einsehen

• Im Abschnitt „Allgemeine Informationen“ können Sie die Informationen zum Verfahren einsehen.

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• Auf zugangsbeschränkte Auftragsunterlagen zugreifen
  Im Abschnitt „Zugangsbeschränkte Unterlagen“ können Sie die Unterlagen zum Verfahren einsehen.

Wenn es mehrere Fassungen eines Dokuments gibt, wird die neueste Fassung auf dem Bildschirm angezeigt. Sofern Sie eine ältere Fassung konsultieren möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die gewünschte Fassung aus. Sie können gegebenenfalls auch die verfügbaren Übersetzungen einsehen.

• Zugang zum Abschnitt „Zugangsbeschränkte Fragen und Antworten“ 
  In diesem Abschnitt können Sie Fragen zum Verfahren stellen.

Erteilt der öffentliche Auftraggeber die Antwort nicht öffentlich, erscheint sie im Abschnitt „Meine Fragen und Antworten“. Wird die Antwort für alle Bewerber sichtbar gemacht, die zu dem Verfahren eingeladen wurden, erscheint sie im Abschnitt „Zugangsbeschränkte Fragen und Antworten“. Hier finden Sie weitere Informationen dazu, wie Sie im Förder- und Ausschreibungsportal eine Frage erstellen und einreichen.

  Die Einreichung kann nur im Abschnitt „Einladungen“ erfolgen. Angebote können nicht auf der Seite mit den Einzelheiten zum Verfahren eingereicht werden.

Abschnitt „Bietergemeinschaft“

In diesem Abschnitt können Sie die Daten der Organisation einsehen, an die diese Einladung gerichtet ist (im Falle einer Bietergemeinschaft werden alle Mitglieder des Konsortiums angezeigt).

Klicken Sie auf den Pfeil, um die der Organisation zugewiesenen Rollen anzuzeigen . Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Rollen bearbeiten“ können Sie Rollen verwalten.

Abschnitt „Einladungen“

Zu jeder Einladung können Sie die Referenznummer des Verfahrens, den Status der Einladung (erhalten, bestätigt), die Frist, das Los (falls zutreffend), den Verfahrenstitel, die Verfahrensart und den Verfahrensschritt einsehen. Über die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) der Einladung/Einreichung können Sie je nach Status der Einladung/Einreichung unterschiedliche Aktionen durchführen.

Bei Einladungen mit dem Status „Erhalten“ haben Sie folgende Optionen:   

• Erhalt bestätigen: Klicken Sie hier, um zu bestätigen, dass Sie die Einladung zur Einreichung eines Angebots erhalten haben. Sie werden zum eSubmission-Portal weitergeleitet, auf dem Sie Ihr Angebot einreichen können.
• Rollen verwalten: Hier können Sie die Zugriffsrechte für Ihre Einladungen einsehen und verwalten, d. h. Personen hinzufügen/entfernen, die ebenfalls berechtigt sind, die Einladung anzusehen und ein Angebot einzureichen.
• Einzelheiten anzeigen: Sie können die Einzelheiten des Verfahrens einsehen (siehe oben).

Bei Einladungen mit dem Status „Bestätigt“ haben Sie folgende Optionen: 

• Neue Einreichung beginnen: Klicken Sie hier, um ein neues Angebot einzureichen.
• Rollen verwalten: Hier können Sie die Zugriffsrechte für Ihre Einladungen einsehen und verwalten, d. h. Personen hinzufügen/entfernen, die ebenfalls berechtigt sind, die Einladung anzusehen und ein Angebot einzureichen.
• Einzelheiten anzeigen: Sie können die Einzelheiten des Verfahrens einsehen (siehe oben).

Wenn Sie mit der Vorbereitung einer Einreichung begonnen oder eine solche bereits vorgenommen haben, sehen Sie den Link „Einreichungen“.

Über die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) rechts neben jeder Einreichung können Sie je nach Einreichungsstatus unterschiedliche Aktionen durchführen.

Bei Einreichungen mit dem Status „Entwurf“ bestehen folgende Optionen:

• Bearbeiten: eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite. Sie können Ihre Einreichung jetzt in e-Submission bearbeiten.
• Anzeigen: eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite innerhalb der Anwendung. Es ist hier aber nicht möglich, die Einreichung zu bearbeiten, da sie schreibgeschützt ist. 
• Löschen: Der Einreichungsentwurf wird aus dem Förder- und Ausschreibungsportal gelöscht.

Bei Einreichungen mit dem Status „Eingereicht“ bestehen folgende Optionen:

• Bestätigung ansehen: Die Einreichungsbestätigung wird nun angezeigt.
• Einreichung zurückziehen (nur wenn die Einreichungsfrist noch nicht abgelaufen ist):  Geben Sie den Grund für die Zurücknahme der Einreichung an und bestätigen Sie die Aktion mit einem Klick auf die Schaltfläche „Zurückziehen“. Nachdem Sie eine Einreichung zurückgezogen haben, können Sie diese nicht mehr ansehen, bearbeiten oder erneut einreichen.

Bei Einreichungen mit dem Status „Zurückgezogen“ bestehen folgende Optionen:

• Rückzugsbestätigung ansehen: Die Rückzugsbestätigung wird nun angezeigt.

Bei Einreichungen mit dem Status „Gelöscht“ bestehen folgende Optionen:

• Für Einreichungen mit dem Status „Gelöscht“ ist die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) nicht verfügbar. Sobald ein Angebotsentwurf gelöscht wurde, kann er nicht mehr abgerufen werden. 

Einreichung des Angebots in eSubmission vorbereiten

Um ein überarbeitetes Angebot für eine nachfolgende Runde einreichen zu können, müssen die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) zuerst den Erhalt der Einladung bestätigen.

• Das Verfahren finden Sie im Abschnitt „Invitations“ (Einladungen) auf dem Förder- und Ausschreibungsportal.
• Wählen Sie in der Menü-Schaltfläche (drei Punkte) für das Verfahren „Erhalt bestätigen“, um zu bestätigen, dass Sie die Einladung erhalten haben. Der Status der Einladung ändert sich dann zu „Bestätigt“.

Nachdem Sie den Erhalt der Einladung bestätigt haben, werden Sie automatisch zu eSubmission weitergeleitet, wo sie mit der Einreichung des Angebots beginnen können, indem sie auf „Neue Einreichung“ klicken.

Sie können Ihre Einreichung aber auch später beginnen:

• Melden Sie sich im Förder- und Ausschreibungsportal an.
• Suchen Sie das Verfahren unter „Einladungen“.
• Wählen Sie über die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) für das Verfahren „Neue Einreichung beginnen“. Sie werden dann zu eSubmission weitergeleitet.

Klicken Sie in eSubmission auf „Neue Einreichung“, um eine neue Einreichung zu beginnen, oder auf „Entwurf laden“, um eine zuvor angefangene Einreichung fortzusetzen.  

Navigation in eSubmission  

Wenn Sie Ihre Einreichung beginnen, sehen Sie oben auf dem Bildschirm eine Fortschrittsleiste. Sie zeigt alle erforderlichen Schritte bis zur Einreichung des Angebots. Dort sehen Sie auch, in welchem Schritt Sie sich gerade befinden. Sie können die Einreichungsunterlagen während des laufenden Einreichungsverfahrens jederzeit einsehen, indem Sie auf der linken Seite des Bildschirms auf die Schaltfläche „Einreichungsunterlagen“ klicken.

Parteien

In diesem Schritt kann nur der Abschnitt „Kontaktperson“ bearbeitet werden.

Der Nutzer, der in eSubmission mit dem Angebot beginnt, kann als Kontaktperson sich selbst (der Name ist bereits vorausgefüllt) oder eine andere Person angeben. Falls letzterer noch kein EU Login-Konto hat, wird anhand der E-Mail-Adresse der Kontaktperson automatisch ein vorläufiges EU Login-Konto eingerichtet, und die Person wird per E-Mail aufgefordert, die EU Login-Registrierung abzuschließen. Bei dieser Einladung handelt es sich um eine automatische Systemnachricht ohne Bezugnahme auf das Verfahren.

Die Kontaktperson erhält im Förder- und Ausschreibungsportal die Rolle PCoCo und der Nutzer, der das Angebot einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson), die Rolle CoCo. 

Klicken Sie auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Angebotsdaten

In diesem Abschnitt müssen Sie den Betrag Ihres Angebots angeben (nur bei der Zuschlagsmethode niedrigster Preis und niedrigste Kosten; Format wie im nachstehenden Beispiel) und/oder bestätigen, dass Ihr Angebot die in den Auftragsunterlagen genannten Mindestanforderungen erfüllt.

Wenn Sie angeben, dass Ihr Angebot die Mindestanforderungen nicht erfüllt, werden Sie aufgefordert, in einem speziellen Textfeld eine Erklärung hierzu abzugeben. Die Bestätigung der Erfüllung bzw. Nichterfüllung und die Erklärung im Falle der Nichterfüllung werden in den Einreichungsbericht aufgenommen.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ geklickt haben, können Sie das finanzielle Angebot und – falls vom Auftraggeber in den Spezifikationen der Ausschreibung verlangt – auch das technische Angebot hochladen. Sie können mehr als eine Datei als technisches/finanzielles Angebot hochladen. 

Sobald Sie der Ansicht sind, dass die Angebotsdaten korrekt sind und die Einreichung vollständig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Diese Schaltfläche wird erst dann aktiviert, wenn alle obligatorischen Daten und Dokumente vorliegen.

Einreichungsbericht  

Der Einreichungsbericht wird vom System erzeugt und ist Bestandteil der Einreichung. Darin werden alle in der Einreichung enthaltenen Unterlagen aufgeführt. In eSubmission wird der Einreichungsbericht automatisch erzeugt und ihrer Einreichung hinzugefügt. Sie können den Bericht vor Einreichung des Angebots am Bildschirm ansehen oder ihn für Ihre eigenen Unterlagen herunterladen. Der Bericht muss weder unterschrieben werden noch unterschrieben in eSubmission hochgeladen werden.

Wenn Sie nach dem Ansehen des Einreichungsberichts die Einreichung als vollständig und abgabebereit erachten, klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren.

Einreichung Ihres Angebots

Wenn Sie bereit sind, Ihr Angebot einzureichen, klicken Sie auf „Einreichen“. Das System zeigt daraufhin eine Bestätigungsmeldung an.

Klicken Sie zur Bestätigung auf „Ja“: Sie können diese Einreichung nun nicht mehr ändern. Bitte beachten Sie, dass im System eine Einreichung nach Ablauf der Einreichungsfrist nicht möglich ist.

Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die mit dem EU-Login-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) und an alle für dieses Angebot genannten Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo) verschickt. Diese E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zum Förder- und Ausschreibungsportal, in dem die Einreichungsbestätigung zu finden ist. 

Verwalten von Rollen im Förder- und Ausschreibungsportal

Das EU-Login-Konto, das mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist, an die die Einladung gesendet wurde, erhält die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) für die Einladung. Über die Schaltfläche „Rollen verwalten“ (siehe unten) kann die PCoCo weitere Personen aus ihrer Organisation als Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo) für die Einladung hinzufügen.

Die im überarbeiteten Angebot in eSubmission angegebene Kontaktperson erhält die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) für die Einreichung und für die Einladung zu den nachfolgenden Runden. Der Nutzer, der das Angebot einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson für die Einreichung) erhält für die Einreichung und die Einladung für die nachfolgende(n) Runde(n) die Rolle der Kontaktperson des Koordinators (CoCo), es sei denn, die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo)/eine andere Kontaktperson des Koordinators (CoCo) hat die Rolle für die Einreichung in der Zeit zwischen der Öffnung des Angebots durch den öffentlichen Auftraggeber und dem Erhalt der Einladung zu(r) nachfolgende(n) Runde(n) entfernt.

 Alle oben beschriebenen Aktionen – siehe den Abschnitt „My Invitations (Meine Einladungen)“ können von der PCoCo oder den CoCo des jeweiligen Vorgangs (Einladung oder Einreichung) durchgeführt werden. Bitte beachten Sie, dass es pro Einladung oder Einreichung nur eine Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) geben kann.

Schritte für das Hinzufügen/Entfernen von Rollen für eine Einreichung:

   Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo), die wie oben beschrieben erst hinzugefügt werden, nachdem der öffentliche Auftraggeber die Einladung zu einer folgenden Runde schon verschickt hat, können in dieser Runde kein Angebot einreichen. Nur Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo), die die Einladung erhalten haben, oder Kontaktpersonen (CoCo), die über die Schaltfläche „Rollen verwalten“ in der Einladung hinzugefügt wurden, können ein Angebot einreichen.